基于档案管理数字化转型的策略分析

吴艺慧

（厦门技师学院，福建 厦门 361012）

1 引言

档案管理工作包括编写、保存、管理和交接几个主要方面，但传统的纸质档案管理工作存在很多弊端，如效率低下、管理混乱、应用困难，而且应用过程中容易损坏等。在高新技术层出不穷的新时代下，传统纸质档案管理中的弊端越来越明显。各个行业企业和机构组织开始积极应用先进科学技术，实现档案管理数字化转型。档案本身是机构组织在日常生产经营和管理过程中的真实性工作记录，也是资产的重要凭证和战略决策的重要依据。档案管理数字化转型可以为相关工作的顺利开展提供有力保障，对行业企业和机构组织的未来可持续发展具有重要意义。

2 档案管理数字化的内涵

档案管理数字化指的是将传统的纸质资料通过数据技术、信息技术等进行综合处理，并利用压缩扫描转化等多种手段将其转化成影音文件和图片文件，之后再运用存储管理技术将转化而成的图片和影像资料储存于光盘库、磁带库等大容量的存储介质中。最后将这些信息资料发布到局域网广域网、行业企业的内部网络、国际互联网内部等。实现档案管理数字化转型是一种新兴的档案管理技术，档案管理数字化需要以现代科学技术为基础，以现代先进设备为载体，通过建立网络计算机平台和外部的公共通信网络，实现档案管理数字化转型。同时还应该针对传统的档案数据库进行调整，利用信息技术生成各种档案数据库和各类信息库，并通过智能信息处理技术、概念性全网络搜索，应用自然语言将数据信息库转变为知识库。最后还需要做好档案资料的安全保护工作，避免发生黑客入侵或者信息被盗窃篡改的情况[1]。

3 档案管理数字化的流程分析

档案管理数字化是基于信息技术、大数据技术、图像分类技术、文字识别技术等新兴技术的一种创新档案管理模式，利用多种手段转化档案资源形成数字档案库。具体的档案管理数字化流程包括档案领取、档案分类、档案拆分、档案扫描、图像处理、质量检查、原件整理等。

第一，档案领取。管理人员在档案管理数字化转型的过程中，会将传统的档案资料转化为具有保存价值的文件和影像资料等实体档案。

第二，档案分类。按照组织机构和行业企业的档案分类标准，针对其中的不同种类档案进行分类，如财务档案资料、人事档案资料、技术档案资料等。

第三，档案拆分。为了日后的档案资料应用，需要对转化完成的档案资料进行统一编号，档案的编制页码也需要进行编号。而针对那些不允许进行扫描或者不需要扫描的档案，则单独处理，通过标注实现单独管理。

第四，档案扫描。档案扫描是档案管理数字化的核心也是关键，在扫描过程中需要档案管理人员基于国家档案管理标准，对原档案资料进行扫描处理。通过质量定义扫描系统实现自动分类、自动去污、自动倾斜校正，调整其中的相关参数。除此之外，还需要结合传统纸质档案资料中的纸张薄厚和大小等数据，调整数字档案资料的分辨率和明亮度，保证传统档案资料数字化的顺利完成。

第五，图像处理。在扫描完传统档案资料之后需要处理转化成的图像，利用自动校对功能提升图像的正确性。同时还应该进行去黑边、去污渍和祛斑点等操作，保证图像的清晰和标准，满足档案管理数字化的要求。

第六，质量检查。档案管理人员应该针对图像利用信息技术进行全面检验和自动校对。如果发现不符合档案管理标准的图像，则需要进行修复处理，使其满足国家档案管理的相关标准。

第七，原件整理。在完成传统档案资料的转化工作之后，需要专门的档案管理人员按照行业企业和组织机构的原始档案以及国家档案管理的相关标准，重新进行整卷整理以及归还。档案管理数字化并不意味着舍弃原本的纸质档案资料，需要档案管理人员保存好原文件，方便日后的校对和对比整理[2]。

4 档案管理数字化转型面临的挑战

4.1 档案管理软硬件设施更新速度慢

很多行业企业和组织机构在进行档案管理数字化转型的过程中取得了不菲的成绩，而且发展和建设速度也较快，传统档案资料转型较为成功。但从整体上来看，部分企业的档案管理软硬件设施更新速度仍然较为缓慢。采用的是传统的设备设施，存在一些安全隐患以及效率低下的问题。在应用过程中，这些档案管理软硬件设施仅能够满足企业的日常档案管理需要，并不能满足档案管理数字化需求。也就是说企业在进行档案管理数字化转型过程中，面临着档案管理软硬件设施的挑战。例如，在进行档案管理数字化转型时，需要配备各种型号以及丰富功能的扫描仪和电子资料备份设备等，这些设备具有明显的专业性。但部分企业的扫描仪和电子资料备份设备较为陈旧，无法满足新时代企业的快速发展需要和档案管理数字化的客观需求，导致档案管理数字化转型面临着诸多挑战，在短时间内难以实现完全转型[3]。

4.2 档案管理数字化存在的业务问题

传统的纸质档案资料管理和应用环节会存在一定的业务问题，而这些业务问题在档案管理数字化转型过程中依旧存在，导致企业的档案管理工作难以得到有效保障。例如，在鉴定原始档案资料时，会因为一些错误的人为操作和不明确的要求标准等，导致鉴定的数据资料内容不完整、不科学、不规范。例如，部分企业在进行档案资料扫描的过程中，仅仅扫描了正本，没有扫描草稿，导致档案资料的真实性下降。

4.3 欠缺专业的档案管理数字化人才

很多企业在进行档案管理数字化转型过程中，没有意识到档案管理的重要性，也没有针对性加强档案管理人才的培训，提升他们的专业素质。在档案资料从传统纸质档案管理方式转变为数字化管理方式的过程中，虽然整体的工作流程没有发生较大改变，但实际操作内容大为不同。同时操作理念也和传统的纸质档案管理模式有一定的差别，这就对档案管理人才提出了更高的要求。然而，在档案管理数字化转型过程中部分管理人员并没有及时转变自己的工作方式和工作理念，很难适应数字化档案管理模式的特点和要求，而这则为档案管理数字化转型带来了一定的困难和阻碍。这就需要企业进一步培养更多数字化档案管理专业人才，加强人才队伍建设，促进档案管理数字化转型[4]。

5 档案管理数字化转型的对策

5.1 投入更多资源促进软硬件设施更新

企业应该意识到档案管理数字化转型的重要性，投入更多人力物力和财力资源，加强软硬件设施建设。首先，企业应该提高资金投入力度，保证档案管理数字化转型拥有充足的资金作为保障。将硬件设备设施的采购纳入企业发展规划中，同时企业还需要将硬件设备的日常维护与管理资金纳入企业营运资金管理体系中。这样才能够结合企业实际情况，促进企业档案管理硬件设施的更新，满足数字化转型的需求。其次，企业需要积极要求计算机领域专家，结合企业实际情况，打造符合档案管理特点的软件，并制定完善的软件维护管理计划，定期对软件进行更新，发挥数字软件在档案工作中的重要作用。除此之外，企业还需要保证现有设备的更新与维护管理。在档案管理数字化转型过程中，结合档案管理特点更新设备，丰富设备设施的功能模块。企业需要组建一支专业的软硬件设施维护小组，定期对档案管理软硬件设施进行检查、维护和更新，为档案管理数字化转型提供有力的软硬件设施保障。

5.2 把握档案管理数字化发展方向

企业档案管理数字化转型需要基于数字技术，改变现有的档案管理模式，并转化原本的纸质档案资料，从而实现档案资源数字化、业务流程数字化和档案资料管理模式数字化。档案管理数字化转型并不仅仅指的是利用现代科学技术提高现有的档案管理效率，而是通过信息技术、大数据技术和数字技术等，重新构建和划分现有业务流程，改革管理内容，提升管理质量，这样才能够让档案管理在开展过程中创造出更多效益，为企业的战略决策提供依据。

档案管理数字化转型应该把握其发展方向，遵循档案管理数字化的要求，提升管理质量。一方面，需要转变档案管理对象，从原本的纸质档案转变为数字档案。在转化传统档案资料的过程中会产生各种电子信息数据，需要进行分析并创造良好的保存条件。另一方面，需要转变以往的管理体系，从手工管理模式转变为系统管理模式，从传统的手工管理和分段式管理转变为自动管理和集中化管理，这样可以有效提升档案管理的效率，减少档案管理工作人员的压力，实现档案的自动归档、收集和整理。除此之外，还应该从原本的行政管理模式转变为协同管理模式。企业需要结合数字技术、信息技术等实现全过程的跟踪检验，并加强监督指导力度，完善考核评价体系，让档案管理更加科学规范。档案管理工作人员应该向领导汇报有关档案部门的实际情况，包括管理目标、认证资料的收集和交接、档案资料的编制等。在获得领导的同意和审批之后再进行相关工作，明确档案管理数字化发展方向。最后需要档案管理部门加强和其他部门的联系，重视相关工作的开展，促进档案管理数字化转型[5]。

5.3 健全档案管理数字化制度体系

市场经济的快速发展让行业企业和组织机构更加重视档案管理工作的数字化转型，而我国也针对档案管理工作的变化，不断完善相关法律制度。而企业则需要按照法律制度体系开展档案管理数字化转型工作。在这一过程中，应该将严格的制度体系落实到各个部门以及管理工作的各个环节中，进一步提升档案管理效果，规范管理流程。同时其还应该建设数字化档案管理工作体系，将数字技术渗透到档案管理的多个环节中，如档案资料归档、管理、技术标准、信息安全、建设流程等多个方面。

除此之外，还需要企业进一步加强建设档案管理数字化保障体系，包括战略框架体系、业务系统和安全体系等，从而为档案管理数字化转型提供多要素的支撑与保障，提升档案管理质量。一方面，企业应该将档案管理数字化转型融入企业数字化转型的全过程中，与企业数字化转型同步运行，为档案管理工作的创新与改革提供必要的人才支持和资金保障。同时还需要企业结合当前实际情况制定转型的专项计划和方案制度，有步骤地执行不同环节工作，实现档案管理数字化转型的环环相扣。另一方面，企业需要建立完善的保障体系，包括信息安全保障体系、业务保障体系等。科学划分不同部门的责任和工作范围，为实现档案管理数字化转型提供有力保障[6]。

5.4 培养有信息素养的档案管理人才

高质量的档案管理人才队伍是促进档案管理数字化转型的重要基础，为了更好地开展档案管理工作，需要企业解决现有的复合型人才缺乏问题，培养更多具有信息素养的档案管理人才。而在培养管理人才的过程中，还应该与时俱进，不断引进先进的管理理念和前沿管理技术。当前部分企业普遍存在人员年龄结构不合理、信息素养不足、计算机操作能力不强等问题。很多档案管理人员仍然习惯应用传统的纸质档案管理工作方式和理念。这就需要企业针对性强化现有的档案管理人才的综合素质，并加强高质量人才的引进，保证档案管理人才掌握网络技术、自动化技术，了解档案管理的多种业务，具有较高的专业素质和档案管理能力，让档案管理人才参与到档案管理的全过程中，发挥相应的作用。企业集团应该提高对现有档案管理工作人员的教育和系统性的培训，通过开展定期和不定期的教育课程，提升他们的综合素质。有条件的企业还可以组织现有的档案管理人才队伍走出去，学习其他企业先进的档案管理理念和管理方式，积累更多管理经验，提升管理能力。同时，企业可以采取公开招聘制度，从社会中寻找和吸引更多优秀的档案管理人才，促进档案管理数字化转型。除此之外，企业还可以和当地高校积极开展合作，打造长效合作机制。从高校中吸收更多新鲜血液，为档案管理数字化转型注入新的活力[7]。

在新技术和新理念的引进方面，则应该结合企业的经营发展特点以及内部制度体系，合理引入，改善当前的档案管理模式，这样才可以突破原有档案管理中存在的限制，解决弊端问题，为档案管理数字化转型提供有力保障。

6 结语

综上所述，本文基于档案管理数字化的内涵和流程，探讨了当前行业企业和组织机构在档案管理数字化转型过程中面临着挑战和转型的对策。通过解决当前人才缺乏、软硬件设施更新速度缓慢和存在的业务问题，促进档案管理数字化转型。档案管理是行业企业现代化发展的重要基础性工作，随着信息技术的不断应用，企业应该在数字化的基础上改变传统的档案管理方式。紧跟时代潮流，积极运用先进科学技术，加强人才队伍建设，向数字化档案管理不断迈进。