信息化环境下，档案编研工作转型分析

摘 要：档案编研是深层次档案信息资源的开发与利用手段。信息化技术快速发展，给档案编研工作的蓬勃开展，既带来新机遇，也带来新挑战。本文从充分运用信息技术，开展社会化收集拓展档案来源，服务大局，并将编研成果划分为专业板块、趣味板块分类呈现。同时，运用多媒体技术丰富编研成果发布形式等多举措提升档案编研水平，进一步探寻信息化环境下编研工作变革的有效路径。

关键词：信息化；档案编研；转型

在信息化环境中，给档案编研工作提供了一些契机，但也存在着问题，还面临着一些挑战。针对现存问题，应提出解决对策，确保档案编研工作顺利开展。在这样的形势下，必须重视档案编研工作人员自身水平的提高，以适应社会发展的需要。在开展档案编研的同时，必须合理利用信息技术，提升档案编研的效率和质量。

一、档案编研工作的重要意义

1.做好档案编研，有利于档案事业全面、协调发展

（1）档案编研工作是档案馆工作的一项主要内容，通过档案编研充分发挥其利用价值，从而达到为社会服务的作用。

（2）进行档案编研工作能促进各类档案业务的发展，尤其是推动档案收集工作的开展，能进一步充实馆藏、完善结构。

（3）档案编研工作能够对档案信息资源整合，逐步使馆际和档案部门等信息保管单位资源共享。

（4）开展档案编研工作，档案人员综合素质能够得到不断提升，由此拉动了档案人才队伍建设。

（5）开展档案编研工作，能够更高效地发挥档案的价值，提升档案工作在社会的地位，最终使得档案事业走上全面、协调发展的良性轨道。

2.做好档案编研，有利于文化的传承和发展

档案作为文化的重要载体，它自身带有强烈的文化属性，而档案编研的终极目标是发掘其文化内涵和价值，经由利用者传播给大众，这对于文化的继承与发扬无疑具有十分重大的意义。例如，档案是一个民族的历史积淀，档案部门利用丰富的档案文化资源，可以对近现代我党我军革命斗争和社会主义建设的历史资料开展考证和整理，提高人们的民族自豪感、责任感，从而发扬民族文化；通过对档案信息资源社会教育功能的发掘，开展宣传教育，弘扬社会文明，由此不断促进社会文化的发展等。

二、新时期档案编研工作的主要特点

1.档案编研与档案管理互动发展

对档案开展科学、有序、规范化的管理，是高效率开展档案编研的根本。但档案编研工作是从利用者与方便检索出发的，以高效编纂与系统化整合的视角，为档案管理工作提供了较好的工作思路，对于档案的完整性、准确性、系统性强等要求较高，二者相互促进和发展，是不能忽视的。发展科学的观点，倡导以人为本实行现代档案管理，其实质是以档案利用现实需要为出发点，档案的收集、整理和接收、保存与管理是档案馆长期以来一直采用的“来源原则”所面临的挑战，新来源观和许多档案管理新理论不断引入，给现代档案管理注入了活力，也给档案编研工作提升了效率。

2.高新技术促进档案编研工作走向社会化

计算机、网络、海量存储设备等技术的应用，加速了档案数字化进程，还对电子文件入馆工作给予了有力支撑，各地档案信息化建设快速推进，数字档案馆建设也逐渐成为广大档案工作者研究的热点，为档案馆积累更加丰富的数字化资源，为档案馆档案信息服务工作提供有力的支撑平台。档案工作者要充分发挥档案馆丰富的资源优势，借助国家信息资源战略实施的有力东风，联合社会各方面力量，大力开展档案信息资源整合、编研并服务于社会公众，将档案信息资源开发利用纳入良性的发展轨道。

3.网络成为档案编研成果展示的重要渠道

档案编研成果被及时宣传、广泛使用，既可以发挥较好的宣传作用，又能推动档案编研工作向新的方向更深入、更有效地开展。充分利用政府和机构设立的公网、专网，为加快档案编研成果迅速扩散提供了可能，我国不同级别、不同类型的档案馆也正在逐步建立自己的门户网站，这些都给档案编研成果的宣传、公布，提供了网络平台。

三、信息化环境下，档案编研工作转型面临的新挑战

1.对海量数据的处理分析难度大

云计算、大数据和人工智能等迅猛发展，极大增加了编研工作中可以利用的档案材料的数量，但量大并不等于价值大，编研工作的难度并没有减小，而恰恰相反，对海量数据开展加工和分析，二次筛选等使档案编研工作负担过重。同时，从实践工作中发现，过度依赖档案数据库和编研工作信息化等，在数据库自身不完备或者信息化有漏洞的情况下，则难以得到高质量、令人信服的编研材料。

2.移动互联时代轻“文字”重“影像”

档案编研就是以档案文献深度为依据，对文字信息加工研究。传统档案编研选材严格遵循“从严防范杂乱无章”的原则，对备選资料从政治、学术、真实性和档案编研题目深浅、广度及其他方面开展综合考察，选材合理严谨。数字时代，网络技术得到了突飞猛进的发展，尤其是智能手机、iPad和其他移动终端的流行使用，人们进入快速移动互联时代，在文化传播的形式与方式上，表现出快速性、多样性、零散化和浅表化特征。在表现形式上，人们偏好从注重文字的理性形态向注重视听转变，特别关注艺术影像这一感性形态。数字时代讲求的是“快节奏”，简单粗暴地对待资料，断章取义、博眼球的处理方式和传统档案编研工作应该遵循真实、完整与严谨性背道而驰。同时，数字时代也出现了泛娱乐化趋势，使得专业的纯文字内容很难引起人们的注意。由于在信息化环境中，档案编研与网络新媒体有着千丝万缕的联系，采用丰富并“接地气”的档案编研形式，以满足数字时代大众快节奏阅读喜好的同时，不断提高档案编研成果质量与水准，是当前档案编研工作应重点研究的课题。

3.档案信息安全面临风险

信息安全，是档案工作的生命线。信息化时代，越来越多的资料作为电子文件储存在计算机硬盘或其他存储介质中，网络信息化给人们的使用带来了方便，但也诱发了许多不安全因素，信息化和安全性二者是矛盾的焦点。档案信息安全有档案信息系统的安全与档案信息内容的安全之分，主要是指计算机软硬件以及相关设备设施出现故障，给电子档案带来安全威胁，如温度和湿度保管条件不当，诱发了电子档案存储载体的安全性，以及计算机病毒、黑客攻击等其他网络安全问题，或者人为的操作失误。电子档案在我国的使用起步比较晚，存储安全和利用安全仍处于探索阶段。如果档案管理系统受到病毒攻击，会在极短的时间内被盗走大量档案和数据信息，致使档案泄密，损失惨重。在档案信息内容保存方面，如果温湿度较高或者其他保管条件不当可造成电子档案缺损，光和磁场、机械振动会引起载体的变形、破裂、消磁等状况，会对电子档案信息读取造成影响。人为操作失误也是造成数据丢失的一个因素。电子档案的形成是人机交互辅助作用的结果，要求操作者采用适当的命令方可进行，如果输入的命令是错误的，还会导致档案信息丢失。同时，如果档案工作人员对政策把握不好、保密意识淡薄或者任意将涉密信息在网络媒体上传播，还会对档案信息安全造成严重威胁。

四、信息环境下，档案编研工作的转型探析

1.推进编研主体多元化，对外开展合作编研

信息化技术为档案编研工作提供大量资料，还提高了档案素材来源的可靠性、信息准确度、涉密程度筛选及筛选难度等。我们必须从浩如烟海的档案资源里抽取出宝贵的资料开展优质编研，与有关部门配合是密不可分的，需要依靠各部门开展资源筛选和信息甄别、整合资源等优势，在档案编研素材收集中起到过滤池功能。所以，档案部门在编研工作中应该采取走出去的策略，积极和图书馆、博物馆以及科研机构等合作编研，相互借鉴，全方位发掘崭新的特色专题，多途径、多视角对档案信息资源开展多方位开发，向开放化和多元化方向发展，实现编研工作共建共享模式。

2.打造成体系编研成果，丰富成果展现形式

在互联网时代，碎片化阅读成为网络的主流，其具有文字精练的特点，内容短小精悍、特色鲜明的短文，较易受到广大读者的欢迎。传统档案编研专题主要是大事记、机构沿革、年鉴汇编等，主要是文件汇编，内容多，篇幅大，直接逐字逐句推送在互联网平台，对于读者来说吸引力是有限的。为了解决这一尴尬局面，必然需要档案编研人员不断调整自己的思维模式，改变工作方式，编研出系统的成果，“精简版加标准版”档案编研成果丛书可以同步出版。其中，精简版以官方网站为主，并在微信公众号和微博平台发布，附标准版的链接地址，使读者能够根据自己的喜好，选择适合自己阅读的版本。同上，编研成果除整理出版，档案部门也可以采取办展、办讲座等方式，以及通过档案信息资源共享互动平台等途径，丰富编研成果的展示形式，真正实践档案信息资源开发为社会服务的目标。

3.加大人防和技防攻关力度，守住档案安全底线

依托互联网平台开展档案编研，可能会由于人员操作不规范、设备故障以及其他原因导致档案信息被泄露的问题，为了确保档案信息安全，需着力强化人防、技防。人防方面，档案部门应加大档案编研人员档案安全知识训练，加强他们对档案信息的敏感性，编研成果下达之前，要严格把关，争取把错误减少到最小程度；技防方面，档案部门应定期检查与更新档案信息资源的存储设备设施，引入区块链等先进技术，避免档案数据失真、遗失或修改，对于在互联网共享的档案信息，应采取建立访问限制的措施，配置信息防火墙等，对输入和输出数据实时监测，保证档案信息的安全。

4.丰富馆藏内容，优化结构，不断提高档案编研的质量和内涵

馆藏数量不断丰富，不断优化档案信息存储能力，是满足档案利用者需要的前提和必要途径。只有不断充实馆藏内容，使档案信息资源得到最大程度的开发和利用，搞好档案编研工作，才可以更好地促进档案文化的发展。档案部门应加强档案接收与收集，千方百计地拓宽档案接收范围与征集门类，突出特色是根本，要求丰富馆藏档案内容和档案类型，建设档案数量足、内容多、结构合理以及质量优化且有特色的档案信息馆藏体系等，继续扩大领域，充实内容，从而为高效开发和利用档案信息资源打好基础，以适应广大档案利用者的多方面需要，为中国经济建设与社会发展提供了强大的信息保障。

5.加强各类档案馆之间的合作，形成档案编研与开发工作的合作机制

各类别档案馆室应加强协作和沟通，加强同其他机构的协作，形成“多媒体合作”编研新模式，可能成为目前档案编研和发展的一个新方向。以此为途径，抛弃过去“闭门编研”等状况，以作品QQ、微信交流群和相关博客创建了一个信息共享平台，加强不同层级档案馆编研信息流转速度与流畅度，开拓编研工作思路，促进编研信息间共享与沟通。坚持“请进，请出”，邀请有关部门专家讲授编研理论知识等，为广大编研工作者打开思路，提出新的观点。经过业内培训、学术会议和其他集体活动，扩大合作编研渠道，拓宽选题主题，确保编研材料与编研对象形成档案信息资源共享和编研共赢新局面。

6.强化档案编研人员业务能力，提高档案编研队伍素质

编研工作者综合素质的高低决定了档案编研的水平。加强档案编研队伍建设以及提升档案编研开发工作者政治理论水平与业务能力，是强化档案编研的依据和重要手段。档案编研工作者一定要认真学习和研究党的理论，掌握国际国内形势和发展局势，运用辩证和科学方法分析、研究和预测，发现事物的发展规律及其必然性，提高工作主动性、预见性和创新性，形成超前意识，正确把握全局发展态势，由事物的发展变化动态，对国民经济与社会发展需求展开分析与预测，围绕形势发展需要选择题目，编研成果还可以拥有更加广阔的发展空间与未来，使得编研成果切合实际。另外，档案编研工作者要扩大知识面、优化知识结构，做复合型人才。既要对档案专业理论知识持续研究，还要把握国家标准规范，熟练掌握檔案业务，掌握开发利用传统档案的基本技巧与方法，既有熟练的文字编辑加工能力，又有较高的审美能力，还要掌握和练习计算机技术、微缩技术及其他现代化设备操作技能和信息网络技术运用技能，与时俱进，切实完成高质量、深受广大群众欢迎的编研成果。

五、结束语

总之，在信息环境中，档案编研面临着一些挑战，革新过去的传统观念是十分必要的，并应对档案编研工作提高要求，合理利用信息技术，使之促进档案编研工作的效率和质量的提高。此外，档案编研人员还应了解档案编研使用者的真实需要，最大限度地满足用户的需求，由此推动档案编研工作稳步开展，确保其经济和社会效益。

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作者简介：李玉芹（1970—），女，汉族，山东龙口人，本科，副研究馆员，研究方向：房地产（不动产）档案、人事档案、文书档案。