企业高效报销流程构建及应用

焦莹莹

（深圳顺丰泰森控股（集团）有限公司，广东 深圳 518000）

1 传统报销流程梳理

1.1 传统报销流程概述

我们定义传统报销流程为线下报销流程，一般分为以下步骤：①报销人员根据实际发生的报销事项填写报销申请单，并附上报销单据；②报销人员将报销申请单提交到业务领导，业务领导根据报销事项签字审核，不同公司根据报销管理制度的不同可能存在多层领导审批情况；③报销人员将业务领导签过字的报销单并附报销单据提交至财务部门审核；④财务部门审核报销事项并审核相应票据是否合规、是否符合报销事项；⑤财务人员审核完成后进行报销费用的账务处理；⑥出纳执行付款操作；⑦财务人员根据实际支付情况进行银行存款的账务处理；⑧财务人员进行凭证归档等档案存档。

1.2 传统报销流程弊端

1.2.1 报销周期长，无法追踪报销节点

传统报销流程中，报销人员从开始填写报销单到报销费用，整个流程一般花费一周以上，甚至有的长达两三个月。整个报销周期长，且无相应的报销节点可追踪报销进度，如果遇到报销单据填写错误或者票据不合规的情况，报销人员则需要重新发起报销流程，进一步增加报销周期[1]。

1.2.2 报销费用和预算脱节，成本难以管控

传统报销流程中，报销事项均是线下完成审批以及财务处理，财务分析人员很难定位每个部门以及每个人员实际报销金额和总预算的配比情况，可能会出现报销金额严重超过预算金额的情况，不利于预算执行的事中管控，也不利于公司对整体成本的管控。

1.2.3 线下处理效率低，增加企业管理成本

传统报销流程中，因报销事项繁多，涉及餐饮、住宿、电话费等各个方面，企业对不同报销事项的填写规则和管理也不相同，故线下处理效率低。此外，报销事项面向全体员工，存在频率高、数量多等特点。为满足员工正常财务报销的需求，企业需要加大相关财务人员的投入，增加企业的运营管理成本。

1.2.4 员工满意度低，增加沟通成本

传统报销流程中，报销人员普遍满意度偏低，一方面因报销周期长占用员工资金，另一方面因报销操作复杂需要花费大量的沟通成本。由于报销人员一般无相关财务知识，填写的报销信息及提供的报销单据很可能被财务驳回，此过程会增加相应沟通成本。此外，报销人员因无法查询报销进度，故会在等待过程中询问财务人员报销进展，进一步增加沟通成本。

2 构建高效报销流程

2.1 高效报销流程概述

高效报销流程是基于传统报销流程基础上，进行流程优化并用技术手段系统化管理，充分地将报销业务和线上审批、线上自动化财务处理、线上预算管理等功能集合起来，并将人工操作部分使用技术手段实现自动化处理，从而构建高效的报销流程，助力企业经营。

我们定义高效报销流程是依赖于建立员工报销系统来实现的，员工报销系统通过集成前端业务系统、自动审批系统、预算系统、影像系统、发票查验平台、记账系统等信息系统，实现报销人员提单报销、业务领导审批、财务人员审核、执行付款、账务处理全流程在线结转。

2.2 高效报销流程设计

高效的报销流程总体流程设计为：①报销人员线上发起报销流程；②业务领导线上审批；③财务审核，系统自动入账；④执行付款，系统自动入账。流程图如图1 所示。

图1 高效报销流程图

2.2.1 报销人员线上发起报销

高效报销流程在报销人员发起报销流程时的总体设计为：报销人员在员工报销系统可随时随地发起报销流程，员工发起报销后，同时将纸质资料移交至财务报销部门。此环节可融合年度预算、机器人问答、发票信息管理等功能管理，一方面可节约相关人工审核操作，另一方面将相关财务审核前置化可减少流程被驳回的概率。具体设计如下：第一，报销金额和预算强关联。将员工报销系统和年度预算金额系统关联，报销人员在填报报销金额时，员工报销系统会根据员工所在部门判断该报销事项的累计金额是否超过个人或者部门的年度预算，如累计报销金额超过年度预算金额，则不能进行报销，需要重新沟通调整预算，如累计报销金额未超过年度预算则可正常提交报销流程。第二，报销问答机器人。由于报销事项繁多，公司针对不同的报销事项有不同的管理办法，另外，企业根据管理方向、政策改变等因素定时更新企业报销管理制度。为避免信息沟通不畅，可在员工报销系统植入报销问答机器人，报销人员随时可查询不同报销事项最新的报销管理制度，可大幅减少报销人员因填写信息错误或缺少相关资料被驳回的概率。第三，开票信息档案库。由于公司开票信息不容易记忆或者记录，且公司的开票资料可能存在开票信息变化的情况，报销人员很可能提供错误开票信息导致开票错误的情况。可在员工报销系统添加我的开票资料管理功能，供员工随时随地可查询公司最新的开票信息，以保证员工在取得原始发票时开票资料正确，可大幅减少报销人员因发票开具错误被驳回的概率。

2.2.2 业务领导线上审批

高效报销流程在业务领导审批流程的总体设计为：报销人员提交报销流程后，会自动发起线上审批流程，业务领导收到审批流程后，需在规定的时间内处理。此流程需要结合内控制度、预算执行率等因素考虑，具体设计如下：第一，审批智能化。报销管理系统将审批流程自动推送至业务领导的待办事项，业务领导可随时随地审批相关报销事项，另外可点击查看详细报销事项和报销单据，以此判断该业务是否符合可报销范围。同时，设置审批提醒功能，超过24 小时未处理重复推送提醒，以提高业务领导的审批时效。第二，结合内控制度分层审批。将员工报销系统结合内控制度实行分层审批。假设内控制度规定单笔报销不超过2 万的金额仅需部门负责人审批，则系统设置不超过2 万单笔报销金额一层需要审批；假设内控制度规定单笔报销金额超过2 万不超过50 万的金额需要部门负责人、财务负责人审批，则系统设置超过2 万不超过50万的单笔报销金额需要两层审批；假设内控制度规定单笔报销金额超过50 万金额的需要部门负责人、财务负责人、总负责人审批，则系统设置超过50 万的单笔报销金额需要三层审批。第三，和预算执行率关联。业务领导审核时，不仅关注该报销事项，还关注整体报销费用的预算执行率，员工报销系统可根据已报销金额和年度预算金额可计算出预算执行率。假设在年中的时候预算执行率已经高达80%，此时系统设置预警，可辅助管理层对报销费用进行事中管理，防止相关费用超过预算金额，更好地实现公司的财务规划。

2.2.3 财务审核

高效报销流程在财务审核入账的总体设计为：财务收到纸质报销资料后，财务人员进行影像扫描操作，系统根据OCR识别进行发票查验真伪，财务人员需要审核业务真实性，如果审核通过则进行自动账务处理，并形成付款指令。此环节可结合影像扫描、OCR 识别、发票查验等功能实现财务审核和自动化入账，具体设计如下：第一，影像扫描，电子档案存档。财务人员将报销单据进行影像扫描操作，形成电子档案存档，最终形成报销信息流闭环。不仅实现了对票据电子信息有效的采集、传输及管理，更为日后报销票据的查询和追踪提供了保障。第二，系统查验发票真伪，保证发票合规性。当财务人员扫描影像后，员工报销系统根据OCR 影像识别等技术获取发票号码和发票代码，根据获取的发票号码和代码对接发票查验平台进行发票真伪校验，同时，可根据发票查验获取的发票要素进行发票合规性校验，如果发票校验不通过，则自动驳回报销流程。第三，对电子发票重复校验，防止电子发票重复报销。因电子发票可重复打印，存在重复报销的风险，在传统报销流程下，财务人员需要花费大量的时间核查是否存在重复报销情况。在高效报销流程下，可通过系统对已完成报销流程的发票号码和代码打已报销标识，防止电子发票重复报销的情况，如果出现重复报销，则自动驳回报销流程。

2.2.4 执行付款

高效报销流程在执行付款的总体设计为：财务审核完成后，会形成付款指令，通过银企直连执行自动付款，付款成功后系统自动进行账务处理，此时整个报销流程结束。整体流程可整合报销数据作数据分析，辅助企业作财务决策。第一，报销财务分析，辅助管理层决策。员工报销系统可设置报销财务分析模块，对报销数据进行深度挖掘分析，可查看整体费用报销的费用构成情况、报销费用部门分布情况、预算执行率情况等财务指标，辅助管理层对报销费用的管控，及时发现报销费用中不合理的情况进行优化[2]。同时可通过分析各项报销费用预算达成情况评估年初预算设置的合理性，进一步优化年度预算编制的准确性。第二，报销流程分析，提升报销流程效率和质量。员工报销系统可设置报销流程分析模块，对报销流程的整体时长和各环节时长进行统计分析，对需要效率提升的环节通过采取相关措施以提高员工报销流程效率。另外，可通过分析报销驳回原因，对驳回次数较多的情况通过采取相关措施以提升员工报销流程质量。

3 高效报销流程的优势

3.1 报销周期大幅缩短

相比于传统报销流程，在高效报销流程下，企业报销流程周期大幅缩短，一般员工两三天即可完成整个报销流程。此外，报销人员可追踪自己的报销进度及报销节点。

3.2 自动化程度高，企业管理成本降低

相比于传统报销流程，原本需要花费大量人工的财务审核票据合规性和账务处理等工作在高效报销流程下均为自动化处理，节约了财务人员投入，企业的管理成本降低。

3.3 和预算强关联，可对费用事中控制

在传统报销流程下，因无法及时获取相应的预算信息，对报销费用的管控一般为事后管理，可能会出现费用超标情况。在高效报销流程下，因报销费用和预算数据、预算执行率等财务数据相关联，管理层可对报销费用进行事中管控，可及时宣导对相关费用的管控措施，以便企业更好地管控企业成本。

3.4 员工满意度提升

相比于传统报销流程，在高效报销流程下员工满意度有以下方面的提升：流程简化、操作简便，可节约报销操作时间；可随时查询最新企业报销信息，预防开具发票时记错或者发票信息变更导致开具错误发票；报销周期大幅缩短，且可追踪报销进度，避免信息不同步造成的沟通成本。

4 企业应用高效报销流程的考虑因素

4.1 外部因素影响

根据中办、国办的要求，2021年建成全国统一的电子发票服务平台，24 小时在线免费为纳税人提供电子发票申领、开具、交付、查验等服务。同时要制定出台电子发票国家标准，有序推进铁路、民航等领域发票电子化，并在2025年基本实现发票全领域、全环节、全要素电子化，着力降低制度性交易成本。在传统报销模式下，全面推行发票电子化下，企业需要进一步增加核查是否重复报销的工作量，且需要加强建设档案管理电子化建设。在高效报销模式下，全面推行发票电子化也就意味着员工报销流程中不再需要纸质票据的实物传递，高效报销流程中会进一步优化，将取消实物单据的传递以及影像扫描操作。故随着发票全面电子化的推广，将实物流管理侧重于信息流管理，高效报销流程相比于传统报销流程优势进一步扩大。

4.2 内部因素影响

4.2.1 成本收益分析

分别计算出在传统报销模式下企业处理员工报销的年度运营总成本和在高效报销模式下企业处理员工报销的年度运营总成本，对两种方案的成本收益进行比较。假如二者成本相差很大，则选择成本低的方案，假如二者成本差别不大，则优先选择高效报销模式，因为高效报销模式提升了员工满意度，形成了公司的额外收益[3]。

4.2.2 自动化程度

因全面实现自动化成本较高，企业可以根据自身情况选择部分自动化，也就是可以优先将整体报销流程下的某个环节进行自动化，在某个环节进行成本收益的对比分析，选择企业的自动化程度，即实现在传统报销模式下和高效模式下结合的报销模式。集团企业一般选择全面自动化，以达到收益最大化，中小企业可结合自身情况选择全面自动化或者部分自动化。

4.2.3 自建员工报销系统还是外购员工报销系统

如果企业内部设有研发部门，因员工报销系统需对接很多业务系统或外围系统，则可进行自研员工报销系统，此模式下一般适用于大企业集团，企业可根据自身的业务流程设计出最高效的报销流程。如果企业没有研发部门，可进行外购员工报销系统，外购系统中既有定制化员工报销系统，也有标准化员工报销系统，一般企业定制化员工报销系统收费较高，适合集团企业选择，一般标准化员工报销较为便宜，适合中小企业选择。

5 结语

综上所述，高效报销流程相比于传统报销流程优势明显，不仅提高了报销效率，节约了企业的运营成本，提升了员工满意度，而且还通过数据挖掘分析为管理层提供了决策依据。未来几年，随着电子发票的全面推行，企业建立高效报销流程势在必行，现阶段企业可结合自身情况选择适合自己的报销流程，也可以分步骤建设高效报销流程。