“互联网+”时代文书档案管理工作方法探究

孔霞

摘 要：信息时代，相关单位的档案管理工作方式发生了较大的变革，尤其是在“互联网＋”时代背景下，单位的文书档案管理应从传统纸质管理模式朝着电子化、信息化以及智能化等方向不断转变，以此促进单位文书档案管理工作水平的提高。因此，本文以“互联网＋”时代文书档案管理工作开展的意义为切入点，结合此项管理工作的原则、现状与不足，进一步提出相关方法及策略，旨在全面提升单位文书档案管理工作的质量和效率。

关键词：“互联网＋”时代；文书档案管理；管理工作；方法策略

引言

近年来，在社会经济稳步发展背景下，我国事业单位建设呈现了快速发展的势态。值得注意的是，在单位日常工作开展过程中，档案管理是一个较为重要的环节，做好单位档案管理工作有助于前期工作的分析和总结，还有助于后续工作的预判和决策制定提供参考依据等。从目前来看，单位文书档案管理工作仍存在不足，如文书档案管理工作缺乏规范性、文书档案信息化建设滞后以及文书档案管理人员素质水平有待提升等。此外，在“互联网＋”时代背景下，对单位档案管理工作提出了更高的要求。因此，为做好单位文书档案管理工作，本文围绕“互联网＋”时代文书档案管理工作方法展开分析，探究价值意义显著。

一、“互联网＋”时代文书档案管理工作开展的意义

相关单位文书档案管理工作受“互联网＋”时代背景的影响，应全面进行革新，此项管理工作的开展具备多方面的意义。

1.有助于文书档案管理成本控制

传统工作模式下，单位文书档案管理主要采取纸质管理方式，工作人员的工作量较大。随着单位文书档案资料数量逐渐增多，在很大程度上增加了文书档案管理工作的成本。在“互联网＋”时代背景下，对单位文书档案管理工作提出了更高要求，在革新过程中，需从传统纸质档案管理朝着电子化、信息化以及智能化方向发展，这一发展可对单位的文书档案进行数字化处理，实现电子化管理及无纸化办公，有助于文书档案管理成本的控制。

2.有助于单位档案管理工作转型发展

在“互联网＋”背景下，单位档案管理从传统纸质管理模式逐步朝着电子化、信息化及智能化方向发展，有助于提高单位档案管理工作质量水平。与此同时，在信息技术、大数据技术和计算机技术等支持下，还有助于提升单位文书档案收集、分析、整理、存储、开发和利用全过程工作质量成效，能够为单位档案管理工作转型发展提供有效帮助，进一步带动单位整体管理事业的进步及发展。

3.有助于提升文书档案资料的安全性

传统纸质档案管理模式存在一定的安全性，如档案破损、遗失和烧毁等。在“互联网＋”时代背景下，对单位文书档案采取电子化和信息化管理，可对档案资源备份处理，避免发生档案破损、遗失和烧毁等风险。此外，在大数据分析技术、安全密钥技术和防火墙技术等支持下，还进一步提高了文书档案资料的安全性，尤其是一些机密档案资料，提升其安全性显得至关重要。

二、“互联网+”时代文书档案管理工作的基本原则

“互联网＋”时代背景下，开展文书档案管理工作的意义显著，但从此项管理工作质量水平提升角度考虑，需在实际管理工作开展期间遵循一些基本工作原则。

1.法制规范基本原则

在单位文书档案管理工作开展期间，受“互联网＋”的影响，应遵循法制规范基本原则。一方面，在单位文书档案朝着电子化和信息化等方向发展的过程中，需严格遵守相关法制规范要求，树立单位档案管理工作人员的法制意识。在文书档案管理工作过程中严守法律底线，以此加强单位文书档案管理工作的权威性。另一方面，以文书档案管理相关法律法规为依据，对单位日常工作的数据信息进行全面记录，形成真实有效的文书档案信息，并依法存储管理和利用，以此促进单位文书档案管理质量水平的提高。

2.高效、实用的基本原则

在单位文书档案管理工作开展过程中，应结合“互联网＋”的特点，遵循高效和实用的基本原则，既要确保文书档案信息的精准性及真实性，又要控制文书档案管理工作的成本，使用戶的使用需求得到有效满足，将文书档案在其他工作中的辅助作用得到有效体现。与此同时，为体现文书档案高效和实用的价值，应合理和科学地应用“互联网＋”衍生的信息技术和档案管理信息化系统平台等，有效提升文书档案收集、分析、整理、存储、利用及开发全过程的工作效率，使具备权限的用户能够通过档案管理信息化系统平台，快捷及高效地查询所需的信息资源，满足用户利用档案资料的基本需求。

3.分阶段管理原则

文书档案管理工作需遵循分阶段管理的基本原则，即分为未处理阶段、处理事项阶段和废除阶段。总结起来，这三个阶段主要管理内容为：

（1）未处理阶段，需明确文件保管地点，并保证责任落实到个人，遵循“谁使用，谁负责保管”的基本原则。

（2）处理事项阶段，对于文书档案资料来说，在使用完或者和文书相关的事项处理完以后，需进入文书归档过程，在此期间需做好文书档案的保管，将文书档案移交至部门共同的文件柜当中，通常个人保管文件不能超过2年，需遵循“1年移交1次”的基本原则。在文书档案保存过程中，纸质档案需遵循纸质档案保存原则，电子档案则需遵循电子档案保存原则。此外，无论是纸质文书档案，还是后期形成的电子文书档案，均需移交到中央档案库集中保存，以此体现文书档案保存的统一性及规范性。

（3）废除阶段，对于各部门上交的文书档案，档案库管理工作人员需做好分类编辑归档工作，并规范编排索引；确保档案文书保存及借阅的规范性；针对保存期满的文书，需根据一定程度做废除或者销毁处理，避免文书档案资料堆积和无用文书档案资料过多等状况的发生。

4.创新发展基本原则

“互联网＋”背景下，单位文书档案管理工作有待进一步革新。在革新过程中，则应遵循创新发展的基本原则，从档案管理方式方法着手，认清传统纸质档案管理的不足。在保留传统纸质档案管理方式的基础上，通过创新发展开辟全新的档案管理模式，如电子化管理、信息化管理及智能化管理等，使单位的文书档案形成“双线”管理模式。尤其是一些图片、音频及视频信息资源，纸质文书档案管理难以载入，更需要重视电子化和信息化管理模式的应用，使文书档案的载体更加丰富，保证单位文书档案资源的全面性、真实性及有效性，为顺利、有序开展其他工作提供有效的档案信息资源支持。

三、“互联网+”时代文书档案管理工作现状

由于单位文书档案管理是一项系统化工作，从现状来看，受“互联网＋”时代背景的影响，使得单位文书档案管理工作存在不足。

1.文书档案管理工作不规范

“互联网＋”时代背景下，在单位文书档案管理工作中，传统单一化的纸质档案管理模式不再适用，应革新思路，发展电子化管理模式。但由于部分单位文书档案管理工作规范性不足，如文书资料整理目标不够明确和缺乏整体规划，未能结合文书档案资料的性质和内容进行分类管理，使文书档案管理的效率难以得到有效提高。与此同时，个别单位文书档案管理缺乏完善的制度体系支持，在文书档案管理制度缺失的情况下，难以保证文书档案从收集，到分析整理、存储管理及利用开发全过程工作的规范性及有效性，且无法制约档案管理工作人员的工作行为，难以提高档案管理工作人员的责任意识，易出现工作态度消极怠慢，最终影响单位文书档案管理工作的质量成效。

2.文书档案信息化建设滞后

受“互联网＋”时代背景的影响，单位在文书档案管理工作开展期间，势必积极加强信息化建设。目前，部分单位的文书档案信息化建设呈现滞后现象。究其原因，一方面，单位管理工作内容较多，在文书档案信息化建设方面的投入不足，包括人力资源、物力资源及资金资源投入等，在各项资源投入不足的情况下，文书档案信息化建设则会流于形式，缺乏实效性。另一方面，单位领导层及管理人员未认识到“互联网＋”时代背景下文书档案信息化建设的重要性，存在信息化建设所需软硬件设备设施引进不足、技术应用不足及管理工作人员对信息化技术应用掌握程度不足等情况。因此，难以保证单位文书档案管理信息化建设工作的质量，进而影响了单位文书档案管理工作的创新发展。

3.文书档案管理安全性不高

在单位文书档案管理工作中引进及应用先进技术，有助于提升档案资料安全性。但其安全性提升主要体现于传统纸质档案管理，可以规避传统纸质档案管理存在缺损、遗失及烧毁等安全性问题。然而，受“互联网＋”时代背景的影响，在单位文书档案电子化、信息化、智能化管理过程中，又会衍生一些新的安全性问题，如文书档案信息化管理系统在缺少现代化科学技术支持的情况下，容易受到黑客入侵和病毒感染等，从而降低文书档案信息资源的安全性。

4.文书档案管理人员综合素质不高

对于文书档案，无论是纸质管理，还是现代化管理（电子化、信息化及智能化管理方法等），其中档案管理工作人员发挥的作用至关重要。但从目前来看，在“互联网＋”时代背景下，部分档案管理工作人员的综合素质有待提升。一方面，部分档案管理工作人员对信息技术掌握不足，难以胜任文书档案管理岗位工作。另一方面，单位未针对档案管理人员开展定期培训，使部分档案管理人员的传统管理思维理念固化，难以及时革新，对新的档案管理思维理念接受力度不足，且管理业务能力水平低下，则会影响单位文书档案管理工作质量和效率的提高。

四、“互联网+”时代文书档案管理工作方法策略

在“互联网＋”时代背景下，为充分做好文书档案管理工作，应结合现状不足，落实有效的方法策略。

1.加强制度建设，规范文书档案管理工作

提高文书档案管理工作的规范性，才能够使单位的文书档案管理工作与“互联网＋”时代背景相契合。因此，一方面，在单位文书档案管理工作开展期间，需了解“互联网＋”时代背景的特点，单位领导及管理人员应加强自身法制意识。在档案资源电子化和信息化管理期间遵循相关法律法规，严格落实岗位责任制，以相关标准為依据，对单位各部门的文书档案管理职责进行合理划分，确保档案管理人员能够明确自身岗位职责，严格规范做好文书档案管理岗位工作。另一方面，针对单位各部门存储的公众文件和保密文件，严格遵循网络安全防护管理制度，依照制度加以管理，以此促进文书档案网络安全防护等级的提升，最大限度地降低文书档案信息资源泄露风险。

2.增加投入，加快文书档案信息化建设

在“互联网＋”时代背景下，针对单位文书档案管理工作，应加快信息化建设。一方面，增加各项资源投入，包括人力、物力及资金等，使文书档案信息化建设所需设备设施得到有效引进及应用，如扫描仪、计算机设备、摄像机、打印机及电子档案室等，以此为文书档案信息化建设提供有效保障。另一方面，在文书档案信息化建设过程中，需重视档案管理信息化系统的完善，融合利用该系统和OA办公系统，通过数据传输和数据共享，使文书档案信息共享效率得到有效提升。

3.引进现代化科学技术，提高文书档案管理安全性

在文书档案管理工作开展过程中，为提高其安全性，还有必要引进现代化科学技术，以“互联网＋”为依托，积极引进大数据分析技术、安全密钥技术及防火墙技术以及各类杀毒软件，使文书档案信息化管理系统能够高效和安全地运行。以法治研究中心单位的涉密文书档案信息资料为例，为确保其安全性，应重视安全密钥技术在其中的应用，即对此类涉密文书档案信息资料进行加密处理，对于具备权限的人员可以通过账号和密码登录系统获取涉及文件信息；对于不具备权限的人员，则拒绝访问，以此提高文书档案信息资料的安全性，进一步在防火墙技术及各类杀毒软件的应用下，保证涉密文件档案信息资料不被窃取。

4.开展培训教育，提高文书档案管理人员综合素质

档案管理人员在单位文书档案管理工作中发挥着至关重要的作用。在“互联网＋”背景下，为提高文书档案管理工作人员的综合素质，单位应定期开展培训教育活动，组织在岗档案管理人员积极参与，通过培训提高其档案管理能力水平，掌握“互联网＋”背景下信息技术的应用方法与技巧。培训后还应对参与培训人员进行考核，考核达标方可持证上岗，不达标则继续考核，直至考核达标为止，以此确保档案管理人员能够胜任文书档案管理岗位工作。此外，单位要加强与当地高校之间的合作，从高校定期引进档案管理现代化人才，满足单位对档案管理专业人才的需求，为文书档案管理工作进步及发展提供有效的人才保障。

五、结语

综上所述，在“互联网＋”时代背景下，积极开展单位文书档案管理工作的意义显著，应在实际管理工作开展过程中，遵循法制法规、高效实用及创新发展等基本原则。同时，结合单位文书档案管理工作现状与不足，加强制度建设和增加资源投入。现代化科学技术的引进和培训教育活动的开展，使文书档案管理工作的规范性得到有效提高，加快了文书档案的信息化建设速度，提高了文书档案管理的安全性。同时，进一步提高了文书档案管理人员的综合素质，并全面提高了单位文书档案管理工作的质量和效率。

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（作者单位：滨州市法治研究中心）