水利工程档案安全管理系统开发利用探讨

赵 盼，冯 洋，李 莉

（1.山东大禹水务建设集团有限公司，山东 济南 250109；2.山东省海河淮河小清河流域水利管理服务中心，山东 济南 250100）

在数字化社会的浪潮推动下，智慧水利建设飞速发展，大数据技术应用对水利档案的影响日益显著。面对数字社会及智慧水利新形势，水利工作者需要积极探索改革，促进水利工程档案的安全管理和便捷应用。

1 水利工程档案管理与利用的新变化

1.1 档案利用的质量和效果得到了提升

传统纸质档案收集、管理以及查阅等相关工作，主要通过人工方式完成，极易出现档案查询困难、遗漏等相关状况。在大数据背景下，档案管理工作可有效避免以上问题。同时，传统档案管理需要投入大量的精力，且无法实现多人同时借阅，档案利用效率偏低。大数据及信息技术能让水管单位内部实现数据资源共享，档案资料可供多人同时借阅、在线解析，提升了档案利用效率。

1.2 档案管理工作质量和效率得到全面提升

传统人工方式的档案立卷，工作人员的主观意识决定着立卷的质量，立卷标准无法统一，档案卷宗效果质量参差不齐，进一步妨碍档案的查阅与利用。传统方式的档案管理，检索与查阅比较复杂。在大数据技术下，各类档案能够实现自动分类储存、分类赋能，自动生成不同路径的检索目录。数据分析技术及信息管理系统的结合运用，能够便捷的对档案进行数据库分配、密级分配及查阅，提高档案的准确性、可靠性。档案管理信息化建设和大数据分析运算，能够帮助档案工作人员将更多的时间与精力投入到档案的深度开发与运用方面，促进档案管理工作质量及效率的提高。

1.3 在旱涝灾害防御中发挥作用

为提高灾情预防及应急处置效率，水管单位需要格外注重对大气降水、地表径流、地质地貌、地下水埋深等资料信息的溯源分析、现状检测、趋势预判，进而为防洪抗旱指挥、调度及应急处置提供准确可靠的依据。通过数学模型和合理赋能，运用大数据技术构建的信息化管理平台可以不受时空限制，迅速查询调用档案资料进行编研分析，为预警预判和处理提供决策化建议。

2 传统与大数据背景下档案管理

2.1 传统档案管理

传统档案管理工作主要分为两个部分，即档案资源管理与档案信息组织。其中前者又被细化为多部分内容，如收集、鉴定、整理、保管等；而后者则主要是加工档案中的信息，以便后期开发利用。

2.2 大数据背景下的档案安全管理体系

大数据档案安全管理体系主要体现在3 方面：一是建立健全档案建立、存储、使用等全过程的安全管理制度系统，通过严格的档案数据流通、存储和管理制度，保障档案数据管控的安全性；二是建立档案成果的安全存储和安全使用机制，通过对档案介质的定期检查确认，建立档案异地容灾备份机制，确保档案内容安全；三是完善信息化环境和技术保障措施，通过支撑档案的电子化赋权借阅、身份确认、防火墙隔离等设置，防御黑客攻击，确保应用环境的安全。

3 水利档案安全管理体系的发展策略

3.1 强化档案安全管理意识

水管单位必须加强数字档案管理相关知识的学习，重视数字档案信息系统若存在漏洞带来的安全隐患，增强水利档案人员的安全管理意识。水管单位需要严肃对待档案数据的采集、传输、存储、流通等环节的安全工作，通过严格落实技防、物防、人防措施，提高档案安全管理工作的效率和效果。

3.2 全面落实资料信息监控措施

在大数据背景下，为保证电子档案管理的安全，在数字化水利档案管理构架中必须强化档案信息监测的相关技术措施，为水利档案信息管理系统提供可靠保障。同时，需要有效监控所有开放档案信息的软件端口，定期开展攻防演练，使档案信息管理相关系统的安全得到保证。例如，山东省某水管单位在档案管理工作中，使用了带有安全监测的最新档案信息分享平台，使客户端档案信息的安全性和完整性得到了保障。

3.3 逐步实现档案数据结构化

数据结构化技术在水管单位档案数据安全管理中发挥着重要作用。结构化的档案资料，可以有效保障和维护档案资料的信息质量，数据的结构化不仅可以为其分类和处理提供方便，还有利于安全加密与管理，为信息分辨提供帮助，并对恶意入侵档案资料管理系统的病毒、木马进行识别。尽管数据的结构化技术开发研究还处于初级阶段，但在档案管理系统的实际应用中，能够使数据处理效率和安全可靠性的大幅提升。

3.4 确保管理职能的充分发挥

一是加大对电子档案宏观管理力度，水利档案信息虽然密级不同，但其经济及技术价值巨大，水管单位需要从宏观上严格监控信息流通方向，确保档案信息的密级安全；二是建立健全安全管理制度，对水利工作人员的言行进行有效约束，严防失密事件发生；三是构建档案信息利用记录和溯源追踪系统，对档案查阅方的真实性、安全性进行判断，保证档案信息安全，确保其原始性和真实性。

3.5 建立健全档案数字化管理机制

为切实提升水利档案的管理效能，保障其服务质量，需要建立有效的档案信息数字化管理机制，进一步优化档案安全管理体系，为水利档案安全管理工作提供政策、制度、技术上的多重保障。应把档案管理安全工作重点放在紧急事件、备份恢复和安全性审查等方面，确保水利档案安全管理工作的顺利开展。

3.6 发挥档案管理人才的作用

基于大数据水利档案安全管理体系的应用，水管单位应重视档案管理人员知识与年龄结构的合理配置，强化人员政治素质、安全意识、职业操守和业务能力，使档案管理人员具备优秀的业务素养、危机意识和信息处理能力。一是发挥宣传引领作用，制定优惠政策引进专职档案管理人才，改变档案信息人才匮乏、专业错位的现象；二是注重培训教育，不断提高人才的专业知识与技能，实现知识结构的转变与提升，保障大数据技术能够在水利档案管理中发挥良好作用；三是借助薪酬调整和用人奖励措施，健全档案管理部门职称、职务调整机制，使档案管理中人才因素的可协调性、可持续性得到保证。

4 结语

在大数据时代，水利档案安全管理是一项长期及重要工作。水管单位要做好档案安全管理工作，必须正确理解档案安全管理体系的内涵、内容，更要在保证措施的加强上下足功夫；只有在增加档案管理人员安全意识、健全档案安全管理规章制度、增加档案管理软件硬件投入等方面进行持续性完善，水管单位档案安全管理工作才能取得更好的效果。