医疗机构采购合同管理的风险控制与改进策略研究

黄玉玲

一、前言

医疗机构的采购合同管理对于保障医疗质量、维护医疗机构合法权益、保证经济效益具有重要意义。然而，采购合同管理中存在着各种风险，若风险控制不到位，医疗机构将面临经济损失、法律责任和声誉风险。基于此，围绕采购合同管理的重要性、医疗机构采购合同管理的常见风险、医疗机构采购合同管理风险的诱因展开探讨。从风险评估与预测、建立规范的采购流程、加强供应商管理、强化合同审查和履行监督、完善风险预警和应对机制等方面入手，制定医疗机构采购合同管理风险控制优化策略，旨在为相关从业人员提供参考。

二、采购合同管理的重要性

首先，采购合同是医疗机构与供应商之间进行采购活动的法律文件，规定了双方权利和义务，通过有效的合同管理，能够确保医疗机构避免因合同不规范而产生的纠纷和损失。其次，采购合同中通常会明确采购物品的数量、质量、价格、交货时间等关键要素，有助于保证采购物品符合医疗机构的实际需求及使用标准。再次，通过合同管理，医疗机构代表与供应商谈判过程中，可以有更多机会争取优惠价格、更灵活的交货方式，从而降低采购成本，提高医疗机构效益。最后，采购合同管理涉及医疗机构的声誉和形象，如果医疗机构在采购时出现合同纠纷问题，将会影响医疗机构在大众心目中的形象，有效的合同管理能够最大限度避免出现类似情况。另外，高质量的合同管理有助于医疗机构与供应商之间建立长期稳定的合作关系，增加双方的互信度和合作默契，提高合作效率及质量，为医疗机构的持续发展提供良好的供应保障[1]。

三、医疗机构采购合同管理的常见风险

（一）供应商选择风险

采购合同是医疗机构与供应商之间签署的有效文件，供应商的综合资质对于合同管理、风险控制等方面至关重要。有些医疗机构未提前做好市场调查工作，选择了技术、生产、质量等方面能力不足的供应商合作，因供应商无法满足医疗机构的采购需求，将导致采购的物资质量不达标、交货时间延迟等问题，给医疗机构带来损失。一些供应商虽然硬件条件符合要求，但在业界信誉不佳，存在不良记录或违法行为，履行合同时故意拖沓、售后服务质量不佳等情况频出，诱发医疗机构采购风险问题。另外，医疗机构有时需要采购新设备、新药品，若市场上满足条件的供应商数量不足，竞争不充分，往往会出现报价偏高的问题，医疗机构最终支付的金额往往会高出正常价格。

（二）合同纠纷风险

医疗机构采购合同管理中的合同纠纷风险指的是在采购合同履行过程中，由于各种原因导致双方产生争议，无法达成一致意见，进而可能引发合同纠纷的情况。合同纠纷风险可能涉及多个方面：一是产品质量问题。供应商提供的产品不符合合同约定的质量标准，医疗机构要求退货或换货，遭到供应商拒绝，双方产生争议。二是交货时间延误。供应商未能按照合同约定的时间交货，医疗机构要求承担违约责任并赔偿损失，协商无果。三是售后服务问题。供应商提供的售后服务不到位或未能及时解决医疗机构的投诉，医疗机构要求改善服务或解除合同，由此引发的争议。四是价格变动问题。在合同履行过程中，市场价格波动导致供应商要求调整价格，医疗机构持有反对意见，此时也会出现争议[2]。

（三）信息安全风险

医疗机构采购合同管理中的信息安全风险指的是在采购合同管理过程中，由于各种原因导致信息泄露、篡改或破坏，进而可能对医疗机构造成损失或不良影响的情况。采购合同通常以电子文档的形式进行管理和存储，如果电子文档的管理不善，例如未加密、未设置访问权限或未定期备份等，可能导致信息泄露或篡改。医疗机构的采购合同管理涉及多个系统和网络，若网络安全存在漏洞，例如未及时更新安全补丁、未设置防火墙或未加密传输数据等，容易遭遇黑客攻击、数据泄露或篡改等情况。医疗机构的工作人员由于疏忽或恶意行为导致信息泄露或篡改，例如，工作人员将采购合同信息泄露给外部人员，或未经授权修改合同信息等。

（四）不可抗力风险

医疗机构采购合同管理中的不可抗力风险指的是在采购合同履行过程中，由于不可预见、不可避免且不可克服的客观因素导致合同无法履行或无法按照约定履行的情况。不可抗力因素通常包括自然灾害、战争、政治动荡、社会突发事件等，当此类因素出现时，医疗机构和供应商无法控制和预测，从而影响到采购合同的履行。在医疗机构采购合同中，不可抗力条款通常会明确规定在何种情况下可以免除或减轻合同当事人的责任。如果发生不可抗力事件，医疗机构和供应商应根据合同条款和法律规定，协商解决合同履行问题，例如调整交货时间、价格、质量标准等[3]。

四、医疗机构采购合同管理风险的诱因

（一）采购项目预算不准确

对于医疗机构采购合同管理而言，采购项目预算不准确往往会诱发合同风险，具体体现在如下几个方面：一是预算超支或不足。如果采购过程中发现实际开支超过了预算，或者预算無法满足实际需求，则表明预算可能存在错误，医疗机构将面临资金紧张的问题，甚至无法按时履行合同义务。二是无法支付供应商款项。若因预算不准确而无法按时支付供应商的余款，可能出现供应商延迟交货或降低服务质量的情况，进而诱发合同履行问题、纠纷。三是变更合同金额。有些医疗机构多次变更采购合同的金额，出现此种情况的原因多在于制定预算时未充分考虑所有相关费用，预估精准性不足，容易引发合同解释纠纷，增加后续管理和协商的复杂程度。

（二）需求提报不及时

有些医疗机构存在需求提报不及时的问题，使得采购项目无法按计划顺利进行，影响正常的医疗服务供应，甚至出现缺货或临时紧急采购等情况。需求提报不及时会对采购部门造成影响，如采购人员没有足够的时间分析需求和制定合理的采购计划，或因描述模糊使得供应商难以理解并提供合适的产品和服务。需求提报不及时容易导致合同变更、成本增加、交货延迟等情况，如医疗机构临时提出要增加部分产品的数量，增加数量后供应商难以准时交货，导致交货延迟。产品数量发生变化后，合同的相应内容也需要进行调整，若合同变更管理不到位，也会诱发合同管理风险，影响双方利益[4]。

（三）内部管理机制不完善

部分医疗机构缺乏明确的采购流程和标准操作程序，导致采购过程中出现多个漏洞。有些医疗机构制定采购计划时未对现有资源进行全面核对，使得采购决策呈现盲目性和随意性，例如，采购人员没有开展充分的市场调研、内部需求、采购预算估算、资金安排等内容，难以有效控制采购周期和交付时间等。一些医疗机构内部的风险预警和应对机制不完善，缺乏及时识别和评估合同风险的能力，没有制定合理的应对措施和应急预案，容易使合同风险扩大，进而给医疗机构带来更大的损失。

（四）市场变化

市场的供求关系和竞争情况会导致物价的波动，包括原材料价格、产品价格等，如果医疗机构在合同签订后市场价格发生剧烈波动，可能会出现合同成本超出预期的情况，给医疗机构造成财务风险。市场的竞争激烈程度和供应商的经营状况会影响其信誉和履约能力，若市场出现行业乱象或供应商经营困难，也会致使供应商无法按时交付产品或服务。医疗技术的进步和新产品的不断涌现，医疗机构应及时调整采购策略，使合同满足医疗服务的需求，降低技术风险，然而，很多医疗机构对新产品和技术的应用并不积极。另外，市场监管政策和法律法规的变化也是一大诱因，例如，政府对医疗器械进口的限制、药品价格调整等政策变化，导致原有合同无法履行或需要进行调整[5]。

五、医疗机构采购合同管理风险的控制策略

（一）实现多种类型的合同管理

医疗机构在采购过程中涉及的合同种类繁多，为了更好地管理和控制风险，医疗机构需要对合同进行细致的分类和管理。所有的采购合同可以根据其经济性质分为两类，即经济类合同和非经济类合同，经济类合同主要涉及资金交易，而非经济类合同则可能涉及一些法律或行政规定。经济类合同根据款项的方向进一步分为收款类和付款类，其中收款类合同主要涉及医疗机构从供应商处收取款项，而付款类合同则涉及医疗机构向供应商支付款项。无论是收款类还是付款类合同，都可以根据其涉及的具体内容进一步细分，例如，货物类合同主要涉及医疗设备和用品的采购，服务类合同涉及医疗服务、维修保养等，合作类合同则更多涉及双方的合作项目或共同研发等，咨询类合同为专业咨询服务。为了高效、准确地管理各类合同，医疗机构应采用信息化手段，为每一种类型的合同设定明确的基本要素。基本要素可能包括合同编号、供应商信息、商品或服务描述、价格、支付条款、交货或服务时间等，通过此方式，医疗机构能够快速了解每一份合同的详细信息，便于合同的执行和管理。

（二）合同全过程管理

医疗机构应全面、系统地管理采购合同的整个生命周期，从合同预算开始，直到最后的归档，此种管理方式有助于确保每个环节的顺利进行，减少潜在的疏漏和风险。合同的预算决定了合同的成本和预期效益，是合同管理的重要一环，医疗机构需综合分析所有数据信息，尽量提高预算估算精确值。合同登记则是对合同的基本信息进行记录，为后续的管理提供基础数据，相关人员需确保所有登记信息的全面性、准确性和时效性。合同在执行过程中可能会遇到变更需求，如需求更改、价格调整等，医疗机构应建立规范的变更流程，保证合同变更的合法性和有效性。涉及款项的收取和支付是合同执行的关键环节，医疗机构需要确保收付款的准确性和及时性，规避资金风险。完成合同的执行后，应进行归档管理，归档不仅仅是保存文件，还包括对合同执行的整体情况进行总结和评价，为了更好地掌握合同的执行情况，医疗机构需要建立追踪机制，及时发现和解决执行过程中的问题，确保合同的顺利完成。经办人是合同的主要负责人，必须全面了解合同的整个执行过程，为了避免遗忘或疏忽，医疗机构应在合同管理的关键节点设置提醒，促使各项任务按时完成，降低因延误导致的风险。另外，风险管理是合同管理的核心内容，医疗机构应在合同的整个生命周期中实施风险防控措施，确保每个环节的安全[6]。

（三）制定合理的采购计划

医疗机构应对所需产品或服务进行充分的需求分析和预测，包括数量、规格、质量标准等方面，确保采购计划与实际需求相匹配，避免过度或不足的采购。然后，通过多种途径了解供应商、市场价格、竞争态势等信息，通过调研选择符合要求且價格合理的供应商，降低采购风险。根据需求和市场情况，确定合适的采购策略，如集中采购、分散采购或混合采购等，估算采购预算，监控采购费用支出，以免超出预算，可达到控制采购风险的目的。另外，做好库存管理工作，设备报废、故障维修等信息应详细登记在册，为采购提供必要的数据支持。

（四）合同预警及分析

采购合同的有效期是合同执行的重要参考，医疗机构应严格监控合同的生效日期和终止日期，确保供应商按时履行合同义务。合同是否能够顺利执行往往与首付款计划的管理息息相关，医疗机构需根据合同条款和实际执行情况，制定详细的首付款计划，并确保其能得到有效执行。为实现该目标，医疗机构可建立预警提醒机制，当某些关键节点或条件触发时，系统会自动发出提醒，以便相关人员及时采取措施。通过预警提醒功能，医疗机构可以及时发现和解决合同履行中的问题，避免因疏忽或延误导致的履行不到位情况。采购合同的管理较为复杂，涉及多个环节和部门，医疗机构应采用先进的系统工具，从多个维度（供应商、合同状态、首付款金额等）分析采购合同的各个要素，为管理决策提供有力支持。另外，医疗机构应在内部成立审计部门和小组，对合同管理进行全面、独立的审计，确保审计范围全面覆盖所有相关的采购合同，同时突出重点，重点关注高风险合同或重大合同。针对风险环节需开展专项审计，确保合同的合法、合规执行，及时发现和纠正潜在的风险。

（五）强化合同审查和履行监督

采购合同管理中合同纠纷是常见的风险之一，为规避此方面风险，医疗机构应建立专门的合同审查流程，对所有合同条款进行仔细审核，确保合同涵盖了双方的权利与责任，并与业务需求相符合。特别关注涉及价格、质量标准、支付条件、违约责任等敏感条款，避免漏洞和不确定性。同时，完善合同履行机制，明确产品交付、质量检验、付款进度等关键节点跟踪和监控，再对验收程序做出规范，根据采购的产品性能选择合适的验收手段，如检验、抽样、实地考察等，以保证产品的合规性与安全性。在实际履行过程中，可能会发生合同变更的情况，医疗机构需要建立合同变更管理机制，任何合同变更都应经过严格的审批程序，做好相应的记录和通知，避免后续纠纷。另外，医疗机构加强与供应商之间的信息共享和沟通，及时了解供应商的动态和风险情况，共同解决合同履行时的问题，将风险降到最低[7]。

（六）一體化应用

HRP平台是一个集成的医院资源管理系统，用于统一管理医疗机构的各种资源和业务流程，通过该平台，医疗机构可以实现采购、财务、库存、资产等多个业务模块的整合和优化。如在HRP平台上，合同管理模块能够与其他的业务模块如采购、库存、资产等实现动态联合，意味着合同数据可在多个模块之间实时传递和共享，提高数据的准确性和一致性。而HRP平台的集成功能便于实现各业务模块之间数据信息的顺畅衔接、共享和管理，有效避免数据冗余和信息孤岛，提高管理效率和决策准确性。预算模块是医疗机构财务管理的重要组成部分，通过将合同管理模块与预算模块集成，医疗机构可以在合同签订时即冻结预算资金，实现前端控制，使预算得到合理使用和有效控制。另外，资产系统和物资系统是医疗机构资源管理的重要环节，将合同管理模块与相关系统关联，医疗机构可以方便地了解设备、物资、耗材等相关合同的执行情况和库存情况，有助于确保资源的合理配置和有效利用。辅以其他先进技术或系统，能够让相关人员充分掌握一应物资的库存情况及合同执行情况，及时变更合同内容或寻找新的资源供应商。

（七）优化人才队伍建设

医疗机构应该积极引进具有采购合同管理、法律、财务等方面专业知识和经验的人才，提高采购合同管理的专业水平，并与国内外知名医疗机构建立合作关系，拓展引进高级、专门人才和优秀人才的渠道，提升整个团队的专业素养。定期组织采购合同管理相关的培训，提高医务人员的业务水平和综合素质，培训内容应包括法律法规、合同管理、谈判技巧、风险控制等方面，使医务人员具备更全面的知识和技能。建立合理的激励机制，鼓励医务人员积极参与采购合同管理工作，如通过设立奖励制度、晋升制度等方式，激发医务人员的积极性和创造性，提高工作质量和效率。另外，医疗机构应该加强采购合同管理团队的建设，强化团队协作精神，共同应对采购合同管理中的风险和挑战[8]。

六、结语

综上所述，通过对医疗机构采购合同管理风险控制与改进策略的研究发现，供应商选择、合同纠纷、信息安全、法律合规等均为常见风险，任何环节出现问题，均会给医疗机构带来一定损失。若要提高医疗机构采购合同管理效率，规避风险，医疗机构应积极开展风险评估与预测工作，建立规范的采购流程，制定合理的采购计划。同时，加强对供应商的选择与管理，强化合同审查，完善风险预警和应对机制，提高信息系统安全，以健全的内部控制体系解决相关问题。

引用

[1]韩建华.公立医院政府采购合同管理研究[J].经济师，2023（06）：231-232.

[2]许熠堃，徐帅.加强公立医院政府采购内控管理的探讨[J].现代医院管理，2023，21（02）：99-101.

[3]刘月亮，谢怡.医疗设备采购的全流程管理信息化建设[J].医疗装备，2023，36（02）：53-55.

[4]邱春冬，曾闻如，徐海青.医疗设备采购合同的规范化执行流程管理[J].江苏卫生事业管理，2022，33（06）：779-782+786.

[5]李明，孙海莹，李继，等.医疗设备采购合同标准化、精细化管理探讨[J].中国医疗设备，2021，36（05）：149-152+172.

[6]姚赟.内部审计在医院医用耗材采购管理中的应用研究[J].中国管理信息化，2020，23（18）：18-19.

[7]张晓妮，刘文通.财务管理视角下的公立医院采购合同风险防范与管控[J].会计师，2020（15）：81-82.

[8]吴华.医疗机构医疗设备管理采购存在的问题及对策[J].生物医学工程与临床，2023，27（04）：523-527.

作者单位：东莞市企石医院

■ 责任编辑：韩 柏