基于信息技术的民用航天科研工程项目档案工作研究

胡芳 时光 韩璐

摘要：工程项目档案真实记录了科研工程项目全貌，蕴含项目研制与实施的重要技术知识，是宝贵的科技资产。随着信息技术的快速发展，研究如何在信息化时代加强民用航天科研工程项目档案的收集与管理，对促进民用航天事业的建设有着积极作用。论文在阐述民用航天科研工程项目档案工作特点的基础上，分析了该项工作中存在的主要问题，并从信息技术应用的角度，提出了档案收集可视化、档案审查智能化、档案管理一体化三方面的优化思路，以期不断提升民用航天科研工程项目档案工作水平，更好地发挥其价值与作用。

关键词：信息技术 民用航天 科研工程项目 档案工作

作为航天企业承担研制的重要项目类型，民用航天科研工程项目对推动我国科学研究、经济开发、工业生产等活动有着重要意义。民用航天科研工程项目档案是以卫星工程为主要內容，涉及从项目论证、立项到研制、应用等全周期产生的所有资料。目前，在民用航天科研工程项目管理的相关规定中，已多次明确项目文档资料规范齐全并按要求归档是项目申请验收和通过验收的条件之一。随着资料归档工作越来越受重视，如何抓住信息技术迅猛发展的时代契机，充分利用网络技术、大数据、人工智能等技术工具，赋能航天科研工程项目档案工作，使档案更好地服务、反哺项目管理，成为航天企业需要研究的一项重要课题。

一、民用航天科研工程项目档案的特点

（一）档案组成门类多

民用航天科研工程项目档案伴随项目研制与实施产生，涉及的档案门类较多，每类档案都有各自的特点和管理要求。例如，在项目立项论证阶段会形成立项批复、任务书、研制计划等文书档案，在项目设计、试验、测试阶段会形成航天器科技档案及照片、视频等特殊载体档案，为支撑项目试验购买相关设备时会形成设备档案，在任务分包到配套单位过程中会形成合同等经营档案，在项目应用及申报成果过程中，会形成知识产权档案、出版物档案等。

（二）档案来源单位多

民用航天科研工程项目是一个系统工程，研制规模庞大、涉及领域多、技术复杂、组成专业类别多，一个工程往往由多个单位承研。每个工程项目在下达任务时都会明确主承研单位、配套协作单位，各单位内部又涉及具体开展工作的项目研制、项目管理、经营管理等部门。参与工程项目研制的每个单位都会产生相应的档案，上下级单位、配套协作单位之间的任务往来也会产生档案，这样就使得项目档案的来源多，构成复杂。

（三）档案收集周期长

民用航天科研工程项目由上级单位按批次逐年下达研制计划和经费，历经科研工程立项论证、立项与方案设计、初样（试样）、正样、在轨试验与评价等多个阶段，项目研制周期长，一般需要持续几年的时间。特别是当项目因外部环境变化、政策调整等因素出现竣工计划延迟时，研制周期会更长。在这个周期里，档案收集工作需要和项目立项同步进行，且覆盖研制、管理全过程。而漫长的收集周期容易带来文件归档不完整、文件去向无从考证、重要文件丢失等问题。

二、民用航天科研工程项目档案工作存在的主要问题

（一）档案工作开展相对滞后

民用航天科研工程项目档案工作与项目建设存在不同步的现象，往往投资项目实施很长一段时间后或上级对某个具体工程项目下达验收计划时，项目档案工作才开始全面启动。在项目的论证、立项、实施阶段，档案部门未曾参与或者参与力度较小，同时由于项目建设相关信息传递到档案部门不及时，档案人员对工程项目的总体情况不掌握，制约了项目档案工作的同步开展。当工程项目验收通知下达时，档案人员需要在项目验收前期准备时间紧迫的情况下，对各类文件进行收集、整理，归档进度和质量必将受到影响。

（二）档案管理能力有待加强

在民用航天科研工程项目档案工作实践中，档案部门与工程项目管理部门、研制部门等相关方的沟通协调比较被动，往往科研人员移交多少文件，就归档多少文件，对项目文件体系和档案来源组成进行全面梳理的主动性不够，对归档文件审查把关不全面，无法及时指导、督促相关文件的质量改进和缺失文件的补充完善。此外，民用航天科研工程项目涉及的档案门类多，不同类别的档案有各自的管理要求和规范，例如，项目研制中的各类合同按照年度在经营档案类别中进行归档、设计与试验等科技文件以型号为管理单元在航天产品档案类别中进行归档。而在工程项目验收阶段，缺乏高效便捷的工具和方法，将分散的各门类档案以项目为单位进行有序整合，容易导致项目档案系统性、整体性不强。

三、基于信息技术的民用航天科研工程项目档案工作优化思路

结合前文对民用航天科研工程项目档案特点的梳理及档案工作中主要问题的分析，航天企业应充分利用信息技术，从以下三个方面开展工作：档案收集可视化、档案审查智能化、档案管理一体化。

（一）档案收集可视化

1.归档进程实时推进。在民用航天科研工程项目档案的传统管理方式中，档案部门和项目管理部门、研制部门之间缺乏有效的沟通渠道和平台，信息传递比较被动、不及时。在信息技术的助推下，航天企业可以通过搭建系统平台，实现项目管理、研制进度、归档情况的可视化，即从项目筹备阶段开始，将相关信息同步传递到档案部门。档案部门则及时跟踪项目进展情况，主动介入，实时关注研制周期中各部门的文件管理情况。

根据民用航天科研工程项目的研制特点，档案部门可以在不同研制阶段对各业务部门进行归档业务指导：立项阶段，指导项目管理部门将立项批复、项目任务书、研制要求等文件及时在系统平台上传、移交，之后利用系统平台在线查看、浏览项目管理部门归档的顶层文件资料，了解工程项目的任务分工、研制内容、研制周期等情况，掌握该工程项目档案包括哪些类别、档案来源有哪些单位或部门等情况；研制阶段，指导项目研制、经营管理等部门完成航天产品、合同等相关类别资料的在线归档；竣工阶段，指导成果管理、声像管理等部门及时完成专利、照片、录音、录像等资料的收集、归档。总之，档案部门应充分利用信息化手段，实时了解、掌握项目最新进展及文件产生情况，并主动跟进、及时指导业务部门的文件收集、归档工作，确保归档进程顺利推进。

2.档案资源协同管理。依托新技术手段，航天企业可以将民用航天科研工程项目档案管理与项目进度管控等业务在统一的系统平台上进行融合、处理和展示，使项目研制、项目管理、档案管理等相关方都能通过平台界面看到项目进展情况和项目文件资料产生情况。利用信息技术的协同性，航天企业内部应建立项目研制各相关部门间的联动机制，加强各部门间的实时交流，解决信息传递不及时、不通畅的问题。

信息技术的发展和应用在一定程度上促进了项目研制过程中相关文件资料以电子形式收集、上传，从而推动了电子档案单套制管理模式逐步形成。以此为契机，项目研制各部门应加强业务融合和业务衔接，最终实现各部门间档案资源的共建共享和协同管理。在项目档案收集过程中，应充分发挥项目研制管理部门、档案部门的协同作用，以项目立项阶段形成的档案作为工作依据，两个部门联合督促、协调各部门及时开展归档工作，真正实现档案管理进度與工程项目进度相统一。

（二）档案审查智能化

1.档案体系完整性识别。在民用航天科研工程项目档案管理中，归档的文件质量、文件构成等情况都会对项目竣工验收及项目档案开发利用产生较大影响。如果仅仅依靠人工审查，个人对业务知识的掌握程度、审查的主动性、审查的全面性等主观因素容易导致档案质量参差不齐。航天企业可以利用全文检索、人工智能等技术，实现项目档案成套性、内容完整性的智能审查，通过准确、高效识别文件缺失情况，提前开展文件的查找、追踪工作。

首先，基于完整性要素，由航天企业档案部门构建项目档案审查业务知识体系，明确每类档案完整性的判断逻辑和识别标准。例如，项目论证立项必须包含项目立项批复、研制总要求等依据性文件，归档的专利成果数量必须与航天器研制总结报告中提到的成果数一致。其次，档案部门将梳理出的业务知识体系嵌入系统，系统根据各部门移交档案的实际情况，自动判别档案完整与否，并进行修正提醒。例如，当经营管理部门在线移交合同档案时，档案部门应利用信息技术提取每份合同的金额数与财务报告中的经费支出总额。此时系统自动进行计算比对，当所有合同累加的金额数与财务拨款总额不一致时，系统则发布分析情况，提醒业务部门合同归档不完整，需及时补充。

2.档案逻辑一致性识别。民用航天科研工程项目档案构成的整体逻辑性必须与工程项目研制高度一致，此部分也是归档时需要审查把关的关键环节。航天企业应充分发挥信息技术智能识别、快速比对的作用，增强档案质量审查力度，确保审查的全面性和高效性。建议可以将智能审查功能前置在业务部门移交归档流程前，这样业务部门将所负责的文件收集齐全后，自行在平台启动档案逻辑性审查，并根据系统审查反馈的结果及时整改，整改情况经平台认可通过后，再向档案部门进行移交。此模式能有效避免文件归档后多次退回、反复迭代的弊端，从而从源头上解决了档案质量不佳问题，确保归档“一次正确”。

在具体实施过程中，航天企业档案部门需要全面梳理工程项目档案逻辑性审查的具体知识点，再由系统平台进行智能判断和审查。例如，对于文件编写时间准确性的审查，由系统从已归档的立项批复或项目任务书提取项目具体的研制周期，当业务部门在系统录入档案编写时间等属性信息时，触发系统审查，此时系统将自动识别档案形成时间，并与项目研制周期进行智能比对。如果档案形成时间不在研制周期内，系统则进行审查结果反馈，确保档案组成内在逻辑一致。

（三）档案管理一体化

1.建立档案映射关系。多年来航天企业按照16个一级类目、若干二级类目的档案分类体系对档案进行管理，例如文书档案、经营档案、会计档案等，每个门类的档案都有各自的归档要求、组卷规则和整理特点。在长期的横向管理模式中，每个门类的档案相互独立、自成体系。而民用航天科研工程项目档案管理及验收需要将分散在不同门类的档案集中起来，按照项目维度进行档案筛选、查找难度较大。基于这一现状，航天企业可以引入元数据关联等信息技术，按照档案的双重归属特点，构建项目档案与门类档案之间的映射关系，形成纵向管理和横向管理相结合的矩阵式结构，实现项目档案的一体化管理，提升项目档案的整体性、系统性。

具体而言，航天企业档案部门对工程项目档案进行追踪、收集时，可在系统平台上通过元数据项将其对应的门类档案名称进行标注，同时利用信息技术将标注的档案条目信息同步创建到门类档案管理结构树中，并建立电子档案全文链接。这样用户在门类档案中通过条目信息也可访问保存在项目档案中的电子全文，避免档案重复保存。建立档案映射关系，既满足了项目档案成套性需求，全面反映项目研制情况，又保持了门类档案管理的稳定性，提高了业务部门归档效率。

2.提供档案多元利用。信息技术的应用使民用航天科研工程项目档案的管理更科学、高效，同时也将为项目档案的利用提供更加丰富多元的途径。传统档案利用方式，需要用户尽可能多地提供例如档案所属项目、形成时间等相关线索信息，再由档案人员查找档案实体。系统平台的建设则使用户通过关键词检索更快速、精准地找到所需档案，进行在线利用。档案之间多维关系的构建，有利于实现用户对同一项目主题、同一门类下关联档案的在线利用，满足业务部门日常管理运行、工程项目管理追溯等业务需求。

航天企业档案部门应利用大数据等信息技术，对归档的不同工程项目档案资源进行统筹分析，充分挖掘民用航天科研工程项目档案内在价值；将不同项目研制过程中的设计指标、制造装配、试验测试等数据进行统计、分类，总结规律，预测发展趋势，为后续工程项目研制提供有价值的数据信息参考；利用自动分类技术、在线编研技术，建设民用航天科研工程项目档案专题数据库，开展主题编研，为新的工程项目管理提供经验和思路。

档案工作是民用航天科研工程项目管理的重要内容，加强项目档案管理有利于促进工程项目顺利通过验收，并为工程项目建设积累宝贵的知识财富。在信息技术飞速发展的当下，航天企业要充分认识到民用航天科研工程项目档案管理信息化发展的趋势，充分利用新技术、新手段、新工具、新方法，不断优化档案管理模式，提升管理效能，更好地服务、反哺科研工程项目管理。

参考文献：

[1]陈慧，南梦洁，王晓晓，等.“互联网+”工程项目档案管理探析：特征、机遇与挑战[J].北京档案，2020（4）：9-13.

[2]耿慧.对科研院所科研档案质量的思考[J].北京档案，2014（7）：28-29.

[3]沈燕，倪娜.企业科研项目档案收集工作中存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2019（3）：73-74.

[4]刘春凤.如何加强企业固定资产投资项目档案管理工作[J].兰台世界，2021（1）：95-96.

作者单位：北京空间飞行器总体设计部