办公室行政后勤管理问题及对策

曾 阅

（中交四航局第二工程有限公司）

随着我国企事业单位改革工作的日渐深入，办公室行政后勤管理工作可发挥出来的作用及价值也越来越明显，尤其是其服务功能和协调功能，对于机关事务管理工作来说，办公室行政管理工作，除了需要协调好各部门的工作关系，还需要发挥出一定的保障功能，是企事业单位实现稳定运转的重要动力之一。作为具备较强综合性的部门办公室，行政后勤管理工作的工作内容较为烦琐，更加关注对企业工作的处理水平。对于企事业单位来说，办公室行政后勤管理工作的工作水平将直接影响各项前线工作能否稳定运转，因此需要进一步强化对办公室行政后勤管理管理工作的关注和重视，改善管理策略。

一、行政后勤管理职责概述

在企事业单位的发展过程中，办公室和行政后勤管理工作主要是针对内部后勤及行政工作，需要承担一定的来访事项办理、费用报销和车辆管理等工作，办公室行政后勤管理工作为企事业单位发展过程中的重要参谋助手，因此相关工作人员需要树立“把握大局，服务全局”的思想意识，确保各项工作得到精准落实，具备更为细致的工作处理态度。基于职能角度简要分析，行政后勤管理部门其职能主要体现在多方协调、服务和参谋上。服务职能可表现在内部管理工作的多个层面，既需要为企事业单位的领导层提供服务，又需要为基层员工提供有效服务，构建出一个更为完善的内部环境和工作氛围。协调职能主要是对各类工作关系和员工关系进行协调。工作关系协调主要是对会议、应急、车辆、日常活动展开协调。而关系协调则是对部门领导和员工之间的关系进行协调，通过科学合理地协调工作，促使企业资源整合水平得到全面提升，改善资源配置能力，实现资源的最优化配置，优化内部和外部的办事效率。参谋助手主要是与领导交办的临时性和其他任务有关，需要对各类数据信息及资料进行汇总、整理，并展开分析处理，对于进一步推动企事业单位的内部工作执行有着非常重要的现实作用。同时，需要对各项工作的开展状况进行监督和及时汇报，帮助领导随时了解各事项运行状况。

二、行政后勤管理现状及问题

（一）认识不足

在我国正式走向社会主义市场经济的改革之路之后，社会经济发展形态已经出现颠覆性转型。在这一社会体制的影响之下，企事业单位在其发展过程中，更加关注提升核心竞争力，扩大利润空间，获得更为广阔的经济效益，虽然未忽视内部管理工作，但是总体来看，办公室行政后勤管理工作仍处于边缘地位，相较于业务部门，行政后勤管理工作未引起关注和重视。大多数企事业单位都觉得办公室行政后勤管理工作的主要内容就是简单地收发文件，或是下达上级部门精神文件，对于企事业单位发展所能够带来的直接经济效益不大，作用不够突出，这种在思想认知上的错误认知也会导致相关工作人员的岗位积极性、主观能动性全面下降。在工作时很容易出现工作拖延和工作拖懒的问题，态度不认真，敷衍了事，工作效率下降，工作能力较差，导致整个办公室行政管理部门的作用未能得到根源性的展现[1]。

（二）责任意识不足

办公室行政后勤管理工作虽然相较于业务部门来说无法为其单位直接创造出经济效益，但是总的来看却会对单位的稳定可持续发展带来直接影响。由于行政后勤管理工作在工作内容上较为单一，工作形式较为枯燥，工作流程没有那么复杂，因此，长此以往，导致相关工作人员觉得行政后勤管理工作没什么作用，不重要，未能了解其重要性，导致其责任意识越来越淡化。除此之外，由于行政管理工作相较于其他部门较为清闲，总体安逸，长此以往，也会导致相关工作人员逐步丧失责任意识，在工作过程中很容易出现敷衍问题。

（三）纪律意识不到位

在我国社会主义市场经济改革和优化完善的发展过程中，越来越多的企事业单位开始积极倡导人性化管理模式，讲究以人为本，为员工创造一个更为和谐以及积极向上的工作环境、工作氛围，以缓解相关工作人员的心理压力。但是却出现了个别工作人员过度放纵、过度追求自由的问题，甚至自由度已经超出企业的掌控范围，这就导致相关工作人员纪律意识越来越差，无法自觉遵守与工作标准相关的各项纪律要求[2]。觉得该工作无关紧要，长此以往，就会导致其工作态度越来越自由散漫。

（四）职能发挥不到位

办公室行政后勤管理工作由于职能定位不够清晰，不够明确，再加上人员配置不够合理，每天需要处理大量的琐碎事务，这导致办公室行政后勤管理工作人员的岗位积极性和岗位主观能动性全面下降，未能真正地展现出协调、服务、管理等职能。个别企事业单位内部有着非常严重的机关作风问题，管理部门在企业工作过程中出现相互推诿扯皮的问题，也为工作的落实带来了严重的负面影响。另外参谋职能未能真正地展现到位，助手能力有所不足，信息的调查水平较差，信息收集能力较为薄弱，针对我国的各项战略方针以及上级部门作出的指示精神未能真正地理解到位，调查研究不够深入，调查广度和宽度有所不足，未能在第一时间发现问题、提出问题的解决办法。

三、新形势下办公室行政后勤管理工作策略

（一）正确定位明确目标

办公室行政后勤管理工作需要始终秉承公司利益最大化这一原则，展开针对性的质量管理工作，确保可以通过行政后勤管理工作辅助企事业单位实现业绩的持续增长，发挥出其职能价值，并创建出先人后己的企业氛围，以及管理工作执行力度更强，更为规范，效率更高，服务品质更优，具备现代化团队精神的行政后勤管理工作团队。同时做好三大主要工作，行政后勤管理工作内容较为琐碎，工作过程较为复杂，除了需要负责基础的文件处理工作之外，还需要完成针对性的会议组织、信息传递等工作，并接待来自不同地方的客人，完成领导交办的临时性和其他事宜，因此其主要职能可划分为三大类，分别为办文、办会和办事[3]。所谓办文，主要是对企事业单位的各项文件进行起草和流转，并将流转之后的文件进行及时存档，对当前年度的总体工作计划和一年工作的工作总结进行汇总报告，对领导在重大会议中的讲话进行起草，或者是进行修订，对政策进行进一步的深入研究，对信息进行全面调查，并对各类文件资料进行档案管理。其次是办会，主要是对会议进行筹备和组织，准备好会议所需资料，对会议时间和会议地点进行通知、发布，对会议现场进行布置，并对会议人员进行接待，对会议的开会过程进行管控，提供一定的会场服务，对会议记录进行全面整理，并在会议结束之后撰写会议纪要。最后是办事，帮助领导处理企业发展过程中的各类常规化工作，实现内部和外部之间的有机协调，提出针对性的规章制度，对企业领导制定的重大决策进行督查、督办，监督好决策的执行过程，对外进行一定的宣传工作，对档案进行全面管理，并对计算机等设备进行定期维护和管理，对车队进行管控，对企业文化建设进行管理，并完成领导交办的其他事项。

（二）明确后勤管理办公室各岗位具体职责

办公室行政管理工作涉及内容较多，因此须基于精细化管理这一模式，明确后勤行政管理部门不同人员的岗位职责，并通过落实岗位责任制，实现岗位和个人的直接挂钩。首先是对于办公室主任这一岗位来说，需要确定其工作内容，主要负责办公室的全面协调工作，对市场部、其他管理部门及生产部的关系进行有效协调，制定出当前部门所有员工的岗位职责。二是需要制定出针对性的管理机制，主要是制定出当前部门在这一年度中的工作计划工作总结，并在年末汇总工作报告，制定出针对性的计划，并监督精准落实。三是需要完成企事业单位的物资设备、管理环境等监管工作，做好针对性的规划并精准落实。四是在确保企事业单位运转质量和运转效率的基础条件下，尽最大可能降低成本投入。五是需要负责一定的对外接待工作和来访记录工作，将企事业单位内部工作人员对企业发展提出的建议和意见进行处理，保障处理的时效性，不可过度拖延。五是需要通过办公室主任对部门员工工作情况进行绩效考核，开展针对性的培训。六是需要对单位的硬件设施维修工作和建筑维修工作提供保障，优化其服务水平[4]。

（三）建立健全管理制度，加强领导关心重视

企事业单位领导部门及管理部门要进一步强化对行政后勤管理工作的关注和重视，将直接影响行政后勤管理工作落实的好坏，二者之间为正比，只有通过充足的重视和关注，才可以调动工作人员的岗位积极性，在遇见困难之后，也可以在第一时间作出应对措施，迎难而上，面对问题不退缩、推诿扯皮，积极主动解决问题。因此，企事业单位发展的成功与否，与当前企业领导对后勤行政管理工作的支持水平和重视水平密不可分。因此可通过建立相关的管理规章制度，提升对行政后勤管理工作的关注和重视。行政后勤管理工作涉及内容较多，覆盖范围较广，包括对人力资源、物力资源和财力资源的综合性管理，因此制定出完善管理规章制度，对于行政后勤管理工作的完善性有着非常重要的现实作用。规章制度建立需要基于细节着手，加强对大局的掌控，明确在行政后勤管理工作上的工作流程以及各个部门的岗位分工[5]。除此之外，为进一步突破传统的平均主义等问题，需落实岗位责任制，为员工提供晋升渠道，依照岗位内容、岗位承担工作量以及日常工作效率和工作质量，综合员工的绩效考核指标，为行政后勤管理工作人员提供充足的晋升渠道，保障岗位责任分配的科学合理。另外，为进一步强化办公室行政管理工作的落实水平，需加强自动化办公建设。办公室需要处理的工作内容较为复杂、琐碎，导致工作人员在工作过程中效率较低，工作质量较差。举例来说，报销业务流程太过复杂，发票需要找多个部门领导进行签字，但是领导因为经常出差，整个报销工作可能需要花费两周的时间。因此可以通过引入办公自动化体系，进一步缓解事务性工作对其带来的工作压力，提升工作效率，也可以实现后勤行政管理工作的全面溯源，追究责任，使得工作流程得到完善，避免主观随意工作所带来的失误问题以及工作流程复杂问题，确保整个管理流程更为精细。通过对自动化管理体系的运用，可以将办公室行政后勤管理职能进行真正的转变，从传统的经验型管理、事后型管理，转变为事前管控和规范化管理，真正地走向现代化管理之路。

（四）做好办公室后勤管理人员的监督与考核

在办公室行政后勤管理工作上，需要进行人员的监督和考核工作，保障绩效考核指标设置的客观公正，对后勤行政管理工作人员的工作情况和工作成绩进行客观评价。通过绩效考核的设置，除了可以调动后勤管理工作人员的岗位积极性，还可以调动相关工作人员的主观能动性，形成对后勤行政管理工作的正确思想认知。在后勤行政绩效考核工作上，需要确保不同岗位员工的评价指标设置全面、精准，设置完善的考核机制和更为公平、公正、科学合理的考核办法，优化后勤行政管理工作的监督工作和管理水平。并全面践行严肃问责原则，对考核过程中的舞弊行为和表面化行为进行严格惩治。如何进一步确保考核结果的公正性、公平性和精准性，除了需要运用定期抽查办法和随机抽查办法之外，还需要通过定性和定量的有机融合办法，并在评价过程中运用过程评价和终结性评价。在评价内容设置上，需要尽量保障科学合理，这样才可以确保考核结果的精准性。在考核内容上，除了相关工作人员的工作能力以及工作结果之外，还需要考核职业道德和出勤情况，另外可以将最终的考核结果作为后续对后勤行政管理工作人员进行评奖评优，明确晋升空间的重要凭证，可以与薪酬工资直接挂钩，以考核模式尽最大可能发挥出监督作用和考核作用[6]。

四、结语

综上所述，虽然近年来在企事业单位的改革和发展过程中，已经加强了对行政后勤管理工作的关注和重视，但也需要清晰地认识到，目前行政后勤管理工作仍存在短板需要补齐。作为为单位提供发展服务的重要后方力量，确保行政后勤管理工作的高效率、高质量稳定运转，是确保企业单位得以落实战略发展目标，始终向前发展的核心动力，也是为企业提供人力资源及物力资源的重要后盾，因此需基于多个层次来改善后勤管理工作的执行效率，了解后勤行政管理工作的改革方向和改革力度，加强对后勤管理工作的重视，保障行政后勤管理工作真正发挥作用及价值。

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行政后勤管理：

主要从事人事档案管理；宿舍房间，床位管理，宿舍物品租借管理，宿舍水电表记录及水电费的计算等；办公用品管理，档案管理，印信管理，资产管理，车辆管理，办公秩序及行为管理，前台管理，电话管理，计算机管理，打印室、复印室管理，环保安全健康，员工培训，会议管理，公司物品租借，员工借贷款，出差管理，差费报销，内部通知及公司访客记录等。固定资产管理，图书管理。行政后勤部门是一个单位的必要部门，只是结构设置形式的差别。大型单位专设一个机构负责行政后勤管理，小型单位则以其他机构兼管形式。