电子文件的可信性与前端控制策略研究

王昱?胡安娜

摘 要：信息化时代下，电子文件作为互联网时代的产物方兴未艾，对其进行归档、管理与利用已经成为当今档案工作重要内容之一。电子文件因其独特性质在日常管理中与纸质文件有所不同，对其可信性的认识与维护也应与时俱进。文章依据电子文件自身特征，推出其在可信性方面可能存在的问题，进而指出在维护电子文件可信性上前端控制的重要意义，围绕电子文件真实性、可靠性、完整性、可用性的维护要求分别进行探讨，最终给出前端控制助力维护电子文件可信性的参考策略。

关键词：可信性；前端；制度；标准化

随着无纸化办公、智慧化企业的广泛应用，电子文件广泛频繁形成于各單位、各领域。电子文件的收集归档工作成为许多单位档案部门重要工作任务之一，做好电子文件管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的挑战。近年来，通过不断研究、探索、实践，在电子文件的管理过程中了解了电子文件的来源及基本特点等，逐步制定、完善了一些管理办法和相关技术标准，对其我们已经不再陌生，而电子文件的可信性与前端控制策略的研究，对于应对档案工作新挑战具有重要意义。

1 电子文件概念及主要特征

1.1 电子文件的概念

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》中对电子文件的定义为：“电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录[1]。”总体来说，电子文件既有数字化特征，又有文件属性，是数字信息与文件这两个概念的集合。

1.2 电子文件主要特征

一是电子文件信息化设备直接生成，没有经历纸质等其他载体阶段，其信息是以二进制数字代码记录和表示。二是电子文件依赖计算机等数字系统阅读、处理，脱离计算机系统人们无法管理，这就决定了电子文件本身与纸质文件等传统类型载体的文件有截然不同的特点，其管理需要采取不同的技术方法。三是信息与载体的相对分离性。与纸质文件相比，电子文件载体与信息之间不再是唯一的，文件可以自由在各载体间转移。特别是当今Web4.0时代条件下，电子文件产生到使用过程中一对多的信息传播模式十分常见。四是信息的易变性。电子文件承载信息不必受载体束缚，信息具有相对独立性，这使得人们对其信息的变更修改十分方便且不留痕迹。此外，电子文件载体也存在不稳定性，信息化时代，极易出现因兼容性问题导致的载体间数据迁移，由于软件、硬件、技术、操作等各方面的原因，转换过程中可能导致信息的失真，信息损坏，信息失去可信性、变异风险增大。

1.3 基于电子文件特征的归档要求

电子文件的产生和运行是在单位或部门的办公自动化及其它各种业务系统中进行的，这与传统的纸质文件截然不同。但与纸质文件一样的是其产生和运行过程有一个基本程序，一般都分发和收两大类，做好电子文档归档工作，既要参照纸质档案归档制度规范，又要考虑到其新特征。2015年实施的《归档文件整理规则》操作规范中，就将电子文件整理纳入适用范围。目前，国内大部分数字化档案馆对电子文件整理基本按照组件→格式转换→元数据收集→分类→排列→编号→编目→归档数据包组织→存储，进行规范整理。电子文件接收进馆后，其利用也应更加注意，严格界定利用范围，利用过程中不外借其载体、未经批准不得擅自复制、利用时应使用拷贝件、利用时应遵守保密规定，特别是对具有保密要求的归档电子文件采用联网方式利用时，应遵守国家或相关部门的保密规定，确保有稳妥的安全保密措施。

总之，电子文件易被修改、不易留痕，导致其易失真；信息同载体无需绑定，技术更迭、存储介质更换导致信息损耗，影响其可用性；传播过程和数据迁移不规范，导致其失去完整性等，都可能使电子文件失信。结合电子文件的产生和运行流程，对其可信性及前端控制策略进行研究十分必要。

2 可信性要素及前端控制的必要性

对电子文件的可信性国内外有不少观点。Inter PARES这一项目最先对可信性进行研究后，不少专家学者在此基础上又进一步进行探索。我国冯惠玲教授则将电子文件应具有的质量概括为真实性、可靠性、完整性和可用性[2]。因此，对电子文件可信性进行探索，需要从这四个要素入手。

2.1 各要素特点分析

2.1.1真实性。真实性是指形成的电子文件各要素与发生时的原始状况一致，包括内容、背景等，可以将真实性理解为“原始性”。要求电子文件具有真实性，除了必须是当人当事形成的原始资料的“浅层真实”之外，还需将便于系统、宏观了解文件全貌的背景信息等“深层真实”做好记录。电子文件形成后，载体和格式都会发生改变，因此需要相关信息证实电子文件的原始性，即真实性。

2.1.2可靠性。可靠性是内容可信、流程合规、载体安全的统一，三者缺一不可。电子文件内容本身必须做到可信，可充分、准确地反映事实，存凭留史作为依据；文件必须按照正常业务流程被创建和流转，全播过程在信源、传播渠道、信宿各环节中均安全可靠；电子文件载体也需安全，避免感染电子病毒、载体存储功能损坏等。

2.1.3完整性。完整性是指电子文件各部分、各元素完整无缺损。不同于纸质文件，电子文档的归档不仅要考虑文件本身可视部分和不可视部分的完整性，还要注意分析文件超级链接、置标语言等联系各个要素的手段是否有效。对于分布在若干不同载体或数据，以若干份文件相连接的方式而存在的电子文件，全部相关文件及数据收集齐全才算具有完整性。

2.1.4可用性。可用性即电子文件的有效性。电子文件编码过程要遵循一般规则，使信息容易正常解码，增强被理解的可能和利用率。可用性可保证电子文件内容可以精准地被读取和利用，得以更长久保存，没有丢失和差错。

2.2 前端控制的必要性

2.2.1前端控制的概念。对电子文件进行前端控制，实质就是在文件形成前采取行动，从电子文件产生源头对文件和档案工作进行整体把握，做到提前介入、全程服务。电子文件的前端控制可以帮助档案管理部门掌握“第一手资料”，提升可靠性。预设标准也可以保障归档电子文件的规范性，全程跟随服务有助于保障文件安全性。比如，目前产生电子文件最多的自动办公系统，它与最终归档的数字化档案信息系统是相互独立的，各部门在办公中对于电子文件的管理、保存和利用等极易出现问题，若不能做好前端控制，协同办公的“最后一公里”始终无法打通。要进行高效率的档案管理，必须实施前端控制。

2.2.2前端控制的要求。厘清前端控制的概念后，做好电子文件前端控制工作的要求就很好推出了。（一）前端控制并非介入文件产生过程。档案管理部门仅限于对生成电子文件进行收集保管利用，并非介入各业务部门工作，前端控制也不需体现档案部门意志，越权实施“长臂管辖”是不现实也不应该的。（二）前端控制不能局限文件本身。前端控制不仅是对档案实体由后端拓展到前端进行管理，也要关注文件产生部门前端整理流程、硬件设施等的合理性，并给出有利于衔接后续保管利用的建议。（三）前端控制要与数字化转型相适应。信息化时代，企业都在积极进行数字化和数据化转型，诸如政府信息采集、进行数字化加工信息的范围等前端环节，档案部门应积极提供统一规范标准。比如，作为企业重要信息的电子文件，如果保存期是永久的，则应该采取一切手段延长文件的寿命，且不能失去文件的真实性。

３ 新时代面临的新问题及策略

电子文件的可信性受其四因素影响，新时代电子文件管理要做好前端控制，也要在增强其真实、可靠、完整、可用中找到策略。

3.1 前端控制面临的问题

3.1.1文件内容的复杂性。电子文件不受限于载体，形式多样，文字、图片、音视频、超链接、动态静态文件等大大增加了归档难度。各业务部门的具体业务产生的文件材料更是种类繁多，其归档范围、保存价值、采集时间都需要综合考量。

3.1.2档案部门介入时机问题。电子文件产生于系统之中，业务部门所应用载体型号配置各不相同，要想真正做好归档管理，文件管理系统也应兼容差异性，如何恰到好处介入其中，避免有价值的档案信息流失，是摆在档案工作者面前的一大难题。档案部门的介入，理论上应该比传统纸质文件时间更超前，受限于人力、管理界面等原因，这一要求是目前档案部门面临的一大挑战。

3.1.3归档流程完整性问题。前端控制强调提前规划与管理，为日后歸档打下坚实基础，达到事半功倍效果，但前端控制与全程管理并不能割裂开。电子文件形成之后，无论最终走向永久保存还是销毁都是一个过程性管理，只强调前端未免会头重脚轻，不利于电子文件整体的保管、使用工作。

3.1.4线上接受社会面推广难度大。目前社会层面文件产生部门与归档单位之间数据互联互通平台仍未完全建立，虽然近几年国家在大力推动数字化、信息化档案馆建设，部分企业综合性档案馆也在为争做示范性数字档案馆（室）不断努力，但也仅仅局限于试点阶段，大范围推广难度大。虽有部分较先进企业尝试通过业务部门开设端口、档案部门连接端口进行全程线上接收，但往往是点对点，试点展示意义大于实际应用意义。

3.1.5档案工作者职业素养新要求。前端控制理念，是对全程管理的优化，利于提高工作效率，降低不必要的损耗，但这也对档案工作队伍提出了更高要求。不仅要对过去纸质文档归档全流程熟悉掌握，还要熟悉电子文件生命周期，对全过程各环节进行统筹谋划、合理安排，达到最好利用效果；对相关的法律法规的新要求等，也应考虑在前端控制规范化设计中。

3.2 前端控制的策略

3.2.1全程记录保证电子文件的真实性。（一）相较于纸质文件，电子文件更易被篡改，保证真实性是最重要的环节。前端控制要在介入之初便进行记录，对于文件使用过程中交接、签署等工作进行备注，保证文件真实性。（二）研究制定相关操作流程，尽可能细化各项标准，让电子文档归档中各项问题均有规可依。

3.2.2守职尽责保证电子文件可靠性。（一）明确档案馆职责属性，以法定形式使维护可靠性成为档案馆的责任和义务。（二）将电子文件的制作规程纳入法制化轨道，规范电子文件各流程、各环节上的运行与利用。（三）确保载体安全可靠。电子文件感染病毒的渠道可以是多方面的，如计算机系统、网络系统等。且病毒的种类日新月异，防不胜防。归档文件和归档介质需在进馆前切断风险源。

3.2.3规范流程保证电子文件完整性。（一）建立电子文件的归纳整理规范。通过完善的制度来明确收集和积累电子文件，降低其被误删、或因存储分散而收集不全的风险。（二）设立电子文件暂存空间。电子文件办理完毕后暂时保存的地址容易丢失，设立电子文件暂存空间可随时将电子文件集中保存，防止遗漏、丢失。（三）制定元数据操作流程规范。数据产生过程中，即使存储区域不同，也必须组成一体化管理的信息库，使系统运行过程中能自动把相关的元数据和电子文件连接到一起。

3.2.4安全检查保证电子文件可用性。前端控制工作不仅服务当下，更立足长远。档案存史的性质要求电子文件不仅要在形成时可利用，同时需要保证日后多次无差错读出的技术性能。（一）需要对其载体状况进行全方位检查，对其支持软件、操作系统信息进行明确。（二）进行文件容灾备份，保证在后续开发、利用、资政过程中提供电子文件数据支撑。

3.2.5电子文件前端控制需做好标准化建设。（一）确保电子文件的长期性和有效性，必须对某些控制要素进行分类设定和控制，对不同的载体形式、密级等，要有针对性方案，精准管理服务。（二）确保电子文件从产生、使用到移交、归档、查询利用各环节都有章可循、有据可依，让流程管事。（三）严格规范加密、授权标准，通过专业化控制手段，进行分类安全控制。

3.2.6培养专业化人才。档案管理人员必须了解电子文件产生、运行的有关特征，了解国家和有关部门制定的关于电子文件管理的法规标准，了解本单位的业务工作流程。在保证归档电子文件真实性、完整性、可靠性的基础上，提出本单位电子文件管理的具体要求[3]。档案部门应积极吸纳相关领域人才，把水平高、能力强的纳入队伍中；加大教育培养力度，开设数据挖掘、数据安全保障等培训，将学习培训常态化；积极吸取先进地区、先进单位经验，比学赶超，强化自身队伍建设。

４ 结语

前端控制需兼具“把关人”职责，因此对具备数字化专业知识的复合型人才需求更多，对人才队伍建设要求更高，对文件产生单位所在行业的新事物、新业态也应有所了解。电子文件归档管理需要创新理念，档案管理人员要适应岗位要求。企业档案部门也应根据各业务部门使用的电子信息系统、OA办公系统的新变化，积极做好各类电子信息系统及办公系统与档案管理系统对接，组织专业人士制定电子文件管理标准，实现全过程管理，增强可信性。

综上所述，信息技术不断发展，档案信息化势头不可逆转，但受大环境影响，新时期工作还有很长的路要走，档案相关工作者需要打破传统档案管理模式，按照前端控制思路，链接档案形成全过程，让电子文件归档工作更加科学、高效，也是迈向数字化、建设数字化档案馆的重要举措。而在对电子文件实施前端控制时，应利用好档案管理的OA系统，转变档案管理工作人员思想观念，做好前端控制，以保障档案的安全性。

参考文献

[1]林桂红.对电子文档管理工作的几点思考[J]. 兰台内外，2012（06）：20.

[2]李美艳.电子档案真实性、完整性、安全性问题的探讨[J].科技信息（科学教研），2008（08）：5.

[3]孙静.档案信息资源共享服务平台建设研究[J].兰台内外，2022（01）：5.