底稿审核与档案管理数字化建设探讨

刘 海

中小会计师事务所审计底稿的质量审核大部分仍采取线下审核底稿与面对面沟通方式。虽然部分重要问题或底稿实现了局部线上沟通，但审核流程整体上受时间和空间影响仍然很大。为了提高底稿审核效率，规范审计程序，解决底稿归档不及时等问题，有必要通过建立线上底稿审核与档案管理系统平台，将审计底稿的质量管理和档案管理用数字化流程进行连接，为审计底稿与项目管理全数字化打好基础。本文通过介绍电子底稿审核与档案管理系统开发工作中的一些体会，希望对会计师事务所行业质量控制和电子档案管理提供一些帮助和借鉴。

一、管理现状

目前审计底稿的审核管理，有少部分事务所采用了五级审核，大部采用三级或四级审核方式。数字经济时代已经来临，越来越多的事务所通过自开发单机或云平台系统、购买商业辅助审计系统等方式形成审计底稿，电子底稿占底稿比重越来越高。但底稿审核管理的数字化开展情况并不乐观，“以电子底稿为主，纸质底稿为辅”和“先电子版底稿初审，再纸质版正式审核”方式的底稿审核方式仍占多数。底稿审核是审计风险控制的关键程序。随着监管要求愈加严格，审计对象业务复杂程度和数字化程度的不断提高，审计底稿的审核管理也迫切需要跟上数字化步伐和监管要求。

电子底稿在行业监管、档案管理中的要求目前还不够统一，作用体现还不充分。在监管和检查中，虽然也在不断要求提供电子底稿，但因电子档案管理落后，经常是先电子后纸质，最终还是以纸质底稿为主，电子底稿为辅。因为实务中缺少规范易用的电子底稿审核与档案管理系统，没有统一的管理标准，电子底稿经常处于可有可无的尴尬位置。在数字审计底稿不断完善情况下，对纸质底稿进行复核和进行档案管理的方式已经落后并制约了数字审计工作的开展。审计底稿完全电子化已是必然趋势，并将从根本上提高行业监管效率和档案管理水平。

概括起来，目前在底稿审核与档案管理工作中存在“五难”：

1.保存难：审计底稿从获取渠道可以分为编制形成的底稿（如项目承接、数据计算分析、计划总结和报告等底稿）、被审计单位提供的依据性或背景性底稿（如企业内部控制制度、对账单、盘点表等底稿）、由其他渠道获取的证据类或背景类底稿（如询证函等底稿）。底稿形式包括电子、纸质、图像、视频等多种形式。在多人、多地、不同时间取得各类底稿，并存储于不同介质形态时，将最终版完整地汇总保存受人员变动、底稿修改等各种影响，经常会出现差错。特别如询证函快递单等数量多、形式多等不易保存保管的底稿，保管难且容易丢失；电子底稿也常遇到硬件丢失、病毒感染、误删除等导致数据丢失的情况；还有底稿个人保管时存在的数据无法跟踪、信息泄露等风险。

2.审核难：各级底稿审核人经常会面对审核时间紧、审核内容多、工作量大等情况，常需要迅速找到相关底稿，如没有清晰直观的底稿索引，有时审核人员甚至需要花费时间自己重新拼凑底稿独立分析。另外，审核中需要不断与相关人进行沟通、了解、交换意见等工作，受时间、空间等影响，出现见面难、排队等候等影响效率的情况。有时在需要现场延伸审核时，现场数据上传的及时性和规范性难以保证，一些重大问题不能及时处理，影响了审核效果。

3.整理难：出具报告后的底稿整理工作是实务中令审计人员头疼的一件事。纸质底稿归档时，常遇到底稿需要确认最终版本、纸质底稿需要手工编制档案序号、电子底稿与纸质底稿不一致、底稿格式不统一等诸多问题，特别是遇到人员变动时，底稿的整理工作费时费力，效率很低。

4.管理难：随着时间的积累，底稿档案占用的空间需求越来越大，出现档案存放分散、纸质档案关联性不足，完整性差等问题。

5.利用难：底稿在归档后的延续审计期间利用率一般较高，但常遇到具体事项相关底稿查找难、借阅手续繁琐、查阅地点受限、底稿需要搬运、无法多人共享、外部检查不方便等问题。

所以，解决“五难”问题具有很强的现实意义和价值。建立覆盖项目管理、底稿管理、报告管理和档案管理全流程的系统平台，实现底稿质量管理与档案管理电子信息化是非常有效的手段。

二、开发过程

（一）明确目标

考虑系统应解决实务问题、方便操作、保证安全、合法合规、适合普及和对接业务，确定了三个系统目标：

1.底稿审核和档案管理全线上操作。包括业务端底稿可全部线上上传，底稿复核全部线上操作，报告出具线上操作，底稿全部线上归档和档案全数字化管理。

2.管理过程留痕，数据改动限制，电子档案合法。主要指底稿上传、底稿审核、报告修改、底稿归档、档案借阅、归还和销毁等管理行为系统保留操作痕迹，利于管理追溯。复核中的底稿数据不允许修改，以保证底稿编制人与审核人信息同步，版本一致，保证审核质量和审核效率。按档案法规定应保证电子档案来源可靠、程序规范和要素合规。

3.具备全面对接电子底稿作业系统和项目管理系统条件。主要考虑随着底稿的数字化程度提高，审计程序不断优化，必然需要各个系统的数据高效对接，甚至是内外数据对接，所以，系统要长期使用就需要做好数据连接准备。

（二）项目组织

系统作为一种管理工具，其开发工作是以管理思想为指引，以管理目标为导向的管理行为。对注册会计师行业来说是“一把手”工程，需要一把手发出指令效果才有保证。

系统开发具有很强的专业性，针对的也是专业管理需求。既然是为专业管理服务，就需要系统开发前由业务管理专业人员统一需求、重新梳理流程，再由开发团队提出技术方案和进行系统开发。期间两方面专业人员对系统功能和操作流程需要不断沟通、讨论。所以，项目开发在组织形式上应确定一把手最终决策地位，成立应用团队和系统开发团队，建立两个团队各自的内部机制和两个团队之间的合作机制。

线上业务流程设计在系统开发中的作用很重要。如果系统开发成果提出后才发现流程缺陷，会增加系统开发成本和开发时间，降低开发效率，严重的会导致研发失败。所以，业务流程需要专业人员以数字化思维进行业务流程初始设计，重点在底稿来源和形式、底稿审核流程、审核意见和审核结果形式、操作和使用界面等方面。技术开发团队结合需求与业务流程进行技术架构设计和系统开发。这些工作需要团队各自明确责任和保持合作沟通才能高效完成。

（三）开发流程

系统开发基本流程包括：（1）制定目标；（2）编制预算；（3）成立组织；（4）开发设计；（5）成果试行；（6）项目验收。

系统开发设计形成初步成果后，后续主要有两种实施方式。一种是系统用测试数据进行完整试运行，通过测试运行，发现系统操作和系统功能方面的问题，确定解决方案后优化并继续测试直至满意通过验收，验收后再正式投入使用。另一种是系统开发实现功能后用正式数据试运行，在系统实际运行中不断发现问题并动态完善，直至系统稳定运行。这种方式一般在系统开发后即进行功能验收，在功能满足要求后由系统开发团队在计划维护期内不断修改完善系统。第一种方式的优点是测试充分，系统正式使用后修改少，缺点是需要有完整的测试数据和专门的工作安排，对业务管理要求高。第二种方式的优点是对业务基础要求不严格，系统使用不断修改完善，问题发现和改善相对更充分。缺点是系统使用初期修改量相对较大，系统开发持续在整个维护期，维护工作量相对更大。对缺少可借鉴类似项目经验情况下，第一种方式对项目管理能力要求较高，测试不充分情况下项目失败可能性较大。第二种方式虽然系统修改完善时间较长，但在功能实现基础上在一定时期内不断修改完善系统，验收方式相对更稳妥。

（四）问题解决

在项目研发中主要会遇到技术和管理两方面的问题。

1.技术方面。

（1）底稿目录设计问题。工作底稿是专业性底稿，底稿目录是衔接业务底稿与系统的关键界面。好的目录可以引导业务底稿规范高效地进入审核流程和进行档案管理，否则会降低审核效率，影响审核效果，电子档案管理目标也就很难实现。系统开发时，对报表审计首先考虑适用现有底稿编制习惯和标准，以现有各种报表审计底稿目录为系统预制底稿目录；对专项审计底稿首先统一单位标准，根据统一后的专项审计咨询目录作为系统预制底稿目录。然后，设计底稿目录级次和增减删移等编制功能。进一步规范底稿的传递和整理。通过上述工作，建立了新的底稿上传与审核的线上工作流程。

（2）格式多样化底稿上传问题。审计咨询中的底稿形式、存储介质形式多样，并且历史数据、审计辅助系统等底稿需要批量上传、简化上传。系统开发时，考虑现场底稿直接上传、现场底稿临时存储再整理上传、其他系统形成底稿批量导入上传等场景，设计了按底稿目录直接上传底稿、建立底稿临时存储库再按目录上传、历史数据和审计系统数据批量上传等底稿上传方式，做到全覆盖无遗漏的底稿全电子化上传；设计了手机APP拍照上传、电子文件上传等多种上传形式。为符合法律法规和保证审核中信息对等，设计上传后的底稿自动转换为不可修改的图片格式。

（3）线上业务流程问题。为适应底稿修改实务工作要求，设计了底稿上传时间权限、新底稿覆盖旧底稿、报告修改流程、归档底稿退回等功能，统一规范了上传底稿的相关线上流程。

（4）开发能力问题。系统最终的使用者在专业上和计算机方面的能力差异，以及对日后操作问题缺少预判标准和经验。在项目需求确认、系统操作和功能开发上，需要汇总业务人员、质量管理人员、档案管理人员、合伙人等不同的相关人员意见，并且需要用数字化流程解读和解决提出的各类开发诉求。需要以民主集中制方式设计业务流程、明确开发路径和开发方向。防止出现无效开发、过度开发或开发不足的情况。

2.管理方面。

（1）思想认识。虽然有大量的线上底稿和OA系统流程，但对底稿和底稿审核工作全部上线，仍有不少人存在疑虑。特别是对数据的安全性、操作的便利性、系统的适应性等方面顾虑较大，也影响对系统开发投入的积极性。所以，统一思想认识是项目成功的重要保障。项目实施前和实施中的沟通就显得极其重要。

（2）人员投入。会计师事务所人员平时忙于业务，抽出大量时间专门投入系统开发势必影响日常工作，系统开发与试用中需要大量的协调、组织与沟通。开发中缺少业务人员介入，系统的实践效果就会大打折扣。再先进的系统也要解决适用性问题，用起来有时比可用更重要。

（3）作业习惯。传统底稿审核普遍采取线下底稿审核或线上与线下底稿审核相结合的方式，将质控审核采取线上流程意味着底稿审核不仅是质量审核人对底稿内容提出审核意见，而是在明确底稿编制与各级审核责任的基础上，将底稿的审核工作标准化、流程化。审核意见的交流将被全程记录；会实质性改变一些作业习惯，质量审核人员对项目底稿发表意见或进行指导会更规范，底稿审核不受时间和空间影响，及时审核不再是空话，相应审核人员的压力也会增大。管理流程应适应新的线上审核流程进行调整。

（五）开发小结

因为从实际需要出发进行了项目开发，同时考虑系统的持续性和发展性，项目实施产生了良好的效果：

1.实现系统功能：全部业务底稿在线上传；底稿审核到底稿归档流程全部线上操作；档案借阅使用全部线上操作。

2.初步实现三个系统开发目标。后续通过数据分析进行审计流程和工作底稿的优化，不断提升系统，实现风险导向型审计目标。

3.为项目产品化打下基础。系统开发严格遵循各项政策和行业标准，做到规范化、标准化，可复制可产品化。在完成产品技术环境、安全环境搭建和做好知识产权准备后，初期以项目化方式实施，最终可实现产品化推广。

通过系统开发也发现，系统开发好还要应用好。由于项目前期沟通不够充分，存在一些无效沟通、错误沟通情况，再加之缺少可借鉴的经验，增加了项目开发成本和开发周期。

三、系统简介

（一）系统配置及架构

系统平台设计配置包括云服务器ECS、对象存储OSS、云安全中心、SSL证书、服务器系统和数据库。系统架构如表1。

表1 系统架构

架构中的功能层包括项目管理、底稿审核、档案管理和统计分析四个板块。四个板块前后顺序为主流程，每个板块中的各子功能均设立独立业务流程，各子流程前后顺序衔接。因为底稿归档前仍需要复核底稿是否满足归档要求，所以，将归档前审核流程结束作为底稿审核子流程结束标志。

（二）业务流程

底稿审核与档案管理基本流程见图1。基本流程说明如下：

图1 底稿审核与档案管理基本流程图

流程1：编制人将底稿按底稿目录上传至系统后认为可以出具报告后，提交审核人逐级审核。各级审核人通过目录可以查阅所有底稿，并发表审核意见，根据意见对底稿进行退回修补或提交下级审核。为防止一边提出审核意见一边又收到修改意见，保证底稿审核中信息对称，审核人对底稿能看但不能编辑，并且审核人退回底稿重新送审或下一个审核人未返还意见前，该审核人不允许再提意见。

流程2：终审对底稿无异议并同意出具报告后，前述意见转入出具报告流程。

流程3：审核人提出的底稿修补意见，按审核流程逐级返回项目组成员。终审认为可以出具报告但底稿需要完善情况下，可以同时提出底稿修补意见和转入出具报告流程。

流程4：对已出具报告但需要修补的底稿，在修补底稿后经项目负责人确认后进入归档程序。底稿归档由项目负责人提出归档申请，逐级审核确认，由终审批准转由档案管理人进行电子档案归档。为档案打印需要，电子档案归档前只需设置档案分卷页数参数。设定参数后系统自动分卷编号，并形成档案台账。

流程5：审核和沟通确认结果为不能出具报告时，项目组在项目立项程序暂停或终止项目。已上传底稿暂不归档。

流程6：对暂停项目经批准在项目管理程序可以重新启动，已上传底稿修补后进入审核程序。

流程7：对已出具报告需要修改时，需履行报告修改审批程序，批准后由项目组修补底稿后重新审核程序，直至出具报告。

流程8：对底稿已归档还需要修补底稿的特殊情况，需经线下审批后，由档案管理人将档案退至批准的底稿权限人，在保留原档案不变情况下，在原底稿基础上以新设项目形式进行底稿修补，履行审核程序直至再次归档。

由于底稿的审核工作完善线上操作，系统使用初期对底稿上传方式、审核意见编辑、报告日期确定等环节成为关键。

底稿上传的基础是基于针对不同类型项目设计不同的底稿形式并形成目录，底稿目录要将审计阶段和审计程序相结合设计明细目录。通过底稿目录反映审核程序、审计证据、审计方法等一系列审计工作。所以，系统对提高审计效率和审计质量也起到了很好的促进作用。如何利用历史底稿、实现批量上传、满足上传底稿的使用和审阅是底稿上传系统开发的重要工作。系统开发中遇到跨系统数据转移、转换软件版权等问题，对开发成本和开发时间产生一些影响。

底稿的所有审核意见和审核时间在系统中均进行了客观记录。在纸质底稿中过程记录基本不会存档，也是不需要的，所以采取归档底稿反映最终审核意见，过程意见通过系统可查的方式进行审核意见底稿的开发。

按照审计准则规定，审计报告日为审计工作完成日。审计工作完成日的相关规定，缺少对会计师事务所底稿审核时间的考虑，增加了底稿必要审核时间内的审计责任和风险。实务中，报告出具时间经常人为控制在实际审核完成日前。为真实记录审核意见情况，系统开发时保留了实际审核时间。

四、后期工作

通过系统实际应用，初步实现了项目目标，为会计师事务所业务数字化积累了经验。不过，系统对现场审计底稿编制工作和审计程序指导作用还未满足需求。因此，优化审计程序、打通业财审监数据流、融合管理信息系统是接下来应重点考虑的工作。

1.短期内要逐渐规范和统一底稿目录。会计报表审计首先借鉴行业审计底稿指南和其他商业审计软件底稿目录编码规则，规范底稿层级；建立与不同系统数据对接能力；按不同业务类型逐渐建立底稿目录、底稿内容和底稿工具的模板。

2.中期制定业财审监一体化新的审计程序。单靠模板化的底稿索引还不足以实质提高审计效率，建立业财审监一体化的数字化审计程序才是根本。电子底稿还不是数字化审计，传统审计程序形成的底稿在整理上传时虽然有目录索引，但数据关联性、系统性、整体性不够，底稿编制中的审计程序管理和审计风险控制问题并未根本解决。应编制基于业务数据的审计底稿，解决审计风险控制与审计效率平衡问题。以业务内容为板块，业务流程为线条，财务数据为反映，探讨根据业务和现金流，将资产负债表、利润表和现金流量表集成编制综合会计报表；由逐张报表分项审计改为综合报表集成审计；由表及账逆查法审计改为由业务数据到财务数据再到审计认定顺查法审计；建立由获取整理业务数据到确定业财数据逻辑和数据关系，再到分析数据差异并进行数据评价，最终调整和确认报表数据新的审计程序。通过优化审计程序，审计底稿形式也将风险评估、内控测试、实质性底稿等进行重新整合，引导审计工作更突出设计审计程序和获取审计证据，进而控制审计风险，也是一项长期持续性工作，系统需要不断更新升级。

3.远期开发将业务系统与办公管理系统融合。系统不仅要提供审计作业方面的专业指引和专业质量控制，还应与管理信息系统融合，满足内部管理和外部监督要求。内部管理主要涉及人员管理、财务管理、不同板块业务管理、报告管理等，外部监督涉及行业检查等不同部门的监管。