支持溯源的基建项目电子档案编码研究

李江华 郑美娟 马耀宗 秦曙光

摘要： 随着数码摄影设备、技术平民化，我国重大建设项目从项目立项开始至项目结束，均具备全覆盖式电子档案采集的条件。针对基建项目电子档案溯源的编码问题，提出了基于多级线索编码树的“项目单位编号+文件属性+文件组卷属性+拍摄时间”四段位编码方案。根据该编码的结构，采用命题证明的手段验证编码的唯一性。该编码方案为基建项目电子档案溯源提供了唯一的编码，并满足溯源的需求。

关键词：基建项目    电子档案    溯源编码   多级线索树

中图分类号：U415

Research on Electronic File Coding for Infrastructure Projects Supporting Traceability

LI Jianghua  ZHENG Meijuan    MA Yaozong  QIN Shuguang

（Guangxi Liyu Expressway Co.， Ltd.， Nanning， Guangxi Zhuang Autonomous Region， 537300 China）

Abstract： With the popularization of digital photography equipment and technology， major construction projects in China have the conditions for full-coverage electronic file collection from the beginning of project initiation to the end of the project. Aiming at the coding problem of electronic archives traceability of infrastructure projects， a four-level coding scheme of "project unit number + file attribute + file group volume attribute + shooting time" based on the multi-level clue coding tree is proposed. According to the structure of the code， the uniqueness of the code is verified by means of propositional proof. This coding scheme provides a unique code for the traceability of electronic archives of infrastructure projects and meets the requirements of traceability.

Key Words： Infrastructure projects; Electronic archives; Traceability code; Multilevel cue tree

電子档案是基建项目档案重要组成部分。基建项目的电子档案，在工程招（投）标、施工、培训、二次创效、纠纷、结（决）算、营运、溯源等活动中扮演着不可或缺的价值和作用，是各类活动中最为直接的见证，为类似工程提供借鉴的依据。工程建设项目电子档案材料包括各类电子文档、照片、视频、音频等文件，项目建设历来将这些材料作为档案的重要组成部分。国家及行业均以立法的形式，制定了《电子文件归档与影像管理规范》和《建设项目电子文件归档和影像管理暂行办法》来对基建项目档案进行归档保存[1-3]。

目前，国内外并未专门针对基建项目电子档案设计相应的标识编码。针对上述问题，该文提出一种基于多级线索编码树模型的“项目单位编号+文件属性+文件组卷属性+拍摄时间”四段位编码方案，能够有效地实现对电子档案的一对一编码，并支持对工程事件的溯源。

该文的第一部分介绍了该究的背景；第二部分提出了一种基于多级线索编码树模型的”项目单位编号+文件属性+文件组卷属性+拍摄时间”四段位编码方案；第三部分说明编码在溯源系统中的应用；最后一部分进行了总结[4-6]。

1 工作背景

电子档案是基建项目建设过程中不可或缺的重要档案资源，它不仅是项目的历史见证，同时也是档案资源开发与利用的宝贵财富。随着数码摄影设备、技术平民化，我国重大建设项目从项目立项开始至项目结束，均具备全覆盖式电子档案采集的条件。利用“互联网+”档案，以计算机管理为抓手，配合数字档案，通过溯源准确快速定位海量电子档案，查找符合条件的电子档案文件，展现基建项目全部或局部建设过程。因此，需要一个可以唯一标识每个电子档案的编码来实现系统溯源功能。

目前，国内外未见以基建项目电子档案的溯源为目标的相关文献和专门的基建项目影像采集细则。因此，如何设计编码来支持溯源，实现快速地生成文件编号，通过查找的方式快速定位相应的文件，这是设计基建项目电子档案溯源系统标识编码要解决的核心问题。

而基建项目电子档案溯源编码主要作用范围有铁路、建筑、市政公用、水利、电力等档案管理部门，适用于列入国民经济计划的各个行业的基建项目，营运期间的养护维修，改扩建工程等。因此，将标识电子档案的唯一性编码应用到基建行业具有巨大的前景和发展潜力[7-10]。

2 编码模型

依据《电子文件归档与影像管理规范》《建设项目电子文件归档和影像管理暂行办法》等相关文件和基建项目溯源的要求，将基建项目电子档案材料按照图1所示的多级线索树结构进行组织。该树型结构反映了“项目单位编号+文件属性+文件组卷属性+拍摄时间”四段位编码方案，并根据拍摄时间的先后为各电子档案之间构造了一条时间线索。

多级线索编码树定义如下：Multilevel Thread-Tree = （Root， Nodes， Leaves），其中，（1）Root是根结点，表示为一条高速公路的代号；（2）Nodes是非根、非叶子结点的集合，该类结点代表电子文件的分类；（3）Leaves是叶子节点的集合，代表具体的电子文件；

（4）nodei.father表示nodei的父节点（nodei∈Nodes或者nodei∈Leaves）。若nodei.father= nodei.father，则nodei和nodei为兄弟节点；（5）leavei.time 表示第i个叶子节点的时间，即对应第i个电子文件的提交时间。若有leavei-1.time>leavei.time>leavei+1.time，那么称leavei-1为leavei的前驱节点，leavei+1为的为leavei的后继节点。

基于多级线索编码树模型，我们设计了”项目单位编号+文件属性+文件组卷属性+拍摄时间”四段位编码方案。

项目单位编号由四部分组成，第一部分为路线名称代号；第二部分为《中华人民共和国行政区划代码》［1］中规定的省、自治区、直辖市特别行政区的字母码；第三部分为路线标段代号，以G59荔玉高速公路为例，路线标段代号如表2所示；第四部分为工程编号，即项目采集所属单位、分部分项单位和子分项单位的编号。

文件属性由文件类型、文件材料类别和保管期限这3个部分组成。其中文件类型字段分为四种类型，每种类型赋予一个编号，如表3所示。文件材料类别字段采用阿拉伯数字编码，分为20个类别，各赋予一个两位编号，如表4所示。

文件组卷属性包括提交者编号、组卷属性号和事件等级共6个字段。保管期限字段有10、30、永久（YJ）这3种表示，分别表示10年、30年、永久。提交者编号字段采用阿拉伯数字编码。提交者编号统一定义为5位，不足5位，用0补足。组卷属性号包括了全宗号、文件册编号和电子文件流水号。全宗号字段为表示集团公司、政府部门下属往往设置有档案馆（室）分支机构，统一定义为2位阿拉伯数字编码。文件册编号采用阿拉伯数字编码，统一定义为2位。电子文件流水号采用阿拉伯数字编码，统一定义为2位。事件等级表示事件程度，采用阿拉伯数字编码，统一定义为1位。

提交时间字段采用阿拉伯数字编码。提交时间编号统一定义为14位。其中前8位用于表示年、月、日，后6位用于表示时、分、秒，且时间采用24小时计时制。

图2的编码含义为：国家高速公路网广西荔浦至玉林高速公路（G59），广西壮族自治区（GX），平南三桥段（410），路基单位工程（J01），路基土石方分部工程（A01），土方路基分项工程（A01），换填基坑（B01），文件类型为照片（ZP），保管期限为30年（30），提交者为1号（00001），保存在南宁档案局1号档案室（全宗号为21），征地拆迁组（04），第15个文件册，第15个电子文件，事件等级为5级，提交时间为2018年3月14日15点14分02秒（20180314151402）[11-13]。

图3的编码含义为：国家高速公路网广西荔浦至玉林高速公路（G59），广西壮族自治区（GX），TJ-1标段（401），路基单位工程（J01），路基土石方分部工程（A01），荔浦北互通土方路基（A02），换填填筑（C02），文件类型为照片（ZP），保管期限为10年（10），提交者为1号（00001），征地拆迁组（04），事件等级为2级，提交时间为2018年3月18日10点14分30秒（20180318101430）

设计基建项目电子档案标识编码的目的是要实现影像材料的“一卷（页、件）一码”，并体现影像信息。因此必须证明标识编码具有唯一性[14-15]。

3 基于多級线索树的编码在溯源上的应用

电子档案溯源，是实现基建项目电子档案溯源系统的重点研究内容，是发挥“互联网+”影像档案的重要路径。以时间作为线索对电子档案进行溯源，先按照时间段位中的日期取出所选择日期的所有电子档案，之后按照多级线索编码树的结构将这些文件进行分类，在同一结点，电子档案按照时间段位中的时分秒的先后排序。编码在溯源中的具体应用如下。

（1）按项目单位或时间溯源：在进行基建项目电子档案溯源时，可根据项目单位编号，找到对应的各级电子档案，之后按时间顺序排列，可以展示该项目单位的工作过程。

（2）按文件属性溯源：可根据基建项目的路线名称代号和单位工程代号，按照时间先后顺序展示某类文件。例如：可展示某一段道路的修建图片，可以清楚地看到整条路是如何建成的。

（3）按文件组卷属性溯源：可根据基建项目的路线名称代号和单位工程代号，按照按文件组卷属性展示某类文件，例如：可按时间顺序展示近3年来某一提交者拍摄的照片[16]。

4 结语

通过分析目前国内外现有的编码方案，可以发现这些编码方案都不能完全適用于基建项目电子档案溯源系统。为此，我们提出了基于多级线索编码树模型的”项目单位编号+文件属性+文件组卷属性+拍摄时间”四段位编码方案。根据该编码的结构，设计证明方案，可以验证编码的唯一性。同时通过系统具体功能说明该编码与溯源功能的联系。目前，该编码方案已经投入到“基建项目电子档案溯源系统”中使用，实现了文件的“一件一码”和解决溯源功能要求。本方案具有较好的推广性，为以后同类编码和其他类型编码起到指导和借鉴作用。

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