大数据背景下职业院校如何实现财务管理转型

文/王海梅 （江苏信息职业技术学院）

从目前职业院校的发展状况来看，财务管理转型工作一直是学校管理工作当中的重点问题，在“双高”计划的推动下，职业院校实施财务管理转型的最终目标是实现财务工作效率的最优化，针对日常学校内的各项财务工作不断强化财务管理职能，做好内部控制及分析工作，为高校管理层进行决策时，提供更加精准的方向预测、更强的控制手段等方面的支持和帮助，不断优化学校现有的办学结构，根据社会经济的发展趋势不断修正学校的办学方向，将学校内的财务部门与教务部、人事部、科研部和后勤部门做到统一协调管理，通过信息化的财务管理手段，增强学校各部门间的沟通交流，保证信息传输的准确性与及时性，从整体上提高财务管理工作水平和效率。

一、大数据时代职业院校财务管理的新变化

（一）财务管理方式由单一到复杂

在大数据时代的发展背景下，新型的财务管理观念不断冲击着我国职业院校的传统财务管理方式，现如今，财务管理工作有了更广泛的内容，不仅要负责传统的财务管理工作，还要将学校的各项社会服务、学生就业、招生工作等集于一身，随着工作范围的扩大，职业院校内部的各项财务数据呈爆炸式增长，不仅要对这些数据进行准确、及时的收集和归类，还要合理安排学校内教学和科研工作的资源配置，保证学校朝着综合型方向发展。

（二）财务管理由事后管理变为实时管理

在传统的财务管理工作中，职业院校的各项财务分析总结工作通常在事后进行，且由于财务管理工作并没有与信息化手段相结合，依靠人工处理的方式，一般会在几个月后才会总结出年度财务报告，因此对学校的未来一年的年度财务预算无法形成准确的分析预测。若将现代化的大数据信息手段与学校财务管理工作相结合，将会对各项业务实行全过程控制，提高财务操作的准确性和精度，提升财务操作的全面质量，也能够降低人工作业中的一些误差，保证数据的真实性，有助于高校管理人员进行准确判断[1]。

（三）财务管理由粗放式转为精细化管理

近些年来，信息化技术得到了大范围的普及和应用，职业院校的教学方式也发生了巨大变化，由原来传统的教学模式逐渐演变成信息化教学，课堂主体不再是教师，最大程度激发学生的主观能动性，对日常教学管理和科研工作的要求更高。因此，这一变化意味着教学成本随之改变，相应的财务数据也随之增加，学校的财务管理工作也稳步迈向精细化管理。

二、大数据背景下职业院校财务管理信息化存在的问题

（一）部分管理人员缺乏对财务管理的重视

从目前情况来看，大部分职业院校在制定财务管理制度时，没有明确财务管理人员的相关工作范围，财务管理部门的工作权限没有下放，造成财务管理工作效率低下。由于职业院校的历史发展限制，其管理层没有认识到财务管理工作对于学校发展的重要性，还是简单地认为财务管理仅仅是报账工作，没有分清管理会计与财务会计的区别，将财务数据的整理分析工作一并归于财务会计，不仅增加了相关人员的工作负担，也会造成财务数据的失真，对之后的财务报表制作、预算编制工作等都有一定影响。

此外，还有部分职业院校对于不同科研项目经费的应用，并没有构建起完善的评价体系。一般来说，学校的财务管理工作侧重点通常在项目的使用情况，但对于其使用后的效果并未予以高度关注，甚至部分二级院系仅仅为了争取更多的科研经费，采取盲目申报的方式，在使用资金时没有进行科学合理的规划，容易导致资源浪费情况。

（二）缺乏一体化的财务信息共享平台

当前，很多高职院校的财务管理工作基本都已经达到了信息化的程度，原先的人工记账和纸质化工作都被计算机等现代信息设备的所代替，各项财务数据的审批、整理、归类、预算等工作基本实现了无纸化办公，而对于不同项目的经费核算、教职工的薪酬管理等等基本已经形成了集成化的发展趋势。但面对更加复杂的财务管理信息化工作时，大多数职业院校的信息化力量还较为薄弱，发展程度不高，例如缺乏对财务数据的收集分析能力，信息软件系统没有进行技术升级，导致学院内很多财务信息模块没有很好的区分，造成学校内用户的使用难度增加，分类模糊不清，各部门之间的财务管理系统之间关联性较差，很多财务信息数据无法进行有效填充，还有原始的基础数据在移交过程中不慎丢失，造成资源浪费，难以实现信息的集中化、共享化，在进行财务管理工作时缺乏时效性与全面性。

因此，无法从如此庞大的资料中挖掘出有效的数据，只有由财务人员手工进行使用。整个学院缺乏系统的信息化建设方案，每个部门都在使用单独的应用软件，这种软件系统的功能设置和品牌基本都不相同，在软件应用的实践中容易产生大规模的采集信息和资料无法获取的现象，造成“盲目立项、重复建设”问题的出现，各机构单位只顾关注学校眼前利益，没有从学院整体规划入手全面考虑业务建设的需求；另外，相关信息化建设计划仅仅根据当前现实需求来展开，没有长远计划和策略规划，不具有长期开发实力[2]。

（三）缺乏复合型高素质财务管理人才

首先，部分职业院校的财务管理部门一直处于人才严重匮乏的状态，或者相关工作人员的综合素质不高，无法胜任专业性较强的财务管理信息化工作，大部分职业院校的财务管理人员由于年纪较大，对于信息化技术的应用并不熟悉，计算机操作能力较差，且与之相对应的 财务管理软件系统也没有进行及时更新，大部分学校选择找专业软件公司购买相应产品，但由于学校各个发展情况不同，购买的通用型软件与学校的实际财务发展状况无法做到高度契合，不利于学校进行财务管理转型，甚至会拖后腿。

其次，相关人员人手不足，财务人员整天忙于各项财务，缺乏人员承担信息系统应用的后期跟进与研究，为学校改善财务管理很难提供创新性意见。在当前的信息经济条件下，不少职业院校的财务人员计算机技术运用水平低下，没有现代化的财务管理专业技能，与当前的社会经济发展不相适应，导致财务人员无法有效适应现代化财务管理的要求，管理工作质量效率也较差。要想顺利开展高质量的财务现代化管理，不但要求专职财务人员的知识水平和技术过硬，同时还要求他们必须掌握管理信息化的现代技术，而目前这种人才仍然严重缺乏，致使高职院校的信息化财务管理发展进程变得更加艰难且缓慢。

（四）预算编制制度不符合信息时代要求

近些年来，我国财政支出的侧重点越来越偏向于职业教育学校，力求培养更多专业技术人才，为社会发展提供源源不断的技术输出。然而从当前状况来看，职业院校对于教育经费的预算管理工作并未真正发挥其作用。部分职业院校在进行预算编制的制定时，往往以原来的财务数据作为基础，没有对其可操作性和数据的真实性进行考察分析，导致在预算执行过程中问题频发，经常在项目实施过程中改变预算方案。另外，一些二级院系在申请教育经费后，没有进行科学的预算管理，预算编制时未能充分结合当前工作的实际进展情况，实际预算数据与上报给学院的数据并不相符，增加了预算管理事后工作的难度。

三、大数据时代职业院校财务管理思路

（一）树立“互联网+”财务管理意识和理念

在大数据时代下，职业院校的管理层应提高对财务管理工作的重视程度，通过运用信息化手段，建立合理的财务管理制度，做好顶层设计，自上而下转变学校全体教职工的思想观念，树立“互联网+”财务管理意识和理念。职业院校在进行财务管理方案的过程中，应该严格按照国家“双高”计划的要求，科学制定经费分配方案，做到各二级院系的经费分配处于平衡状态，保证经费的合理分配和使用。在经费的使用过程中，需要进行实时监督，明确项目的内部构成，结合学校的重点学科专业和重点科研项目，根据其特点进行经费划拨。

（二）建立财务共享中心，提升信息分析能力

职业院校若想在校内建立财务共享服务中心，就要全方位借助现代信息技术手段，将财务管理与之进行充分融合，提高其预算管理、分析以及核算功能，对学校财务体系中的各阶段进行有效监督，做到财务信息的透明公开，将风险管理和绩效评价也包含在内，保证学校财务管理水平和整体服务质量的有效提升。并且，在进行财务共享中心的构建时，要做到将自身的财务数据与其他业务项目的发展数据进行全面整合，为预算管理工作提供更加精准的数据投送，构建学校内部的在综合管理平台，借助信息化手段打造学校内部的财务管理云平台[3]。

另外，职业院校在进行财务管理工作的转型过程中，还可以适当加入区块链技术，保证财务数据来源的真实性与合规性，保证学校的各项业务能够与其相对应的财务数据相匹配，避免出现数据失真或丢失的状况。借助人工智能的学习方式，将学校的各项资产、科研工作以及资源使用情况进行全面分析，对潜在风险进行及时预警，保证学校教职工能够全面了解每个科研项目所能够支配的预算金额，审批手续不再受地域限制，通过网络就可以实现在线审批，财务管理人员只需做好时候的票据验收工作，极大提高财务管理工作效率[4]。

（三）引进专业人才，打造高素质财务管理团队

职业院校的财务管理人员应随着社会的不断发展，及时更新自己所掌握的财务管理知识体系，要拥有先进的创新思维和服务理念。因此，职业院校在进行财务管理转型的同时，还应注意对学校内部财务管理人员的专业知识和信息技术的培训，全方面提高财务管理人员的整体素质。

第一，在培训中，要构建一套科学的学习框架，将财务管理知识与新型的财务管理知识进行融合，在培训后进行阶段性考核，保证财务管理人员能够充分了解并掌握，激发工作人员的自主学习意识。另外，职业院校还可以不定期举办主题知识讲座或专题会议等，在日常工作中做好宣传工作，营造良好的学习氛围，从根本上提高学校财务管理团队的素质。

第二，在培训过程中，学校还应根据财务管理人员的工作方式和个人特点，制定科学的知识培训方案，可以邀请专业人士对校内的财务管理人员进行培训，根据学校的财务构成特点进行专项训练，以此来提高其专业能力。

第三，除了提高校内已有的财务管理人员素质，职业院校还可以通过外聘的方式，招揽一批现成的高素质财务方面人才，加快推进学校财务管理转型。另外，学校管理层还应开展与之相对应的预算管理工作，帮助学校构建一套良好的预算管理制度。学校要以建设高水平的特色职业院校为目标，将改革工作分配给学校内的各个部门，将以学校为主体的管理模式转变为以各院系、各部门为主体，把绩效考核作为改革驱动力，从根本上提高财务管理工作水平[5]。

（四）建立与教学管理要求相适应的适时财务管理模式

在现有的财务管理制度下，职业院校应将各二级学院之间的权责关系进行明确处理，严格遵循不相容岗位相分离原则，将管理中心逐渐下移，优化学校内部的资源配置。

首先，职业院校可以在学校内部单独成立预算管理部门，在学校的日常工作中全面落实预算管理制度，并对预算执行工作进行监督，及时发现其中存在的问题，并给出相应的解决对策，提高各部门对于预算管理工作的积极性，培养学校全体教职工的节约意识，保证学校每一笔预算都能够做到公开、透明。

其次，对现有的预算编制方法进行优化升级，以学校原有的各项预算数据作为基础，构建财务信息数据库，利用信息技术，对学校日常工作和科研项目的预算支出做出明确规定，保证资源的合理利用。每个部门的工作人员可以将具体业务登记在系统内，并生成相应的预算报表，以此来规范每个部门的预算编制工作。而这些登记后的预算数据将会被汇总到学校的项目总数据库中，由相关工作人员进行收集、审核和归类整理。

最后，在完成上述工作后，职业院校在优化预算管理的同时，还应注重加强教职工的绩效评价工作，可以借鉴参考学校的绩效管理经验，构建一套集多元化、科学、合理为一身的绩效评价体系，并保证绩效评价的公正公开，激发全体教职工的工作热情，适度公开绩效信息，接受社会监督[6]。

四、结束语

“双高计划”的实施，为我国的职业教育指出了更加明确的发展方向，因此，各职业院校的管理者应从深刻了解财务管理工作对学校发展的意义，从日常工作出发，及时发现问题，结合学校的实际发展情况，制定出针对性的解决策略，保证学校内部的财务工作能够高效进行。然而，从目前来看，我国大部分职业院校在财务管理转型方面还存在着很多不足，对于财务管理的新模式没有充分理解并掌握。随着我国新政府会计制度的颁布，对职业院校财务管理工作的要求更高、管理更严，学校领导层应在学校内部深刻贯彻落实新会计准则的各项规定，充分调动全体教职工的工作热情，通过培训学习的方式将财务管理知识深入人心，促进职业院校财务管理转型工作的推进，保证院校的良好发展。