新形势下高校行政管理效能提升问题研究

文/无锡城市职业技术学院 陈羽茜

高校行政管理工作开展的主要目的，是帮助办公室内部人员组织、计划、协调、控制、监督内部各项工作事宜。与此同时，在网络化、信息化背景的影响下，高校行政管理工作模式、手段、理念、设备都应当与时俱进进行优化。保证高校行政管理效能与高校实际发展需求的协调性，强化行政团队的工作能力。本文对新形势下高校行政管理效能进行分析，并且对今后工作效能的强化提出建议，保证行政管理工作职能在高校内部充分发挥积极影响力。

一、高校行政管理工作概述

（一）对高校行政管理的具体工作内容形成清晰的认识。高校行政管理工作，是利用内部赋予的行政管理权力，对校园各项事宜进行管理的一项基本工作活动。在长期实践发展的过程中，高校行政管理工作已经形成系统的工作机制。并且，在高校办学规模、办学数量不断扩张的背景下，行政管理工作压力也在不断增加。涵盖高校内部的经济建设、文化教育、校园秩序、公共卫生等多项办公内容。基于此，相关人员应利用现代化的系统工程思想与方法，针对高校行政管理工作进行创新与优化。避免高校内部各项管理资源出现浪费问题，强化综合办公效能。

（二）对高校行政管理的办公模式进行深入探析。可以将高校行政管理工作模式总结为以下几点：传统管理、科学管理、系统管理。传统管理是高校行政管理的基础形式，主要以行政学作为办公室各项工作内容开展的基础。实现办公组织的系统化、工作方法的程序化、管理事项的计划化、工作要求的标准化。在上述各项要素的共同约束下，保证高校行政办公工作权责分明，强化整体实效性。科学管理是20世纪50年代逐步兴起的一项新型行政办公管理模式。主要将科学管理与行为科学这两项基本理论方法进行融合，创新高校内部的行政管理内容。此项管理方法在应用的过程中，将整体的行政管理工作分解为不同的小目标，并为不同的工作目标建立系统组织办公机构。一方面，实现高校内部行政办公管理工作的流水线式作业，保证办公室内部人员可以有秩序、有计划地开展整体工作；另一方面，该项管理方式充分研究办公人员的心理学、社会学，对内部行政人员的工作思想起到积极的激励作用。系统管理内部包含信息论、控制论、运筹学等多项内容。拓宽、深化高校内部行政管理办公的内容，推动行政管理工作的现代化发展。

（三）对高校行政管理的办公职能进行论述。从行政管理的工作特点来看，其在高校办公室工作中的主要职能可以分为以下几方面：计划职能、组织职能、协调职能。不同的职能在实践的过程中，可以发挥不同的工作效果。针对计划职能来说，可以帮助高校内部的办公室人员制定校园工作计划。与此同时，下达各项上级工作指标，对内部行政事宜进行简单的决议与安排。针对组织职能来说，将行政制定的计划与决策进行综合实践，保证办公室组织活动的灵活运用。保证内部办公人员选拔、调配、考核等各项管理工作的科学性。针对协调职能来说，依靠行政管理政策、法令、条例对办公组织、办公人员之间的关系进行协调。保证办公室成员工作分配的合理性。贯彻落实权责统一的工作方式，保证预定行政管理工作目标的实现。

二、新形势下高校行政管理效能提升问题

（一）办公室人员职能分配不明确。行政管理办公室内部人员职能界定的模糊，导致出现两方面问题：一方面，淡化行政人员办公工作意识，使其无法发挥自身岗位的工作作用。行政管理人员着重于自身的办公管理责任，忽视高校“立德树人”的核心管理基础，导致工作中对高校办公思想政治文化等方面的监管产生缺失；另一方面，办公室管理工作缺乏系统的约束机制，导致对行政人员的管理行为、管理思想无法进行全面控制。部分人员产生懈怠的高校行政管理工作情绪，对自身工作内容的重要性尚未形成清晰的了解。从而导致部分管理人员的工作态度不科学，对高校学生的学习行为、学习环境产生消极影响。管理人员在工作中无法以身作则，导致育人职能的缺失，行政办公部门与其他教学部门工作的衔接性较低。

（二）办公室管理团队素养不足。一方面，高校行政办公室缺乏人员培训机制。导致行政人员工作的责任心、自觉性、能动性不足，导致行政工作效率低下的问题；另一方面，高校行政办公室缺乏人员考核机制。导致行政工作的内部激励机制不足，人员在办公过程中产生迷茫的工作心态。在上述两方面的共同作用下，高校行政管理团队的学习力出现不足，对现代化办公设备的操作不够熟练，整体的管理工作处于迟滞的状态。与此同时，高校办公室行政工作内部的现代智能化工作设备不足，严重阻碍相关人员工作效能的提升。

（三）办公室管理工作流程繁琐。现阶段，高校行政管理办公机构呈现出多元化的特点。导致办公室管理工作内容过于繁琐，在实践的过程中，部分岗位呈现出重叠的工作状态。一方面，办公工作层级呈现出多元化的特点，导致各项举措贯彻落实的过程中，信息传达呈现出迟缓的特点；另一方面，各个办公部门之间的权责界限不明。部分办公室管理极易产生互相推诿的问题，不利于高校内部师生日常工作的开展。与此同时，繁琐的流程极易造成各个部门之间信息传递的迟缓，使各项管理信息、数据失去实效性。

三、新形势下高校行政管理效能提升策略

（一）优化高校行政办公室管理内容。首先，明确高校办公室职能。办公室是高校行政组织管理工作的综合枢纽与核心。不仅承担着高校内部秘书性工作职责，也承担着主要的行政事务。秘书性工作主要针对高校内部的机要文件、文书整理、信息档案等，具有较强的专业性与政策性。主要职能是为高校行政管理人员、领导人员提供直接性的信息数据服务。行政事务工作主要包含了后勤工作、财务工作等，具有冗杂性。主要职能是为高校全体师生提供后勤保障工作。其次，明确高校办公室管理内容。通过观察发现，高校行政办公管理内容主要针对会议管理、文书档案管理、信访管理与后勤管理这四方面。保证上述管理内容具有综合性、辅助性、服务性的特点。帮助办公室内部人员处理各种各样的行政事务。充分发挥其在行政工作内部的管理作用与地位。再次，明确办公室管理的程序与方法。保证办公管理程序的合理性与规律性。除此之外，科学的办公管理方法可以保证事半功倍的行政效率。这就需要高校办公室内部积极引进运筹学、经济学、工程学、控制论、系统论等多项知识学科，保证行政管理工作效能迅速优化。最后，明确办公室管理技术的现代化发展目标。办公技术现代化发展是提升办公管理效益与效能的客观前提，也是实现行政管理工作智能化、自动化的物质保证。其主要实践核心就是依靠高效的智能科技技术，打破传统的人力资源管理模式。通过电脑代替人脑，运用电子计算机技术与现代通信技术，将办公室内部的简单事项交由文字信息处理机、高效多功能复印机、电子传真机等设备。帮助高校行政管理人员建立健全人机一体化的办公室管理机制。

（二）推动办公室自动化管理。办公自动化是指高校内部办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现行政管理活动的科学化、自动化发展。主要工作目标是优化办公质量、强化办公效率。为缩短高校办公周期，本文对其系统层次进行分析：当前高校行政办公室自动化管理系统主要涵盖了信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个工作环节。与此同时，可以将其系统类型分为以下三种：事务型办公系统、管理型办公系统、决策型办公系统。事务型办公系统是行政办公室管理活动开展的基础，以办公活动作为系统工作的切入点，涵盖高校内部文字处理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理等多项工作内容。管理型办公系统主要功能是支持行政事务处理活动的中层办公系统。将办公室内部的支持控制活动与管理信息系统进行融合，保证高校行政事务的合理化。决策型办公系统，主要以上述两项基本办公系统作为基础。通过决策模型辅助行政管理人员实现科学化的决策工作。现阶段主要的办公自动化技术设备有文字处理技术、数据处理技术、多媒体实用技术。文字处理技术涵盖文字信息处理技术、汉字输入技术、处理软件、校对软件、排版印刷系统等。依靠汉字信息处理技术将计算机系统中的汉字进行信息化处理，通过中文平台将汉字的代码体系进行转换。依靠键盘输入技术或者自动输入技术，保证行政管理人员实现对汉字信息处理技术的控制。数据处理技术涵盖了数据库管理系统软件、全文检索系统软件、数据库管理系统开发工具软件、电子报表软件。辅助办公室行政管理人员对数据信息进行计算机处理。针对内部办公数据库，实现实时的信息检索与查阅。保证办公内部各项行政内容的标准化与模块化发展，依靠自动生成工具软件完成编程的工作方式，取代传统的办公室人工编程劳动模式。实现行政内部各项报表信息的数据动态管理工作的转型升级。

办公自动化在高校内部贯彻落实的过程中，应当遵循以下工作原则：1.提高高校领导人员与行政人员的思想认识。培养其主动性与创造性的工作作用，从本质上改变其整体行政工作方式与行政管理方式。优化自身的认识，在高校办公室内部全面普及现代化设备以及计算机技术的基础知识。使全体师生树立办公自动化的工作意识，以更高昂的热情支持高校内部行政自动化建设工作。2.提高高校行政管理人员的综合素质。一方面，重视管理人员的微机系统知识与微机操作技能；另一方面，完善高校行政管理人员的实践操作能力，将计算机远程通信与行政管理工作进行融合，避免产生低效的工作。3.保证办公室内部计算机设备维护与保养工作的顺利进行。一方面，保证行政办公环境的整洁，避免外在不良因素对现代化办公设备的运行产生消极影响；另一方面，定期对设备进行维护与监测。发现故障，及时修复，为高校行政管理人员创造良好舒适的微机运行环境与办公环境。4.制定高校行政办公室内部计算机网络近期与远期发展计划。将资源的统筹规划作为工作的切入点，在实践中逐步从单机应用延伸至网络应用，保证单机管理向网络系统管理的转型发展。逐步实现高校行政内部层级管理的信息化、规范化发展。合理利用网络办公资源，高校保证技术、资金等要素的全方位支持。

（三）创新高校办公室环境。办公室环境是直接作用和影响高校行政工作过程的重要因素。从狭义的角度来说，办公室环境主要指高校行政系统内部的人文环境与自然环境。人文环境包括高校内部的文化、教育等要素；自然环境包括行政办公室内部的建筑设计、室内空气、光照光线等要素。由此可见，办公环境是一个复杂的开放系统，为保证高校行政办公环境的合理性，必须对其主要类型进行划分。一方面，创新高校行政管理的职能环境。职能环境主要指高校行政办公结构的机构设置、目标划分、运行情况。与此同时，涵盖了办公人员的人际管理与工作方法等；另一方面，创新高校行政管理的工作环境。主要指行政办公活动具体的场所与设备。与此同时，涵盖了相关人员的行政工作状况。一方面，避免高校内部行政管理工作人员产生疲劳的工作情绪，使其在日常工作中保证自身良好的心理状态；另一方面，重视培养办公人员之间的互动。除此之外，应当优化高校办公环境的构成要素：光线、声音、空间、绿化。高校行政管理工作人员可以依据实际办公需求建立开放式办公室布局与封闭式办公室布局。针对开放式办公室布局来说，依据工作职能、行政活动、技术分工确定办公人员的办公室格局。整体行政办公环境一览无余，实现实时的工作运转信息流程的交流。不仅提高高校行政办公室的空间利用率，减少行政工作人员的交流心理障碍。而且，易于行政管理人员对基层工作人员进行监督与指导，直观监测高校行政工作情况。并且，实现集中化的行政事项处理与服务，便于现代化办公设备的共享。针对封闭式办公布局来说，可以满足高校内部行政人员单独办公、无噪音办公的工作需求。在实践应用的过程中降低外部环境对行政管理人员产生的影响，保证工作人员可以集中注意力处理各项工作信息。具有较强的保密性，降低行政信息泄露的工作风险。在上述两项布局的共同影响下，保证高校行政管理办公人员工作情绪的稳定性，为其提供适宜的办公环境。在其贯彻落实的过程中，还应充分考虑办公环境创新的工作因素：第一点，保证高校行政办公布局与人员工作流程、工作职能的协调性，各个部室之间具有较强的集中性、衔接性。第二点，充分考虑部门的职能特点，与师生频繁接触的行政管理部门应便于人员流动。第三点，充分了解高校行政管理部门的组织规模、人数、工作特点，保证办公室布局类型与上述实际情况的一致性。

四、结语

综上所述，新形势下高校行政管理效能提升工作，符合当代办公管理工作需求。不仅可以优化高校行政管理工作结构，而且可以为全体师生创造优越的服务系统。上述文章从办公室环境、办公室管理内容、办公自动化这三方面，对高校行政管理的效能提升工作提出建议。保证高校教学工作与行政工作的协调性，实现高校管理模式的创新优化发展。