教学工作审核评估背景下教学档案工作标准化建设

文/北京联合大学生物化学工程学院 李敬 冯琨

在高等教育快速发展的过程中，学校规模、人数不断增加。为保证高等教育质量，国家建立了相应的教学评估制度，确保各高校教育质量能够达到人才培养标准要求。审核评估对传统教学评估制度进行改善，对学校教学的方方面面都提出了一定要求。教学档案作为衡量高校教学水平的标志，同样属于审核评估内容的一部分，可以教学工作审核评估为契机，推动工作的标准化建设，从而使高校教育质量进一步提升。

一、教学工作审核评估对学校教学档案工作的要求

在学校教学工作中，将产生大量资料和数据信息。对其中有价值的资料信息进行搜集、整理，可以形成承载学校教学成果的教学档案。通过档案，能够加强对学校教学管理工作发展历史和丰富经验的了解，从而使学校教学质量水平得到集中体现。在学校教学工作审核评估方面，需要将教学档案当成依据，作为评估材料的重要组成部分，帮助评估人员了解学校教学管理情况。但在实际工作中，由于学校教学档案来自各处室，所以想要使学校教学水平得到真实、准确地反映，需要实现教学档案的标准化建设，以便使收集到的教学档案层次分明、规范统一，能够成为审核评估报告基础文件材料。《普通高等学校本科教学工作审核评估方案》明确提出，需要从定位与目标、培养管理、教学资源、师资队伍、学生发展和质量保障等方面开展审核评估工作，确认学校办学定位、人才培养、教学资源等能否与社会需求相适应，要求高校根据自身人才培养目标进行人才培养效果的审核评估。学校教学档案作为学校自述性材料，还应对学校真实教学管理水平进行反映。因此，尽管国家并未对学校教学工作审核评估提出统一标准，却要求学校加强教学档案工作的标准化建设，继而使学校教学质量得到集中体现。

二、学校教学档案工作标准化建设问题

（一）标准化建设进程缓慢。结合教学工作审核评估要求可知，学校需要实现教学档案工作的标准化建设。但就实际情况来看，学校档案工作标准化建设进程缓慢。在教学工作审核评估得到学校关注的情况下，学校投入了大量人力、物力为评估工作的开展提供信息资源保障。与此同时，学校却出现档案管理意识不强的问题，无论是管理层还是教职员工，都未重视教学档案的标准化建设问题，导致各教学环节产生的资料未能得到及时、准确搜集。受这一因素的影响，学校教学档案出现了数据不完整、内容不规范等问题，无法达到教学审核评估要求。分析问题产生的原因可以发现，长期以来，学校将大量精力放在科研、办学等方面，并未给予教学档案工作足够的重视，导致教学档案工作标准化建设长期缺乏关注。

（二）评估档案规范化程度低。在学校教学工作审核评估过程中，也将形成相应评估档案，能够为学校教学管理工作的开展提供科学指导，使学校教学管理问题得到及时改进。但就目前来看，学校教学评估档案工作开展的规范化程度较低，各部门形成的档案信息无法实现有效整合，也难以实现资源共享，导致教学评估中发现的问题难以得到及时、有效反馈。出现这一问题，与学校未能将教学评估融入学校档案管理工作有关。现阶段，学校并未结合评估工作需要建立相应的档案建设标准，以至于学校在档案搜集、建立过程中未能开展规范化作业，造成一些重要资料遗失。在临近教学评估时，个别学校会安排人员开展突击工作，拼凑教学档案，以至于学校教学档案规范化程度较低，各院系之间难以实现档案资料共享。

（三）缺少规范管理制度体系。从学校教学档案管理方式来看，多数学校设立了相应的档案管理部门，对学校教学档案进行集中管理。但在实践工作中，学校档案资源来自各部门，包含各种日常教学管理文件、上级传达文件、教务处学生资料等，在学校办学规模不断扩大的过程中，档案管理内容日渐广泛，管理难度也逐渐增加。在缺少规范管理制度体系的情况下，各部门未能严格按照学校要求及时进行档案资料搜集、整理和上交，导致学校档案分散在各部门，未能在学校档案部门得到集中管理。在杂乱无章的教学档案管理状态下，学校档案工作的标准化建设流于形式，使得一些教学档案建设缺乏统一管理标准和制度，难以按照规范程序有序开展工作，在很大程度上削弱了档案内容的真实性，阻碍了档案标准化建设进程。

（四）档案管理技术手段落后。学校在教学档案管理方面引入的科学技术稀少，未能达到教学工作审核评估的档案自动化管理要求。现阶段，一些学校依然沿用传统纸质方式进行教学档案的管理，导致档案工作开展质量完全取决于人员工作水平和经验，档案管理工作具有较大随意性。纸质档案保存具有一定特殊性，在教学档案数量激增的情况下将出现人员配备、库房管理等一系列问题，不利于档案工作的标准化建设。在实践工作中，对不同教学档案进行收集、筛选和加工，依靠传统管理手段面对较大的档案管理工作量，容易导致人员产生抵触心理，在缺乏有力约束的情况下，容易导致档案质量低下，因此无法达到标准化管理目标。

三、如何推动学校教学档案工作标准化建设

（一）加强对档案标准化建设的认识。针对学校教学档案工作存在的种种问题，可以教学工作审核评估为契机，结合审核评估要求，推动档案工作标准化建设。在学校教学工作审核评估中，学校上下都将树立共同的管理目标，即按照评估指标要求提供各种评审材料，要求全体教职员工参与到相关工作中。在审核评估工作支撑下，学校全体人员能够认识到档案资料的重要性，树立规范、完整搜集和建立教学档案资料的意识，使档案工作趋向于规范化、标准化建设。在实践工作中，学校还应面向广大师生开展宣传教育工作，将审核评估当成切入点，加强全体师生思想工作，促使师生明确教学档案管理的重要性，为档案工作标准化建设提供支持，保证相关工作有序开展。具体来讲，可以结合审核评估要求提出具体的档案工作目标，确保人员在思想层面加深对档案工作的认识，能够积极参与到档案工作标准化建设中，提高自身档案工作水平。作为学校管理层，还应明确自身在档案工作标准化建设中的责任，成为档案管理第一责任人，为教学审核评估提供保障。院系和相关部门负责人应当成为档案工作标准化建设的第二责任人，在各部门教学档案管理方面发挥应有作用，督促相关人员严格按照要求进行档案资料的搜集、整理。将档案管理纳入部门目标责任管理工作中，对全体教职员工对应责任进行明确，能够使档案工作标准化建设任务得到有效落实。

（二）构建教学档案建设的标准模块。在学校开展教学工作审核评估活动的过程中，学校可以尝试进行教学档案建设标准模块构建。以教学评估档案建设为契机，学校需要遵循国家标准和教育教学规律，明确教学档案生成规律与档案工作标准化建设的关系。在实践工作中，按照《高等学校档案管理办法》等要求，可以使档案标准模块覆盖教学综合档案、教学系或教研室档案、教学运行档案、教学质量档案等多个方面。其中，教学综合档案包含上级下达文件、学校教学管理文件、学校教学研究资料三部分内容，对学校发展和建设起到了关键性作用。教学运行档案包含课程表、人才培养计划、教学任务书等多个要素，能够从课堂教学和实践教学两个方面建立归档制度，明确归档工作负责单位，确保档案得到标准化建设。教学系或教研室档案包含教研活动计划、备课材料、教师基本情况登记表等多种资料，能够从课程档案和实践教学档案两方面进行搜集、整理，前者包含授课计划、多媒体资料、教学大纲等，后者包含实验方案、实习计划、实习报告等。完成学校教学档案标准模块的科学设置，能够按照模块内容进行档案卷宗的标准化建设，遵循档案生成规律，加强档案与教学各环节的联系，从而使档案资料价值得到充分体现。在此基础上，结合档案服务对象和价值，可以对档案保管期限等进行确认，推动档案工作标准化建设，使档案资料得到科学归档。

（三）完善档案工作标准化管理制度。以审核评估为契机，为确保各项管理活动有序开展，学校需要对档案工作标准化管理制度进行完善，从而有效推进教学档案工作的标准化，使学校教学档案资料得到全面整合与加工，促使学校档案开发利用水平得到进一步提高。为此，学校需要结合相关部门规定和学校实际情况完成教学档案管理工作标准流程的建立，完成科学完备管理制度的构建，提出科学适用的管理标准。为保证档案标准化建设工作能够落实，需要建立相应的责任制度，将档案管理与岗位责任制结合在一起，在部门、教职员工绩效考核中设立档案格式、数据分析等目标，督促人员严格按照制度标准进行教学档案分类管理。在教学档案工作标准化建设监督管理方面，需要对学校的档案管理机制进行健全，完成专门管理机构的设立。以教学审核评估为契机，可以完成教学评估中心的建立，对学校档案工作标准化建设进行统筹指导，使各部门能够得到协调，明确各自在档案标准化建设过程中的分工。各学院需要完成档案联络员的设立，负责对教学档案进行集中、统一管理。在教学档案利用方面，需要建立相应的服务机制，结合教学管理需求充分发挥教学档案作用，通过对教学档案展开深入分析，可以总结丰富教学经验，加强教学反馈，促进师生间的互动交流，为学校课程安排、教学计划编制等各项工作的开展提供科学依据。通过对学校档案工作标准化管理制度的完善，能促进学校档案工作标准化建设水平不断提高。

（四）建设教学档案信息化管理系统。为加快学校档案标准化建设进程，实现对档案管理工作的有效约束，确保档案得到规范搜集、整理、分析和加工，要完成教学档案信息化管理系统的建设。建设该系统，可以对学校教学档案进行标准化编码，完成档案类目的标准化设置。根据系统编码规则，学校教职员工在进行电子档案信息录入时，需要按照系统要求进行相关内容的输入。在档案信息数据库建设过程中，学校可以建立完善的档案存档、保管流程，促使人员严格按照流程进行档案资料的收集、积累和管理，避免档案出现丢失、遗漏等问题。比如在电子文件上传系统过程中，需要按照统一要求实现文件格式转换，将数据传输至系统管理中心进行汇总，使数据通用性得到保证。在此基础上，学校教学审核评估专家可以直接进行系统资料的调用和分析，从而对学校办学水平和教育质量开展系统分析和评价工作。借助系统，学校可以建立教学档案管理一体化平台，实现教学档案资料的共享，使学校教学档案价值得到充分体现。在教学档案管理工作中，通过登录系统，可以对学校教学档案运行状况进行实时掌控，使档案的准确性和全面性得到保障，因此能够有效推动档案工作标准化建设。

四、结语

综上所述，教学档案作为学校教学管理和实践成果，能够对学校教育质量进行全面反映。所以，应当加强档案工作标准化建设，从而达到教学工作审核评估要求。以教学工作审核评估为契机，学校应当深入挖掘以往档案工作问题，重视档案标准化建设，完成学校档案建设标准模块的构建，并对相关制度进行完善，以便使档案得到标准化采集、分析和管理。建立教学档案信息化管理系统，能够实现教学档案资料的全面搜集，为档案标准化建设提供先进的技术支撑，从而加快学校档案工作标准化建设进程，促使学校教学管理水平不断提升。