数字背景下科技档案信息化建设与管理研究

赵玉萍

（核工业甘肃矿冶局，甘肃兰州 730030）

0.引言

基于数字时代背景下，很多事物都发生了明显的改变，特别是在人们的生活以及工作方面，各种信息化的技术手段、应用设备等都开始大规模普及。在大数据时代的影响下，传统行业的发展也遭遇了很多冲击，企业想要不被抛弃，就必须进行不断转型，在这种情形下，传统档案管理的发展也遭遇了障碍。档案资源是人类知识和信息资料的主要组成部分，其发展受到大数据时代的影响，档案资源量也发生了显著的增长[1]。数据时代对人们的影响颇大，随着科技体制的深化变革，在其不断优化的过程中，也会遇到不少问题。根据目前的情况来看，科技档案方面势必要展开深入革新，在其发展变化的过程中，要逐渐朝着科技档案便捷化的方向不断前进。

1.数字时代背景

大数据最开始出现于2008年，在这一年的《自然》杂志中，出现了一个较为新鲜的词汇，即大数据，其以该名词为主题进行了相关分析。同样在这一年，某一联盟组织发表了一篇报告，主要内容为大数据计算的相关情况，在报告中，我们可以看到基于信息化的时代下，大数据计算怎样实现对商业等领域的改变。在此之后，2011年，EMC在一年会中总结了大数据的概念，在此之后，关于大数据的研究开始不断增多。

经过对大数据的进一步分析表明，它主要指向的是使用传统软件技术工具无法实现在特定的时期内获取、加工和加以管理的数据信息集合体。而麦肯锡国际研究所给的定义则是一种数据收集，该规模可以在信息收集、储存、管理和大数据分析等领域，达到传统数据库软件工具所不能达到的水平。

2.科技档案信息化建设与管理的特点意义

2.1 科技档案信息化建设与管理的特点

数字背景下科技档案信息化，从载体、形态、建设管理等方面都发生了较为明显的变化，其特点也有了更新。详细来讲，档案信息化特点新的表现主要有以下几方面：

2.1.1 非人工直读性

在传统的纸质档案中，其具有一个重要特点即直读性，但是与之相比，在数据时代下的科技档案信息化建立及其管理模式已经产生了很大的变革，所有档案的记录存储方式都将采取数字式代码形式，并使用专门的载体介质对文档内容进行保存，常见的存储介质包括云盘等。并且从档案读取方面来看，其也需要进行解码，利用计算机或其他专业化的设备，将以数字式代码存储的档案信息转化为人们可以理解的文字、声音等[2]。

2.1.2 依赖专用设备

在数字时代下，计算机技术的应用十分普遍，而科学档案与信息化也必然离不开电脑等软硬件仪器设备的支撑，科技档案信息化载体，和有关设备软件之间联系密切。在这种情况下，档案不再受潮湿、火灾等因素的干扰，由于其必须要依靠专门的仪器设备，设备型号、软件的规范度等一跃成为新的影响因素。

2.1.3 信息易更改性

基于数字背景下，数字信息将会借助一定的数字编码形式加以记录存储，将记录好的信息放置于专门的设备载体上。在这种情景下，科技档案信息的可变更性更为突出，在传统纸质档案方面，如果想要更改信息，势必会有涂改等迹象，但是在科技档案信息方面，如果信息被增、删、更改，则不容易被发现，隐蔽性比较强。

2.1.4 载体间分离性

数字背景下的科技档案信息化和管理载体之间存在着较为明显的可分离性，也就是说，在数字背景下，科技档案信息的内容能够借助不同的管理载体实现相互查看、交换。在这过程中，档案的所有信息没有被修改，这对其存储不会产生影响。

2.1.5 信息具有共享性

科技档案基于网络技术的支持，其打破了传统物理空间以及时间的限制，促使科技档案在传播、传阅等方面的效率变得更高。除此之外，利用数字技术，科技档案信息共享性会变得更为突出，并且集成性也会变得更高，人们可以突破时间、空间的束缚，利用专门化的渠道进行科技档案的查询利用。

2.2 科技档案信息化建设与管理的意义

显而易见，档案的重要性不言而喻，其对于我们每个人而言，都有着不小的影响。因而这给档案保存工作提出了严格的要求。在数字时代的背景下，传统档案行业随之展开了改革变新，科技档案的产生使得档案存储、管理等工作变得更为便捷化。由于档案十分重要，因而科技档案保存工作必须要做到严密、谨慎、不容出错，对有关科研人员来说，是一个不小的挑战。从整体的角度分析，很多档案都要求保存较长的时间。通过对传统档案的调查了解可知，传统档案很容易残缺甚至消失。给纸质档案维护工作提出了较高的要求。很多科研机构在档案存储方面耗费了较多的心血，这使得潮湿、火灾等情况发生的概率大大降低了，但是仍然还有一些问题没有得到妥善解决，这使得档案损毁等情况没有完全消失。上述提出的诸多问题，在传统档案管理工作中无法得到有效解决。但是随着信息化技术的不断应用，在网络技术的支持下，档案可以与信息化技术融为一体形成档案信息化，在这种情况下，潮湿、火灾等情况将迎刃而解，避免了查阅档案出现的丢失、破坏等情况，有效提升各档案管理的安全性以及方便性。

3.科技档案信息化建设与管理面临的问题

3.1 科技档案信息化发展缺乏均衡性

现如今，档案管理部门对信息化档案建设管理工作较为重视，但是根据实际发展情况来看，档案管理部门之间的发展存在较大的差异性。科技档案信息化建设需要有真实行动，单凭讲口号并不能达成目的，在建设过程中，必然需要人才的支持，除此之外相应的数据库以及一系列设备也是不可或缺的。纸质档案的数字化需要从多方面进行考虑，实现软硬件的同时发展，但是要想达到这一目的，需要投入较多的精力、资金等。除此之外，档案管理工作的优化需要建立在局域的基础上，在这一前提下展开档案管理工作，能够为相关部门创造较高的收入。

3.2 档案管理管理落后

对于一些从事科技档案管理的人员而言，其对于档案信息化建设的含义没有一个清晰的认知，在大多数管理人员的理解中，引入档案信息管理系统等同于档案信息化建设。但是从实际的角度来看，二者之间还是存在较大的区别的，档案管理信息系统包含在信息化建设的范畴，前者相当于一种工具、模板，其能够帮助档案信息化建设工作顺利展开。对于从事科技档案管理工作的人员而言，其首先需要考虑的是管理理念以及方法的改变，在这一前提下，建立科学、规范的系统。档案管理方面存在多种概念，有些概念在科技档案信息化方面已经不再适用，但是不少管理人员并未及时反应过来。这些错误观念的存在严重影响到了科技档案信息化管理工作的顺利开展。

3.3 科技档案信息化建设缺乏整体规划

在科技档案信息化建设的初始阶段，缺乏全局观念，没有制定、落实整体的规划，在建立档案管理信息系统方面没有对实际情况进行合理思考，引入的信息系统与档案管理之间缺乏科学联系。除此之外，可能还存在档案管理未集成的问题，使得归档管理工作受到了极大的阻碍。在这种情况下，管理系统与传统档案管理之间无法相互协调，甚至还会因为兼容不理想等问题导致档案信息化建设工作无法正常进行。

3.4 管理人员能力不足

随着档案管理工作的不断发展，管理模式方面也得到了良好的创新，涌现出了一大批新的管理模式，多方面的变化对档案管理人员的综合能力提出了严格的要求。相关工作人员不仅需要掌握相应的知识结构，还要具备过硬的技能。但是从科技档案信息化建设的进展情况来看，从事档案管理的工作人员不仅需要掌握相应的计算机技能，也要掌握对档案管理信息进行处理的技能。

3.5 科技档案信息化缺乏保障

由于科技档案的管理水准各有不同，区别比较明确，所以没有统一的档案馆信息化要求。电子档案的范围相对容易限制，科技档案记载着科学技术工作的全部流程，里面包含的内容非常丰富，许多科技信息以及机密文件就出现在这里，这种信息有着很大的价值，一定要对它进行安全保存和防范。如果档案管理人员缺乏操作安全意识，在这种情况下，很可能会给不法分子可乘之机，一些犯罪分子会通过计算机病毒等形式窃取数据库中的有关信息，非常不利于保障档案管理工作的质量。

4.数字背景下科技档案信息化建设与管理的优化策略

4.1 赋予档案新的内涵

建立数字档案馆，拓宽档案的范围，把任何有利用价值的信息记录都归入档案的范围，可以实时生成信息数据，但其中需要做的并不是将它全部收存起来，而是要截获它并下载到存档电脑等设备里面。一旦要利用有关数据，则能够对其直接进行访问、使用，可以将它作为大数据的一部分来看待。

4.2 及时更新知识结构

科技档案的信息化结构涉及信息的获取、管理、分类、保存和传递，必须借助软硬件技术。在硬件设计方面，必须根据科技档案管理部门需求不同的现实情况进行设计，要为其配置不同的用途。在软件设计上，必须与科技档案管理部门工作的实际情况紧密结合，创造完善的网上条件，以科技档案网站平台为基础，逐步引入现代科技档案系统，达到科技档案信息管理的数字化和网络化。

科技档案网站主要面向的服务对象是一般公众用户，从某种意义上来讲，也是向世界开放的窗口。在建立有关网站时，必须结合实际具体情况，设置有关科技档案管理的重要内容，并对档案信息加以合理利用。档案网站的网络形态面向使用者，同时档案数据库系统需要同步操作，所以，档案数据库系统一定要和实际生产和运行相配套。

4.3 做好信息化科技档案收集归档工作

在信息数字化背景下，科技档案的信息化前提和基础是进行文本文档、图形文件和视音频等不同文件格式技术档案资料的整理存档。详细而言，就是每个文件格式下的档案资料都必须通过适当的方法加以整理，并结合数字文档存储载体、信息记录标准等确定合适的收集归档措施。除此之外，还需要结合对不同载体格式的数字科技档案的了解，进行分类、排序整理。

4.4 拓宽性的档案利用渠道

要搞好科学技术档案保护管理工作，要从档案利用渠道着手进行有关工作，全面发掘科学技术档案管理部门的潜在价值。通过了解并掌握使用者的实际需要，掌握归档部门中各个节点的各种信息，并从中筛选能够利用的信息，将其发布给社会公众，并保留数据以进行信息流。

在大数据时代，数据占据着核心地位，必须要明确数据的所有权。无论采用集中式还是分散式模式，科技归档部门都应该位于数据链接的中心，并且还要位于数据收集和数据价值挖掘视角的顶部。作为科研单位，科技档案管理人员不仅要保留传统的科技档案和资料，还要合理应用电子文件资源。

4.5 加强对信息化科技档案的保管工作

在数字背景下，科技档案的保护管理工作非常关键，这是确保数字化科技档案安全的关键任务。除必须满足纸质档案保管的需要以外，还要根据数字科技档案不同的载体形式，选择相应的安全措施。在数字化时代，科学技术档案信息化建立过程及其管理中最需要重视的就是信息安全问题，除必须确保文档信息内容保存的安全性之外，还要严防文档信息内容被不法使用、窃取。从一方面来讲，要打好安全基础。在访问数据信息时，需要通过身份登录认证，在设备中安装杀毒软件等中可以在一定程度上保障数据的安全性。从另一方面来讲，还要提高安全意识。对于档案管理工作人员来讲，其需要从思想层面提高科技档案信息的安全意识，将档案信息的安全性摆在第一位[3]。

5.结论

科技档案信息化建设与管理在大数据时代十分重要，其属于顺应时代潮流的产物，同时也是发挥科技档案自身价值的迫切需要。结合科技档案的特点意义以及相应的问题，我们提出了几项优化措施建议，希望能够读科技档案建设管理工作有所帮助。