A化工公司采购成本控制中的问题及策略分析

孙双微

在整个制造业中，绝大部分企业的原材料成本占到了产品制造总成本60%~80%，并且其主要原料受市场因素的影响非常大。产品成本会随着市场环境的变化而产生波动，从而对企业的盈利产生严重的影响。如何通过全局性的管理控制采购过程中产生的成本，对所有企业来讲仍然是一个重要的话题。A化工公司处于发展的“瓶颈”阶段。各大公司之间的竞争十分激烈，行业内的龙头企业有着显著的盈利优势，而A化工公司主要产品氨纶连续几年处于亏损状态，主因是原料采购成本相对较高。因此，降低采购费用对A化工公司的经营状况可以起到明显的改善作用。本文以A化工公司为例，对其原材料采购成本进行了调查、分析，总结出当前企业采购成本管理中的主要问题，寻求最佳的解决方式和方法。

如果不能在生产中保证物料的正常使用，就会造成存货过剩，甚至出现停产现象。由于对供方的不合理选择，会导致原料的品质问题，或是延迟交货，造成生产企业的采购费用增加。由于一些公司忽略了采购管理的重要作用，导致高采购费用、稀释了公司的运营收益，从而失去了市场竞争力。

目前，行业内针对采购费用的研究很少，以化工公司为研究目标的论文也不多见。所以，本文选取A化工公司为样本，采用现场调查与公开资料相结合的方法，全面掌握和总结我国化工公司的生产经营和管理状况。文章从实证角度出发，结合国内外有关专家的研究提出相应的对策，以减少其采购费用，提高生产效益。

一、采购成本控制概念的界定

（一）采购成本

当前，我国已经普遍采用了以总占有成本为基础的传统的采购费用界定方法。常规的采购费用只包括在“采购时”所产生的价格、运费等费用。从总体占有的角度来看，企业的采购费用既包含了显性的费用，又包含了产品的潜在费用。因为在“采购前”与“采购后”情况下，所有的总成本所覆盖的范围要大得多。

（二）成本管理

成本管理是指企业生产经营过程中各项成本核算和成本控制等一系列科学管理行为的总称。成本管理包括成本预算、成本核算、成本决策等诸多方面。还有成本评估、成本分析等，也就是所谓的成本管理。成本管理也是公司提升竞争力的最佳手段之一，因此要求全体员工要有成本意识，公司要有科学高效的成本管理制度。

二、A化工公司采购成本控制存在的问题

（一）采购前期成本控制存在的问题

第一，新供应商开发体系不完善。一些原料因供应商较少，可供选择的余地非常有限，A化工公司的一些重要原料供应商数量较少，如果核心供货商出现问题将会严重影响公司的经营。比如在2018年发生了一次严重的爆炸，A化工公司的主要原料间苯二胺的生产被关停，致其原料供应商仅剩一家。A化工公司随后在间苯二胺的议价中显然缺少了主动性，对原料的提价也无可奈何。

第二，采购人员积极性不高，缺乏对材料性能的了解。对采购费用的管理没有与采购员的工资挂钩，A化工公司的采购员岗位设置是根据物料种类安排的，这样的分配导致采购员的工作量有很大差别，导致部分低端物料的采购者在工作中缺乏动力。另外，采购价格的涨跌对采购员的工资没有影响，导致公司对采购费用的管理没有抓手。

（二）采购中期成本控制存在的问题

第一，缺乏对原材料价格的议价能力。根据A化工公司近两年的总体成本组成来看，发现订单费用在87%左右，这是主要的生产费用。订单的费用取决于购买的价格，所以，A化工公司的主要业务成本较高，毛利较低。A化工公司的各个部门职责明确，但是各部门间缺乏联动，忽略了总体采购费用。

第二，采购量不合理导致库存高。由于A化工公司的总体运营状况及管理理念落后，导致长期以来采办部门被看作是一个辅助的、边缘化的业务部门，企业对采购费用的控制并不重视。因此，A化工公司存在盲目采购的现象，导致很多原材料的采购数量超出了需求，增加了原材料的存货量。

（三）采购后期成本控制存在的问题

第一，针对供应商的绩效评价不合理。因为A化工公司并不是十分重视材料的质量，所以即使出现了问题也不会影响对供应商的评价与合作。一旦出现了问题，往往是由市场部负责。A化工公司在入库时如果发现存在质量问题的原料，往往采取让供货商在下一次发货时补齐的办法，不退货也不退款。如果供货商“补货”发生延误，就会造成A化工公司停产。据A化工公司财务部统计，曾经因供应商“补货”延迟造成停产1日，经济损失就达87万多元。

第二，交货时间不能跟踪，断货的风险很大。采购人员应不间断地跟踪供应商的发货计划和订单，当销售预测和生产计划发生变化时，采购人员须及时调整交货时间。A化工公司在采购合同执行方面没有进行有效追踪，造成了在运输过程中出现差错，影响了物料的及时供给。比如供应商因为上一笔货款未付清，本次就没有按时交货，可A化工公司的采购员却没有及时跟进物料的发货情况，仍然以为供货商会按时交货。直至超过了交货时间，才发现供应商没有按期交货，影响了正常生产。

三、A化工公司采购成本存在的问题成因分析

（一）缺乏采购成本控制意识

A化工公司管理者和采购人员仍然把材料价格当作是购买费用，忽略了除价格之外的其他因素对采购费用的影响。从总体占有的角度来看，单纯用购置价计算企业的采购费用并不能准确地反映企业的采购成本是否得到了充分的管理。

（二）供应商选择管理存在缺陷

A化工公司已建立起了供應商的筛选与经营机制，但由于体系不够健全且执行不力，在采购方的选取上一些主要原料的供应商过多，使A化工公司在议价时失去了先机。另外，由于在某些原料供应商的筛选中采购部没有及时干预，致使产品的寻源流程处于消极状态。这主要是因为A化工公司的采购部仅仅被看作一个辅助部门，公司的管理者并没有把它纳入全面的成本管理。A化工公司虽然制定了一些管理规范，对供应商进行跟踪并对其进行评价，却没有一个明确的评价指标。此外，由于A公司未设立针对供应商的奖励制度，导致其在后续的合作中缺少主动性，从而影响了双方保持良好的关系，在一定程度上损害了企业的长期效益。此外，也缺少针对供应商的物料质量问题和延迟交付的跟踪评价和处罚。

（三）采购人员专业素养欠缺，未建立采购成本控制激励与惩罚机制

A化工公司的管理者对采购功能关注不够，忽视了对专业人才队伍的培训与建设。采购人员既要掌握A化工公司的原料和加工过程，又要随时掌握原料的市场情况，拓展对外销售渠道。当前，A化工公司采购部的采购人员普遍学历较低，采购工作年限较短。虽然A化工公司每年都会对采购部进行成本管理的考评，但这种考评只局限在口头上，没有将绩效与员工的工资相结合，从而造成了管理不到位。

四、A化工公司成本控制改进策略

（一）控制采购成本

第一，对油价的走势进行动态预测，掌握采购的最佳时间。对于A化工公司来说，要积极地抓住市场上的原料涨价机会。由于宏观调控和供求关系的改变，可能导致产品价格出现周期性的波动。应当特别关注石油产品价格波动，从而节省采购费用。

第二，运用期货进行对冲，减少价格上升的危险。有效地运用期货的避险作用，避免原料价格变动，确保公司的经营收益。A化工公司以化工原料为主，以原油为原料，其产品的价值受到国际油价的影响。由于原料涨价会导致采购费用上升，A化工公司可以提前购买相应的现货。若原料现货市场价格上涨，则可以通过出售期货填补现货交易中的损失。

第三，制定企业生产的原料标准，形成统一的采购模式。原料的规范化会使采购数量增加，A化工公司在谈判中可能获得更大的议价权。另外，化学制品对各种辅助材料的需求较高，A化工公司的合格供应商提供的物料质量差距不大，促进了辅助材料的规范化，同时也可以提高采购量降低采购人员的工作强度。

第四，与供应商建立彼此信任的关系，及时告知订单数量以及交货期的变化。对于延迟交货的供应商应该及时记录并纳入年度绩效考核。在A化工公司以往的合同中，并没有规定延迟交货需要承担的违约责任，导致采购部门在处理延迟交货时，往往采取警示的方法。鉴于此，在与原材料供应商签订长期合作协议时，需要明确对延迟交货、质量缺陷等行为的处罚措施。如果供应商延迟交货，应该支付A化工公司相应罚金。

（二）完善供应商制度

占据A化工公司采购额第二名的供应商万华化学在化工产品方面具有丰富的研发经验，并且该公司产品品种丰富。其主营产品聚氨酯系列也是A化工公司的重要原材料，万华化学在该领域优势明显。目前A化工公司正在进行战略转型，逐步减少氨纶产品的生产，扩大芳纶产品的生产，而芳纶产品目前的原材料种类万华化学基本都有涉猎。芳纶产品对原材料的质量要求较高。万华化学作为A化工公司的战略物资和杠杆物资供应商，对于A化工公司的产品质量影响较大。因此，与供应商共同研发产品不仅可以帮助A化工公司有效利用合作方的技术资源，也可以为供应商带来稳定持久的战略合作客户。

（三）提升采购人员的素质，完善激励与惩罚机制

采购人员在企业采购成本控制中发挥着至关重要的作用。一方面，采购人员技术知识和议价能力的提升可以在谈判中降低采购价格；另一方面，与采购成本控制相结合的绩效考核制度可以增强其成本控制意识并调动其工作积极性。

第一，提升采购人员的专业能力。在与采购部门相关人员的沟通中得知，A化工公司相对缺乏对采购人员的培训。管理层应该重视提升采购人员的专业能力，比如定期培训采购人员的专业理论知识和电子采购系统与ERP系统。采购人员必须了解原材料的性能指标，以便与生产部门人员进行沟通，与供应商进行价格谈判。在日常工作中，采购人员还需要向基层生产人员传达成本控制的方案，同时向管理层汇报成本控制的情况。

第二，熟悉ERP系统的操作流程。随着A化工公司的发展和业务量的扩大，ERP系统也势必随之更新。目前部分老员工仍然对ERP系统的操作不熟悉，降低了流程的处理效率。因此A化工公司采购人员应该积极顺应信息时代的发展，积累更多的计算机技能，在系统更新时可以快速适应。

第三，完善采購成本激励与惩罚制度。A化工公司目前的年终绩效考核制度缺乏针对采购人员的相应的激励与惩罚，导致采购人员在实际工作中对成本控制认识不足，不愿积极参与。应通过引入直线领导、业务部门、同事及供应商的联合绩效考评，并将打分结果与业务人员的激励与惩罚挂钩，这样可以有效促进采购人员参与成本控制的积极性和主动性。通过实施激励与惩罚措施，采购人员的成本控制意识会得到提高。

（作者单位：浙江新农化工股份有限公司）