石油企业档案印章整理研究

李静 中国石油宁夏石化公司

一、绪论

（一）研究背景

石油企业历经几十年的探索，积累了大量的原始实物、成果和石油科技档案，涉及勘探、开发、工程等多个领域。这些珍贵的石油科技档案是石油地质工作、勘探开发活动形成的宝贵成果，也是完成原油生产任务的重要基础保障。然而，石油企业档案整理中存在着一些问题，如档案业务规范内容庞杂、交叉、矛盾等，管理制度不够科学完整，导致档案收集齐全、整理科学、管理规范、利用便捷等方面存在困难。为了更好地服务于石油产业的发展，中国石油集团针对石油企业类型多样、管理层级众多、专业领域广泛等特点，修订了《中国石油档案管理手册》2020 版，将石油科技档案管理规范化、制度化。此外，对于石油企业档案整理中存在的问题，需要采用科学的研究方法进行探究，如档案印章整理的研究。因此，本文旨在探讨石油企业档案印章的整理方法，以更好地保障石油产业的发展，提高石油企业档案管理的效率和质量。

（二）研究内容

本研究旨在解决石油企业档案中存在的印章整理不规范、易丢失等问题，以提高档案管理的水平。石油企业档案印章作为档案材料的重要组成部分，不仅是证明档案的真实性和完整性的重要凭证，而且是为了保证档案材料在传递、存储和使用过程中的合法性和可靠性而进行的必要工作。因此，档案印章在档案管理中起着非常重要的作用[1]。石油企业档案印章的整理方法主要包括对印章的标记、维护、存储和使用等方面的规范。对于印章的标记，可以采用编码或分类的方式，使其易于识别和找到。对于印章的维护，应定期进行检查和保养，以确保其完好并延长其使用寿命。对于印章的存储，应选择干燥、通风、防潮、防火的地方，避免阳光直射和高温环境。对于印章的使用，需要严格按照规定程序操作，以确保印章使用的合法性和准确性。将石油企业档案印章的整理方法规范化能够大大提高档案管理的效率和质量。这不仅直接影响到企业内外部对档案的评价和信任度，也为实现档案数字化和信息化奠定了基础。

综上所述，对石油企业档案印章的整理方法的研究和探讨是十分必要的。本文讨论的方法可以极大地提高档案管理水平，进一步规范企业档案工作流程，有效防止档案信息的丢失和误用，具有广泛的应用前景。

二、石油企业档案印章的意义和作用

（一）石油企业档案印章的重要性

石油企业档案印章是指在档案管理过程中使用的一种特殊印章。它被广泛应用于石油企业中，是石油企业档案管理中不可或缺的一个环节。首先，石油企业档案印章作为档案管理中的一个基本手段，能够对档案资料的真实性、完整性和可信性进行保障。档案印章在档案管理过程中往往被用于证明某个文件、资料是真实存在的，并且在某个特定的时期内进行了某种具体的操作。使用档案印章可以有效地避免档案被篡改或者造假的情况发生，保证了档案的可靠性[2]。其次，石油企业档案印章还可以起到防止档案资料丢失的作用。档案印章可以看成一种标识，其本质是为了识别和验证文件。在档案管理体系中，档案印章常常用于标明档案资料的保存期限、审批或签章时间等信息，使其不易丢失或消失。此外，由于档案印章通常采用特殊的防伪技术和印章信号技术，所以它们更能够有效地防止档案资料被窃取或者恶意篡改。最后，石油企业档案印章还可以发挥档案管理中的管理作用。档案印章往往会根据档案等级、密级等因素分级管理，不同等级的档案印章拥有不同的审批权限，以此来确保档案管理的严格性。此外，档案印章还可以被用于标记文件原件和复印件的区别，加强对档案资料的管理。

综上所述，石油企业档案印章是档案管理体系中不可或缺的一部分，它能够确保档案资料的可靠性、完整性和安全性，极大地提高了石油企业档案管理的效率和质量。

（二）档案印章在石油企业中的应用

档案印章在石油企业中扮演着至关重要的角色，其应用范围涉及石油企业的多个环节。首先，档案印章作为一种安全保障措施，用于防止非法篡改和伪造档案。在石油企业中，尤其需要保护高度机密的文件，如合同、技术标准、油田勘探数据等。档案印章的使用可以起到严密的保护作用，一旦出现篡改及伪造行为，可以通过印章的鉴别、比对等手段轻松得到证据。其次，档案印章在维护企业内部管理制度的合规性方面起到了重要的作用。在石油企业内部，各个职能部门的工作需要有一个相对稳定和有效的档案管理系统来维持其正常运转。管理层需要通过制定有关印章使用的规章制度以及任职人员的授权和事后监管等手段实现内部的有效控制。在这种前提下，档案印章的使用可以强制执行企业内部管理制度，防止实际工作落后于法律制度的情况的发生[3]。此外，档案印章的使用还可以加强石油企业的信用体系建设。在现阶段社会信用体系日益完善的背景下，企业的自我诚信建设也越来越受到广泛关注。由于档案印章可以起到确保档案完整性、真实性和时效性等作用，可以让企业外部的相关各方（如客户、政府部门等）更加信任企业的档案管理水平和自我诚信程度，加强企业形象和信誉的建设。

总之，档案印章在石油企业中的应用涉及很多领域，其多方面的保护和管理作用让石油企业内部形成了一套完善的档案管理体系，为企业内部的正常运转起到了很好的作用。在未来，档案印章的应用也将会不断地升华和拓展，以适应石油企业不断调整优化的管理需求。

三、石油企业档案印章的整理方法

（一）档案印章的保管

档案印章的保管是石油企业档案整理的重要环节，其目的是确保档案印章的安全性和完整性，防止档案资料遭到盗窃、损坏等情况的发生。

首先，档案印章的保管要求实行密钥控制制度，确保印章存放的位置和使用的权限受到有效的控制和管理。只有经过授权的人员才可以使用档案印章，并记录下使用情况，防止印章被滥用或丢失[4]。同时，还要对印章进行定期保养和维修，保持印章的完好性和使用效果。其次，档案印章的保管过程中，还要注意防范各种安全风险，例如防火、防盗、防水等。特别是对于重要的档案印章，应当采取更加严格的保管措施，例如设立专门的保险柜或使用高安全等级的保管设备等。最后，档案印章的保管需要建立科学的档案管理制度，明确职责分工和管理权限，健全档案管理流程和标准，保证印章管理的规范化和科学化[5]。同时，还需要不断完善和提升档案管理水平，开展培训和教育活动，提高管理人员的素质和意识，增强档案管理的专业性和实效性[6]。

综合以上几点，可以看出档案印章的保管工作并不简单，需要细致入微的管理措施和严格的制度规范。只有通过科学合理的管理、精细的组织和有效的控制，才能保证石油企业档案的安全性和完整性，为企业发展提供坚实的档案管理保障。

（二）档案印章的整理流程

在石油企业中，档案印章是一项非常重要的财产，因此对于其整理流程的规范化处理也是必不可少的。为了更好地管理和保护档案印章，需要对其进行分类、鉴定、整理和标记。首先，档案印章需要进行分类。根据其使用范围和用途，可以将档案印章分为两类：一类是内部印章，仅限于企业内部使用；另一类是外部印章，如合同章、财务章等，用于对外签署文件。对于这两类印章要进行分别处理，以便更好地管理。其次，对于分好类的印章，需要进行鉴定。鉴定的目的是识别印章的真伪，以及是否符合当时的法律法规要求。对于有疑点的印章，可以进行鉴定委托，以确保印章的准确性和合法性[7]。再次，进行印章的整理。对于已经分好类、鉴定过的印章，需要进行整理。整理包括送往保管部门进行保管或做好标记记录。在整理印章时，要注意印章的保存和保护，以免遭受损坏或丢失。最后，对于整理后的印章，还需要进行标记和描述。标记主要包括写清楚印章的用途和使用范围，以便管理人员更好地使用。描述包括尺寸、形状、材质等等，这些都能够在后续工作中提供更好的参考[8]。

综上所述，档案印章的整理流程是一个非常重要的过程。只有将整理流程规范化处理，才能更好地管理和保护这项财产。

（三）档案印章的标记和描述方法

档案印章是石油企业档案重要的组成部分，为了保证档案印章的有效管理和利用，需要进行标记和描述。档案印章的标记和描述方法应当根据实际情况制定，既要方便实际管理，又要便于查询利用。首先，在对档案印章进行标记时，应当按照一定的规范进行编号。可以采用“类别编号+印章编号”的方式进行标记，例如“S-001”表示档案类别S 的第一枚印章。此外，还可根据档案保管的级别、种类等特点进行编号，从而更好地区分不同的印章[9]。其次，对于档案印章的描述，应当记录其关键信息，例如印章名称、形制、尺寸、制作材料，以及相关历史信息和使用背景等。这些信息应当进行详细记录，以便于后续的查询和利用。可以适时采用照片或扫描等方式进行记录，并将其和档案印章一同管理，以便于更好地维护和管理档案印章。最后，为了方便对档案印章进行跟踪和管理，应当对其进行统一的编号和归档，并建立档案印章清单。清单中应当记录各印章的具体信息、使用情况、存放位置等详细信息，并采用数字化管理方式进行管理[10]。此外，为了保证档案印章的安全性和完整性，应当制定相应的保管制度，明确个人责任和操作流程。

综上所述，石油企业档案印章的标记和描述方法是企业档案管理的重要内容之一。企业应当制定科学的标记和描述方法，建立有效的印章管理制度和档案印章清单，以便于更好地管理和利用档案印章。

（四）档案印章的数字化处理技术

在数字化时代，数字化处理已成为处理石油企业档案印章的一种重要方式。数码摄影、扫描仪、图像处理、OCR 技术等是实现数字化处理的主要工具及手段。数字化处理技术可以大大提高档案印章的普及程度和档案印章鉴定的效率。在数字化处理之前，需要对档案印章进行彩色或黑白的数码摄影或扫描，以便保存和传输[11]。数码摄影的优点是拍摄快捷，小巧，画面质量高，成本低，适于现场和多场景拍摄；扫描的优点是分辨率高、色彩还原好，适合正式、文化价值更高的档案印章处理。在考虑处理的时间和效率之后，需要选择性使用不同的技术对印章进行处理[12]。图像处理是数字化处理的重要环节之一。它可以提高图像的质量、清晰度和可读性，减少噪点的干扰。通过边缘检测、滤波、二值化等处理技术，可以提高印章处理的效率和准确率。在图像处理的过程中，需要注意对印章背景的处理以及对误差等因素的排除。

四、总结和展望

（一）档案印章整理产生的效益

石油企业拥有大量的档案，其中也包括大量的印章。合理整理石油企业的档案印章对于企业的经济、法律以及文化效益都具有十分重要的作用和意义。首先，档案印章整理的经济效益是显而易见的。档案是企业非常重要的资产之一，不仅仅是记录企业发展历程的载体，也具备保障企业合法权益以及节约成本的作用。而印章的合理使用，能够让档案更加精简化、规范化、组织化，从而更好地进行档案整理。在整理的过程中保留有效的印章会让档案更有法律效力，避免一些合同、协议甚至重要资料的缺失或被篡改，提高企业合法权益保障的效果，减少企业可能面对的经济风险，进而节约成本，提高经济效益[13]。其次，档案印章整理的法律效益十分重要。印章本质上是企业的财产，应该得到妥善的保管和管理。在档案整理的过程中，印章是起着重要作用的，通过规范地管理企业印章，能够明确企业的授权关系并保持合法有效性，确保印章被合法、正确地使用，避免遭受恶意企业、人员或者黑色市场的危害，保障企业合法权益得到有效维护。

通过对石油企业档案印章进行整理，不仅可以获得经济和法律上的效益，同时也能获得丰厚的文化效益。首先，在文化上，档案印章整理可以保护企业档案的历史文化价值，挖掘和呈现档案资料的相关历史背景和文化内涵。其次，进行档案印章整理可以大幅提升企业的品牌形象和文化内涵，使得石油企业在文化上具备更加深厚的底蕴与魅力，有利于企业品牌形象的提升与传播[14]。最后，档案印章的整理将为企业构建一个以历史文化为基石的组织文化，提升组织本身的独特价值和文化底蕴，使企业管理更加规范化、廉洁化、文化化，有利于企业组织文化建设的推进。

综上所述，进行石油企业档案印章整理不仅能够为企业带来经济和法律上的收益，也可以为企业的文化建设和文化底蕴的提升带来积极的效果。因此，进行档案印章整理是非常必要的。

（二）石油企业档案印章整理的未来发展趋势

石油企业档案印章的整理是一个需要长期关注的问题，未来发展的趋势也非常值得研究探讨。在石油企业档案印章整理的未来发展趋势方面，主要有以下几个方向：第一，数字化整理。随着信息技术的发展，数字化整理已成为越来越多的机构和企业选择的方式。数字化整理的好处在于可以更加高效地处理数据，提高数据的存储和利用效率，同时也能够保证档案的安全性。在数字化整理中应注意信息安全的问题，应加强档案保密措施，避免数据泄露[15]。第二，标准化整理。标准化整理是指按照规范和标准对档案进行整理、管理、利用和服务的方式。通过标准化整理，可以保证档案的规范性、系统性和科学性，为档案的利用和服务提供有力的保障。此外，标准化的档案整理还能够促进信息资源共享、减轻重复建设，提高整个行业的效益。第三，联合整理。在信息化高速发展的今天，联合整理已成为普遍趋势。联合整理是指多个机构或企业协作进行档案整理、管理、利用和服务。这种方式可以有效提高档案资源利用率，分担档案工作中的各种需求，降低成本和风险。

总之，石油企业档案印章的整理是一项长期且不断更新的工作。未来发展趋势上，数字化整理、标准化整理和联合整理成了主要方向。未来的档案整理还需要不断探索和研究，以满足档案资源的发展需求。