机关涉密文件资料管理存在的问题及对策

文/江苏省邳州市人民武装部 周恒柏

涉密文件资料因为同时具备了政治与业务属性，所以一旦涉密文件资料管理出现损失或泄露等问题，必然会对机关单位以及国家的利益造成无法挽回的影响。所以，机关单位必须切实做好涉密文件资料管理风险防控策略的研究工作。

一、机关涉密文件资料利用风险因素

（一）人为因素。文件资料管理工作人员是机关单位涉密文件管理与利用等相关工作开展的主体，工作人员工作态度、综合素质以及水平等因素都是引发文件资料管理风险的重要因素。由于受到人才吸纳能力、文件资料管理认识等各方面因素的影响，绝大多数机关单位文件资料管理人员因为并未经过专业化、系统化知识技能的培训，出现了涉密文件资料管理能力严重不足的问题。此外，管理人员心存侥幸、怠惰等心理，不仅削弱了文件资源管理的严谨性，而且增加了涉密文件资料损失、泄密等问题发生的几率。

（二）网络因素。随着“互联网+”时代的来临，信息化作为各个行业转型发展的重要推手，为机关单位涉密文件管理工作模式的改革创新提供了强有力的技术支持。但是经过实践操作发现，信息化好比一把双刃剑，不仅在推动机关单位文件资料管理模式改革、文件资料管理效率提升以及减轻工作人员工作压力方面发挥着积极的作用，而且为病毒侵袭、黑客攻击等各种安全风险隐患的发生提供了便利。一旦机关单位的文件资料管理人员自身网络安全管理意识不足或未能及时发现风险隐患的话，必将造成涉密文件窃取、篡改、损坏等问题的发生，影响机关单位涉密文件资料管理工作的效率。

（三）制度因素。机关单位的涉密文件资料管理与常规的文化资料管理相比，其对管理和利用等各方面提出的要求也随之进一步提高。但是就当前机关单位涉密文件管理工作的现状说，很多机关单位现行的文件资料管理制度在实施的过程中，并未从文件资料保密级别划分、保密文件柜配备、文件资料库风险防控机制、文件资料部门考核制度等各方面体现出涉密文件资料管理的特殊性与复杂性特点，最终导致很多涉密文件资料的管理和利用无法达到相应安全保证，增加了涉密事件发生后问责、追责工作的难度。

二、机关涉密文件资料管理存在的问题

（一）管理人员保密意识有待提升。经过深入的调查研究发现，虽然很多机关单位加强了针对涉密文件资料管理人员的宣传教育和培训工作力度，但是实际上涉密文件资料管理人员并未从思想上重视文件管理工作的重要性。大多在被动的情况下接受保密宣传教育活动，除了保密部门的本职工作外，主动学习涉密文件资料管理工作知识的工作人员少之又少，对机关单位涉密文件资源管理工作的高效开展造成了非常不利的影响。

（二）缺乏专业高素质涉密文件资料管理人才。机关单位涉密文件资料管理队伍年龄偏大、专业知识缺乏等问题是当前大多数机关单位涉密文件资料管理工作中普遍存在的问题。另外，工作人员不愿从事涉密文件资料管理工作，也在一定程度上影响和制约了机关单位涉密文件资料管理工作的开展。

（三）涉密文件资料管理制度存在漏洞。涉密文件资料管理人员未能按照保密制度的要求开展涉密文件资料的管理工作，在涉密文件资料的收集、传阅、复印、销毁等各个环节中出现了违规操作的情况，管理制度层面存在的漏洞，增加了机关单位涉密文件资料泄密或损坏等问题发生的几率。

三、加强机关涉密文件资料管理的对策措施

（一）严格划分涉密文件资料管理等级。首先，认真做好文件资料的保密管理工作。机关单位的涉密文件资料管理工作必须严格按照国家相关标准，建立完整的文件资料管理体系，并指派专人负责文件资料的管理工作。科学合理的涉密文件资料管理制度的实施，促进了机关单位涉密文件资料管理工作效率的有效提升。其次，明确划分涉密文件资料的保管期限与保密期限。涉密文件资料的管理人员在开展文件资料管理工作时，必须全面分析和鉴别文件资料内容所发挥的现实和历史作用，并以此为基础，根据机关单位建设和发展的需求，确定文件资料保存的价值，然后根据文件资料保管的期限，制订完善的涉密文件资料管理工作制度。最后，优化和调整涉密文件资料的密级。随着时间的推移，机关单位在开展涉密文件资料的管理工作时，应该以文件资料涉密情况变化的实际情况为基础，调整涉密文件资料的密级，为后续文件资料管理工作的有序开展奠定良好的基础。

（二）强化涉密文件资料管理人员的保密素养。1.通过开展理论讲授、案例分析、文化熏陶等多样化活动的方式，帮助涉密文件资料管理人员树立正确的职业道德与工作责任感。要求工作人员在积极学习涉密文件资料管理知识的基础上，了解和掌握《国家秘密定密管理暂行规定》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等相关法律法规中提出的要求，充分重视涉密文件资料管理事故发生造成的不良影响和后果。2.机关单位在开展涉密文件资料的管理工作时，应该严格按照固本与培新两手抓的原则和要求推动本单位涉密文件资料的管理工作，才能满足社会经济可持续发展的要求。也就是说，机关单位在开展涉密文件资料管理工作时，既要加强现有文件资料管理人员信息化、创新化教育工作的力度，而且还应紧紧围绕提高文件资料管理人员技能素养、实践观念、风险视野等相关内容落实机关单位涉密文件资料管理队伍的建设制度，构建高素质的涉密文件资料管理人才队伍。

（三）建立健全涉密文件资料管理制度。完善的制度体系是保证机关单位涉密文件资料管理质量的基础，所以机关单位的涉密文件资料管理人员必须深刻认识到涉密文件资料管理的特殊性，从文件资料收集、存放、利用等各个环节着手，制订具有针对性的管理制度和条例，促进涉密文件资料管理工作质量和效率全面提升。首先，制订科学合理的机关单位涉密文件资料收集与整理制度。1.工作人员在开展文件资料的登记工作时，必须明确文件资料的保密级别、期限、归档单位、归档人以及归档范围等相关内容。2.工作人员在开展涉密文件资料的管理和归档工作时，必须由至少两人同时负责，并在文件资料收集整理完成后，交由部门负责人进行审阅批准，避免因为意外风险的发生影响涉密文件资料管理的有序开展。其次，涉密文件资料库房管理制度的完善。1.机关单位在开展涉密文件资料的管理工作时，必须严格按照“三铁一器”的原则和要求配备涉密文件资料库。2.涉密文件资料库房的管理人员必须保证双进双出，任何无关人员不得随意进入文件资料库房。3.配备最高等级且无死角的涉密文件资料库房影像监控系统，同时安排专人负责后台管理工作。最后，制订合理的涉密文件资料查阅利用制度。1.文件资料管理人员在向借阅者提供涉密文件资料时，必须严格按照要求做好文件核查检验工作，做好文件资料借阅人、借阅用途、保密等级、文件资料编号等相关信息的登记和管理工作。2.禁止任何人员私自将档案资料带离文件资料室，所有文件资料必须在文件资料室内查阅。3.任何具有拍摄、录像、录音功能的仪器设备原则上不得被带入文件资料室内，如遇特殊情况则应该及时向上级部门汇报审批。

（四）提升信息工具应用意识。随着信息化转型发展时代的来临，机关单位的涉密文件资料管理部门以及工作人员在开展涉密文件资料管理和利用工作时，既要充分利用网络信息技术的优势，而且还应做好网络风险防控的工作，才能从根本上防止涉密文件资料出现损坏或泄密的问题。首先，网络信息技术和工具的普及应用。传统的机关单位涉密文件资料管理，主要是以纸质文件、照片、录音和录像等实体化形式保存。由于实体文件资料具有一定的寿命周期，如果文件资料的保存过程中出现了纸张褪色、墨迹淡化和音像制品老化等问题，那么涉密文件资料的保存质量和利用价值自然也就大打折扣。所以，有效解决传统实体文件资料管理中存在的问题，机关单位应该加大涉密文件资料信息管理系统建设投入的力度，将原本易损耗、有寿命期限的实体化文件资料转为可永久保存的数字化文件，才能达到有效降低涉密文件资料管理风险发生几率的目的。其次，网络风险防控。机关单位在利用涉密文件资料信息化管理系统的过程中，必须深刻认识到病毒、黑客等外部侵害可能对涉密文件资料管理产生的危害，并以此为基础制定切实可行的网络风险防控策略，才能在及时发现和消除风险隐患的基础上，阻断不法分子窃取或篡改涉密文件资料档案信息的渠道，保证涉密文件资料信息化传输的安全性与可靠性，降低涉密文件资料泄密事件发生的概率。

四、结语

总而言之，科学技术的迅速发展使得机关单位涉密文件资料管理工作变得更加复杂和繁琐。不管是涉及到国家机密，抑或是机关单位的商业秘密，都必须严格按照要求做好涉密文件资料的管理工作，才能在切实维护国家安全和人民群众利益的基础上，为我国社会经济的长期可持续发展保驾护航。