干部人事档案数字化建设的探索与实践
——以山东省济南市中级人民法院为例

文/济南市法官培训中心 李晓丽

干部人事档案是记录干部个人成长和组织培养管理过程中形成的材料，记载着干部的基本信息，体现干部的基本诚信，反映组织人事部门管理水平，是历史地、全面地考察了解、选拔任用和管理监督干部的重要依据，因此做好干部人事档案工作极为重要。

近年来，干部人事档案实现数字化，已成为当今经济发展和社会进步的必然趋势。因此，我院开展干部人事档案数字化建设成为顺应时势、做好干部人事档案工作的必然要求。

一、干部人事档案数字化建设的重要意义

开展干部人事档案数字化建设有以下几个方面的现实意义：

（一）减少对纸质档案的损害，延长纸质档案的寿命。我院干部档案主要来源于军转安置人员、调入人员和新录用公务员。军转安置人员的档案很多，由于部队干部档案审核整理标准、方法与地方有很大差异，很多档案转来时，有的装订侧已经存在很多孔洞，有的甚至一件被分成了很多页，按照中组部的要求，整理装订后已经比较脆弱。在日常管理中，经常要查阅档案、复印档案材料，一次次翻阅和拆卷复印等会损害纸质档案，导致纸质破损、老化，也容易丢失，而实现数字化后，若无特殊需要，查阅打印数字化档案就可以满足查询和利用需要，这将极大地保护纸质档案，延长纸质档案的寿命并保证纸质档案的安全。

（二）提高干部人事档案的查阅和利用效率。我院机关及法官培训中心、司法技术中心和审判保障中心三个直属事业单位（无管档权）的档案都由我院政治部组织人事处集中保管，档案数量众多，在职人员、离退休人员和已故人员的档案接近1000卷。人员类别复杂，包括员额法官、法官助理、行政人员、机关工勤、事业单位技术人员、事业单位管理人员、工人改套在专业技术岗位、事业单位工人等等。在日常管理的过程中，查询和利用的频率很高，但查阅利用纸质档案费时费力。通过数字化档案，可以精准高效地查找到某名干部的档案，通过目录索引，很快查找到所需材料，并直接打印，比查阅纸质档案、拆卷复印的效率要高很多。

（三）纸质档案和数字档案并存，保护干部人事档案的安全。我院一直严格按照中组部、省委组织部和市委组织部的要求，开展干部人事档案日常管理工作。我院管档数量众多，院党组极为重视，为政治部组织人事处配备了干部人事档案室、阅档室和档案管理人员办公室。档案管理人员经常检查档案室防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等安全保护设施，最大限度地保护纸质档案的安全。干部人事档案实现数字化后，存储空间小，可以通过电脑、磁盘等异地保存，这样可以保护干部人事档案的安全，避免遭受毁灭性的破坏。

二、干部人事档案数字化建设的开展

为提高干部人事档案管理工作的科学化、规范化、智能化水平，创新干部人事档案管理方式，推动信息技术与组工业务深度融合，建成上下贯通、功能完善、安全可靠的干部人事档案数字化信息库，从而为组织人事工作提供高效、便捷、精准的档案利用服务。2017年以来，中共济南市委组织部统一安排部署，在全市范围内开展干部人事档案数字化建设工作。目前，我院已按照统一的标准要求完成干部人事档案数字化建设工作。

（一）数字化建设前期准备。开展干部人事档案数字化工作之前，应做好以下几个方面的准备工作：1.对干部人事档案进行全面审核。2014年以来，全国范围内自上而下开展了干部人事档案的专项审核工作。此次审核工作是在全面审核的基础上，重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系等重要信息，同时审核档案材料是否涂改造假、干部信息是否真实准确、重要原始依据材料是否完整规范等，审核方法比以往更为严谨、科学、规范和全面，政策运用更为具体。根据中共济南市委组织部的部署和要求，我院对列入数字化建设范围的干部人事档案进行了专项审核。审核过程中，逐份填写《干部人事档案专项审核情况登记表》，对审核发现的问题和需要补充收集的材料逐本进行登记，对干部重要信息存疑的问题开展了调查核实并最终认定，有些干部的“三龄两历一身份”信息进行了重新认定和处理。在此基础上形成了《干部人事档案专项审核认定表》和档案专项审核专用《干部任免审批表》。目前，通过查阅《干部人事档案专项审核认定表》，就可以了解每名干部档案审核发现的问题，针对这些问题，个人作出的说明和组织开展的调查，最后的认定意见，一目了然。2.对干部人事档案进行整理。我院严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《关于做好文件改版后干部人事档案有关工作的通知》（鲁组发〔2012〕47号）和《关于完善干部人事档案材料的通知》（鲁组通字〔2017〕37号）等有关规定和专项审核结果及时收集补充材料，此后对全部档案材料进行鉴别，确保归档材料属于归档范围、办理完毕、对象明确、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。在这一过程中，对重份材料、替换下来的旧目录及按规定撤出的不符合归档要求的材料，根据实际情况采取了退回、留存等不同的方式进行了处理。除此以外，对每本档案进行了分类、排序、编目、技术加工、装订和检查验收等整理工作。3.确定外包服务单位。档案扫描录入工作量大，专业性强，保密要求高，我院选用山东旗帜软件股份有限公司作为档案数字化建设的外包服务单位，并与其签订档案数字化加工服务协议。该公司具有国家认证的涉密资质，符合有关安全保密规定，且其开发的干部人事数字化档案采集系统符合全市统一的数据交换标准要求。4.提供经费和设备保障。根据干部人事档案数字化建设工作要求，我院还购买了山东旗帜软件股份有限公司开发的干部人事数字化档案采集系统，配备了1台专用计算机以及1台大容量存储设备，并为档案扫描加工费（包括档案拆分、电子目录导入、档案扫描、图像处理、数据挂接入库、审核、光盘刻录、数据备份）等做了相应预算。

（二）数字化建设工作实施。为确保数字化建设的有序开展，我院采取了以下措施：1.选择安全工作场地。干部人事档案的重要性不言而喻，因我院管档数量较多，为确保档案传递安全，经多次沟通，山东旗帜软件股份有限公司为我院提供上门服务。我院将扫描录入场所设在人事档案室所在楼层会议室，并调整门禁权限，仅有工作人员和我院指派的专门的档案管理人员可以出入。2.配备专门档案管理人员。我院始终把档案安全放在首要位置，选配政治素质好、责任意识强、统筹协调能力出色、熟悉干部人事档案管理和计算机使用的人员从事干部人事档案数字化建设工作。在数字化实施过程中，档案管理人员每天将需要处理的档案运至数字化处理现场，同时与档案处理现场负责人进行档案交接手续。每天工作结束后，再由档案管理人员检查无误后将档案送回档案室，扫描录入完成后，对加工质量进行终审验收。因我院职务序列多，档案材料复杂，工作人员在数字化过程中经常会发现不同于其他扫描单位的情况，档案管理人员及时解答、处理，保障数字化工作的顺利开展。3.对干部人事档案进行扫描录入。山东旗帜软件股份有限公司指派人员、自带设备到我院指定的工作场所进行数字化加工服务，对符合入库标准的干部人事档案按照《档案数字化加工服务协议》中约定的《档案扫描技术质量规范》进行扫描录入，包括档案拆分、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收等。《档案扫描技术质量规范》对档案数字化扫描成果，包括扫描产生的影像文件、索引信息等的质量、内容和形式都有明确规定。数字化工作过程中，确保数字化档案与纸质档案完全对应，扫描分辨率不低于300dpi，并根据影像情况适当进行去黑边、纠斜、除噪点等处理，保证影像图片完整、影像字迹清晰。4.对档案数字化扫描成果进行验收。山东旗帜软件股份有限公司利用大约两个月的时间对我院370多卷档案进行了扫描录入。在工作人员进行扫描的过程中，我院专门安排两名工作人员对每卷已完成档案的扫描结果进行检查，包括影像质量、清晰度等，确保扫描结果与目录完全对应，出现漏扫、多扫、图像不清晰、挂接错误等问题及时沟通修正，确保数字化扫描成果能够满足我院未来识别的需要。所有档案验收完成后，为保证数字化档案成果的安全，进行了服务器本地备份和移动硬盘两份备份。

三、干部人事档案数字化建设成果的利用

数字化档案建设工作完成以后，根据中共济南市委组织部关于印发《济南市干部人事档案集中管理暂行办法》的通知要求，2019年3月，我院统一将机关和事业单位在编且在干部岗位的人员纸质档案共350余本移交济南市干部人事档案服务中心实行集中管理。市委组织部打造了云组工综合分析应用平台，我院的数字化成果已经挂接到该平台。通过其中的“济南市干部人事档案集中管控平台”，可以在线查询浏览已经移交档案的数字化档案，也可以在线打印。此后，新进人员的档案和干部逐年形成的散材料，由我院审核整理后，移交济南市干部人事档案服务中心进行扫描挂接，很快我们就可以在济南市人事档案集中管控平台查阅新移交档案的数字化档案，新移交的散材料也都被挂接到干部本人档案中。干部人事数字化档案采集系统和济南市干部人事档案集中管控平台，为我院做好干部人事档案管理工作提供了极大便利：

（一）大大提高了查阅和利用效率。通过干部人事数字化档案采集系统和济南市干部人事档案集中管控平台，已经基本可以满足对人事档案工作的需要。如在“数字化档案采集系统”的“档案材料审核”模块，“查询”位置，输入人名，即可检索出其档案全部的JPG图片，这样在查阅档案相关信息和打印档案材料时，非常方便。如，根据市委组织部的要求，需要对我院干警2001年以后取得的学历进行学历认证，而部队院校学历在学信网进行学历认证需要提交大量的材料，我院军转干部比较多，大专以上学历也多，这样在学信网进行学历认证就要复印大量的档案材料，工作量非常大。但我院进行干部人事档案数字化后，每名干警进行学历认证所需要的档案材料，我们都可以通过系统打印，效率很高。目前学历认证工作已全部完成。干部人事数字化档案采集系统优点是查询和打印速度快，缺点是单机版，仅挂接了在我院扫描时的档案成果，此后移交的零散材料没有挂接到系统中，无法查询使用，内容不够全面。济南市干部人事档案集中管控平台是网络版，优点是档案内容全面，但因电脑和系统配置原因查询和打印速度较慢，工作中需要灵活使用。

（二）有效保护了纸质档案。干部人事档案经常查阅、借入借出、拆卷复印等，不仅不利于安全，还容易造成纸张的损坏、老化和丢失。我院干部人事档案数字化完成后，大部分在职在岗人员的档案已经移交济南市干部人事档案服务中心实行集中管理，提供和利用以数字档案为主，大大减少了对纸质档案的使用，有效保护了纸质档案。

（三）减少了档案管理工作人员的工作量，提高了工作效率。因档案数量多，档案管理人员有时需查多个档案柜才能找到某名干部的档案，加上近年来，随着查阅利用的需求增多，经常需要拆卷复印大量的档案材料，档案管理人员疲于应付，工作的热情和积极性受挫。干部人事档案数字化实现集中管理以后，我院仅保管退（离）休、已故人员、工勤及其他人员的人事档案，管档数量大幅度减少。每年形成的零散材料移交济南市干部人事档案服务中心进行扫描、整理、装订，极大减少了我院档案管理人员整理装订零散材料的工作量。同时，通过数字化档案，基本可以满足查询和利用的需要，减少了翻阅和复印的工作量，档案管理人员的工作效率提高，能够更好地为组织人事工作和我院各项工作提供优质、高效的服务。