学生档案去向查询功能的创新实践

摘 要：学生档案去向查询功能要实现传统模式向新模式的转变。原来的学生档案去向查询功能主要供毕业生查询档案是否在校，以及查询档案接收单位、接收单位地址、接收单位邮编、收件人、收件电话，还有快递单号、转递日期等内容。新版学生档案查询功能则通过增加显示归档记录、归档细目和新生档案比对结果，将使用人的范围由毕业生扩大到毕业生和在校生，让全体学生对自己档案的完整性有知情权，促使在校生自动补充相应材料，并让毕业生提醒辅导员及时归档。

关键词：学生档案；去向查询；归档；目录；比对

Abstract：The function of student file destination query should realize the transformation from traditional mode to new mode.The original student file destination query function is mainly used for graduates to query whether the file is in school，as well as the file receiving unit，the receiving unit address，the receiving unit zip code，the recipient，the receiving telephone number，as well as the express order number，the transmission date and so on.The new version of student file query function expands the scope of users from graduates to graduates and students by adding the display of filing records，filing details and freshman file comparison results，so that all students have the right to know the integrity of their files，and urge students to automatically supplement corresponding materials，so that graduates remind Counselors to file in time.

Keywords：Student files；Destination query；filing；Catalogue；Comparison

國内高校学生档案工作的信息化建设步伐一直比较缓慢，但是在学生档案去向查询功能方面，建设进展相对较快。从十几年前的小荷才露尖尖角［1］到当下的普遍推广，随着信息化建设的进展，现今在我国高校的学生档案管理系统中，学生档案去向查询功能已成为一项基本功能，较好地满足了毕业生对自己档案去向的查询需求。在日新月异的信息化浪潮背景下，在档案馆大力开展数字档案馆建设的同时，原来的学生档案去向查询功能已显得力不从心，对之进行升级改造尤为必要。

1 原来的学生档案去向查询功能及其不足

1.1 开放的内容和功能单调

以上海大学为例，从学生档案查询入口（见图1）输入学号/身份证号和姓名可以进行查询。学生档案去向查询功能提供的内容有两个，第一个是档案是否在校，在学生档案查询结果页面，“档案现状”若为“转出”则说明档案不在校已转出，“档案现状”若为“在校”则说明其学生档案尚在学校没有转出。第二个是档案转递的去向，可以实现查询档案接收单位、接收单位地址、接收单位邮编、收件人、收件电话，还有快递单号、转递日期等内容。其实，这也是我国大多数高校学生档案去向查询功能的内容，总体呈现的不足是在内容上比较少、在功能上比较单调，仅仅就查询去向而提供查询，没有和更丰富的学生档案管理工作结合起来。

上海大学学生档案去向查询功能还可以查询邮政物流信息。国内有的高校如辽宁科技大学也是如此，辽宁科技大学早在2010年9月就运行了毕业生网上档案查询系统，“将学生信息与就业档案邮寄EMS网的对接”［2］，实现了在自己系统实时跟踪邮政物流信息。

1.2 以毕业生查询为主

在原来的学生档案去向查询功能中，服务的对象主要是毕业生，包括应届毕业生和往届毕业生。对于应届毕业生来说，主要是在夏季毕业后，查询档案是否已寄出，查询邮政物流信息。对往届毕业生来说，查询自己的档案是否在校，或者档案去向为何处。国内很多高校都是如此，例如有的高校将档案去向查询功能分为前台档案查询模块和后台档案管理模块，其中“前台档案查询模块包括毕业生查询条件输入和档案转递信息展示，使用对象为毕业生。”［3］

有的高校将学生档案去向查询功能不仅提供给毕业生使用，还特意设计了辅导员查询的模块，可以使辅导员“查询自己所管理班级的学生档案转递信息，掌握班级的档案转递情况。”［4］

在原来的学生档案去向查询功能中，对于新生、在校生来说，从来不使用学生档案去向查询功能，也没有使用的必要。虽然历届毕业生的人数肯定远远大于在校生人数，从这个角度来看学生档案去向查询功能服务的范围不可谓不广，但仅论应届毕业生的人数，则远远小于在校生人数，学生档案去向查询功能一直是应届毕业生关注的热点，也理应成为在校生关注的一个点。

2 升级改造的思路和发展方向

2.1 朝着新生档案检查和毕业材料核对的方向发展

在本科生和研究生新生档案归档到档案馆后，新生档案检查是各校档案馆普遍进行的一项基础工作，但这项工作也是一项很棘手的工作，因为它面临着工作量大、人手不足的问题。以上海大学为例，作为综合性的本科院校，上海大学每年本科生、研究生新生档案数量近10000卷，而负责学生档案管理工作的档案馆学生档案室仅有3名工作人员，每年从新生档案入校后的11月到次年的5月，他们的主要精力用于此项工作，非常耗时间和精力，以至于分散了他们对其他常规工作、创新工作的关注。至于毕业材料核对方面，则碰到的一个问题是，在学生需要转递档案时，却发现毕业材料尚未归档，这往往发生在延期毕业学生身上。

我们考虑能不能有其他方法，既进行了新生档案检查和毕业材料核对，保证检查和核对的质量不降低，又不会造成工作人员疲于检查和核对。

2.2 朝着学生档案远程利用的方向发展

以往，新生档案检查工作结束后，档案馆将缺材料的结果通知相关学院的辅导员并进行催归。辅导员再通知相关的新生去补交材料，补齐后由辅导员送来归档。这个过程是一个单向联系的过程，在这个过程中，档案馆和辅导员、辅导员和新生都是互动比较频繁的关系，但是档案馆和新生则缺少互动，新生看起来是被动的信息接受者。

学生档案工作人员需要改变工作思路，应将新生档案检查和毕业生材料归档作为一种提供学生远程利用的内容，与学生直接联系，调动学生的主动性。不再将新生档案检查和毕业生材料归档看作主要是档案馆和辅导员之间的工作，而是把学生也拉进来，将档案馆、辅导员、学生之间的单向联系过程改变为闭环互动过程。这种做法相当于档案馆把新生档案检查和毕业材料归档的结果直接告诉学生，让学生时刻关注自己档案的完整性，节省了辅导员和档案馆的精力和时间。另外从个人档案角度来说，个人有权接触和本人相关的档案，对错误资料要求更正。［5］

3 升级改造的具体方案和做法

2022年3月，上海大学档案馆进行了关于学生档案去向查询功能的升级改造。

3.1 删除失效的和关系不大的内容

在原来的学生档案查询页面，曾经附有某半年学生档案转递时间安排和注意事项、本科毕业生如何办理个人档案转出手续、离校研究生档案管理办法等通知和规定，由于这些通知和规定的内容已过时或者失效以及链接已失效的原因，这些通知和规定已失去在学生档案查询页面存在的价值。加之它们和学生档案查询没有直接的关系，所以在改造学生档案查询页面时将它们进行了删除。

3.2 保留物流信息查询功能

原来的学生档案去向查询功能中，除了有邮政快递单号查询之外，还可以查询快递物流信息。在学生档案查询结果页面，“档案现状”若为“转出”，可点击“快递单号”查看邮政提供的物流信息，有效期为4个月，这个功能省去了学生在邮局官方网站或者其他网站查询邮政物流信息的麻烦，方便了学生的使用。新版学生档案查询功能中，继续保留了这一功能。

3.3 增加归档记录和归档细目查看功能

上海大学学生档案接待登记系统中，办理事项有三大类，即归档、利用、转档。办理内容又可以分为归档内容、利用内容、转档内容三大类。

归档内容有新生档案、毕业材料、学籍发文等。新生档案分为本科新生档案、硕士新生档案、博士本科新生档案三类，每一类又有具体的归档细目。毕业材料分为本科生毕业材料、研究生毕业材料二类，每一类亦有具体的归档细目。学籍发文主要是本科生和研究生的各种学籍文件，包括退学文件、休学文件、复学文件、硕博连读文件、保留学籍文件等。

转档内容包含两个，即交来报到证白联、取走报到证白联。

在改造方案中，这些归档内容和归档详细内容、转档内容都向学生个人公开，显示在学生档案查询结果中，实际上就是归档细目向学生本人公开。具体做法是，先在档案管理界面的归档详情页，增加显示办理事项为“转档”的内容。也就是说，所有办理事项为“归档”和“转档”的都放在归档详情里显示。再在归档详情页面的适当位置显示新生档案实时自动比对结果。然后将每个学生的档案管理界面的归档详情页同时显示到学生档案查询页面的结果里。新版学生档案查询结果页面见图2。

3.4 增加新生档案比对功能

新生档案比对的前提条件是接待登记系统中须有新生档案归档数据，上海大学自2021级新生起才有新生档案归档数据，相应地也自2021级起才实行新生档案比对。比对结果显示材料全、材料不全（具体缺什么）、不比对材料。毕业材料不用在归档详情页比对，毕业材料比对功能已在学生档案转递登记系统建立了。

按照上海大学学生档案管理的实际情况，新生档案比对具体包括以下材料：

本科新生档案比对：高中毕业生登记表、新生入学登记表。

硕士新生档案比对：研究生新生入学登记表、报考攻读硕士学位研究生登记表、复试表、高中毕业生登记表、本科毕业生登记表、本科成绩单。

博士新生档案比对：博士研究生新生入学登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、复试表、高中毕业生登记表、本科毕业生登记表、本科成绩单、硕士成绩单、硕士毕业生登记表。

3.5 增加学生档案查询须知

由于新增了归档记录的查看功能和新生档案比对的功能，学生档案查询结果已较升级改造前复杂许多，实有必要增加学生档案查询须知，以使学生知晓看到查询结果后如何进行下一步流程。

查询须知采取问答式的形式，共包含以下六个问题：档案已转出，如何查询快递单号信息？档案在校，需要进行转递，怎么办？新生档案比对包括哪些材料？看到新生档案比对结果该怎么办？毕业材料必归哪些材料？看到毕业材料不全该怎么办？

看到新生档案比对结果该怎么办？查询须知提醒学生：如系统提示“材料全”或“不比对材料”，则请学生无须理会。如系统提示“材料不全”，则请学生尽快将有关新生材料自行补好交给辅导员，由辅导员归档。同时查询须知也备注了个别特殊情况，如联合培养学生本身无复试情况表，硕博连读学生本身无报考攻读博士学位研究生登记表、复试表。只有硕士学位证书的博士新生，无须补硕士毕业生登记表。

毕业材料必归哪些材料？查询须知明确分类指出：本科生毕业材料必归包括：高校毕业生登记表、本科生成绩总表、毕业设计（论文）成绩评定书。研究生毕业材料必归包括：高校毕业生登记表（研究生）、研究生学习成绩单、研究生学位论文答辩情况表、学位申请表、学位证明书。查询须知也备注了特殊情况，如个别专业学生本身无毕业设计（论文）成绩评定书，结业、退学、肄业、转学的学生情况亦有不同。查询须知提醒学生，已毕业的如发现毕业材料不全，请学生提醒辅导员将有关毕业材料归档。

结语

通过新增归档和转档记录和细目查看功能，新增新生档案比对功能，新增学生档案查询须知，对原来的学生档案去向查询功能进行了升级改造。内容和功能上的增加使得原来的学生档案去向查询功能转变为学生档案查询功能。同时，结合新生档案检查和毕业材料核对工作，引入了在校生这一角色，实现了档案馆、辅导员、学生之间的闭环互动，尤其是增加了档案馆和学生之间的互动，极大改变了新生档案检查和毕业材料核对的工作方式，提升了工作效率。

参考文献：

［1］趙湘渝.高校毕业生档案转递规范化及查询智能化探讨［J］.成都体育学院学报，2011（8）：76-78.

［2］田树学.基于ASP的高校毕业生档案网上查询系统［J］.辽宁科技大学学报，2012（2）：151-154.

［3］邓晶.高校毕业生档案去向查询应用的设计与实现——以武汉铁路职业技术学院为例［J］.办公室业务，2019（6）：76.

［4］钟万梅，李翰超.高校学生档案去向查询系统的设计与实现［J］.兰台内外，2018（1）：56-57.

［5］邬红云.高校学生档案管理中如何实现个人隐私权的保护［J］.城建档案，2016（6）：65-66.

作者简介：王伟（1977— ），男，宁夏海原人，博士研究生，上海大学档案馆馆员，研究方向：档案管理、中国近现代史。