科研院所固定资产管理的现状以及改进措施

谢思纯

（散裂中子源科学中心）

一、引言

固定资产是指使用期限超过一年，通用设备单位价值在1000元以上,专用设备单位价值在1500元以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类资产，作为固定资产管理。固定资产管理是指资产的配置管理、预算管理、采购管理、使用管理、处置管理、资产清查、统计和监督等。在科研院所体系中，经费的大额支出往往用于固定资产，包括房屋构建物、科研仪器、办公设备等，这些都是科研人员工作的必备物资。资源优化配置及资产高效利用是科研事业单位开展各项科研任务的物质基础和重要保障，是现行节约型社会的必然要求，也是事业单位管理目标之一。地方科研院所是科研技术支持地方经济的重要科技力量，也是促进地方科技成果转化的重要力量[1]。2019年新政府会计制度实施双平行记账法，并对固定资产计提的折旧及使用过程中发生的后续支出，符合固定资产确认条件的也应当计入固定资产成本，这表明固定资产的管理进入的一个新阶段，对于科研院所的固定资产管理也提出了更高要求。但在实际工作中，这些重要的资产在部分科研院所中存在管理混乱的局面，资产位置不清，资产流失、无故闲置等现象屡见不鲜，这也说明了在科研院所的固定资产管理中，存在薄弱环节。

二、科研院所固定资产管理存在的问题

（一）固定资产管理制度有待完善或未严格按照制度执行

大部分科研院所虽制定了固定资产管理制度，但是很多都流于形式，只将国家发布的资产管理方法直接照抄，制定的制度大而空，无明确指导性，不切合本单位实际，使得科研人员有制度也无法遵照执行。另外部分单位有相对明确的固定资产管理制度，但是执行中也并不依从制度，管理十分混乱。如按照一般资产管理办法，应该对资产存放地点据实登记，有变动及时通知管理部门，定期盘点，然而实际中，很多科研人员做资产登记只是随便写一个地方应付过关，资产管理人员也无法真的去一一确认，只能要求提供实物照片作为凭据，年终盘点资产人员也只是和科研人员书面确认，无实地盘点，这样的流于形式执行，等同于没有制度。

（二）部分资产没有纳入固定资产管理体系

科研院所确实存在有一部分资产是为了研制新的仪器设备所购置，而且这部分资产由于最终是需要移交到合作方的，所属权不属于本单位，为了方便最终的资产移交，科研院所一般在财务上将这部分资产直接费用化处理，并且管理上也直接当作易耗材料出入库。这种处理方式方便了最终的资产移交，同时也带来了很多问题，有的合作项目金额较大，大规模的设备甚至可以到上千万，合作周期也可能长至几年。这就意味着，在长达几年的时间里，有上千万的资产在科研院所中处于无人监管状态，无登记在册，无资产标签，无责任人，只能靠项目组成员自觉管理，存在着较大风险，如项目组成员发生变动并且无自觉交接，资产流失的可能性非常高，即使成员无变动，无资产管理部门监管，完全靠项目组自行管理，也可能造成资产不当处置、流失等后果。另外，在最初购置资产用于研制时，项目组将资产归属于合作方资产，没有按照固定资产办理相关程序，但是最终移交时，合作方有可能只需要研制成功的核心资产，其他附加资产有可能不需要，所以没有进行移交，这部分资产就永远处于科研院所的资产账外，这种结果的产生，都是一个潜在的风险。

（三）固定资产闲置、重复率高

科研院所的固定资产，除了房屋构建物、基础大型仪器、家具办公设备等基础固定资产，大部分科研资产都是根据科研项目需求进行购置，很多是通用设备，且随着项目的结束，购置资产的项目组可能很长一段时间或者以后都不会再使用该资产，而且其他项目组需要该资产又会直接重新购置。资产管理人员只能根据型号名称大概判断是否为同一资产，无法准确识别是否为重复，即使重复，也无法知道原来的项目组是否仍然在使用这个资产，等到资产管理人员进行判断的时候，资产已经完成采购程序，浪费已经造成。另外，科研人员淘汰的一部分已经无法满足其科研需求的通用设备，如科研专用的工作站等，在科研上无法进行高精度大规模数据分析或者进行机械绘图的电脑，需要淘汰，但是其他人员用来办公，性能是完全可以满足的，甚至超越了非科研人员的办公电脑。这部分资产的闲置也是一种极大的浪费。

（四）对固定资产管理重视程度不够

固定资产管理在科研院所中一直是不受重视的状态，从资产管理部门设置可以看出，大部分科研院所都没有单独的资产管理部门，更甚者都没有单独设岗，只由其他人员兼职做资产管理。部分科研院所拥有几十亿的资产，资产数量也是达到几十万，但是固定资产管理人员通常只有一个，这样的资产人员配比是不合理的。岗位如此设置的结果就是除了日常的入库、出库，资产登记、资产盘点工作之外，资产管理人员已经没有多余精力做其他的优化与改进。固定资产管理工作非常琐碎，业务量也大，并且很难显示成果，这直接影响了资产管理人员的工作积极性，即使管理得再好，也只能是保证国有资产不流失。资产管理业绩考核指标与科研不同，无法以直观的指标来衡量。而科研院所内部这种对固定资产不够重视的氛围，也间接使得很多科研人员的资产管理意识淡薄，认为自己的工作是从事科学研究，固定资产管理是管理部门的事情，自己和资产有关的行为就是使用经费进行购买的过程，“重购置，轻管理”，几乎是科研院所的“通病”，这在很大程度上也对资产的整合优化造成了阻碍。

三、科研院所固定资产管理的改进措施

（一）建立完善的固定资产管理办法，并严格执行

合适的固定资产管理制度应该首先坚持分级管理、责任到人、物尽其用、风险控制、注重绩效的原则。其次，明确资产管理部门、使用部门、资产责任人三方责权。再者，按照2023年新版《固定资产基础分类与代码》国家标准，确定固定资产分类结合本单位实际，国家规定的是通用分类，但是科研院所承担众多科研设备研制任务等，会有特有的固定资产，比如原理样机、中试设备这类能够展示工作原理、不具备功能的仅供验证使用的模型和为规模化生产提供试验的仪器设备，还有涉密资产等，这些都应该有具体的管理制度。然后，还应明确资产的计价方式及价值调整变动程序，另外，还有资产配置和使用管理、验收及登记、处置规定、盘点及清查程序。完善管理制度是解决从固定资产采购、登记、使用到报废处理等一系列问题的前提，只有完善的固定资产管理制度才能确保固定资产的保值，完善本单位固定资产管理制度还需考虑优化资源配置，清理低效无效固定资产，提高固定资产的利用率，降低成本[3]。建立健全的固定资产制度，对于做好固定资产管理是一个政策性的先导，在将各方责任划分清晰的前提下，根据制度严格贯彻执行，追究不按制度执行造成的责任并将贯彻执行情况列入个人年度绩效考核。

（二）为最终交付委托方的资产建立资产账，移交资产应双方确认

财务账上，如果将项目合作的资产计入固定资产，按照新政府会计制度，必须计提资产折旧，这会最终影响到移交合作方资产价值，即使不计提折旧，在财务账上将资产转移涉及国有资产调拨，这也不符合项目合作资产本质，所以财务账上将资产直接费用化是最为符合业务实质的做法。但是在资产账上，应该单独建立资产账，对这部分资产进行管理。在项目实施过程中，该类资产应先由项目负责人提出申请，经部门领导及项目主管部门确认后按照项目合作资产执行。为这部分资产单独设置独立分类，项目组成员将资产入库时应说明资产归属方，属于我方的资产按照正常程序入库报销，属于合作方资产应在资产系统选择特定分类，目前资产一般分为房屋及构筑物；专用设备、通用设备、文物和陈列品、图书和档案、家具用具装具及动植物等六类，可内部增加一类“归合作方资产”，如果合作项目规模巨大且众多，可直接按照项目组再细分类为“归合作方资产——某某项目”，这样，项目组所需要填写信息及履行程序就和报销正常固定资产一样，资产管理人员和财务人员都可根据特定分类进行识别，资产管理人员直接将这部分资产直接建账管理，资产信息全部掌握，可进行动态管理，随时抽查，项目组成员也不会将其视为账外资产认为无人监管，盘点资产也在资产目录里面，等最终移交合作方时，根据移交的资产目录直接删除即可。财务人员直接将这部分资产报销在财务账上入耗材费用。另外，在资产移交合作方过程汇总，应该要求项目组统一编制产品交付相关清单，按项目管理部门的规定履行相关程序，并与委托方确认交付单后办理交付。不在确认交付清单中的固定资产则从资产账上转为通用分类资产，财务账上将费用冲销，按照固定资产入账。

（三）建立固定资产共享平台，提高固定资产使用效率

2022年11月，财政部发布《关于盘活行政事业单位国有资产的指导意见》[4]指出，应当通过盘活存量资产，推进存量资产充分利用和调剂共享，能够通过现有资产功能挖潜、修旧利废满足业务工作要求的，应当减少配置；到期仍具有使用价值的资产要继续使用，切实做到物尽其用。按规定将国家重大科研基础设施和大型科研仪器纳入科研设施与仪器国家网络管理平台，通过平台向社会开放共享。可以看出，盘活固定资产是从政策层面就予以支持的迫切行为，应该响应国家号召，除了按照规定把重大仪器纳入共享平台，在单位内部，也应建立起内部资产共享平台，除涉密资产外，应将所有在用资产纳入，并由使用人填写资产状态，比如资产功能、使用方法、可提供给其他项目组的使用时间段等，其他项目组需要使用该资产直接从系统中领用，使用完毕归还，有效实现资源整合，减少单位整体资产重复率。另外，由于满足不了科研需求需要退库处理但是仍然具有使用价值的资产，也应纳入平台管理，可供其他有需要的项目组领用，真正实现资源充分利用。

（四）提高对固定资产管理工作的重视程度

建立固定资产信息化管理系统，配备与资产规模匹配的管理人员。固定资产的管理应该作为科研院所内部考核的重要指标之一，保证国有资产不流失、盘活闲置资产、提高资产使用效率，助推科研事业发展。有条件的院所应该单独设立资产管理部门，没有条件的也应该单独设置资产管理岗，可合并在采购或者财务部门。资产规模较大，资产种类和数量较为复杂的，应酌情考虑加设相应的管理岗位。另外，科研院所中固定资产大多是精密仪器，专业性高，管理难度较大，可在科研部门设置兼职资产管理员，由熟悉科研仪器的科研助理担任，这样，兼职管理员既熟悉仪器，又可与专职资产管理员进行对接，减少沟通成本，提高管理效率。另外，要保证固定资产管理效率又减少人员配置，应当利用现代信息技术，建立起固定资产信息化管理系统，集资产入库、出库、报销、转移、退库于一体，资产管理人员可通过卡片登记、资产配置等对单位资产进行全方位掌握，提高固定资产管理效率，资产使用人员也可通过资产系统随时查看自己名下资产，办理入库移交等手续。

四、结语

随着近年来国家关于固定资产管理办法的相继出台，表明我国国有资产管理进入了一个新的阶段，提升科研院所的固定资产管理效率，为科研事业保驾护航，为推动科研事业发展具有积极的意义。