基于计算机网络技术的档案信息管理及应用研究

张 强

（济宁市城市建设档案馆，山东 济宁 272000）

计算机网络技术是信息传输的主要基础，它的发展与网络化系统的研发等方面，都能够凸显计算相机网络技术良好的发展趋势，能够以便捷性和丰富性能的特点，在各行业中都能够取得良好效果。档案信息作为各行业重要的信息资源，在社会信息系统当中占据着重要的作用，可以不断地提升档案信息现代化管理的质量和效率，可以将档案信息的价值全面体现。

一、计算机技术在档案管理应用的必要性

1.应用计算机技术是档案现代化发展要求

由于社会经济的快速发展，科学技术也得到极大的完善，计算机技术被广泛地应用到各行业当中，如档案管理工作环节里面，较为突出的便是档案的检索工作，它能够利用计算机里面超大的容量与运算较快等方面优势，能够将档案检索系统快速的输入到计算机当中，不仅能够提升档案检索的质量和效率，还可以保证档案检索的作用得到充分发挥[1]。另外，因为电子档案数量不断地涌现，人们想要更加方面的进行档案应用，便将传统的固态档案融入计算机中，从而建设成相应的数字档案馆，这种利用新技术的建立档案馆的方式，能够为档案管理工作的开展提供全新领域。同时，想要帮助用户快速的适应信息文件与历史档案方面的查找，大部分人群都会选择建立各级与各类的档案馆，以及多元化的计算机网站，更加方便用户进行查找与利用[2]。

除此之外，档案载体也在逐渐地发生变化，而产生便会的主要原因是电子档案，以及相关单位办公和经营活动的方式等，都发生较大的改变，包括电子商务与电子政务等方面的办公方式，得到了良好的完善便逐渐代替纸张信息传递模式[3]。人们对计算机与网络的书写方式变得越来越注重，以及传递和查找检索，信息存在的形式也由看得见逐渐转变成看不见，它转化的档案便是电子档案。

此外，随着电子文件几何式骤增，对电子档案的控制与收集，以及开发和应用等普及成为目前问题，由于服务范围的不断拓展与管理方法完善，档案管理人员的计算机知识与技术必须要满足社会发展需求，才能够将档案信息管理的作用全面体现，有利于促进社会安全稳定的发展[4]。想要树立高质量的服务理念，就必须要将现代化技术与工作经验以及档案利用的案例与材料相结合，才能够真正地参与到档案管理变革工作当中，从而优化工作的方法与模式，以此增强档案管理人员的服务意识，做到有效地改善服务环境，这样能够让档案信息价值与作用得到更好应用，满足社会发展的需求[5]。

2.满足准时提交与跨部门共享资源的要求

随着计算机网络技术的普及，为档案信息搜集提供较多便利，工作人员不仅可以通过网络进行信息的查找与编辑，以及删除与存储的工作，还可以增强各部门之间的交通与够了，从而更好地完成相关工作，并且做到提升工作质量与效率的情况。同时，相关部门可以利用互联网传输的方式，促进档案部门的不断建设，并且直接将电子文档直接保存在信息的档案库中，能够更好将档案信息的价值与作用充分发挥，所以对各行业具有重要的意义。并且档案馆在进行相关资料的搜索时比较方便，还能够有效地保障档案信息的完整性与安全性。在实际的档案信息管理工作当中应用计算机网络技术，不仅可以利用互联网获取广泛的信息，还可以保证档案馆内部的信息数据得到及时更新。

除此之外，档案管理可以利用计算机网络技术，将档案与目录等上传到自己的网站当中，然后再建立完善的档案信息数据库，并且建立相关的档案信息数据搜索群体，为工作人员在搜索与使用文件信息的过程中制造良好条件，便捷的信息数据提取与储存等方面，都是文件管理计算机主要的特征，所以计算机网络技术的融入，能够让数据信息的传递更加快速，从而满足社会的发展需求。

二、计算机网络技术在档案信息管理中应用优势

1.档案信息跨部门共享，档案信息管理实时性

首先，在互联网时代的背景当中，档案信息管理在计算机网络技术的推动下，逐渐朝着自动化与数字化的方面进行发展，所以档案信息管理部门也能够借助计算机网络技术，在网络平台当中建立开放式的档案信息数据库，这样能够更好地为相关单位提供信息检索服务，方便各部门相关人员进行档案信息的查阅，从而将档案信息的价值充分发挥，这样既能够提升工作的质量和效率，还可以促进档案信息管理的发展。同时，档案信息在计算机网络技术的支持中，档案信息也改变了传统落后的纸质档案信息模式，也让档案信息共享的范围越来越广泛，并且还能够同时被各部门人员进行共享，不会受到时间与空间方面的限制情况，给各部门工作的开展提供档案信息方面支持。

其次，计算机网络技术被广泛地应用到档案信息管理中，不仅能够有效地提升档案信息收集与整理的效率，还可以增强信息存档与传输等方面的速度，为档案信息管理人员在开展工作时提供便利性，也方便各部门人员进行及时查阅。档案管理人员可以合理地应用计算机技术，能够就将互联网当中的信息进行有效更正，以及删除与存档等方面操作，这样能够有效地保证档案信息管理的时效性。

再次，在档案信息管理工作的开展过程当中，相关人员可以利用计算机网络技术，将收集与整理的档案信息资料，通过网络技术进行快速传输，避免人员领取与送达的工作步骤，为档案信息工作人员的收集节省较多时间，可以保证档案信息管理的时效性，及时为给部门提供信息支持。

最后，在应用计算机网络技术的过程当中，既可以有效地保证档案信息的完整性与准确性，还能够进行档案信息数据备份操作，能有效地防止档案信息数据发生缺失与损坏的情况发生，避免对给部门工作的开展造成影响，从而保证工作能够顺利地开展，帮助社会安全与稳定的发展。

2.档案信息服务社会化

在传统模式的档案信息管理当中，部门档案信息资源在同时间段里面，只能够由一个用户进行档案信息的查阅，这样不仅难以满足社会群众的信息查阅需求，还会造成档案信息使用的效率逐渐下降，从而阻碍相关工作的开展。另外，计算机网络技术具有较高的安全性与机密性，所以档案信息管理人员可以将档案资源放置在互联网当中，这样能够避免档案资源受到损坏与缺失，还可以保证相关部门及时的应用档案资源，利用网络技术及时地获取工作需要相关信息，有效地提升工作的质量和效率。同时，还能够促进社会机构与内部人员的信息流动性，可以有效地做到档案信息资源共享的局面。档案信息管理主要属于开放与互动的平台，它需要与相关业务和档案信息管理部门进行及时沟通，才能做到丰富档案信息资源的情况，从而保证档案信息服务的社会化可以得到全面落实。

三、计算机网络技术在档案管理中应用的问题

随着科学技术的不断发展，计算机网络技术被广泛地应用到档案信息管理中，不仅能够保障档案信息的完整性与安全性，还可以保证相关工作顺利地展开。但在实际的应用过程当中，会受到管理机制与运行机制等方面的影响，并且导致档案室在建设的过程当中，仍旧采用传统落后的封闭式措施，造成档案管理的标准化与自动化，以及网络化等难以服务相关标准。另外，在档案信息管理的系统建设过程当中，并没有达到相关的规定标准，所以便存在功能性单一与数据不完整，以及档案信息资源共享性较差的问题，从而给档案管理网络化建设，以及档案信息资源共享带来较为不良的影响。

除此之外，部分单位的档案信息管理系统数据库较小，虽然能够有效地满足单位自身的使用，但是标准化的程度较低，并且数据并没有得到规范化的控制，以及服务水平存在较差的情况，这也是档案信息管理在使用过程当中主要的问题，不仅直接影响到单位档案信息管理系统的服务质量，还间接地降低档案信息数据的应用效率，无法将档案信息中存在的价值体现。

此外，档案信息管理系统在建设完成后，投入到各部门中进行使用，但是部分单位在档案信息管理网络的建设，因为资金投入比较的有限，这也间接地导致档案信息管理系统应用的计算机软件和硬件较差，无法根据实际的情况对大难信息管理社会进行更新，所以资金问题是影响档案信息管理网络化建设的主要原因，因此相关部门必须要注重这方面的问题，才能够将档案信息的价值全面体现。

四、计算机网络技术在档案信息管理中的应用

1.实现档案信息管理自动化

计算机网络技术是信息化时代的重要部分，所以应该将计算机技术积极地应用到档案信息当中，这样不仅可以有效地提升档案信息管理的质量，还可以增强信息处理方面的能力，并且利用数据采集和分析技术，以及处理技术等，全面的促进档案信息管理自动化水平不断地提高，将档案信息的价值与作用充分体现。

另外，在计算机网络技术的应用过程当中，应该将档案管理人员与档案利用人员，以及数字档案信息等方面相联系，从而形成完整的档案流通闭环情况。计算机网络技术也逐渐融入档案信息的采集，以及录入和储存等方面当中，使各环节的操作流程变得简单化与自动化，这样能够有效地节省大量时间提升工作的效率。同时，计算机网络技术在档案信息管理的应用过程当中，不仅改变了传统落后的纸质档案情况，还有效地实现了档案自动化的管理，为档案信息管理提高可持续发展的保障。

2.实现信息传递网络化

现代计算机网络通信技术，能够让计算机技术的优越性得到充分体现。在档案信息管理计算机检索系统当中，合理的应用计算机网络通信技术，不仅能够为档案信息检索的方式提供便捷性，还能够将档案信息检索等方面，逐渐地发展成智能化的检索，这样不仅可以节省检索的时间，还苦于做到资源共享的情况。

另外，想要有效地实现计算机网络化的检索情况，就必须要将计算机技术与网络技术进行有效地融合。随着计算机网络技术快速的发展，社会对于信息的质量和需求也在不断地提升，大部分的用户都希望能够获得处理后质量较高信息资源，这样能够更加便于用户的使用，间接地提高应用的效率，提高用户对信息应用的满意程度。

除此之外，档案信息通过计算机网络技术的管理，能够对档案信息资源进行有效的分类与提取，以及分析和加工等方面，提升了档案信息的作用与价值，促进社会效益和经济效益的良好发展。

3.实现档案信息数字化

在档案信息管理工作的开展时，相关人员应该积极地应用计算机网络技术，以及互联网通信技术和计算机技术，不仅能够有效地促进档案信息管理工作实现数字化发展，还可以提升档案信息管理工作的便捷性，更加方面各部门档案信息的应用。

同时，还能通过管理设施软件与硬件的改良方式，从而制作出符合社会发展的信息化产品，满足社会发展的需求，在进行数字化档案信息的处理时，对电子档案信息与信息产品研发，以及档案信息资源的利用率和开发率等方面具有重要作用。

另外，在传统档案资料与现代化数字档案信息的比较过程中，现代化数字档案具有更加丰富的优势，而这些优势主要体现在档案信息的修改，以及查找和存储的环节里面，为档案信息提高便捷与简单的方式，并且在计算机网络技术完成的数字化档案中，能够大幅度的提升信息传输速度，不断地提升档案信息管理的质量和效率，将各环节的工作都能够落实，有效地帮助工作人员减少压力，保证档案信息资源储存在安全性与稳定性较高系统中，可以更好地满足各行业用户对档案信息资源应用要求，将档案信息的价值与作用充分发挥。

除此之外，档案信息管理人员在应用计算机网络技术时，也存在许多难以弥补的漏洞与不足，如电子档案信息具有局限性的情况，难以随意进行增加与去除初始证书功能，这样的证书功能难以满足相关要求，并且还缺乏法律法规的良好保护，同时电子与纸质档案难以进行有效保存，以及无法保障档案信息的完整性与准确性。

因此，档案信息管理人员必须要建立完善的图像与文字并存系统，然后再根据档案信息的实际情况，对系统进行及时的优化与完善，保证信息档案管理能够通过法律法规的流程标准，确保档案信息化的建设更加科学合理，为档案信息管理提高安全与稳定的运行环境。

结语

随着科学技术不断地发展，现代化信息技术也得到极大完善，它也被广泛地应用到各行业当中，并且为各行业的网络化管理提高技术支持，所以社会也逐渐朝着网络化的方向发展，档案信息管理网络化也变得越来越明显。档案信息管理是相关单位的重要组成部分，也是社会在建设与发展的过程证据和信息，以及记忆等方面累计中心，是社会朝着现代化与信息化发展的主要基础，所以档案信息管理对社会的发展具有重要意义。除此之外，档案信息管理部门想要实现服务功能，以及满足社会建设与发展的需求，就必须要选择网络化的理念进行合理指导，网络化管理也是档案信息化建设的最佳选择，所以档案信息管理部门必须要注重网络化，才能够将档案信息的价值与作用得到充分体现。