提升办公室管理能力的思考

文/苏州城市学院 王晓莉 王旭 谈一真

一、完善应用型本科人才培养质量保障体系

高等院校是我国教育体系中一个重要组成部分。苏州大学文正学院（以下简称文正学院）作为一所应用型本科院校，肩负着区域经济建设和社会发展的使命。加快中国经济发展，对高层次应用型人才的培养以及为推进中国高等教育大众化进程负有重要的职责。文正学院实验与实习管理中心（以下简称中心）下设实验教学中心和实习中心，作为综合性的窗口部门，是与实验教师沟通的“纽带”，是教师与学生统筹协调的“中枢”，是校企合作的“桥梁”。

二、办公室管理工作的特点

工作性质决定了工作特点。从职能上看，包含组织协调课务管理、监督教学执行进度、联系校企合作、沟通师生等，其主要特点有综合性、安全性、服务性、协调性四个方面。

（一）综合性。中心办公室作为综合性的职能部门，是与实验教师沟通的“纽带”，是教师与学生统筹协调的“中枢”，是校企合作的“桥梁”。需要面向教师、学生、合作单位以及实习基地等不同人群。

（二）安全性。正所谓“安全无小事，责任大于天”，面对有各种仪器设备的实验室，如何遵照《实验室安全制度》，保护好教师及学生的人身安全及规范使用仪器设备成为头等重要的大事。

（三）服务性。中心办公室的服务贯穿于学院的实验教学、实验仪器设备的采购维修、实验耗材的采购及管理工作、联系校企合作等各个领域之中。服务工作做得好，可以和谐工作环境，便于顺利开展工作。

（四）协调性。文正学院现有教师性质比较复杂，有苏大教师，文正自聘教师，和苏大、文正共同聘用教师这三种。中心办公室作为实践教学管理中枢，为保障学院实践教学的顺利开展，其性质决定了我们必须经常、大量与这三类性质的教师联系课务安排；与企业联系校企合作等事宜。

（五）时效性。中心办公室的工作通常时效性特别强，若不及时处理，就会导致问题增多，影响井然有序的教学秩序。

三、提高教师及管理人员的素质

提高教师的素质是提高工作质量的前提。随着文正学院办学规模的不断加快，中心办公室的管理层面和功能也在随之拓宽，这无疑对管理人员提出了更高的要求，主要体现在思想道德素质和运用先进的办公资源两方面。

（一）爱岗敬业、踏实本分、刻苦钻研是每位高校办公室管理人员都必须具备的素质。每位教师需做到廉政自律、克己奉公，为学校广大师生做好服务工作，以积极的心态、饱满的工作情绪提高工作效率。作为一名教师，不但要把知识传授给学生，更重要的是必须提升学生思想品德和素养。思想道德素质包含政治修养与职业道德。政治修养是指教师需要自觉学习党的路线、方针、政策，坚持党的领导，提高思想道德品质，办事讲原则，爱岗敬业，提升工作效率。职业道德是指教师在履行工作职责的过程中，行为和思想上都应遵守的原则与规范。热爱祖国、热爱中国共产党，遵守学院各项规章制度，不做违反国家和学院利益的事情。

（二）首先进入高校工作的每位教师上岗前都需要参加高等教育岗前培训学习以及考试。主要包括《高等教育政策与法规》《高等教育学》《高等教育心理学》和《高校教师职业道德规范》四门课，意在陶冶教师的职业情操，培养爱岗敬业，严谨治学的良好师德，帮助大家尽快进入角色，胜任工作。在日常工作之余，还要不断提升自己的文化素养，只有不断学习新的知识，才能更好地顺应时代发展。

（三）运用先进的办公资源。熟练运用现代化办公技能，是努力提升办公效率的前提。中国已进入信息时代，随着科技的飞速发展，传统的办公方式将不断被改进，电子文件、无纸化办公、教务软件、财务系统以及利用微信、QQ等网络通信平台实现了资源共享，成功替代了繁琐的劳动任务。

四、制定与执行中心管理制度

制度是规范行为的准则和依据，制度化和规范化的管理是搞好管理的基础工作，也是提高高等院校中心办公室管理工作质量的重要保证。为健全实践教学管理工作，制度制订表现在以下两方面。

（一）建立实践教学管理制度文件。实验与实习管理中心制度保障体系为切实提高管理水平，制定了一系列的相关管理制度文件，为实验教学管理和实习管理的各个环节提供质量保障（见表1）。

表1 实验与实习相关管理制度文件

实验教学管理规章制度文件名称苏州大学文正学院实验教学管理规定苏州大学文正学院实验技术人员实验室管理工作考核实施细则苏州大学文正学院实验教学管理规定（修订）苏州大学文正学院实验室安全管理工作条例（试行）实习教学管理苏州大学文正学院学生毕业（生产）实习管理补充条例苏州大学文正学院实践教学基地建设与管理条例苏州大学文正学院艺术类专业远途写生、采风等实践教学活动管理办法（试行）苏州大学文正学院校外实习经费使用管理规定

（二）人员配置与分工协作体系。融通系科、建设符合应用型人才培养的实践教学体系。负责学院实验教学管理工作、实验室建设与管理工作、实践基地建设及实习实践教学管理工作、学院教学仪器设施设备和体育教学设施设备管理与维护工作，同时实验教学中心技术人员承担相关专业的实验教学工作任务。中心办公室所有岗位有主任、副主任、教学中心主任、科员、教师等，根据工作任务明确岗位职责，并且用文字描述记录并公之于众。这样既可以提醒各位老师应履行的工作职责，提高工作质量，亦可在晋级与年终考评时作为监督的依据。

（三）实践教学档案的保管与整理。中心办公室管理人员应当注重档案建设，具体体现在中心发展计划、总结规划、实验室安全建设、实验室文化建设、实验教学档案、实验设备采购合同、校企合作协议书等。

五、中心办公室精神文明环境建设

团结融洽的办公环境、积极向上的文化环境、科学民主的管理环境，是和谐办公环境建设中软环境建设的重要组成部分，也是办公室整体精神风貌的集中体现。

（一）愉快的工作氛围，是提高工作效率的前提。工作氛围是让人看不见、摸不着的东西，是在同事之间相互交流和互动中逐步形成的。自由、真诚和平等的工作环境能够令人感到身心愉悦，并能促使教师们积极工作，积极贡献自己的力量，这将会直接影响团队的工作效率以及每位教师的身心健康，创建愉快的工作环境，是提高工作效率的前提。

（二）提升管理工作的能力，积极主动思考工作。中心办公室工作是辅助领导处理信息、协调部门内外关系、管理部门综合事务，以确保该机构高效能运转。因此要求办公室教师不但具有专业的管理经验，还应具有广博的学科知识。比如在教育学、管理学、心理学、计算机应用等学科领域都有丰富的专业知识，积极主动思考的工作态度，这不仅表现在对本职工作的熟悉程度以及简单完成好本职工作，更应当具有积极主动思考问题的意识，推进工作的动力，从而提升部门的美誉度。

（三）热情服务师生，努力提高服务质量。中心办公室作为实践教学的管理部门，更是学院的“窗口”部门，教师必须具备良好的政治修养，了解学院相关方针政策，在坚持实验室安全工作原则的基础上，想领导所想，急领导所急；想教师所想，急教师所急，办事及处理问题要考虑全面周到。主动做好教师与学生的工作，树立师生服务意识，待人热情，做事不敷衍，要将传统的“管理型”工作态度向“服务型”转变。牢固树立为人师表、服务大局的窗口意识。时刻保持牢固的服务意识，在愉快工作的环境下努力提升个人管理水平，从而增强团队的凝聚力，才能更好地对外展示部门的良好精神面貌。

（四）提高团队意识，努力完成工作。中心办公室管理工作分工不分家，实行分工负责制，各司其职，互相支持，互相配合，密切协调，齐心协力，共同推动各项工作快速、健康、有序发展。以人为本的思想，凸显出精诚合作、团结互助的作风，体现出高风亮节、甘于奉献、顾大家舍小家的精神。以建设和谐的办公室环境为目标，推进认真、和谐向上的工作氛围，创建愉快的工作环境，努力将办公室打造成全院师生满意，领导放心的“窗口”部门。

六、结语

成功的办公室管理工作经验，一定是在不断总结与创新的基础上逐步完善和提高的。随着高等教育改革的不断推进，高校的办公室工作面临着更高更新的要求，只要进一步转变工作思路、提升服务意识及本领，建立责任目标，提升服务效能，加强管理能力建设，才能够全面提升办公室工作的服务质量。这对提高管理水平以及实验管理质量具有重要的意义。