信息化视野下档案管理工作存在问题及改进措施

徐松 李俊年 吴士勇 万惠

摘 要：信息化时代为档案管理工作带来了新的机遇，也带来了新的挑战。随着经济社会的快速发展，档案管理工作和档案服务理念发生了新的转换。本文以信息化背景视野，通过分析档案管理工作中存在的困难和问题，提出改进路径，以期为档案管理部門和档案管理工作人员提供有益参考。

基金项目：青海省科研基础条件和能力建设项目“青海省地方病档案资源数字化建设与应用（2022-ZJ-NL02）

关键词：信息化；档案管理；问题

随着社会快速发展，档案管理模式和服务理念发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理方式已经无法适应与满足信息化背景下，各类机构和工作对档案信息资源的需求。以笔者工作单位为例，近年来，以各类馆藏档案史料为基础，综合文书、科技、财务、基建等各类别档案，将智慧档案管理系统纳入档案信息化建设，从而使此前互不关联、相互独立的传统档案史料，在一定程度上实现档案信息化及资源的有效共享，为后期档案的高效快捷利用奠定良好基础。

1 信息化时代档案管理工作面临的挑战

1.1 缺乏大众所需的信息化资源

现代档案管理机构生存的基础就是各类档案资源，在信息化时代，档案用户对利用对象的需求已从单纯的纸质原件发展为便捷、丰富的多载体档案形式。但是，在信息化的转型过程中，由于档案资料的形式多样性，在获取数字化资源的途径上与一般性的文字材料存在一定差距，因此只能通过数字化处理的方法对传统的档案进行处理；另外，在现阶段实际办公过程中，由于公文传递处理方式具有特殊性和多样性，绝大多数文件材料只有在公文处理完毕并整理归档后才能对其进行数字化处理，在此过程中，部分档案管理部门和档案管理工作者还缺乏主动保存意识，或者还不知如何去保存，这样就会造成现代化的档案管理缺乏现代化的信息资源。

1.2 存在档案数字化的技术瓶颈

现阶段的档案数字化处理方式，一般采用扫描原件或通过微缩扫描胶片的方式进行处理。为了保证数字化处理过程中信息的完整性，需要采购较为昂贵的仪器设备，同时需安排专人负责后期维护使用，而除传统的纸质版文书资料外，在声像档案的数字化处理过程中，技术人员对采集设备和存储设备会提出来更高的要求，代价也就更大，另外传统档案信息进行数字转换的效率有限，每日工作量有限，这就需要为此投入大量的工作时间去进行数字化处理。如果采取扫描缩微胶片，可以加快扫描速度。目前档案管理机构的缩微率普遍不高，只有少部分进行缩微处理。要实现档案的缩微化不是短时间内就能完成的，档案资料数字化的基本原理是通过扫描将其转化为图片格式进行保存，这种方式虽然趋向于标准化，但是在后期档案利用中存在一定的弊端。例如，当我们需要对档案中的某一信息进行检索时，就需要先将图片信息通过智能识别系统进行文字提取，转换为文本形式后再进行信息检索，而由于目前智能识别系统尚不成熟，在对一些文字信息提取转换过程中容易造成识别偏差，出现错误信息，无法保证档案信息的真实性、准确性。而且目前的智能识别系统对于一些手写的文字档案无法识别，则需要人工进行转换，为此会占用大量的人力和时间。

1.3 多媒体信息反馈率有待提高

在现代档案管理机构中存储的对象不再是纯粹的文字信息，它将包含大量的多媒体信息。这是多媒体技术被人类广泛运用的必然结果。但有两个问题阻碍我们在档案管理中获取多媒体信息。一是由于多媒体信息的多媒体性和不可预知性，传统的面向文字信息的结构化关系型数据库已不能适应，这就需要面向对象的非结构化的多媒体数据库；二是多媒体信息完全不同于传统的文字信息，传统的建立在文字基础上的检索方法已完全不适用，这就需要我们开发一种多媒体模糊检索技术，方便档案管理与利用。但是用户的网络接收设备还不普及，这就限制了档案管理信息的反馈。另外，网络安全也是一个重要问题，行业管理部门来说，现在面临的一个严峻事实就是没有相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字档案的著录标准、全文数据库的标准等，这些标准的建立是现代档案管理机构建立规范安全的信息资源系统的重要前提。

1.4 档案信息化管理模式亟需变革

在以往传统的档案管理模式中，管理人员培养主要通过“老带新”“传帮带”的方式进行，这种培养方式以经验积累为主，面对信息化转型，管理流程、管理模式存在一定的滞后性。为了能使档案管理抓住互联网发展带来的新机遇，不仅需要对管理人员重新进行系统化、科学化的培养，也需要及时对档案管理模式进行变革，通过多样化、多层次优化升级档案管理模式，以便应对互联网发展带来的各方面的挑战，从而达到“互联网+”时代下档案管理模式转型和发展的客观要求。现代社会要求档案管理服务形式是多种多样的，而不是传统的面对面式服务；带有主动性的，而不是“坐等上门”；是不受时间、空间限制的，而不是到点关门。这也要求我们需要改变以往的传统服务理念和工作机制，顺应互联网时代下新的档案管理模式，从而化解其对传统管理方式和服务理念带来的冲击和影响。

1.5 安全保密工作存在隐患

档案安全是档案管理工作的重中之重，在档案信息化转型过程中，如何防止档案信息泄露或丢失成为主要问题。通过对以往信息泄露案件的分析，泄露途径主要包括人为拷贝、存储设备丢失和网络入侵三种，与之相对应的管理要素是档案管理人员及存储设备的管理制度、法律法规和网络信息安全技术，其中网络信息安全技术最为复杂。在大数据时代，建立信息化档案管理系统就是通过互联网使档案信息与使用者互联互通，便于档案信息的高效利用[1]，也因为这一点，档案信息不再单纯存在于一个真实密闭的档案室内，而是共享于一个庞大的互联网中，任何人只要通过秘钥或者获得一定的权限即可实现档案查阅，而以现有的技术，在数据共享的前提下，无法保证档案信息的安全保密性，使档案信息的泄露风险增加，无论是国家机密档案，抑或是涉及隐私的个人信息被泄露，都将会给国家、社会或者个人带来财产和生命安全的重大损失。此外，用于存储档案信息的机器设备其稳定性低于传统纸质材料，一旦存储设备发生故障，就容易导致档案的遗失。而现阶段应用较为广泛的“云存储”技术其安全性还有待进一步考究。为此，如何在保证信息安全的前提下实现数据共享，是信息化档案管理系统所面临的一大挑战。

2 新时期档案管理的发展途径及对策

2.1 加强档案数字化人才队伍建设

2.1.1提升业务知识水平。通过在职培训、专题讲座、短期轮训、参观考察、脱产培训等方式努力提高档案人员自身的知识水平。通过举办一些高起点、高水平、高质量的档案专业技术人员研讨班来提高档案人员的理论高度和解决实际问题的分析水平。

2.1.2通过教育培训。树立终身学习的思想，增强档案业务学习的自觉性，从多种途径不断更新自己的知识和技能，建成一支能够应对信息化档案管理中各种复杂问题的高素质、高技术人才队伍。

2.1.3创新能力培养。目前，在档案管理系统的发展过程中存在的一个普遍问题是档案管理人员缺乏一定的创新能力，习惯于依照传统的方式方法进行工作，不善于通过学术研究来探索改进和发展档案管理系统。要解决这个问题，就要有针对性地在档案业务培训内容中加强开拓创新能力的培养，在整体教育上大力强化档案人才队伍在开拓创新思维、哲学思辨能力、自学能力、触类旁通能力、举一反三能力等方面的培养力度。

2.1.4加强职业道德建设。针对当前档案管理人才紧缺、人员老化，水平偏低等现状，建立健全科学严谨的人才选拔制度就显得尤为重要，通过筛选，择优录取一批技术水平强、道德素养高的专业管理人才。要注重职业道德教育，应充分认识到档案管理人员的工作积极性、服务水平、自主能动性、对自我工作的认知程度和在工作中时刻保持的社会责任感和历史使命，都会对档案工作所产生的经济价值具有一定的推动作用。

2.2强化和落实档案收集工作

2.2.1要提高职工的档案意识。通过“线下”讲授或者“线上”学习等形式，借助网络、报刊等媒介开展形式多样的教育宣传工作，提高全体职工的档案意识，改变以往单一的档案收集模式，让职工自发的参与档案收集，在平时工作中对与之相关的档案进行积累、保护和收集归纳，以便后期归档入册，提高档案管理人员的收集整理工作效率。实践证明，对档案工作了解得越多、越深刻、越全面，才会越清楚地认识档案收集的重要性，也就会越重视档案的形成和积累，关心、支持档案的收集工作。

2.2.2要健全收集制度，确保齐全完整。针对目前大多档案部门归档制度、归档范围不够明确和细化、对各业务部门开展的工作不了解等问题，档案部门工作人员可以在国家有关归档范围指导性文件的指导下[2]，和各业务部门工作人员沟通协商，对现有的制度进行细化、修改、补充，完善，使其更具有操作性和明确性，并根据当前新形势的发展需要，建立切实可行的收集归档制度，拓宽档案的收集范围，丰富档案收集的种类[3]。

2.2.3要加强法制建设，树立法治权威。由上级主管部门及档案管理行政部门加大执法力度，定期或不定期的对各单位开展监督检查，将执法监督检查制度化，各单位尤其是领导干部要通过自学或专项培训加强对档案法规的理解和对依法行政、依法治党的思想意识。严肃处理检查档案工作中发现的违规违纪问题，树立依法治档的权威性，从而杜绝各单位在档案管理过程中违规违纪的现象发生。

2.3 完善档案管理制度

2.3.1要转变传统的制度观念。积极适应新时代下档案事业的发展模式，通过各种形式的学习，将以往“坐、等、靠、要”的传统思想转变为积极创新、主动争取的新思想、新理念，以新思想新理念助推工作发展，并且开展积极有益的探索思考，勇于创新大胆提出新时期信息化背景下档案管理工作的指导方式和管理制度。具体来说，可以通过加强档案管理的标准化、制度化建设等方式，来应对信息化发展中出现的新问题，并逐步建立与之相适应的、完善的现代档案管理制度。

2.3.2要确立法制管理思想。受制于主观和客观因素的制约，在以往各个单位的档案管理工作中，制定的各项规章制度较为笼统，往往趋向于行政管理的方向，缺乏一定的法制管理理念，由此导致一些问题的发生。为解决这一问题，档案管理工作必须要严格确立法制管理思想，堅持法治底线，做到有法可依、有法必依，杜绝违法违规现象。

2.3.3要注重贯彻落实。制度指定的根本目的是为了助力工作落实，各项制度为档案管理工作奠定了基本思想，但是在具体管理中，要坚持实事求是，具体问题具体分析，将抽象的制度转换为具体的可执行的抓手，形成自上而下的网格管理体系，进而促进档案制度的落实。

2.4 推动档案管理信息化建设

2.4.1增加人力物力保障。档案信息化建设需要较多的人力、物力和财力的保障，这是投入周期长、成效显著慢的工作，作为档案管理部门，一般都是由政府举办的公益性单位，主要以满足社会和公众服务为目标，不具备创造物资财富的基础和渠道，自身难以创造出明显的经济效益，所以必须争取财政上的支持积极，主动作为，通过科学的、合理的、规范的途径增加资金收入，为档案管理信息化建设提供物质保障。

2.4.2注重档案信息网络安全保证。在信息化时代，随着新媒体和大数据的衍生以及传播载体和传播方式的改变，档案信息化建设过程中的网络安全问题日益突出。为确保档案信息安全，需要加强信息化档案管理系统的软件和硬件设备，以及专业队伍建设，以应对来自不同领域、不同方向的挑战。

结语

信息化时代的到来为档案管理工作带来了便利，很大程度上提高了档案管理水平，使档案管理更具科学性和针对性[4]，为档案资源的有效利用和合理共享提供了便利。为适应新时代发展需求，各级档案管理部门还需加强档案信息化建设[5]，注重人员培养，加强软硬件投入，规范流程制度，不断促进档案信息化建设的持续稳定发展。

参考文献

[1]邓敏.纸质档案管理与电子档案管理的融合分析[J].黑龙江档案。2022（03）：165-167。

[2]孙弘.文书档案收集归档工作存在的问题和对策[J].兰台内外。2019，（36）：38。

[3]娄翠英.数字化校园背景下高职院校的档案管理工作[J].文教资料。2019（01）：116-117+71。

[4]林伟娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].文化产业。2022（33） ：16-18。

[5]温妍.试析信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].兰台内外。2022，（16）：36-38。

作者简介：徐松，硕士研究生，青海省地方病预防控制所馆员，研究方向：档案管理、档案信息化。通信作者：万惠，大学学历，青海省地方病预防控制所高级经济师、研究馆员，研究方向：档案管理。