事业单位档案管理信息化和电子化建设的重要性

于英娜 烟台市烟台山医院

科学技术的进步，对我们的工作方式带来了新变化，也提出了更高的要求。计算机的广泛使用、无纸化办公，对传统档案管理带来了新的冲击。档案管理的信息化和数字化，可以为大众提供高效便捷的服务，实现档案信息的充分利用。信息化的快速普及已经延伸到各个领域，事业单位档案管理工作也不例外，档案管理工作信息化建设势在必行[1]。

一、档案管理信息化和数字化建设中存在的问题

（一）缺乏统一的档案信息管理系统

档案信息管理要想实现标准、规范的电子化，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化[2]。目前我国档案管理信息系统，未建立电子档案目录，没有制定统一的档案信息管理的标准，缺乏普适性、通用性。档案管理信息系统仅局限于单位内部，或者是区域内部，未能实现省内或是全国范围内的统一使用。各类档案信息系统的兼容性不强，不能有效实现档案信息的资源共享。档案管理信息系统与其他管理系统的兼容性不强，不能实现多系统的联合办公。同时，档案信息管理系统需要大量的前期档案信息录入工作，没有统一的电子档案目录，录入信息的归类标准不一致，不能实现档案信息管理系统的高效、便捷。而档案涉及的内容十分丰富复杂，包括文字、图片、视频、影像、音频等等，没有统一的分类标准，不能准确地将档案信息归档，造成档案信息管理的遗漏和缺失。

（二）计算机、网络等软硬件设施配套不齐全

信息化时代，网络的覆盖实现万物互联，事业单位计算机的使用率和网络的配置率也越来越高，但是依然存在着档案管理信息化低的问题。档案管理信息化需要一定多数量且性能较高的计算机硬件的支撑，更需要配置高速稳定安全的网络软件。但是受资金等因素的影响，并不是每个事业单位都可以为档案管理配备数量充足且性能较好的计算机。现在还是有很多事业单位的档案管理，只配备了一两台电脑，电脑的配置比较低或者电脑硬件陈旧，有的甚至是其他岗位上淘汰下来的电脑安排给档案管理使用。事业单位没有引进安装新的档案管理信息化系统软件，还是停留在传统的档案管理阶段。而且由于网络建设的不成熟，网络稳定性不强，存在着断网数据丢失的安全问题，使得档案管理信息化安全风险较高。

（三）没有健全档案信息管理的制度

制定适合时代发展需要和事业单位档案管理需要的档案管理制度，是事业单位档案管理工作的重中之重，起到纲领性的作用，从整体上对事业单位的档案管理工作进行指导。当下的档案管理制度，落后于社会数字化发展的步伐，不能满足档案管理信息化提出的档案管理的新要求。我们现在的档案管理制度主要还是局限于传统纸质化档案管理的一些要求和制度约束，缺少针对计算机正确使用，网络安全维护，档案信息系统的及时更新等的新出现的问题的制度要求。导致档案管理在遇到档案信息系统维护、网络安全事故等问题时，缺少制度依据来处理相关情况，造成档案管理信息化缺少规范性、科学性、安全性。

（四）档案管理人员的档案管理素养不高

档案管理的信息化对我们档案管理的工作人员的自身信息化素质提出了更高的要求。要求档案管理人员能够熟练地使用计算机及档案信息管理系统，进行档案信息的录入、查询和维护。而目前，档案管理的工作人员对计算机的使用信息化程度不高，即使单位引进了普适性较强的档案信息管理系统，也不能很好地掌握系统的使用方法，不能及时录入、维护档案信息。从而我们的档案信息的效率和普适性大打折扣。同时，缺乏专业的网络安全维护人员，没有专业性较强的信息技术人员对档案信息管理网络进行专门的维护管理，一旦出现断电、断网问题，很容易导致档案信息的丢失，也容易受到网络病毒的攻击。档案管理人员档案管理素养不高还体现在工作服务态度上，部分档案管理人员工作态度不认真，工作态度散漫，不按照档案管理规定进行操作，不能定时对档案库房进行除湿、通风，不能定期进行消防检查等工作，使得档案管理存在安全隐患。同时在办理相关业务时，服务态度较差，不能耐心办理群众相关业务，不能很好地服务群众。

（五）对档案管理的重视程度不够，重管理轻利用

档案管理工作有一定的特殊性，由于档案管理需要对档案信息进行规范保密。档案管理工作一般是在单独的档案管理室，一般不对外办理业务。传统的档案管理人员一般是年龄比较大的工作人员，一般也不是档案管理专业的人员。所以，大家对档案管理工作不了解，不知道档案管理具体是从事什么业务。对档案管理工作不是很重视，认为档案管理是一个不重要的工作，是一个比较清闲的工作。当前事业单位档案管理工作重管理轻利用，在档案管理中，一般认为能够把需要归入档案的资料按时归入档案，整理清楚，档案管理工作就完成了。很少去思考如何去利用好档案资料信息。其实，档案信息在干部考察，职称晋升，包括家庭成员关系证明，财产公正等都会用到档案信息。如果能够很好地利用档案信息，可以更好地选拔干部，使得职称晋升更加科学公平，提高管理效率。但是当前事业单位的档案管理还没有得到很好的利用，大多还是停留在管理层面。

（六）档案管理的安全意识不够

当下，国家对安全生产十分重视，各单位各部门都强调安全生产的重要性。档案管理工作，安全是非常重要的一环。现在档案管理工作中存在着比较多的安全隐患。不能保证定期对库房进行通风、除湿，档案库房经常在背阴面或者地下一层，库房常年处于阴暗潮湿的环境中。档案库房的办公用电不能做到人走电断，电源插头长年不拔，电源插座长年是通电状态，电器电线线路老化等问题，容易产生火灾安全隐患。未进行定期的消防演练，对消防知识掌握的不够用熟练，不能准确使用消防设施，一旦发生火灾等突发情况，不能很好地进行应急处理。电脑办公和网络的使用，可能造成档案信息的泄露，例如移动硬盘拷贝，微信等聊天软件传输等方式。同时由于网络建设不成熟，电脑和网络也容易受到网络病毒的攻击和威胁，使得档案信息安全存在风险。

二、加强档案管理的信息化和数字化建设的措施

（一）建设统一的档案信息管理系统

首先建设一个省域内或者市域内统一的档案信息管理系统，实现省内或市内的档案信息管理系统的统一。制定统一的电子档案目录，各单位根据电子档案目录，将档案信息分类录入。其次，做好档案信息管理系统的档案信息前期录入工作，按照统一的标准和电子档案目录，安排专人进行档案信息的录入。档案管理系统的信息录入是一项基础性的工作，要保证录入信息的全面、详细、准确，这样才能实现档案信息的高效利用。档案管理系统的信息录入也一项工作量很大、很繁杂的工作，需要安排足够的工作人员进行信息的录入。然后，在档案管理系统信息全部录入以后，要搭建信息共享平台，实现局域内的网络互联互通，实现不同部门、不同单位、不同区域内的档案信息共享，让我们的档案信息查询、使用更加高效，普适性更强。同时，我们要做好档案管理系统的日常信息维护和更新，及时将新的档案信息录入档案管理系统。档案管理电子化实施过程中，需要以档案信息数据库作为重要的核心和基础。通过构建档案信息数字库，形成档案信息数据集合，以此来推动档案管理电子化的实现[3]。

（二）配套计算机、网络等软硬件设施

事业单位要增加资金预算，加大对档案管理的资金倾斜和投入，配套足够数量性能较高的计算机、信息化档案管理库房等硬件设施。为档案管理配备专门的工作电脑，淘汰硬件已经陈旧的电脑，更换系统配置更高的电脑。建设宽敞明亮的档案库房，改善库房的通风条件，及时更新档案密集架和档案柜，将整理好的档案及时上架。库房配置温度计、除湿机、空调等设施，保证库房的干燥常温。引进信息化档案管理系统软件，及时学习掌握软件的使用和维护，利用信息化档案管理开展档案管理相关业务，提高办事效率，实现软件利用价值。加强网络建设和覆盖，为档案管理信息化提供高效、稳定、安全的网络软件支持。必要时可以建设档案网络专线，实现专网专用，实现局域网内的网络和信息安全。定期对计算机、网络进行安全维护和检查，确保计算机和网络的正常运行，避免关键数据的丢失。

（三）健全档案信息管理制度

档案信息管理制度应与时俱进，紧跟时代发展的步伐，满足档案管理信息化建设提出的新的制度要求。应该依据国家最新的档案管理的相关政策法规和规章制度，结合各单位的实际情况，制定适合本地区和本单位的档案管理制度。档案管理制度要根据时代的发展及时更新完善，以满足新时代下档案管理的需要。制定计算机使用制度，正确合规的使用计算机，档案管理电脑只允许档案管理工作人员使用，做到对工作电脑的及时关机断电。制定档案信息系统的管理规范，实现对档案信息系统的及时更新、维护，及时录入档案信息，正确查询档案信息。制定科学合理的档案网络安全制度，确保网络安全。对网络设施定期检查维护，避免断网导致的关键数据丢失。对不同部门、不同单位进行网络授权，设置网络准入，确保网络安全，避免网络病毒的入侵。

（四）提高档案管理人员的信息化素质

创新是档案管理人才需要具备的基础素质之一，要实现档案的开放、多元化发展，档案人才需要更新观念，不断探索，勇于创新[4]。一方面，加强对工作时间比较长的档案管理人员的信息化培训，包括计算机的信息化使用，档案信息系统的使用和维护等方面的培训，使得档案管理人员能够熟练使用计算机和档案管理信息系统，做到准确、高效、科学的进行档案信息查询、录入和维护。另一方面，通过事业单位统一招聘，引进新的专业素质高的档案管理人才。引入的档案管理人才具备很高的专业素养，掌握新的档案管理信息技术，能够快速适应档案管理的信息化。在引进人才时，可以引进信息技术的专业人员，专门负责档案信息管理系统和网络安全的维护和检修。确保网络和数据的安全。解决一些专业性比较强的信息网络问题。

（五）加强对档案管理的重视，重视档案的利用

首先，单位领导要认识到档案管理的重要性。档案管理可以为单位考察、选拔干部提供重要的资料依据，对干部履历考核确认主要依据档案信息。单位领导认识到档案管理可以为单位发展提供人才选拔的支撑，加大对档案管理信息化建设的重视，在政策和资金上增加对档案管理信息化的倾斜。其次，档案管理人员应该端正工作态度，要认识到档案管理工作的重要性，明确档案管理工作涉及单位重要文件决定决策，个人考核、晋升等方方面面。需要工作人员在工作时，认真整理档案材料，避免出现人为档案整理错误，避免档案材料的遗漏，保证档案整理的准确、清晰、全面。最后，在档案整理规范的前提下，重视档案信息的利用，提高档案管理的利用效率。在做单位重要决策，解决历史遗留问题，选拔提拔干部等工作中要充分利用档案管理信息，依据档案管理信息做出更加准确、科学、合理的决策，为单位选拔更优秀的人才，为医院发展决策提供资料依据。

（六）加强档案管理的安全意识

现代档案管理理论强调档案资源的真实性、完整性以及准确性。同时，档案资源只有具备真实性、完整性以及准确性的特征，才具有相应的价值。一旦档案资源出现失真问题、遗失问题，势必会给单位档案管理工作带来不可忽视的损失。为此，单位必须要将档案安全管理作为一项系统性、基础性的工作来抓，解决安全管理中存在的漏[5]。要做到安全生产警钟长鸣，把档案管理的安全放在第一位。加强档案管理库房的通风、除湿，定期开窗通风，用除湿机除湿，定期查看温度计和湿度计，保证库房温度和湿度在合理范围内。做到人走电断，及时拔掉电源插头，关闭插座电源。定期检修线路，对老化的电器和电器线路进行及时的更换。定期开展消防演习，掌握消防知识，熟练使用消防设施，能够对突发情况进行应急处理。档案信息管理的重中之重是网络安全。网络安全一方面是网络硬件设施的安全，及时检修网线，避免网线老化、损坏。对电脑进行定期维护，及时更换陈旧的电脑，避免电脑死机后档案信息的丢失。网络安全另一方面是软件系统的安全，要正确使用档案管理信息系统，只有档案管理人员才可以登录档案管理信息系统，安装杀毒软件，避免网络病毒的攻击，造成档案信息丢失。建立局域网，档案管理信息系统不与外网连接，避免通过外网将档案信息外泄。确保档案管理的安全性。

三、结语

档案管理的信息化和数字化是大势所趋，是社会发展对档案信息管理提出的新的更高的要求。通过档案管理的信息化和数字化建设，实现档案信息的高效、安全和共享。