集团型公司信息化合同管理系统的开发与集成应用

夏孝俊

（浙江大有实业有限公司杭州科技发展分公司，浙江 杭州 310051）

0 引 言

作者所在公司自主研发了合同管理系统，通过该系统在产业集团的成功推广应用，实现合同业务、授权业务的全过程精细化、流程化、差异化管理，提升了产业集团办公先进性、高效性，对企业经营管理有重要意义。

1 合同管理系统介绍

合同管理系统是以支撑集团型公司改革发展，以及各产业集团运营管控、产业单位自身经营管理为驱动，根据省管产业单位信息化建设规划纲要意见，按计划拟开展的管理信息化建设系统应用。基于统一开发技术框架，构建了省管产业单位自主的信息化集团型公司信息化平台，全面支撑各专业业务应用自主建设。以平台为数据支撑，严格遵循“统一职责、统一流程、统一文本、统一考核、统一平台”的基本原则，同时将财务合同的生效过程融入其中，进而实现对收款要素的精准控制，一旦合同从拟制到生效的过程中出现风险，便能够及时弹出预警提示，进而实现合同的科学高效管理。

结合当下软件工程领域的前沿技术，以及明文规定的技术规范，同时对未来前景进行预测，找出用户未来的长久需求点，结合上述诸多要素来完成系统软件平台的搭建。系统主体架构应采用分层逻辑，并在后续建设出三个不同层次的功能板块，即基础应用板块、决策分析应用板块、业务管理分析板块，从而让系统具有良好伸缩性的同时也具有较强集群功能，可以适应未来业务的新要求。数据存储方面应选择业内知名的数据库，确保系统软件能够实现高效的信息集成。另外，还应该确保软件能够提供搜索查询、缓存、数据转换与复制等多种功能，将信息集成的功能做到业内领先水平。而想要实现应用架构与应用整合，需要使用具有强大事物处理功能的中间件，进而确保软件能够迅速解决业务大量集中所带来的数据压力，保证软件的响应速度维持在一个正常范围内，建立起单个服务器到多个数据源的高效连接。

合同管理系统由多个分工不同的模块组成。核心模块有合同生命周期管理、工作中心、基础信息、授权管理、模板管理、合同专家管理、领导看板管理等模块，同时还有诸多小型模块共同组成，如图1所示。

图1 系统应用界面

此系统为合同的管理提供了一个实时更新，稳定可靠的线上信息处理平台，应用专业的数据整合技术，其中涵盖的数据覆盖项目进度、财务、物资、市场变化等。数据的精准性得到了一定保障，确保合同的签订到结束期间所有的执行与变更情况被及时处理，便于与合作方更好地沟通协商合同问题，做到真正的数据共享与高效的协同。以管理层角度来看，能够帮助他们更好地掌握实时的财务变动情况，确保将真实信息上报到决策层，避免采取错误措施导致问题恶化，实现信息技术所具备的独特辅助作用。

系统业务架构如图2所示，合同管理系统的业务功能包括基础信息管理、合同模板管理、合同审批、合同执行闭环管理、授权书管理和电子印章等功能模块。

图2 系统业务架构图

合同全过程管理，其功能覆盖合同起草、审批、签署、归档、变更、作废、终止、转让等业务的全过程闭环管理，与业务管理全面融合，全面实现合同执行的流程化和规范化。同时，建立门类齐全，功能完善，定期更新的格式合同文本库，在合同发起时，能够实现在线编辑保存。实现合同文本加密，审核合同和盖章合同文本确保一致。

授权书管理模块，依据集团法人代表授权委托管理办法，提供授权书的申请、审核过程管理。

基础信息管理，提供签订合同相关的信息维护和管理，主要包括项目信息、合同对方信息等内容。

综上所述，合同全过程管理的具体功能描述，合同全过程管理流程图如图3所示。

图3 合同全过程管理流程图

1.1 合同审批管理

从承办人选择合同模板开始，经过合同起草、合同送审、合同审核、合同盖章、合同生效，以及合同变更、合同转让、合同终止等技术环节，体现了合同从中标通知书开始，到完成整个合同的确定的全过程。

1.2 合同执行监控

通过不同视角，对合同的执行过程的每个结点进行监督，形成不同的输出结果，并及时通过短信等手段提醒相关人员。合同变更、执行风险与问题实时掌握。基于合同台账可进行信息查阅、履行监控、合同变更、合同转让等合同相关业务处理，是贯穿合同全生命周期管理的主线。

2 合同管理系统的集成应用

为保证合同管理相关业务数据的及时性、完整性和准确性，支撑集团型公司信息系统的高效运转。以合同管理系统作为合同业务核心，基于集团型公司信息化平台统一的集成服务组件，实现合同管理及工程业务管理应用、ERP 系统及档案管理系统的业务集成以及主数据共享。达到省管产业单位所提出的管理要求，确保合同业务的正常闭环管理。

本系统统一了全省合同管理系统，实现了合同系统与工程业务系统、ERP 系统及集团型公司信息化平台进行了数据及业务的集成，实现了合同起草审核全流程执行管理的统一，避免了各产业单位合同系统的重复性建设。同时，合同管理系统具备合同业务管理、领导看板、统计报表、专家管理、基础信息功能模块，以满足各产业单位多样性的业务模式和管理要求，提升系统的适用性和实用性，进一步提升合同系统与工程业务系统、ERP 系统合同业务融合性。

2.1 集成技术路线

基于集团型公司信息化平台统一的集成服务组件，实现合同管理、ERP 系统、工程业务系统与档案管理系统的业务集成以及主数据共享。主要集成技术采用HTTP 协议进行数据加密传输，应用HTTP Restful 风格的JSON 标准格式，采用Unicode 字符集，UTF-8 编码方式，命名符合Java 驼峰规则，即多个单词直接连接，首单词全部小写，后续各单词首字母大写。集成规则包含以下两条：报文格式方面，报文由报文头（head）和报文体（body）两部分组成。报文加密方面，要求双方涉密信息项均采用数据加密方式传输报文。

2.2 业务集成范围

合同业务管理应用建设与产业单位ERP 系统、招投标系统、工程项目管理系统、档案管理系统实现数据集成，集成范围主要包括：

（1）与产业单位ERP 集成：以ERP 为源头，实现客户、供应商、项目等主数据信息集成；合同履约执行过程中业务数据集成，如采购申请、收付款等数据信息集成。

（2）与招投标系统集成：集成招投标系统中的中标通知书等相关数据信息。

（3）与工程项目管理系统集成：合同履约执行过程中业务数据集成工程任务单、开工报告等上下游关联单据。

（4）与档案管理系统集成：实现履约完毕的合同归档数据集成。

（5）与一体化系统集成：向一体化系统提供合同业务管理中生成的各类提醒信息。

2.3 业务集成测试

测试内容主要包括：

（1）测试计划和设计：根据软件需求说明书，制定测试计划，测试方案，包括收集测试方法，测试用例等。

（2）测试：根据系统详细设计，制定测试计划，测试方案。

（3）单元测试：保证代码质量保证代码的可维护，并且保证代码的可扩展性，最终确保代码的整体质量。

（4）压力测试：模拟实际应用的软硬件环境及用户使用过程的系统负荷，以500 人次同时在线为标准，长时间、大负荷地运行测试软件，来测试被测系统的功能性、可靠性、稳定性等。

3 系统成功应用的成效

合同管理系统成功应用，不仅带来了显著的经济效益，同时也产生了明显的社会效益。

3.1 业务效率

可以及时且精准的完成领导所下达的合同签订工作，业务效率的显著提升。非功能性需求达到了以下几个要求：

（1）满足业务活动高峰同时使用用户数为1 000，业务活动高峰处理量为每秒钟500 次。正常情况下系统响应时间为2 秒，高峰期间可接受最大响应时间为5 秒钟。

（2）充分考虑国家信息安全相关要求，结合产业单位集团实际业务，自主创新的信息技术，关键技术自主应用，实现自主可控。

（3）在统一开发平台上实现各应用相互无缝地衔接融合、集成和扩展，聚合成一个系统的应用体验。

（4）拥有持续提升业务应用的服务支撑能力和资源提供能力，满足合同业务应用的功能实用性需求。充分考虑后续建设需求，预留标准化的扩展接口。

3.2 管理效率

全面具体的展现合同签订效率、合同履约情况等。各部门之间责任界面清晰，便于分析责任和绩效考核。确保合同能够第一时间签订完成，履约结算也能够更加精准，进而提供更加全面的合同管理信息，便于相关工作人员更加清晰便捷的完成合同的精细化实时管理，显著提升管理效率。

该系统在应用中具有以下特点：一是采用分层设计，包括前端展示层、后台技术层、基础组件层、基础资源层、数据层、支撑层、基础设施层，每个层次具有独立逻辑及部署关系；二是明确集成数据溯源与责任；三是预留系统多接口设计、拓展空间较大。

实现了集团本部及下属所有产业单位的实施应用推广工作，完成了与工程子系统、ERP 系统的集成工作，构建了省管产业单位统一合同管理应用平台。自系统上线试运行以来，系统运行稳定。

4 结 论

集团型公司通过业务流程重组，提高了合同签署执行效率，保证了省公司合同管理工作“统一职责、统一流程、统一文本、统一考核、统一平台”的原则在全省的贯彻落实，也取得了显著的经济效益和较好的社会效益。