探讨现代企业合同标准化管理

王 静

（山西焦化集团有限公司，临汾 041606）

合同是当事人双方之间的设立、变更或者具有终止效应的民事关系协议，该协议具有法律效力，受到法律的保护。合同是当事人协商处理之后的结果的一种体现，是双方意愿相一致的结果，依法成立的合同自成立那天起就具备相应的法律效力，拥有较强的法律约束能力。合同标准化管理能够帮助企业解决现存的实际问题，提升企业的经营管理效率。如果企业缺少标准化合同管理，在签订合同的过程中不够谨慎和仔细，对合同内容缺少有效的控制，那么就无法保障自己的经济利益。

一、合同标准化管理概述

合同标准化管理需要企业与合作方对所得到的信息数据进行综合分析比较，选择其中的核心内容加以提炼，最终对分析的数据进行研究，得出最严谨客观的结果。在进行合同标准化管理的过程中，合同涉及主体需要先对合同内容进行制定，同时进行修改，最后不断改进。通过科学技术、现代管理技术和丰富的实践经验，不断修改和完善合同内容，实现有计划，有组织的合同管理。

合同约束的主体主要包含当事人双方或者数方，在合同内容的规定下，各方主体需要明确并履行各自的义务和权利，受到法律约束，具有法律效力。合同管理指的则是管理人员针对项目工程开展具体的管理监督，保证合同内容符合协商结果，并确保合同能容能够顺利依法开展和实施，为企业的经营发展提供保障。

二、现代企业合同标准化管理问题分析

（一）缺少完善的合同标准化管理机制

实施合同标准化管理的目的并不是单纯地提高企业的经济效益，而是为了让企业提升内部监督力度，使企业能够实现良好的内部控制，保证企业能够按照合同规定的内容履行自己的职责和义务。但是，当前很多企业在执行合同管理工作的时候不仅无法对自身进行有效的监督和管理，而且缺少对合同的另一方或多方当事人的管理监督，遇到了很多阻碍，合同管理中的形式主义严重。部分企业虽然采取了相应的措施开展自我监督和管理，但大多是表面性质的工作，缺少实质效果，合同标准化管理的意识较为浅薄。很多企业没有结合自身实际发展情况建立完善的合同标准化管理机制，导致合同管理得不到有效落实和开展。

（二）合同管理质量效率有待提升

如今，大部分企业都成立了合同监督管理部门，但是只有少数大型企业真正发挥了合同管理部门的职能，很多中小型企业的合同管理部门只是为了应付上级部门的检查而成立的，其工作内容经常由别的部门兼职进行，不仅缺少独立性，而且缺少足够的专业管理人员。很多企业的合同管理人员本身的责任意识较为淡薄，并没有严格按照合同标准化管理的要求开展合同管理工作，在工作过程中态度散漫，这不利于企业的现代化发展，合同管理质量效率大大下降。国内大部分企业对合同标准化管理的重视程度还不足，普遍存在合同管理体系不健全、领导人及其他管理层人员缺少足够的风险管理意识的情况。为了节约企业的运营成本，少部分企业并没有单独设置合同管理部门，只有在需要签订合同的时候才会聘请专业人士对合同内容进行法律审查。但是，合同标准化管理并不是一个“短时管理”的工作，而是一个长期动态性的管理过程。如果企业缺少足够的高素质合同管理人员，就会导致之后合同的履行、归档和分析统计工作的质量的降低，甚至有可能导致忽视合同中存在的漏洞和问题，无法对合同中所涉及的法律问题进行分析和解决，最终给企业带来巨大的经济损失。

（三）企业信用管理效果不明显

很多企业中的高级管理者及财务管理人员都缺少足够的信用意识，对现代企业管理者所需要具备的信用管理专业素养的认知不够清晰和深入，导致在合同管理工作中出现了很多“授信不当”的现象。部分企业的高级管理者及财务管理人员认识到了信用管理的重要性，但是在具体的实施过程中缺少抓住重点的能力和意识，对风险无法做到有效的防范，当合同出现问题之后，维权的手段过于单一，无法有效维护企业的权益。有的企业拥有一定的风险管理意识，并且能够积极运用现行的法律武器维护自己的权益，但在具体的实施过程中往往无法获得令人满意的结果。种种问题都展现出了当前企业信用管理机制有待完善的现状，如果企业不加以重视，在发展过程中就会导致信用等级不断降低，甚至导致企业破产。

（四）合同管理和时代发展脱节

在网络技术和信息技术的支撑下，企业开始实施信息化管理，很多企业对网络经济的依赖程度大大增加，材料的采购、产品的销售等工作都从线下转移到了线上。而在这种网络经济模式下，企业无法了解对方当事人的资信状况及实际履约能力，风险发生的概率大大增加。企业想要实现现代化发展就离不开网络经济，想要在线上交易中降低风险，就必须实施标准化的合同管理，从而有效避免当事人资信状况或者履约能力较差带来的风险问题。但目前，仍然有很多企业在经营发展过程中不重视标准化管理，使管理效率大大下降，同时还不利于企业的活力。传统的合同管理模式导致企业的核心竞争力大大下降，无法满足新时代发展的需求，现代化发展进程缓慢。

（五）忽视合同动态管理

严格来说，企业的合同管理是一个全生命周期的管理过程，因此企业不仅需要重视其静态管理，还需要加强合同的动态管理。但当前，很多企业在发展经营的过程中只重视合同的静态管理，忽视了合同的动态化管理。在合同签订之后，企业在履行合同内容的过程中涉及多个部门的业务交叉，而合同管理部门实际上并不会对具体的合同履行过程过多关注。例如，企业在签订合同之后，都会对合同内容进行严格的审查，但是在这之后依旧会在合同履行过程中出现大量的法律纠纷或者诉讼，导致这一问题的原因就是企业的合同动态管理工作不到位，没有做到合同得标准化管理。

三、现代企业合同标准化管理的对策探讨

（一）健全合同标准化管理机构

在新时代，合同管理机构成了合同标准化管理的重要监督者和管理主体。在企业与其他主体进行合作的过程中，需要健全的管理机构作为合同管理效率的重要保障。因此，企业需要建立健全的合同管理结构，完善人员结构，优化资源配置，提升管理机构的独立性。

首先，在进行合同标准化管理的过程中，企业应该积极构建与企业实际发展情况相符合的项目申报部门。项目申报部门则需要负责整个经营项目的具体申报事务，结合合同管理的具体内容，充分调动企业内部其他各个部门，从而有效提升企业的经营发展效率，为项目的顺利开展提供有力保障，提升企业经济效益。

其次，企业需要设置专门的合同标准化管理部门，这样可以有效减少合同履行过程中职责重复的现象，实现对合同标准化的统一管理。在企业经营发展的过程中，通过合同标准化管理部门可以避免内部其他部门出现权责不清甚至推脱责任的情况，有效提升企业的经营发展效率。同时，企业还应该针对合同签订程序、合同解除与变更，以及验收标准等，设置符合实际情况的管理制度。这样才能够有效提升同管理的有效性，使其能够严格按照规定要求开展合同标准化管理。

最后，企业还需要设置独立的合同管理监督机构，负责对涉及合同管理的相关部门进行协调沟通，做好针对各个部门的监督管理工作，如在针对管理层进行监督的时候，就需要积极开展合同签订前的准备指导工作。同时，企业还需要针对合同谈判与签约的过程进行有效监督，这样才能够避免基层合同管理人员出现工作上的失误。

（二）加强合同标准化实施流程的规范性

首先，企业合同管理机构需要联合专业工程师和专门的法律顾问参与到合同签订的过程中，进一步提升合同管理实施的规范性。在合同管理的过程中，企业需要明确各部门和各个管理人员的职责，进行科学合理的分工。而作为合同签订的主要负责人，合同承办人需要肩负起和合作方协商沟通的职责。企业内部财务部门及运营部门则应该积极发挥合同标准化管理的辅助作用，提供足够的参考数据，促进合同标准化管理的开展。

其次，企业需要进一步加强档案管理的标准化程度，促进合同标准化管理的实施。合同负责人需要结合具体的合同内容对合同档案资料进行整理归纳和分类，做好合同档案资料存储工作，并将档案资料运用到合同标准化管理过程，如合同签订前、签订中及合同履行和结束的全过程中。除此之外，合同负责人需要将合同档案资料整理成册，这些重要资料则会由企业内部专门的合同管理人员负责。

最后，企业需要加强合同标准化管理的责任分工，虽然企业内部的各个部门有着各自的经营发展任务，但是合同管理中涉及的工作内容通常会辐射到多个部门，和企业多个工作内容都有一定的关联性。企业通过建立合同管理互控体系，形成一个不可分割的整体。例如，合同管理人员能够针对合同的文本、验工计价或者财务付款等内容进行检查和纠正，提升合同管理的规范性。

（三）加强合同管理信息化建设

随着信息技术的发展和普及，信息化管理成了当前社会的主流发展趋势。要想实现现代化发展，企业就需要积极开展合同管理信息化，提升合同管理效果。企业需要进一步加大信息系统资金的投入力度，完善合同管理部门的硬件建设和软件更新，最终实现现代企业合同管理的信息化建设。加强合同管理信息化建设不仅能够提高企业的合同管理效率，降低人为操作带来的失误，同时还能够有效减少管理成本，缓解合同管理人员的工作压力，从而为企业合同管理的安全性提供保障。

（四）完善合同管理制度，加强人才培训的力度

要想进一步提升企业合同管理的有效性，就应该加强合同管理人才培训的力度，为合同标准化管理工作提供有力的人才保障。加强合同管理人才队伍建设，才能够促进合同标准化管理的实施。在合同管理人才队伍建设的过程中，企业需要从软硬两方面入手。

首先，针对“软”这一方面，企业需要遵循以人为本的管理理念，明白人才是整个合同管理工作中的主要执行者，因此在进行合同管理工作的过程中，企业领导者一定要充分考虑到合同管理人员的实际需求，在此基础上保证合同管理有效性的提升。

其次，在“硬”这一方面，企业需要建立严格的管理制度，并要求合同管理人员在规章制度的约束下对合同内容进行管理，如果出现有人违反合同管理规章制度的情况，要对相关人员进行严肃处理。

企业需要在软硬兼施的基础上开展合同标准化管理工作，促使合同管理达到预期的效果，并进一步加强对合同管理人员的培训力度，提升合同管理人员的综合素质。企业要想实现合同标准化管理，就需要配备专业的管理人员来完成。企业应该认识到最重要的资源并不是金钱，而是人才，如果缺少高素质的人才，那么即便是再先进的科技、再多的资金也仅仅是表面工作。企业需要制订一个系统性的培训计划，不断提升对合同管理人员的培训力度。

一方面，企业需要加强对合同管理人员的理论知识培训，丰富他们的知识储备，培养他们的合同管理意识，增强他们对合同标准化管理的理解和掌握。

另一方面，企业需要结合自身发展实际，积极为合同管理人员提供更多调查合作企业特点的机会，让合同管理人员能够明确了解合同双方当事人的资信状况及履约能力，同时引进先进管理技术，提升合同管理人员的合同标准化管理能力。

（五）加强合同动态化管理

合同标准化管理工作的内容不仅体现在合同的签订中，其应该贯穿合同的整个过程中。企业需要开展动态管理。例如：在合同的准备环节，有针对性地去了解合同另一方的资信情况和履约能力；在合同的谈判环节，需要在保障合同公平公正的基础上，维护自身企业的合法权益；在签署合同的过程中，企业需要保证合同的文本内容符合法律法规的规范要求；在最后的合同结算支付的过程中，需要对合同支付关口进行有力控制。只有加强对合同标准化管理的每一个环节的监督，才能够避免出现合同纠纷和风险，促进企业的稳定发展。合同管理是一个连续渐进的过程，因此任何一个环节都会影响到合同管理的效果，最终影响到企业的经济效益。因此，企业各部门需要做好相互配合的工作，建立长效合作机制。一方面，合同履约部门需要做好合同的管理和收集，并保证合同相关档案资料的完整性，同时将资料档案交予合同管理部门备案。另一方面，合同管理部门需要及时将相应数据和相关条款进行存档，并对招标过程中的所有数据进行归档，促进合同标准化管理的实施。

结 语

综上所述，在如今契约精神深入人心的时代，当事人在进行经济活动和利益往来的过程中，合同成为其保障自身合法权益的重要工具。科学制定的规范的合同，包含着企业与合作方的权利与义务，并且具有很强的法律效力，能够约束涉及主体的不当行为。我国当前很多企业对合同标准化管理不够重视，合同管理工作在具体落实的过程中存在着不规范、不标准的情况，企业需要积极针对问题制定有针对性的改善策略，促进合同标准化管理的实施，使企业能够实现可持续发展。