浅谈人事档案信息化管理

吴永杰

吉林省洮南市工资统发管理中心 吉林 白城 137100

引言

在当今新的时代背景下，信息化管理理念和技术已经打破了传统的人事档案管理模式，一定程度上利于人事档案管理改革，提高了人事档案信息化管理水平。针对档案管理部门，应当结合实际的管理状况建立完善的档案管理制度，引进专业的技术和设备，培养更多的专业性人才，为人事档案信息化管理打下坚实的基础。

1 人事档案管理含义、特点及要求

1.1 人事档案管理概述

人事档案作为我国人事管理中重要的组成部分，是个人学历、身份等多个方面的有力依据，与个人的社会保障、组织关系等均有密不可分的联系[1]。人事档案记录了个人的主要经历、政治面貌、工作表现、德能勤绩等多方面情况的材料，在个人评定职称、办理保险时均会用到人事档案。

1.2 人事档案特点及要求

在进行人事档案管理的过程中，可以通过翻阅人事档案来了解个人的经历、政治面貌、工作业绩等。人事档案具备了如下几个特点。

1.2.1 全面性。人事档案是将员工的个人履历、考评、学历学位、政治历史、入团入党、工资、奖励、处分、任免等多个方面进行记录的文件材料[2]。为此，人事档案能够充分反映出个人的成长发展情况、思想发展状况、学习到工作期间的历史状况、员工家庭成员信息情况、专业信息、员工个人的技术能力、自然情况等多个方面的真实信息。对于个人的信息反应较为全面，是员工的个人“信息存储库”。

1.2.2 客观真实性。人事档案包含的内容需要足够齐全和完整，能够反映出人事档案的客观真实性，只有这样才能保证人事档案可以为人事档案相关部门提供更为真实、更为客观的良好服务。

1.2.3 现实性。现阶段，由于员工仍然处于工作状态，员工的人事档案已经成为人事相关部门正确招聘人才、使用人才、有效解决工资问题等多个方面的重要参考依据，具有现实性，现实工作服务成为人事档案区别于其他档案的明显标志[3]。

1.2.4 流动性。在人事档案的管理过程中能够做到与员工日常人事管理相一致，从而可以更好地发挥出人事档案的价值和作用。现阶段，由于人员的流动性越来越大，虽然在事业单位、国家机关单位的员工流动性相对较小，但在大多数的私企、国企中工作人员流动性相对较大[4]。在此情况下，逐渐加大了人事档案管理工作的复杂性和困难程度，从而会导致人员与个人档案分离的情况。这不仅严重影响企业人事档案管理人员的保管工作，对于员工个人而言也不利于后续在其他企业的工作。为此，在实际的人事保管过程中，若出现员工工作调动或离职的情况，需要及时将人事档案随着员工调动办理转移等工作。

1.2.5 动态性。人事档案在进行立卷之后，其主要内容基本不会出现变动。然而人事档案具有较强的动态性，随着人员在工作经历、个人经历的不断发展中会逐渐产生更多新的文件材料内容。为此，需要确保人事档案管理工作将新的文件材料内容进行及时补充，尽量将人事档案材料内容根据员工的实际情况及时更新。为此，需要人事部门的管理人员将人事档案打孔装订，从而可以更加及时地将员工的新材料补充到人事档案中。

1.2.6 机密性。人事档案的主要内容包含了员工个人的奖励、任免、就业、考核等多方面材料[5]。其中，部分材料信息可以反映部分重大历史时间，但部分材料信息是个人向组织汇报的，如政审调查个人或者家庭成员信息等。然而这些档案材料属于个人隐私。为此，人事档案作为机密文件材料，不能由员工个人进行私自保存或者向其他人透露档案中的信息，不能无条件地向社会提供服务。若需要调出档案查阅，需要通过正规的调档手续才能查阅。

人事档案具有的全面性、机密性、动态性、客观真实性、流动性、现实性特点决定了人事档案管理工作具有一定的特殊性和重要性。为此，人事档案管理人员需要严格按照如下几方面要求来执行。第一，人事档案管理人员应当做好科学保管工作；第二，需要将个人档案材料信息进行科学分类、整理、存档。与此同时，应当要求个人在存档案材料确认书上签字；第三，人事档案部门管理人员需要制定个人档案查阅、借阅、传递制度；第四，人事档案管理人员需要做好员工档案保密、保存工作，确保人事档案的安全性。

2 人事档案信息化管理的重要性

2.1 大幅度提高管理效率

在以往的人事档案管理过程中，通常采取的管理方式为人为管理，档案形式主要为纸质材料，需要通过对个人信息数据的收集、整理、归档、利用等人为操作的方式才能做好人事档案管理工作[6]。并且人事档案管理的工作内容较多、工作强度较大，导致工作效率并不高，需要对人事档案管理人员的专业技术水平和综合素质提出更高的要求。随着社会的不断发展，在信息化时代背景下，在人事档案管理方面需要引入信息化管理技术，做好管理信息化，用计算机技术来代替人为管理，进而更好地对个人档案信息进行分类、整理、加工、归档，进一步提高人事档案管理的工作效率。

2.2 实现信息资源共享

在当今信息化时代背景下，信息资源是十分重要的战略资源，合理运用信息资源能够充分发挥出自身的价值，进一步促进社会经济发展。为此，在实际的人事档案信息管理过程中，通过现代先进的技术，如大数据技术、多媒体技术等，可以更好地实现信息资源共享，推动我国经济发展和社会进步。

2.3 便于人事档案信息查阅

相较于传统的人事档案管理模式，现阶段的人事档案信息化管理模式可以采用数字化、信息化技术，通过专业的人事档案系统将档案信息进行科学、合理性存储，便于人事档案信息查阅，从而可以更好地发挥出人事档案自身的价值。

2.4 确保人事档案信息的安全性

传统的人事档案管理过程中，采取的存档方式为纸质存档，在进行存储和查阅的过程中，容易出现人事档案材料丢失或损坏的现象，从而严重影响档案信息的安全性，不利于个人档案的完整性。然而，在人事档案信息化管理中，能够引入十分先进的现代化技术，采用安全防护技术对人事档案信息进行机密处理，从而可以确保人事档案信息的安全性，避免出现档案信息泄露的情况。并且能大幅度减少档案在处理、存储的过程中出现损坏、丢失的情况，保证人事档案信息的安全性。

3 人事档案信息化管理的具体措施

3.1 提高人事档案管理意识

由于以往的人事档案管理工作存在一定的弊端，具有封闭性，不利于工作的开展。在当今信息化时代背景下，档案管理人员需要提高管理意识，转变管理观念，不断地增加自身的水平，做到与时俱进[7]，从而更好地加快人事档案信息化的建设，确保人事档案管理工作具有时代意义，富有信息化、现代化的特点。通过信息化技术，如计算机技术、现代化专业管理软件，确保管理人员能够对人事档案信息进行有效收集、分类、管理、归档等工作，提高人事档案信息化管理效率和管理质量。

3.2 更新现代化技术设备

人事档案管理若想更好地体现出信息化形式，需要以现代化技术设备作为管理的基础条件，也是实现人事档案信息化管理的物质基础。为此，在现代化时代背景下，人事档案管理部门应当适当投入更多的资金，配备较为先进的管理设备和管理技术，做好更新迭代工作，从而建立相对完善的人事档案网络信息管理平台。同时，随着信息化的发展，可以通过微信公众号、官方微博、自媒体平台等方式来实现人事档案信息化管理，为用户提供更为方便的服务，提高工作效率和工作质量。

3.3 实现人事档案信息数据化管理

在信息化时代背景下，工作人员在进行人事档案管理的过程中，依然存在纸质档案、电子档案的方式。对于两种档案管理形式而言，人事档案部门的管理人员应当结合部门实际情况，对两种管理形式充分融合，通过人事档案管理中心做好档案信息存储工作和档案管理的二次开发[8]。并且，建立一套具有管理标准规范的档案信息化管理系统，将传统的档案信息逐渐转变为数据化形式，从而建立能够覆盖全国范围的国家人事档案数据信息库，便于用户的信息资源共享和查询。

3.4 做好档案信息安全保护工作

信息化技术的应用能够便于人事档案管理工作，给管理人员提供了更多有效的方法和管理手段。然而在人事档案管理过程中也给工作人员带来了诸多问题。例如，信息化管理系统中存在病毒、漏洞等，容易造成人事管理信息的泄露，严重威胁信息安全。为此，需要增强档案信息安全性，做好安全保护工作，聘用专业的信息化安全防护人才，采用信息机密技术对数据信息库进行加密处理，避免出现更多的人事档案数据信息泄露情况。另外，管理人员需要定期备份人事档案信息文档，避免由于突发性事件导致人事档案管理工作受到不利影响，应当及时更新信息管理系统防火墙的病毒库，从而有效拦截恶意信息文件，确保个人档案信息的完整性和真实性。

3.5 提高人才培养重视程度

人事档案信息化管理对于信息管理人员的专业技术水平、职业综合素养提出了更高的要求。为此，应当提高人才培养工作的重视程度，加强档案管理信息化人才的专业管理能力、业务能力、理论知识掌握程度以及实践操作水平，从而保证人事档案管理人员能够熟练操控较为专业、先进的档案管理设备和软件[9]。与此同时，人事档案管理部门的组织人员可以定期开展专业技术培训活动，邀请富有多年管理经验的专家和教授进行座谈，从而可以将现阶段的档案管理方法和技术传授给管理人员，及时更新自身的理论知识，提升工作能力。另外，建议适当加强人事档案管理人员的责任意识、服务意识，通过制定奖惩制度的方式大大提高工作人员的工作积极主动性，逐渐形成科学的管理思维和理念，更好地完成人事档案信息化管理工作。

3.6 完善档案管理制度

对于现阶段的人事档案信息化管理状况而言，若想大幅提升管理效率和管理质量，取得良好的工作效益，需要建立完善的档案管理制度。第一，档案管理部门应当建立信息化管理专业小组，有部门负责人、专家和管理人员构成，通过研讨并结合单位部门的实际发展特点，制定具有针对性、可行性、可靠性的档案管理制度。第二，需要明确人事档案信息化管理人员的权利和职责，将责任落实到个人，若发现档案信息出现遗漏、失真、损坏的情况，需要第一时间向负责人追责，确保管理制度能够有效落实。第三，应当将人事档案管理工作与人力资源管理进行充分融合，保证人事档案信息化管理工作可以随着人事变化而做出合理调整。

4 结束语

综上所述，现阶段在信息化时代背景下，做好人事档案信息化管理是社会发展的必然趋势和客观需求，能够更好地实现人事档案信息共享，提升利用效率和管理水平。为此，档案管理部门需要引入先进的信息技术和管理理念，进而提高管理效率。