文华图专档案管理科毕业生关于旧档管理问题研究述评＊

肖秋会 李 鑫

（武汉大学信息管理学院，湖北武汉，430072）

旧档的规范整理和利用是民国时期学界普遍关注的问题，程长源在《县政府档案管理法》一书中指出“旧档案价值之大，并不亚于新案卷”［1］；何鲁成在《档案管理与整理》一书中指出“新旧档案整理不能划一，最感困难是调卷，同时在管理上效率低，费力大”［2］。文华图专档案管理科第一届毕业生赵继生、第二届毕业生胡佑身和杨金元分别在导师毛坤和汪应文的指导下，撰写了《我国档案管理之回顾与前瞻》［3］《如何接管机关中旧法管理之档卷》［4］《关于旧档之管理问题》［5］，系统研究了旧档管理的理论和方法，三篇论文的手稿现存于武汉大学信息管理学院文华特藏室。

1 三篇论文的主要内容

《我国档案管理之回顾与前瞻》（1941）共4章14节，约1.2万字，全面总结了过去档案管理存在的问题并从宏观上对中国档案工作和档案事业发展进行了展望。第二章“过去档案管理之沿革及其一般缺点”论述了我国历代档案保存的概况，分析了旧档管理方法存在的不足。

《关于旧档之管理问题》（1942）共5章28节，约1.8万字，系统提出了旧档管理改革及利用主张。第一章“旧档之范围功用及管理必要”论述了旧档的范围、功用及其管理的必要性；第二章“过去档案管理之情弊略述”系统分析了清代及清代以前和民国以来三类旧档的管理情况；第三章“理想旧档管理之行政方面”提出了建立国立、省立、县立三级档案馆行政体系的改革思路；第四章“理想旧档管理之技术方面”涉及整理、维护和典藏技术，详细阐述了旧档管理的流程；第五章“理想旧档管理之致用方面”从阅览、编辑、流通和展览、制作副本四方面论述了旧档的利用方式。该文不仅提出了建立全国档案管理机构体系管理旧档的设想，还对旧档的科学管理进行了深入研究，并强调旧档的“致用”功能。

《如何接管机关中旧法管理之档卷》（1942）共5章8节，约1万余字，重点对接收旧档及整理已经接收的旧档进行研究。第一章“绪论”论述了科学管理旧档的重要性，强调要发挥档案资政功能；第二章“旧法管理档卷之一般情形及其病弊”归纳了旧法管理档卷的三种弊端：公文遗失、调阅困难、把持档案作不法的事；第三章“如何接收交来之档卷”就如何保障旧档真实性和完整性及接收档卷的方法步骤进行论述；第四章“如何处理已经接收之档卷”从分类、编目与编卷、装订与修补、典藏与出纳四方面对已接收档案的管理工作进行研究；第五章“结论”针对旧档管理者的专业培训、经费供给等问题提出个人意见。该文对改革政府机关的旧档管理流程和方法具有较强的参考价值。

2 三篇论文的主要特色

2.1 明确阐述了旧档的定义及其价值

2.1.1 旧档的定义

胡佑身认为旧档是“公文早已办理完毕，可以移存别处，很少再作行政上参考的案卷”，他将旧档以形成时间为线索分为三类：清代以前的档案、清代档案和民国以来的档案。赵继生将旧档称作“老档”，其旧档的认定标准与胡佑身类似。二人与民国时期多数学者关于旧档的定义相同或接近，即以档案的形成时间和非现行利用价值为主要判断标准，而杨金元则指出旧档是指机关中按照旧法管理的档案。他对旧档的定义明显不同于前两者，仅包含了民国机关中按照旧法管理的历史档案，针对性较强但范围较小。三位作者研究的逻辑起点均源于机关档案工作，这从一定程度上反映了民国时期档案学在研究对象上的局限性。

2.1.2 旧档的价值

（1）提高行政效率之日常参考

杨金元指出，提升公务机关的行政效能需要正确的参考与证按，而“机关中可供处理事件之参考与证按者，唯有档案”。如果机关对旧档管理不善，会致使参考不齐全，那么事务处理时间上会延误，处理方法上也会出现矛盾和遗漏，将会极大降低行政效率。

（2）提供学术研究之资料依据

赵继生认为旧档最大的功用是“足以供政教学术研究上资料的取给”。旧档大规模的整理始于民国八年（1919），北京大学研究院国学门整理清内阁大库的部分旧档，其后清华大学、故宫博物院及历史语言研究所均相继进行旧档整理工作，这些工作引起了部分国学家和历史学家的注意，把档案视为最原始的史料，认为有“全力整理研究之必要”。

（3）增强民族自信之历史根本

胡佑身认为旧档可起到“民族历史的鼓吹”作用，“一个民族或一个国家的文化程度及兴衰成败，都可以通过历史遗产的多少来反映，历史遗产中的主要成分就是档案”。夏商以前，因没有留下书目文献，所以无从考察，更不能得到参考和经验教训，因此我们很少提及这段历史。

三位作者对旧档的历史、学术研究和社会价值都有准确深刻的认识。尤其胡佑身对旧档作为“历史遗产的主要成分”的认识及旧档是增强民族自信之历史根本的评价，在当下具有重要的借鉴意义。

2.2 系统分析了旧档管理中存在的沉疴痼疾及原因

（1）政府统筹缺位

截至20世纪40年代初，政府尚未颁布一部正式保管档案的法令，也没有设立专门保管档案的机关。每次发生兵乱，政府部门都没有对档案采取专门的保护措施，最终结果往往是“玉石俱焚，片纸无存”。

（2）管理方法紊乱

各地自创档案管理办法，家族式垄断，秘不示人，导致档案工作有极强的封闭性与禁锢性，难以形成统一的管理方法。加之鲜有归档程序的规定，利用者在调卷时需寻求管理者的帮助，而管理者也仅凭记忆以及依据简单的记录簿册进行调卷，调卷难度大。

（3）管理人员专业素质欠佳

档案管理人员多是世袭，未经专业训练，难以对档案管理方法进行改革，更有部分档案管理人员把持档案行不法之事。经常出现“有卷无文”的情况，无从查考遗失时间，官吏对于档案遗失也不加深究，导致遗失的档案增多。

（4）旧档载体易损

部分旧档用纸与普通书籍用纸相同，加之档案数量甚多，无法一一顾及，如遇潮湿、失火、虫蛀等情形，则损毁惨重，甚至出现散佚情形。

三位作者从立法规制、技术方法、人员专业素质和档案存储载体等方面全面分析了民国时期旧档损毁遗失较为严重的原因。

2.3 全面论述了旧档管理的改革方案

2.3.1 旧档管理改革之行政组织

赵继生认为应建立中国档案管理行政组织，分为全国、全省与全县三级档案管理处，档案管理处直隶于政府，可分为总务、采编、特藏、研究辅导与典藏五个部门，全国各机关老档皆送归管理。上一级档案管理处有权辅导并监督下一级档案管理处，各级档案管理处采用同一管理制度，这一设想与现今《档案法》中的“统一领导，分级管理”原则不谋而合。

为唤起全民族重视档案的意识，赵继生呼吁成立全国档案学会，并引进国外先进的档案管理经验。政府设立国家档案学校，设立“文书制作科”“行政管理科”和“整理研究科”，培养制作、管理和解释编译档案的人才，这与其论文指导老师毛坤在《档案处理中的重要问题》［6］一文中所持的观点基本一致。

2.3.2 旧档管理改革之流程规范

杨金元等人对旧档的接收、分类、编目、装订等基本管理流程进行系统分析和梳理，提出了改进方案。

（1）旧档的接收

旧档移交前，可能会出现前任档案管理人员故意偷写档案的情形，“是故对于档案之接收，不可不审慎为之”。就如何清查众多旧管档案有无损伤以及了解过去档案管理的情形，杨金元提出了三种方法：一是“请求长官指示前任管理档案之情形”；二是“以谦逊的态度询问前任并参观其管理方法”；三是“询问该机关之职员”。充分了解后开始办理接收，接收时须有移交人、接收人及监督人三方在场，同时接收移交清册、全部档案、档案室索引及簿册目录。接收全部档案时有“依件”和“依案”两种点收方法。依件点收是最谨慎且妥善的，但接收档案众多，时间人力均不许可。而依案点收是较为合理且易办的，可根据分类目录、排架目录、卷号总录逐案点收，但此法不易查出案中件数是否有破坏增减，故可采取抽查法，即“任意抽出若干文件之号数检查各案内有无缺漏”。杨金元提出对离职者的档案安全责任制：“管理档案者在离职后一年内，虽不再管理该档案，但对于旧档仍应负有其安全之责任”，以针对无法及时查出不法行为的情形。

（2）旧档的分类

旧档接收后可开始分类工作。首先应查明档案是否已分类，若完全未分类，则暂时仅依机关组织分作若干大类，待新分类表完成后，再依分类详表处理；若档案已分类，则须考虑分类是否得当，不过旧法管理的档案分类，往往是不妥善的，因此均须重新分类。如果决定重新分类，则不应毁弃此档案原有的任何卷目表等件。重新分类时，对某文件的文义或某系属档案的种别常常会有误解，如若毁灭，除文件本身内涵的证据外，则无其他归档凭籍。杨金元还特别提出：“档案分类须尊重档案群之意者，盖档案之分类，不可离开其行政组织。”

（3）旧档的编目与编卷

编目是最重要也是最繁难的工作。杨金元认为旧档的编目需遵循三个原则，即“无用的不编，重复的不编，重要的详编”，可先编制分类目录，再辅以良好的索引。他在论文中对档名、具名者、分类、标题目录及重要事项索引等配图进行了清晰说明。

（4）旧档的装订与修补

装订的目的是延长档案寿命和便于取放检查、阅读。大小不一或有破损的档案，需采用适当的办法进行修补。胡佑身也提出了三个修补规则——“大者切之使小，小者接之使大，错者理之使齐”。

2.3.3 旧档管理改革之保管利用

旧档需妥当典藏，胡佑身认为首先需建造合适的档案馆，其选址应为宽敞清静之地，与别的房屋有一定间距，防止火灾蔓延；同时为防止洪水侵袭，须将档案馆建于高地，随时查看房屋是否有漏雨等情形发生。胡佑身还对档案馆设备及摆放方式进行了详细描述。

为避免档案遗失，胡佑身认为“定期清查旧档是必不可少的一项工作”。清理时还需注意档案是否损坏、是否错放等，如发现有误需更正登记。他还强调档案存放时需防霉烂、防盗窃、防火灾、防虫害、防鼠咬等，这已包括了现代档案库房“八防”中的“五防”，尚未关注到防光、防尘、防高温。

在促进档案的社会利用方面，胡佑身提出了颇具特色的“档案推广运动”，认为可采取流通和展览两种方式向社会大众推广。档案与图书不同，不可直接流通到馆外，可将“档案本身或研究所得拿去印刷”，也可采用照相、誊抄等方式进行重制，再利用副本进行流通，胡佑身强调“虽用的不是档案本身，但因其精华已经抽提于印刷品之上，也是一样”。一些旧档在内容上无法引起利用者的兴趣，但在形式上有珍贵的历史价值，可举办展览吸引大众关注。

赵继生关于建立各级档案管理处、成立全国档案学会和由政府组织创办档案学校的建议体现了20世纪30—40年代中国档案事业和档案学发展的迫切需求，是对集中管理旧档、探索档案管理科学理论和方法及培养档案专业人才的全面诉求，具有时代意义。杨金元针对旧档完整性和真实性的审查体现了对旧档质量的关注。胡佑身提出的档案推广运动在当时颇具开创性，旧档的社会利用问题鲜有人关注，实行档案推广运动能向普通民众宣传旧档的价值并提高社会档案意识，有利于打破长期以来中国档案工作的封闭性。

3 与同期其他学者的旧档管理思想比较

民国时期的很多学者都关注旧档管理问题。如傅振伦在《公文档案管理法》（1946）一书中特设“旧档管理”一章，详细论述了历代档案的整理办法。此外，历史学家陈垣和语言学家沈兼士也都在明清档案整理工作中作出了突出贡献。毛坤《略论关于旧档的问题》一文，一定程度上对赵继生等三位学子的研究产生了影响。

3.1 保障旧档的完整性和真实性，定期清查旧档

杨金元提出通过“制作移交清册”“依案点收”“随机抽查法”等方法确保档案的完整性，同时规定前任管理人员在移交旧档一年之内仍对档案的“破坏增减盗窃”等负有责任，这种做法可在一定程度上保障旧档的真实性。傅振伦也认为应该在编目时“审查旧有案由，是否确实？能否包括全案？”。［7］胡佑身也强调要定期对档案进行清理审查，核查是否出现遗失、错放、破坏等情形，但未深入讨论档案价值鉴定及其保存年限问题。审查案卷实质上应包含档案价值鉴定，傅振伦就特别指出应定期审查案卷，并进一步提出将案卷分为可销卷、应留卷和永存卷。

3.2 尊重档案的来源、原始整理顺序及职能属性，普遍整理旧档

杨金元所述“盖档案分类最重要者，须能尊重档案群也”，与陈垣提出的不宜将档案轻易分散及移动的“秤不离砣”思想［8］及毛坤提出的“范档原则”［9］有异曲同工之妙。沈兼士提出了普遍整理观点，对当时“过于注重搜求珍奇之史料”［10］的做法进行了批判，认为这种做法“仅知其形式而不知内容，仅知其区别而不知贯通，仅知有若干不相连属之珍异史料，而不知统计多量平凡之材料，令人得一种整个的概念，以建化腐朽为神奇之功”［11］。杨金元提倡对旧档全部接收整理，并提出在接收过程中采用依案点收法和抽查法两种方法，以杜绝旧档的缺漏，与沈兼士观点一致。

3.3 开发利用旧档，发挥旧档的价值

胡佑身在毕业论文中专设一章论述旧档致用问题，针对旧档内容和形式分别提出了流通和展览两种不同的利用方式，摒弃了长期以来的档案封闭思想。毛坤在《略论关于旧档的问题》中提出“老档宜‘过存’”［12］，鼓励将旧档转录、摄照复制、编辑成刊以供保存、参考、研究和流通。而沈兼士在所编著的《故宫博物院的整理档案报告》中指出应为一般参观者设立普通陈列室以引起人们对旧档的兴趣；为专家学者设立专门陈列室，以便利其研究。

民国时期的学者虽来自不同领域，但都高度重视旧档的价值，对旧档的整理、鉴定、保管和利用等基本问题达成了一定共识。总体上来看，不约而同地体现了对档案来源及原有整理顺序的尊重，以及对档案的职能属性、全宗完整性和系统性的准确认知。

4 结 语

综上所述，20世纪40年代文华图专档案管理科的三位毕业生针对旧档管理改革问题进行了深入研究，他们充分吸收了名家论点精华，针对旧档管理实际问题，提出了在当时具有科学性和实用性的管理制度、流程和方法。但由于主客观条件的限制，他们的研究具有鲜明的历史局限性。首先，缺乏对旧档价值的科学鉴定，未能深入研究旧档的鉴定依据和销毁标准。赵继生和胡佑身提出成立销毁委员会，但对旧档销毁的范围、依据和标准未进行深入研究。其次，在档案保管中未体现分级保管思想。最后，所提出的个别档案保护措施缺乏科学性。如胡佑身提出的曝晒法，虽然可以防止档案受潮发霉，但也会使纸张变黄发脆，字迹褪色甚至消失，不利于档案的长期保存。