信息时代的数字化档案管理

石莹 陕煤集团神木红柳林矿业有限公司

一、一流智慧化档案馆建设背景

（一）提升企业经济效益，减少资源浪费

企业为了积极响应国家有关部门提出的档案政策，在现有基础上加大数字化档案室的建设和管理，随着数字化档案室的进一步推进，当数字化档案系统建设相对完善后，在通过各级档案管理人员的授权和审批，企业各个工作部门以及其他基层单位需要进行档案查询的人员都能够通过智慧化的档案管理系统来实现直接搜集和查询，这和以往的档案管理工作相比，减少了中间大量性的档案管理工作人员，并在极大程度上降低了档案管理成本，有效避免了纸张资源、人力资源等的浪费。

（二）能够有效提升企业档案管理工作效率

以往的档案管理工作不仅需要大量的管理人员对档案进行整合和归档，而且档案管理工作步骤比较多，过程相对麻烦，从而导致最终档案管理的效率低下。在企业的数字化档案管理工作中，通过系统集成，业务系统中已经处理完毕的工作形成的电子档案能够直接归入档案管理系统，档案管理人员无须像以往一样各部门去收集相关的档案资料，这就在极大程度上降低了档案工作人员的工作量，也会在一定程度上提升档案工作人员的工作效率和工作质量[1]。另外，企业的全体工作人员都能够利用网络对相关的档案信息资料进行远距离的搜集和查找，这在极大程度上方便了档案信息资料使用者，他们只需要对相关档案信息进行规范的操作处理就能够立即使用，从根本上促进了档案信息数据的传播效率。

（三）最大限度保证企业档案信息资源的真实性、完整性以及可靠性

利用系统集成，在业务系统中形成的电子档案信息就能够直接归入相关的档案管理系统中，这样就能够从根本上保证企业电子档案数据信息实际记录的就是原本的档案信息，这能够最大限度地保证企业档案信息资源的真实性。比如，档案管理系统能够随时针对库房温度湿度等数据进行有效的记录，这和以往的人工管理形式相比更加准确、精准[2]。除此之外，还能够有效利用各个系统和档案管理系统之间的联系，能够在档案管理系统中对相关的电子档案数据信息进行自动化智能化的收集，同时在档案管理系统中还能够明确看到不同电子档案信息历史处理记录，从而最大限度地保证了企业档案信息资源的可靠性。

（四）有助于积极推进企业档案工作的升级转型

档案工作由以往的将档案实体储存作为重点逐渐向以电子数据信息等电子文件搜集使用档案实体数字化、智能化信息为主的能够面向企业全体员工展开为重点实现转变。随着数字化档案管理工作发展，信息化、网络化的管理方式逐渐替代了以往的人工管理，档案管理工作的具体内容也由单一化管理档案信息逐渐向综合化管理发展，除此之外，最重要的是，企业的档案服务形式逐渐从分散、被动的信息服务模式逐渐向全面、系统的服务形式转变，档案信息的使用打破孤本局限限制，最大限度地实现一份文件能够实时提供多个人共享，并通过网络实现远程以及异地输送，为远程查询搜集提供了条件，在现有基础上，进一步增大了档案信息的使用空间，有效提升了档案信息的使用价值。

二、在信息时代下，积极推进数字化档案管理的有效举措

（一）打造专业化、高水平的数字化档案管理人才团队

在信息时代下的数字化档案管理工作中，具有一定程度的综合性和系统性，要求相关档案管理工作人员能够具备一定水平的档案管理知识和档案管理能力，同时还要求相关档案管理人员能够具备良好的信息素养，能够在现有基础上熟练进行电脑操作。

1.要从根本上加大对企业电子文件归档管理以及数字化档案室建设职能部门以及分管领导的认识，充分明确信息化部门以及电子文件产生部门等在现阶段企业数字化档案室建设中扮演的重要角色。要将以上内容充分体现在相关项目任务书以及开发计划等文件中。

2.企业内部数字化档案是应当配备专门的管理工作人员，打造集中式数字化档案管理室，统一提供各项存储设施，统一各项档案管理工作标准以及安全策略，构建统一性的数字化档案管理模式。另外，当立档单位通过授权获得批准后，能够在集中式数字化档案管理体系中规范管理自身企业档案，并获得一定的档案所有权。集中式数字化档案室应当至少配备两名专业的管理工作人员。

3.打造档案部门以及信息化部门联合工作机制。积极构建档案部门和信息化部门联合工作体系，进一步推进数字化当然是建设管理。首先应当要求档案管理系统具备归档接收功能特点，并从根本上实现业务系统到档案系统的归档转变，保证信息化部门能够参与到数字档案室建设以及管理工作中，还要确保能够有相关文件证明[3]。

4.企业还应当将数字化档案室建设管理工作内容归入相关管理人员岗位责任以及岗位考核中，同时还要有企业职责，文件、考核制度等证明。

5.企业还应当根据自身实际业务展开对相关档案管理部门人员的管理技能以及信息技能的培训，通过培训签到、培训记录以及培训照片等证明。

（二）加强基础设施建设，保证档案数据信息的精准性

在从根本上加强企业数字化档案室基础设施建设的同时要最大限度地考虑到企业相关煤炭档案信息的安全性以及保密性，必须选择国产化、可靠性高的基础设施设备。

1.机房建设。机房是数字化档案信息集中存储、运输以及交换等的主要场所，对于机房的建设以及各类基础设施的制备应当严格根据相关的电子信息机房规范来进行，要符合最佳的建设标准。同时还应当最大限度地考虑到机房的安全，机房的机械设施应当与工作人员的办公区域分离开，除此之外，机房的顶部以及墙体应当设立相关的防水、防汽设备，同时还要在机房的地面加大防水以及防静电效果。还应当及时在机房内部设立响应的防盗门以及门禁设备，包括监控、警报设备等。机房内部的消防系统可以选取洁净气体灭火系统，供电系统则应当使用不间断电源，另外，机房内部还应当设立专门的空调，严格控制机房内部的温度以及湿度。

2.网络设施。网络设施则包括路由器、防火墙以及传输介质等。企业内部不同级别、不同类型的信息档案室应当从根本上根据自身企业网络平台安全的等级价格以及实际的应用系统需求来配置相关网络设施，要保证网络的安全性以及可靠性符合要求。

3.硬件设施。企业应当结合档案管理系统以及基础软件系统的具体需求来配置相应的服务设施。从科学性、合理性的储存备份角度出发，配置能够最大限度地满足企业档案管理工作需求的计算机设施、扫描仪器以及打印机等。

国产服务器。企业内部国产服务器的配置通常包括网络服务器、储存服务器以及运用服务器。网络服既包括内外网服，运用服务器则包括办公智能化服务器系统以及档案管理服务及系统等，储存服务器则包括各种不同类型档案，数据库服务器以及双机热备服务器等。企业内部服务器的类型、质量以及使用数量等，应当充分根据企业内部系统布局和企业实际的工作需要来制定；存储备份设施。存储备份设施主要包括存储服务系统以及硬盘磁带等，存储服务器通常情况下都会应用到企业内部的数据信息存储工作中，适合一些数据量比较大的单位。硬盘磁带通常情况下适用于企业内部的数据备份工作。在现阶段的技术发展水平下，从保管时间以及保存环境的角度来看，档案存储光盘的保管时间最长，从使用方便性以及读取效率来看，硬盘最方便读取效率也最快，同时，硬盘的容量也比较大，适用性比较高；安全设施。企业内部的安全设施主要包括防火墙以及各种防入侵防御系统、网络安全管理系统等。企业在建设数字化档案，事实要严格根据信息安全保护的要求来进行，要从根本上保证配备相应的安全设施，同时还要加强人防以及技防等措施水平。通过防火墙以及各项防御系统来最大程度保证企业数字化档案室重要数据信息不被非法盗取以及入侵等，除此之外，还要积极利用安全审计系统实时对网络行为进行追踪式管理，利用双机热备有效增加系统运行的安全性以及可靠性。

4.基础软件设施。企业应当充分结合自身信息化发展的实际情况，在保证已经统筹应用企业内部运行基础软件系统的情况下，根据现阶段企业数字化档案室开发以及管理的工作需要，积极配备规范性或者已经经过安全规范测试、明确登记过的自主研发基础软件，比如：信息化操作系统、数据库管理系统以及智能化字符识别软件等。

5.数字化加工场所建设。数字化加工场所建设要求应当严格根据有关档案数字化外包安全管理规范进行。企业应当要将数字化加工场所设立在内部档案管理部门独立、封闭的建筑区域内；数字化加工场所应当从根本上满足防火、防盗、防水以及防潮湿等安全管理规范，最大限度地保证数字化加工场所的安全性和规范性；数字化加工场所还应当积极配备一系列安全管理设备，包括监控设施以及报警系统等，最大限度地保证数字化档案暂时存储区域以及数字化加工工位等区域监控的全面性；数字化加工场所的监控视频系统应当由档案部门的专业工作人员进行管理和把控，数字化加工场所设立于档案部门以外的，档案部门的相关人员应当定期针对相映的视频监控系统进行检测和分析，另外，数字化服务部门应当将监控视频上交到档案部门进行保管；对视频监控数据信息的保存应当不少于半年；档案部门工作人员要定期对视频监控数据进行回放和管理，在进行视频删除前，要确保已经留存视频回放安全检查记录。

（三）加强标准体系建设

结合企业档案室建设的总目标以及总规则，在遵守现阶段国际标准以及国家标准、各项档案行业标准的条件下，积极打造一套集数字化档案室规划、设计、建设为一体的建设体系，并通过系统化的活动培训等方式积极推进现有标准的贯彻和落实，从根本上保证数字化档案室合理规划、科学设计、规范运行。企业在打造标准体系时应当注意：重视现阶段相关标准的引用，同时注重一体化、集中式的管理模式，加强对信息化建设以及标准化建设之间相互作用的重视程度[4]。

（四）网络平台构建

企业数字化档案是网络应当同企业局域网相连接，并且同企业内部互联网进行隔离，除此之外，管理涉密档案的数字档案室网络也应当充分实现与互联网的隔离，也可以在现有基础上积极打造企业档案部门局域网。网络建设应当充分结合电子文件收集、归档以及档案管理等工作的实际需要，除此之外，网络的性能特点也要满足图像、视频等不同类型数据信息传输的要求。

1.局域网。企业内部局域网分为外网以及内网。要确保企业内网同互联网之间实现系统化的隔离。企业内部档案是基础数据库平台属于内网，需要独立建设，要和其他应用系统隔离开，并且还要有专门的负责人进行封闭式管理，以此来满足数字化档案信息资源入库、整理等需求。数字化还应当结合不同情况的需求通过基础数据库平台提取有关档案数据从而为其他的网络平台提供多层次、多方面的共享档案服务工作。数字化档案室现场查询平台应当归属于内网，搜索页面应当通过智能化搜索模式更好地为档案查询人员提供查档服务。

2.保密网。企业保密网主要承担数字化档案室数据信息收集处理等工作，一切保密信息只能通过保密网进行处理，另外，还应当严格控制管理使用人员，最大限度地保证有关档案数据信息的安全性。

3.政府网。政府网应当连接各个区域市政府计算机中心，最大限度保证数字化档案室同进馆单位档案室网络相连。政府网是档案系统广域网中的重要传输系统，主要的网络构造以政府网为具体的传输主线，将档案室作为网络中心，连通各进馆单位档案室。

三、结语

随着时代的进步，数字化的档案管理是现阶段我国档案管理工作发展的新趋势，它在一定基础对我国的档案管理工作有了更高的管理要求。在信息化的发展背景下，我们应当从根本上充分明确现阶段档案管理工作中存在的不足，积极认识到数字化档案管理的优势和特点，跟随数字化档案管理的发展趋势，通过不断健全各项基础设施和相关的管理制度，最大限度地提升档案管理人员的数字化、信息化管理素养，确保数字化档案管理工作的有效运行。