浅谈事业单位档案管理的信息化建设路径

孟庆雪

哈尔滨市松北区疾病预防控制中心 黑龙江 哈尔滨 150000

引言

在全新的社会环境下，互联网+的时代特征越发显著，并且衍生出了许多的信息化技术载体和软件，在很大程度上改变了社会的发展面貌，同时也给事业单位的内部工作带来了显著的革新机遇。档管作为事业单位内部的重要工作内容，所发挥的重要地位尤其突出。在全新市场环境下，事业单位内部的档案资源日渐丰富，且具有一定的复杂性，传统的管理模式比较桎梏，难以符合新时期的管理要求。而积极适应互联网的时代趋势，加强档管工作信息化建设与改革，逐渐成为事业单位深入发展道路上的核心要务。对此，需结合实际展开深入分析，进一步明确工作要点，并提出科学的建设举措。

1 事业单位档案管理信息化建设的重要性分析

1.1 拓展系统档案包容量

经济的高速发展让事业单位的服务业务和范围逐渐的拓展和增加，致使内部所产生的档案信息越发复杂和多样。传统以人工和纸质为载体的档管模式，逐渐与新时期的市场环境以及管理要求相偏离，甚至呈现出一定的桎梏性，所呈现的管理效能比较低下。同时，以往纸质的档案管理模式在信息的包容量上也具有很大的局限，在很大明显造成了空间浪费，也不利于环境的生态建设。而信息化建设能够有效缓解当前不良的管理现状，用电子化管理平台取缔传统的纸质管理模式，降低木材开发、纸张生产而造成的环境污染。同时也能够进一步缩小档管空间，降低成本投入，切实满足复杂化、多元化的档案信息存储和管理要求。

1.2 便捷档案信息检索

传统以人工为主的档管模式，在检索方面具有很大的难度挑战[1]。因为事业单位在不断拓展和实践业务的过程中，逐渐积累了丰富而多元的档案信息，这将给工作人员的档案检索与搜集造成了很大的难度挑战。致使整个检索效率比较低下，甚至还会出现重复且错误等不良现象，给事业单位未来的战略统筹与发展规划造成不良诱导和消极影响。而信息技术的应用能够实现智能化检索功能特征的进一步凸显，管理人员可以在先进技术的支撑下，通过智能检索快速搜集和整理出相关的档案资料，对其进行分类管理。从而在进行战略规划时，能够有针对性的检索和整理，充分发挥其所具有的参考功能。保证事业单位所规划的未来发展方向更加精准，也能够为相关业务有效开发和拓展提供一定的行动参考。

1.3 助力事业单位公共参与

在新时期社会形势下，国家针对公共参与提出了全新的战略要求，主张事业单位要适应相关的政策法规，积极构建公共参与平台。从而全面提高整体的公共参与度，充分发挥公众所具有的监督作用，支撑整个事业单位实现更规范而深入的发展。传统的档管工作模式在信息传播共享方面具有一定的空间局限，而信息化载体的应用能够有效突破这一围墙。科学搭建档案信息资源共享中心，增强各个部门之间的有效衔接与互通，同时也能够为公共参与提供良好的信息依托。所以，事业单位需要全面关注当前档管工作信息化发展的必要性和重要性，然后结合具体的建设目标和方向定位，确定具体的工作要点。

2 事业单位档案管理信息化建设的工作要点分析

2.1 战略统筹，确定方针

在全面发展档管信息化建设这一工作要务时，事业单位需要遵循战略统筹的原则，深入分析国家在档管工作方面所提出的新要求、新标准。了解具体的战略法规，借鉴和引进先进的管理思想和基础理论[2]。然后结合单位内部的工作要求以及在未来发展方向的精准定位，科学的设置建设方针。从而为接下来相关建设工作的有序开展提供一定的战略支撑和引导，保证各项工作有序进行，提高整体的建设效能和综合实践品质。在进行信息化建设时，需要做好全面性、系统性的市场调研工作。了解目前人民群众在档案信息方面所具有的实际需求，确定服务的人群和工作改革方向。之后，结合单位内部所涉及的服务业务以及覆盖范围确定具体的功能要素，对信息化管理系统的内部结构，以及所包含的功能模块进行优化设置。这样才能够保证所构建的系统更符合真实的工作环境，提高整体的执行性和适应性。

2.2 革新技术，搭建平台

为推进档管工作真正实现信息化建设与改革，事业单位需要清楚地认识到新时代背景下所呈现的互联网革新趋势，做好市场调研活动。积极搜集和整理多元化的技术载体，分析其所具有的功能和适用范围。然后通过有效的衔接与规划，科学设置现代化管理平台，确定具体的功能优势以及服务范围。结合档管工作的职能要求进行合理布局，确定相关的工作流程，设置具体的管理标准。这样才能够保证信息化系统在实操的过程中更规范，且符合事业单位的实际要求。同时也需要利用互联网所具有的信息搜集、整理和传播、共享功能，科学构建官网平台。就相关的档案信息进行传输与反馈，真正做到档案管理的公开化与透明化，从而为公共参与提供良好的环境基础和信息保障。同时，在革新技术时，不仅需要针对系统建设积极引进先进技术软件，也要做好系统维护与安全防护，加强技术开发与系统完善。合理引进防火墙等软件，搭建安全防护屏障[3]。

2.3 精准录入，智能统计

事业单位对于档管工作领域的信息录入和统计基础要素具有较高要求，其操作的精准性显著影响着今后的战略统筹以及发展规划。因此，在科学构建现代化信息化管理平台时，需要遵循精准录入、智能统计的原则，对具体的系统功能和实操流程进行规划设置。根据不同类型的档案信息进行智能分类，然后借助一定的技术载体进行扫描录入。加强信息真实性精准性的检测，并做好信息汇总，依托智能化的技术手段进行综合性的统计与评估。通过对档案信息的全面整理、分析整体的业务成果和接下来的发展趋势。同时，也能够帮助管理人员以此为依据深入分析和判断事业单位内部所存在的不良风险，并及时做出干预和控制。

3 事业单位档案管理信息化建设的工作路径分析

3.1 改良建设方法

为了促进档管信息化建设工作实现高效落地，事业单位务必要从具体的建设理念和方式手段上进行合理规划，从而提高整体的建设进度。也能够确保所构建的信息化管理体系与新时期的事业单位实际环境，以及在档管工作方面所提出的具体要求更加契合。首先，事业单位积极搜集国家在档管工作方面所制定的全新战略方针，确定具体的建设目标。然后本着精细化全方位的原则，科学设置档管工作体系[4]。以保证其内部所包含的结构要素、功能模块更加的全面，提高整体的管理环境适应性。

同时，在具体进行系统信息化建设时，需要组织相关工作人员全面做好市场调研。了解新时期市场经济体制下对事业单位的工作要求，以及在档案管理方面所提出的全新标准，做好建设方案科学规划、设置。并遵循预防为先战略准则，深入分析在信息化系统实践运行中可能存在的不良风险。然后积极制定预防方案，以规避不良隐患，合理控制信息化建设的成本损失。

3.2 加强人员建设

档管信息化建设的进一步推进以及高效运行离不开优秀人员的支撑[5]。作为档管工作的主要执行者和参与者，内部人员的综合素质在很大程度上决定着管理工作的综合品质。因此，事业单位需进一步明确信息化管理系统的操作要求，确定安全与质量控制标准。科学构建培训机制，组织多元化的培训活动，引导广大工作人员积极参与其中。学习优秀的管理理念以及掌握正确的信息化管理操作技能，从而保证所构建的当管信息化系统能够得到真正的运行。在规范内部人员工作流程以及操作规范的同时，也能够切实保障整个系统运行环境的安全性，有效避免重要档案信息丢失等不良隐患的发生。

3.3 完善监督体系

在构建信息化档管系统的过程中，事业单位需出于安全防范与质量控制的原则，构建完善而具体的监督机制。搭建智能化自动化的监督平台，以便能够在系统实际运行期间及时发现不良隐患，对网络病毒进行杜绝。切实保障档案存储和管理环境的安全性，有效维护事业单位的信息安全。

同时，也需要积极构建专业的系统维护队伍，确定具体的工作职能[6]。科学设置维护周期，定期对信息化系统内部结构和运行环境进行智能检测。及时发现故障风险，并采取专业的技术手段对系统做出维护。这样能够让整个系统功能得到进一步的优化，规范运行环境，确保档案管理工作质量符合实际要求。

3.4 优化系统功能

在复杂化的档案信息环境下，事业单位需对具体的系统模块和结构进行优化设置。

首先，需要在检索方面进行合理优化。加强信息化载体的开发与运用，科学构建智能化检索系统。方便相关人员在获取档案信息时，能够通过智能检索来获取相关信息。

同时，科学构建智能化、自动化的存储工作环境也十分必要。科学利用自动化的扫描软件，对档案信息进行精准录入，提高整体的录入和存储效能，也能够有效降低人工模式下所造成的错误概率。

此外，事业单位还需要充分借助现代化载体所具有的共享功能，科学构建数据控制中心，拓展共享服务范围和空间。方便内部各部门之间能够就重要的档案信息进行对接和分享，提高各个部门之间的沟通效能。促进各项任务有效落地。

不仅如此，事业单位还需要积极开发信息化软件，重点加强系统本身自动纠错功能的设计与建设。以便可以及时甄别出错误信息并有效剔除，加强重复性信息的自动检索功能设置。这样能够保证档案管理更加精准，且全面提高信息的利用价值。

3.5 创新服务形式

事业单位需要重点关注新时期在档案管理方面所提出的要求，确定接下来的改革方向。重点加强现代化载体的规范应用，并以此为支撑对具体的服务形式进行优化创新。这样能够提高整体的执行力，也能够促使档管工作与新时期的事业单位发展与建设更加契合。科学设置官网，并针对查询、检索、对比、筛选等各个功能模块进行合理优化。从而在实现高效管理的同时，也能够合理的控制出错概率，提高整体的管理品质。

4 结束语

依前所述，事业单位从内部出发做好档管工作，并跟随新时代发展趋势加强信息化建设与改革，对于优化内部经营环境、全面整合业务信息具有积极影响，能够为今后的战略统筹以及发展规划能够提供良好的依据和参考。因此，事业单位需进一步明确接下来的档管工作核心目标，积极确定具体的工作要点，并充分发挥信息化载体所具有的功能优势，对具体的档管工作模式以及建设举措加以革新，只有这样才能够全面提高档管工作的综合实效性。