县域城乡一体化城乡建设档案管理新模式探讨

凌 军

（双峰县城市建设档案室，湖南 娄底 417700）

引言

历经改革开放以来，我国经济发展势头依旧迅猛，人民生活水平稳步提升，城乡面貌发生历史性巨变，乡村人民群众生活得以大幅度改善。但是由于整体发展较快，在短时间内没有放弃二元经济结构与粗犷档案管理模式，城乡之间规划建设尚存差异，不协调事件时有发生。为了避免此类情况发生，打破原有城乡壁垒，促进县域城乡一体化发展，适应新时代治理体系建设要求，全面提升治理能力，建立全新档案管理模式势在必行。建设档案是一个区域数据化的抽象体现，每一份档案内容都代表一个人、一个项目的“面貌”，对于档案的管理与调动，可以体现出城乡管理人员对于区域管控能力。在大数据信息化背景下，传统建设档案管理模式已无法满足相应管理需求，为此，管理人员必须直面时代发展所带来的挑战，在城乡一体化发展理念下对原有建设档案管理模式进行深层次、高强度创新，满足更多管理工作需求。

一、当下城乡档案建设二元分化问题

在正式进入21世纪以来，城乡一体化是我国未来发展主要方向，促使城乡建设工程项目飞速增长，相关档案内容与日俱增，管理难度随之提高。在大部分情况下，城区建设档案由城市地方建管理部门负责，虽然城建发展所带来工作量暴增，但相关工作人员还是能够将信息内容及时记录，基本可以实现科学管理，完成内部循环自我纠错。而城乡工程建设数量是城区工程建设数量数倍有余，且工程项目建设种类繁多，涉及城市绿化、工业发展、旅游投资等诸多项目。这就导致城乡档案管理部门整体压力处于超负荷状态，无法完全满足地方领导人员对于档案的调动需求，以及政策下达后的细致管理。由于城乡建设档案管理工作体制缺失，监管领导能力不足，硬件设备较为落后，致使大量基础档案文件堆积，无法发挥档案文件应有作用[1]。

二、县域城乡建设档案一体化发展任务

县域城乡一体化是一个十分深刻的社会变革任务，它需要相关部门进行引导，下级与民间组织积极配合，再加之区域人民群众鼎力支持，才能够逐步完成生层次改变。首先，城乡一体化不仅是管理制度创新，也是工作理念与发展理念的创新。地方领导人员需要以自身为标榜，改变传统建设档案管理方式，学习县域城乡一体化前沿理念与官方解读，推进建设档案管理工作与信息技术融合，协调各部门之间工作职责，解决城乡档案二元分化困局。建设档案管理工作不仅是档案管理部门本身职责，也是各部门之间协调能力体现，提高建设档案记录、调动工作效率，可以有益于各部门实际“利益”，为人民群众提供更加良好服务[3]。

其次，在法治时代背景下，任何人、任何组织都必须严格依照法律法规行事，县域城乡一体化建设档案管理也必须服从此原则。根据《城市档案管理规定》《档案法》等有关规定，城乡建设档案工作必须纳入常态化档案管理工作之中，接受行政部门领导，对人民群众负责[4]。因此，新城乡建设档案管理部门需要成立机构，履行必要职责，统一负责建设档案记录与调配，并对已有档案更新进行修改。档案建设是一项利在千秋的重要工作，该工作不仅能够对社会发展起到促进性作用，还可以总结近几十年城乡发展不足之处，避免同一建设问题再次发生，对建设部门起到良好纠错作用[5]。

最后，县域城乡建设档案管理工作也应进行积极改革，将工作指导方向与城乡发展方向相结合，适当纳入多部门意见，推动相关工作快速发展。简单来说，城乡建设档案内容应逐级开放，对不同部门展示需求较大内容，降低相关部门工作难度。例如，城乡建设档案管理机构可以与市政部门进行联网，根据ID展示建设档案内容，配合相关人员进行工作。

三、建立县域城乡建设档案管理新模式构架

我国是人口大国，每一个城市、每一个城乡都拥有大量人口，这就导致相关部门职能复杂，功能性较强。因此，城乡建设档案管理新模式必须符合多元化需求，整体构建必须条理清晰、功能多样，发挥出档案本身辅助优势。简单来说，城乡一体化建设档案管理新模式必须坚持国家政策为领导，对档案管理部门进行规划，乡镇组织协调工作同步，认真执行基础工作的同时，还需要为其他部门做好引导工作。如同一档案在一定时间内被多部门提取，需要向所有部门进行通报，给予书面提示，防止多部门之间工作出现冲突。

城乡建设档案机构是每一个地区重要的技术支援力量，他们的存在是维护地方建设有序、优化、安全进行，负责贯彻国家法规、准则，收集地方建设资料，保障各行各业稳定发展。从宏观角度来看，城乡档案建设机构的存在，可以逐渐推动城乡一体化发展，降低城市建设可能存在问题，保障各方利益。从微观角度来看，城乡建设档案可以在未来城市发展中，为各部门提供专业技术支持，为不同部门同事提供数据帮助。

四、县域城乡一体化城乡建设档案管理新模式探究

县域乡镇一体化是本地区域资源整合与再造，逐步筛选出无用信息与高质量信息，促使建设中乡镇、部门之间相互合作，提升区域经济、文化、生态、社会协调发展。因此，县域城乡一体化建设档案创新工作非一蹴而就，需要几年、十几年，甚至是几十年的累积，以一种文化、精神的方式传递下去，改变相关工作人员思维模式与工作理念，从而实现系统化工程。

1.彰显档案重要性

为了能够保障县域城乡一体化建设档案管理创新工作能够顺利实施，管理人员必须以城乡一体化发展为契机，彰显档案管理工作重要性，做大、做强档案管理规格与模式，让建设档案覆盖面增广，把城乡档案纳入未来十年发展重点项目，在短时间吸引住相关人员视线，促使相关人员能够加以重点关注，为后续改革奠定基础。建设档案管理工作对于很多“局外人”来看并不重要，但是缺失建设档案却是一件十分麻烦事情，其原因在于相关人员对工作内容的懈怠，没有发挥出建设档案应有重要性。而想要在短时间内，调动一定资源去完成县域城乡一体化建设档案创新工作，必须获得更多人员支持，才能够达到理想效果，而领导人的号召对于任何区域工作而言是极为重要的指示。

2.档案机构改革

在领导人员号召下，城乡建设档案内部管理模式，必须进行深层次改革，使其能够发挥好档案建设与行政执法双重职能、与城乡一体化相适应的建设档案收集利用管理综合作用，完美维持线县域城乡一体化平衡。我国作为一个人口大国，地域辽阔，文化丰富，每一个地区都拥有自己独立区域特色，而这些内容无法通过中央领导政策统一规划，需要对区域城乡档案管理法规进行构建，完成区域内部建设标准审核，利用现有力量进行建设资源调配，保障区域内部建设健康发展，降低城乡建设冲突矛盾。城乡建设档案机构内部改革主要方向在于承担更多责任，划分更细致工作内容，让工作人员拥有独立工作思维，向一个良好方向积极前进。换而言之，内部改革重点在于优化，让专业工作人员可以了解更多城乡建设档案内容，熟悉未来城乡发展方向，可以在工作过程中自主为同事提供意见，在出现问题后可以主动向领导进行汇报，将不稳定因素扼杀在摇篮之中。以点带面，全方位推动城乡一体化发展。2022年9月，笔者所在单位双峰县城市建设档案室正式更名为“双峰县城乡建设档案馆”，为城乡建设档案的统一收集、利用、管理作出组织机构的准备。据了解，这是全国首个城市建设档案机构更名为城乡建设档案机构。

3.完成档案归集

为了避免发生档案录入重复与冲突，地方领导人员需要对录入档案内容、录入权责进行细致划分，建立网格化管理制度，形成外松内紧的形势。管理人员必须保障城乡档案建设前期严格稳定，信息内容有序、详尽，后续相关人员认真保管录入，将每一个工作职责落实到每一个人。档案完善是开展一切工作的前提，因此，必须在每个阶段保障建设档案完整性。为了能够达到此目标，相关责任领导可以更新硬件化设备，开通线上补充通道，让建设承建人员在完成施工后，必须对建设项目进行资料补充，进而降低建设档案工作人员工作强度，将工作内容进行均分。此外，建设档案部门应开通居民房屋建设档案资料补充自助渠道，鼓励居民对自家房屋建设与居民小区楼建设进行资料补充，由专业人员对资料内容进行筛选，并出示房屋建设布局电子凭证，帮助居民鉴证房屋改动实况，从侧面提高居民房屋建设市值，从而激发居民补充房屋资料积极性。

在完成大量资料汇总后，相关工作人员必须认真负责对待每一份档案内容，细心、认真的完成每一份资料甄别，为后续工作开展奠定基础。

4.档案应用提升

为了能够更好应用建设档案信息，有目的性开放档案系统，可以提高相关人员工作效率，彰显县域城乡一体化建设新模式效果。集中糅合城乡档案资料可以在短时间内创造巨大信息库，但信息的收集是为工作服务做准备。按当下城乡建设标准来看，乡镇建设档案信息已经开始囊括地下河道、水利工程、预埋管路以及传统村落、居民自建房等综合性信息，还有部分陈旧建设拆除更改信息，使得乡镇建设档案十分庞杂，对于相关人员使用较为困难。

为了避免信息使用率降低等问题，相关领导人员必须提升档案管理人员与信息使用人员综合素养，对其进行系统教育培训。首先，领导人员必须根据现有乡镇建设档案系统，设置较为实用且专业问题，考核建设档案部门工作人员与相关工作人员，利用其评分对其进行阶段性教育培训。如让考核低于60分的工作人员从基础知识学起，高于60分低于85分的工作人员可以学习乡镇建设档案系统进阶使用方法，高于85分的工作人员可以尝试对接其他部门工作内容，对其工作需求进行甄别，帮助其工作人员筛选乡镇建设档案内容，推动乡镇建设档案使用率。

在完成初步阶段尝试，得到理想效果后，乡镇建设档案管理人员可以增加项目投入，在市政系统内网开设信息查询系统和手机移动客户端系统，让相关工作建立真实姓名ID，自主查询有需要内容，若无法找到详尽信息，可以主动联系乡镇建设档案工作人员，通过电话沟通或拜访等方式，对复杂问题进行详尽解决，从而实现数据化、信息化进步。对于部分公共公开场所信息，乡镇档案管理人员可以适当进行开放，如体育馆、公园、游泳馆等区域，重点标注安全通道走向。

5.构建安全体系

大量真实信息堆积需要更加具体安全防控体系，防止公共和居民安全信息泄露，让不法分子有机可乘。档案安全分为两类，第一，档案自身安全。乡镇建设信息档案属于我国集体私有财产，任何个体、商户在没有经过居民同意或相关部门允许情况下不得加以贩卖。同时，为了防止不法分子利用木马病毒入侵系统，乡镇建设档案管理人员，需要定期寻找具有合法资质网络公司，与其签订合同协议，按时对系统漏洞进行修复，对潜在威胁进行排查。第二，档案价值安全延伸。在汇总不同阶段乡镇建设档案后，系统内部会对差异性档案进行分类，而工作人员在对同一区域档案进行比对后，就可获得重要信息内容。若将此功能加以智能化延伸，可以应用于更多复杂工作。例如，将火灾无人机与监视器信息纳入乡镇建设档案信息库，以档案信息库为基础，对异常区域进行报警，这样即能够使火灾检测工作更轻松，还能够以数据库为基础，降低火灾监管成本。及时在春秋火灾高发季，也可以让无人机对郊区、田野深林进行24小时巡查，缓解相关人员劳动压力，提高火灾预防性。又如，乡镇建设档案管理人员可以在景点区域安装智能天气采集装置，对景点区域情况进行实时记录，将记录信息以周报或月报形式传递给社会或专业旅游团队，让其了解景点区域天气变化，由于是实时转播数据，信息更新速度快于每日天气预报，因此在很大程度上能够刺激当地旅游消费，消除天气变化所带来的隐患。

结语

总而言之，县域城乡一体化城乡建设档案管理新模式不是将更多数据内容整合在一起，而是有目的性地提高数据使用效率，让数据主导城市建设，让人工成为辅助，在释放乡镇建设档案工作人员压力的同时，提高相关部门整体工作效率。为了能够达到此效果，区域管理人员必须以身作则，重视县域城乡一体化城乡建设档案管理工作，成立相关责任部门或对传统建设档案管理部门进行改革，通过信息化、智能化、数据化办法，将信息加以合理利用。在完成初步乡镇建设档案信息应用后，档案管理人员可以继续根据区域要求继续提升档案信息库功能。