企业档案管理现代化与工作标准化规范化目标

□ 江苏徐州 王 巍

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。近年来进一步深入贯彻实施《档案法》，提高依法治档水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

一、企业档案管理现代化

（一）企业档案管理现代化的概念

1.现代化管理。是相对传统管理而言的。它是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通讯技术等，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体动态最佳效果的管理体系。它的主要特征如下。（1）系统化。即整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动，管理工作也由若干个相互依存、相互制约的部分构成整体，从这个整体的系统性去实现最佳效果。（2）信息化。广泛使用计算机，对大量信息进行收集、整理、加工、储存、传输和分析，建立信息处理系统，利用反馈信息进行预测和决策。（3）定量化。即把复杂系统中的变量及其相互关系，用数学函数关系表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向。（4）智力化。现代化管理十分强调人的因素，注意开发管理人员的智力，充分调动个人的主动性、积极性和创造性，要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况。

2.企业档案管理现代化。是相对于企业档案管理的传统方法而言。它是以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，充分采用先进技术和设备，充分发挥企业档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对企业档案管理的传统做法和方法进行改革，使企业档案管理逐步实现系统化、信息化、定量化、智力化，以取得企业档案管理总目标的最佳效果，使企业档案管理与现代社会进步和经济发展同步的工作过程。

（二）企业档案管理现代化工作内容

企业档案管理现代化工作内容包括应用现代管理科学、方法、技术和手段；装备先进的档案管理设施设备；企业档案管理人员个体素质的现代化；传统档案管理方法的改革等。

1.应用现代管理科学、方法、技术和手段。就是将以系统论、控制论和信息论为代表的现代科学管理理论以及以计算机技术为代表的现代管理技术和手段应用于企业档案的管理，实现档案管理现代化。

2.装备先进的企业档案管理设施设备。先进的档案管理设施设备是档案管理现代化的物质基础，一般又称为档案管理现代化硬件条件，也就是实现档案现代化管理所需要的各种现代化的基建项目、档案管理装具和设备。档案管理现代化设施主要包括计算机软硬件设备、档案馆库建筑、档案保护技术设备、档案装具、库房管理设备等。在新时期加快建设数字中国背景下，企业档案部门加大对计算机硬件、软件、网络服务设施、信息化资源系统的建设，使得企业档案管理由管档案实体向管档案数据转变成为现实。企业利用档案数字化管理技术，建立档案信息化管理平台，对传统档案管理工作进行创新，实现档案资料信息的数字化管理，管理档案数据已成为企业档案管理部门的日常工作。

3.企业档案管理人员个体素质的现代化。档案人员现代化个体素质主要包括现代化观念、现代科学管理的理论与知识、现代社会意识、现代化设备的操作使用技能和开发能力等。档案人员的个体素质的现代化就是通过学习和钻研或引进现代化人才，使档案人员牢固树立现代化观念和意识，掌握并提高现代化的科学与技术知识和技能，调整档案人员个体素质结构，从而促进档案管理现代化的过程。

4.传统档案管理方法的改革。主要有以下几个方面。（1）档案信息存贮与利用工作的现代化。在档案的存贮与利用方面，传统的方法主要是对档案原件的保存与利用，档案人员把原件直接交给用户进行翻阅，这种传统存贮与利用方法的缺陷是：直接提供原件对档案的损坏比较大，用户自己用笔摘录档案存在不方便、容易出错、凭证性差等问题。科学技术的发展，以计算机技术和现代网络通讯技术应用于档案的存贮与利用，为档案的存贮与利用提供了现代化的手段和新的途径和方法。（2）档案管理业务的现代化。档案管理业务是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等档案管理环节的总称。在整个档案管理过程中，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等工作，可以通过建立计算机档案管理软件系统来解决，如公司清华紫光电子档案管理系统是由紫光软件集团有限公司自主研发的通用档案管理系统。系统完全依照国家档案管理标准开发，并结合先进的档案信息化管理理念和方法，是一套具有先进性、安全性、前瞻性的综合档案管理平台。紫光电子档案管理系统档案业务部分包括：信息收集、信息管理、借阅管理和综合利用四部分，涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理和信息综合利用工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，这部分功能系统设计的简单实用、方便快捷，档案管理人可以自动或辅助手工完成档案管理的各项业务。

二、企业档案工作标准化、规范化

企业档案工作标准化、规范化就是科学地制订（修订）和贯彻执行企业档案工作各项标准与规范，使档案工作走向统一、科学、现代化的过程。企业档案工作标准化、规范化的意义主要如下。（1）是实现档案工作现代化的基础。档案工作现代化是建立在先进技术、严密分工、科学管理、广泛协作的基础之上的。标准化、规范化是通过制订和贯彻各种标准与规范，是全国各部门、各地区、各单位的档案工作有统一的、科学的准则和依据，使它们的分工合作有了可能，有利于全国档案工作形成一个统一的有机整体。以计算机为中心的现代化技术在档案工作中的应用，必须以标准化为前提。例如，为了建立全国统一的档案信息检索体系和目录中心，为了建立各种档案数据库，以实现档案信息资源共享，就必须制订档案著录项目、标识符号、检索语言、标引规则等标准。所以，只有实现档案工作标准化和规范化，才能实现档案工作现代化。

档案工作现代化管理要增强档案工作现代化管理意识，真正认识到档案工作现代化的重要性与紧迫性，大力推行档案工作标准化和规范化。统一制订和完善档案工作现代化所需的各种标准，要有一个统一的科学的组卷、著录、标引体系，不能各自为政。只有这样，才能利用现代化的管理手段使档案信息网络化、社会化。

目前，尤其是科技档案部分，还是根据各行业、各单位的特点制定不同的分类表进行组卷、著录和标引的。各单位的文字、图纸还是按一个小型项目进行组卷编目。虽然原能源部于1991年制定了《电力工业企业档案分类规则》。但在电力系统的各专业单位的分类也有不一致之处，由于各专业单位的意见不统一，很多单位只有在1992年以后按此大纲分类，而1991年以前的档案保持不变，原因改起来工作量太大。因此，在同一单位内，档案的编号也不全一致。如公司单位的科技档案有七、八十年代按老分类号，还有九十年代采用的阿拉伯数字的新编号。且在我们电力系统分类大纲的0-9大类中0-7大类的目录代号采用的是年代号，而8-9大类的目录代号采用各单位根据情况自编的号码。这只是在电力系统内出现如此不统一的编号。长此下去，不利于管理，不利于检索和交流，更无法用现代化手段使档案信息的网络运行和社会运行。

（2）是提高档案工作效率和质量，节省人力物力的重要措施。通过制订、实施标准和规范，使档案工作领域内需要协调统一的重复性事物和概念达到统一，建立起良好的工作秩序，可以大大提高工作效率，获得最佳的质量和效益。例如，立卷归档、档案的接收和移交、保管期限的确定、检索工具的编制等，在各级各类档案部门都存在，工作内容和形式大体相同，质量要求也差不多，属于相对重复的工作。对于这些相对重复的工作，可以制订统一的标准或规范，就能使各项工作规范化、统一化，工作质量整体得到可靠的保证，工作效率有明显的提高。实施标准化和规范化，对节约人力、物力、财力有着重要作用。

（3）是实现档案科学管理的重要手段。所谓档案科学管理，就是根据档案形成规律和特点，运用先进的现代管理技术方法和手段管理档案的科学管理方式。它要求做到管理方法的科学化与制度化、管理工作标准化和规范化、管理技术和手段的现代化。在档案管理中要建立起符合档案工作规律和特点的档案管理、技术管理、设备管理、质量管理、安全管理等科学管理制度，制订一系列标准和规范，并严格实施。所以，标准化和规范化不仅是档案科学管理的基础，也是档案科学管理的内容和手段，是档案科学管理的重要组成部分。

三、企业档案工作标准与规范的主要种类

（一）档案业务基础标准与规范

1.档案工作专业名词术语标准与规范。任何一个专业，为了阐明它的概念和内容都使用特定的名词术语，赋予每个概念以明确的含义，作为彼此之间交流的共同语言，并作为进一步深入研究的基础。现在，已制订的国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）等标准中，就有一系列名词术语的标准表述，例如：“档案”、“案卷”、“档案著录”、“科学技术档案”、“科技文件材料”、“档号”等。

2.档案代号代码标准与规范。档案工作的代号代码标准，主要包括档案著录项目代码、档案分类类目代码等。国家档案局制定的《档号编制规则》（DA/T13-94）就是一个专门对档号的编制方法进行规范的标准。

3.档案著录和目录组织标准与规范。制订档案著录标准，是为了保证并统一全国各部门、各单位的档案著录质量，建立全国统一的档案检索体系，有利于档案的报导、检索和利用，实现档案信息资源的共享，充分发挥档案在我国现代化建设中的作用。例如国家标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）对档案著录项目、著录格式、著录详简级次等作了明确规定。

4.档案标引语言标准与规范。标引语言标准是指档案的标引和检索语言标准。标引语言标准主要包括档案分类表、档案主题词表、档案分类标引规范等。如《中国档案分类法》。

（二）档案业务管理标准与规范

1.档案收集、整理、保管、鉴定标准与规范。档案的收集、整理、保管、鉴定是重要的基础性工作，这方面标准的制订对于正确确定接收质量、收集范围、保管期限、保证案卷质量、档案销毁等工作具有重要作用。 如国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）等。

（三）档案业务技术标准与规范

1.档案装具、设备、保护和房库建筑标准与规范。档案装具、设备、保护和房库建筑是每一个企业档案馆（室）都要面对的重要问题。如《档案馆建筑设计规范》（GJG25-2000）、《档案馆温湿度管理暂行规定》（国档发[1985]42号）、《档案虫霉防治一般规则》（DA/T35-2007）等。

2.档案制成材料的标准与规范。档案制成材料质量的优劣，是决定档案保存寿命的一个极重要因素。档案制成材料标准与规范的制订，对于档案的保管和保护工作有着极其重要的意义，应大力抓好。例如国家档案局制定的《档案字迹材料耐久性测试法》《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）等。

3.档案工作现代技术标准与规范。计算机技术、高密度存贮技术、声像技术、现代通讯技术在企业档案工作中的应用、是提高企业档案管理水平、开发利用档案信息资源、推进档案工作现代化的重要手段和条件。在这方面，迫切需要制订一系列的标准与规范。如《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《档案缩微品制作记录格式和要求）（DA/T29-2002）等。

四、企业档案信息资源的开发利用

公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。近年来，公司档案室利用档案创直接经济效益达2亿元，创造了良好的经济效益和社会效益。例如徐州公司计划营销部成本分析专业人员华某利用公司征地档案。2021年1月22日，徐州公司计划营销部专业人员华某到档案室找到笔者要求查找徐州公司（原徐州发电厂）建厂时期的征地档案，本人熟悉馆藏，业务熟练，迅速调出0300-8030-003（铜山县革委会、徐州电厂等单位关于徐州电厂厂区（一）征地问题的批准通知书、协议书等文字材料）等科技档案案卷7卷，这7卷都是徐州公司建厂初期的珍贵的征地档案，华某办理相关档案借阅手续后借出复印，档案为凭，华某满意而归。再如徐州公司财务产权部财务专业人员李某利用公司百万机组基建档案。2021年5月20日，徐州公司财务部财务专业人员李某由于徐州公司贷款的需要到档案室找到笔者要求查找徐州公司百万机组项目核准文件等基建档案，迅速调出0400-8000-001（国华徐电2×1000MW建设工程项目核准文件及申请报告）、0400-8003-001（国华徐电2×1000MW建设工程环境影响报告书批复、报告书等）等科技档案案卷4卷，这4卷都是徐州公司百万机组项目前期基建档案，李某办理相关档案借阅手续后查阅复印，档案为凭，李某满意而归。又如国能徐州发电有限公司公司领导借阅档案。2022年2月7日，徐州公司生产技术部土建专业工程师卢某受公司总工程师朱某委托到档案室要求查找两台百万机组排烟冷却塔结构竣工图，档案人员熟悉馆藏，业务熟练，调出0400-8745-003（国华徐电2×1000MW建设工程12000㎡自然通风排烟冷却塔玻璃钢烟道结构图竣工图）案卷，卢某办理相关借阅手续后借出，以便公司领导工作参考。