试析普通高校成人教育档案管理的现状及对策

贾焕彬

河北工程大学，河北 邯郸 056038

成人教育是指有别于普通全日制教学形式，针对社会从业人员等不分年龄、性别开展的教育，让社会工作人员和劳动者的综合素质得到有效提升，从而更好地提升自身的工作效率和经济效益。全国各高等院校是开展成人教育的主要承办单位，高校成人教育档案，即是指学校在开展成人教育招生、培训活动中形成的所有信息资料，这些资料记录来接受成人教育的学生在校期间学习的全部情况[1]。普通高校成人教育为社会人士提供了接受高等教育的机会与平台，而档案管理工作的开展也为普通高校成人教育提供了基础信息保障。普通高校成教档案管理工作的开展情况，直接影响到国家成人教育整体培养过程有迹可循，能够开展有效的查证和追溯，对于杜绝学历弄虚作假，不断提高成人教育的科学规范性等工作具有重要意义。

一、新时代背景下加强普通高校成人教育档案管理的意义

（一）有利于促进征信管理

成教档案在普通高校成人教育工作中具有重要的应用价值。成教学籍档案资料包含学习者的所有基本资料，如姓名、性别、年龄、户籍所在地、家庭关系、婚姻情况、个人学习和工作经历、个人评定、表彰论文以及擅长的语言及特长等。毕业生学籍档案登记表都是由个人填写，并不可修改、涂抹。现实中的成人教育，往往会存在毕业生登记表，由其他人代写或者替考等情况，甚至有些培训机构在宣传推广过程中，还会打出“无需考试，直接出证”等广告语。这些现象无疑严重影响到成人教育档案资料的完整性和真实性。档案资料都是由当事人的各种行为所构成的，若行为过程并不真实，则就会影响档案资料的真实性，更谈不上对档案的利用了。很多学生结束成人教育毕业后，并不清楚自己的学籍档案究竟放在何处，学籍档案中的资料信息与工作档案资料严重不符，学习经历、就业经历，甚至出生日期都会存在填写错误的情况，可见成人教育档案管理缺乏规范和标准。而这些直接关乎个人的诚信问题。当前社会，诚信问题已然成为约束人们行为的一种有效方式。档案管理工作更多的是对于相关信息、资料收集、整理、归档的过程管理，只有实施真实、准确的过程管理，档案管理才会更有价值和意义[2]。

（二）有利于人才的选拔

2016年7月27日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《国家信息化发展战略纲要》，积极推进我国档案管理工作的信息化战略，提高档案管理工作的信息化程度。因此，成人教育档案亦需加快数字信息化进程，通过各种新型载体来不断优化档案信息服务。档案资源要想得以充分利用，就必须要与大数据对接。各地政府部门相继出台各种促进互联网大数据发展的实施方案，进一步加强档案馆、文化馆、博物馆等公益设施建设，搭建现代化信息化的综合性文化服务平台、不同阶段符合入学条件的人员基础信息数据库、电子学籍档案信息服务平台等。电子学籍档案建立起来后，可以根据电子档案信息来选拔符合各种条件的优秀人才，从而可以让社会人力资源得到更加合理的优化配置。

（三）有助于高校校园文化的建设

新时代背景下，一流大学的建设需要加强校园文化品牌的打造，通过文字、图像、视频等各种形式将富有特色的校园文化保存下来。针对学校现存档案资料进行深入挖掘和进一步的整理加工，不仅能够让校园文化得以传承，还可以清晰梳理出学校文化的发展脉络。在高校档案管理工作中，成人教育档案是其中的重要组成部分，并且在成教学生思想品德和价值观建设方面发挥着非常重要的作用。当前高校的校园文化，需要以学生乐于接受的方式和正能量的教育内容，传播积极正确的人生观、价值观，其中很多内容都是来自高校档案。一些学校利用档案资料丰富的素材，积极构建校史馆，其中如“校友风采”等板块中就涵盖了成教学生的各种成功案例。这些以档案资料为基础开展的校园文化建设活动，充分体现出了档案资源的应用价值，同时也为高等院校开展校情校史等宣传教育活动提供了极大的助力。

二、普通高校成人教育档案管理当前所面临的新需求

（一）管理内容更加复杂多样

普通高校成人教育档案管理工作正处于新的转型时期，工作内容变得更加复杂，并且衍生出一些新的工作内容，档案管理工作也面临更多的挑战和更高的要求。普通高校成教档案管理的工作内容，除了包括传统的考务档案管理和学籍档案管理以外，还涵盖日常课堂教学档案管理、实验室相关建设档案管理等，档案信息内容不仅包括成人教育学生的学籍信息，还包括课堂学习、考试以及学校实验室建设等相关档案信息。

（二）档案管理信息来源更加多元化

随着各地普通高校成人教育模式的不断创新，成人教育档案信息资料的来源也变得愈发丰富[3]。档案信息一方面来自纸质档案资料，来源有接受成人教育学生的学籍资料、毕业生档案、教材、教学教务计划，普通高校成人教育的各种规章制度，教育主管部门的政策法规等；另一方面来自电子档案资料，充分利用现代信息技术开展档案管理工作。

（三）档案管理需要优化的难点增多

随着现代化信息技术在档案管理中的广泛应用，普通高校成教档案管理的信息化程度也正在逐步提升，工作质量和效率都大幅提升，但从整体情况来看，要想进一步提高档案管理的工作水平，尚还有很多难题有待解决。这些难点问题限制了普高成教档案管理工作效率有效提升，导致无法满足当前不断增加的档案管理实际需求，因此，必须要引起高度重视，采取各种有效措施，让这些问题尽快得以改善和解决。

三、当前普通高校成人教育档案管理工作现状与问题

（一）成教档案重视度不足

高校各级领导从上至下，对于成人教育档案都缺乏应有的重视。很多高校在实际工作过程中，都有分管领导来负责成教档案管理，但往往存在管而不严或分而不管等现象；并且随着成人教育办学模式与教学形式的多元化发展，普通高校分管成教档案的大部分工作人员都为兼职，大部分的时间和精力都投入到教学管理工作当中，根本无暇收集和整理档案资料，上至领导，下及工作人员，都对档案管理工作的重要性有所忽视。再加上大部分成人教育管理人员都属于外聘人员，没有编制保障，薪资待遇偏低，工作积极性和主动性不高，工作因此也会受到某种的影响。

（二）成教档案缺乏规范化、制度化建设

普通高校的成人教育档案管理大多是依据国家档案管理的相关法律法规以及学校现有的档案管理机制为工作依据，并没有专门制定成人教育档案管理机制，因此导致普通高校的成人教育档案管理工作存在各种问题和漏洞，档案资料丢失，管理没有成效。另外，高校成人教育档案管理在信息化建设方面严重滞后，其管理方法和手段都较为陈旧，无法满足现阶段社会发展的实际需要。例如学籍档案的管理工作，大多是由教学部门打印出学生的学科成绩，自留一份，另一份上交教务部门再通过手动输入到计算机系统中存档，从而导致人力资源的严重浪费。

（三）成教档案归档率不足

当前，由于成人教育的办学模式和教学形式呈现出灵活多样性的特点，致使一些档案资料的收缴难度增加，档案归档率偏低，尤其对于全国各地分散的教学站点来说，因为，路途遥远，管理力量相对薄弱，业务部门很难及时对站点的档案收集、整理工作进行有效监督，而站点管理人员不重视档案管理工作，就会导致档案资料的遗漏或丢失。

（四）成教档案利用率不高

近些年，普通高校成人教育档案资料的查阅利用率日渐增长，随着升学、就业、出国、考研、异地落户等各种需求的持续增加，成教档案利用率呈现出多元化的发展趋势，以往对成人教育档案中的学生入学登记表、学籍卡片以及毕业生登记表等资料的利用较少，现在对上述档案资料的利用率有了明显提升，但与之相对应的档案管理工作还较为薄弱，技术手段和管理模式落后，不能满足当前持续增长的档案利用者的实际需求。究其原因主要有以下两点：

一是管理者长期以来对于成人教育档案的重视度不足，档案管理工作也不够规范；

二是从管理手段方面来说，大部分普通高校成教档案仍然是沿用传统方式，即手工整理和编制纸质的档案资料，在利用档案时还是以人工检索方式为主，并未建立电子文档，查阅起来程序较为繁琐，数据信息也不能得到有效整合，这就严重限制了档案资料的查阅效率和档案利用率，给这类档案利用者带来严重影响。

四、普通高校成人教育档案管理服务提升的对策

（一）提高成教档案管理的重视度

学校管理层对高校成教档案管理工作重视度不足，是导致目前档案管理出现困境的主要原因之一。只有切实提高对普通高校成人教育档案管理工作的重视程度，才是解决问题、改善现状的前提基础。首先，普通高校应不断提高对成人教育档案管理工作的重视程度，从思想意识上正确看待成教档案管理工作，从行动上针对成教档案管理工作制定与之对应的管理机制，从管理模式上积极探索，不断创新突破；其次，增加对成教档案管理工作经费的投入力度，及时更新设备，开发专业的档案管理系统，积极引进专业人才、在管理制度上不断创新。教育局对此应设立专项经费，为专家团队的系统研究工作提供资金支持，从而对普通高校成人教育档案管理工作水平和工作能力的提高起到有效的保障作用[4]。

（二）结合实际需求，不断完善规范档案管理制度

近些年，虽然普通高校成人教育的办学形式变得愈发灵活多样，大大丰富了成人教育的档案内容。但据相关调查研究结果显示，不少高校并没对成人教育的档案管理工作规范及时制定或修订，采用的依然是全日制教学的档案管理工作规范标准，而成人教育与全日制教育各有不同，由此而形成的档案也存在相应的差异。因此，在制定和完善档案管理制度时，必须要深入开展科学调研，充分结合本校成教工作及其档案特性来制定科学合理的检索和管理机制，组建适用于本校成教档案管理的档案室，采购开展档案管理工作所需的各种办公用品，充分利用校园网络以及计算机设备优势，开展档案信息的收集、整理、存贮等工作，并积极开展档案信息化管理，让档案资料的查询由以往的手动检索逐渐转变为自动化信息检索，尽早实现对成人教育档案的现代化信息管理。

（三）加速提高信息化、规范化程度

地方高校要求进一步提高成人教育档案管理工作的信息化、规范化程度，就必须要从相应的规章管理制度入手加以规范，一方面，针对成人教育档案管理工作的特殊性，国家相关部门制定相应的法律法规，为普通高校成教档案管理工作的顺利开展提供法律依据支持；另一方面，各地普通高校应结合本校的实际情况，开展特色成人教育，将成人教育档案管理机制纳入学校的规章制度当中。

（四）不断提高相关管理人员的工作水平

提升档案管理人员工作水平主要应从以下方面入手：首先，应积极引进专业人才，通过具有市场竞争力的薪资福利待遇来吸引更多优秀专业人才来校工作，加强学校档案管理队伍建设；其次，针对现有档案管理人员，加强系统培训，必须要由专职人员负责成教档案管理工作，避免兼职人员的参与。学校应定期组织档案管理人员开展交流学习、专业培训，通过各种有效措施不断提升相关人员的工作水平，促使他们努力学习新的专业知识，掌握各种关键技能，积极转变传统的管理思想，并制定科学完善的激励机制，充分激发员工的工作主动性和积极性，为自己所从事的工作感到自豪，增强员工的责任感，从而为普通高校成教档案管理工作的长期创新发展奠定坚实的基础。

综上所述，普通高校成教档案是社会大众接受高等教育的重要信息依据，在评价人才教育水平和教育资质方面具有重要意义。成教档案管理机制的优化完善对于人才的发展以及国家人才储备都具有重要意义。普通高校改善和提高成教档案的管理水平，不仅可以有效提高档案资料的利用率，而且还有利于培养校内人员的档案利用服务观念，提高对档案资料的正确认知。同时，普通高校档案管理人员也应积极学习业务技能和新的管理制度，在实际工作中，有效结合现代化信息技术，实施高效管理，不断提高档案管理工作水平，为国家和社会的人才储备，提供真实准确的资料佐证和信息保障。