工程档案与工程建设的同步管理

林灿灿

摘 要：《建设工程质量管理条例》规定，建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。在铁路工程中，工程档案不仅能够反映铁路工程建设情况，还能够为建设单位的管理决策提供重要依据。因此，建设单位的档案管理机构必须重视工程档案管理工作，并同步进行工程档案管理与工程建设管理，以确保工程档案的真实性、完整性和准确性，进而提高工程管理水平和效率。基于此，本文以铁路工程为例，探讨了工程档案与工程建设同步管理的方法，以期为相关人员提供参考。

关键词：铁路工程；工程档案；工程建设；同步管理

在铁路工程建设过程中，档案管理机构经常会遇到铁路工程档案管理与铁路工程建设管理不同步的情况。其主要原因在于以下几个方面：一是铁路工程档案编制进度和铁路工程建设进度不一致，造成归档滞后；二是铁路工程档案管理经费不足，管理人员调动频繁，导致档案不完整；三是部分项目负责人往往只重视铁路工程建设管理，而忽视档案管理，导致档案缺乏真实性。工程档案管理与工程建设管理不同步，不仅会影响铁路工程档案的质量和可靠性，还会给后续的铁路工程验收、铁路运维和管理工作带来不便。因此，实现铁路工程档案与铁路工程建设的同步管理至关重要。

一、铁路工程档案的主要内容与特点

（一）铁路工程档案的主要内容

（1）项目基本信息。项目基本信息包括项目名称，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位的基本信息等。

（2）设计文件。设计文件包括项目设计说明书、施工图、施工组织设计、工程量清单，以及设计变更、施工洽商文件等。

（3）施工过程中的监控资料。监控资料包括质量监督记录、施工过程安全记录、施工方案执行情况记录，以及施工过程中的影像资料等。

（4）质量控制文件。该文件包括施工过程中的质量检查、检验、试验等记录，以及工程质量评定、验收文件等。

（5）工程进度与造价控制文件。该文件包括工程进度计划，工程造价预算、结算文件等。

（6）设备及材料验收文件。该文件包括设备及材料的采购、验收、使用、维护等记录，以及相关质量证明文件。

（7）竣工验收文件。该文件包括竣工验收报告、竣工图纸、工程质量保修书等。

（8）工程质量事故处理文件。该文件包括质量事故报告、事故调查报告、事故处理报告等。

（9）其他相关文件。该文件包括项目合同、招投标文件、会议纪要、来往信函等。

（二）铁路工程档案的特点

（1）真实性、完整性和同步性。铁路工程档案应真实、准确、完整地记录铁路工程建设的全过程，档案资料的收集应与铁路工程建设同步进行。

（2）规范性和标准性。铁路工程档案应根据铁路工程的实际情况、合同规定及国家相关规范要求进行编制。

（3）专业性。铁路工程档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，并区分不同价值，以便于保管和利用。另外，铁路工程档案应逐卷或逐件编制档号。档号应指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应符合《档号编制规则》（DA/T 13—2022）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的要求，不同载体或形式的档号编制方法应协调呼应，以便于检索。

（4）实现档案管理电子化。随着信息技术的发展，工程档案电子化管理已成为必然趋势。在电子化管理过程中，归档电子文件的元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187—2012）的规定。同时，存储或移交电子档案的载体必须经过检测，保证无病毒、无数据读写故障，以确保接收方能够顺利读取数据。

二、铁路工程档案与铁路工程建设同步管理的作用

（一）有利于提高档案管理效率

同步管理能够确保铁路工程档案得到及时编制和整理，使铁路工程档案编制进度与铁路工程建设进度保持一致。这样一来，在工程竣工后，建设单位就能够快速获得完整的工程档案，减少后期的补档工作，从而有效提高工程档案管理效率。

（二）有利于确保档案的真实性和完整性

通过同步管理，檔案管理机构可以及时收集铁路工程建设过程中的关键文件，如铁路工程技术文件、铁路工程施工文件等，从而确保档案的真实性和完整性。

（三）有利于后期维护和运营管理

同步管理能够确保铁路工程档案真实、全面地记录铁路工程建设细节，从而为铁路后期的维护和运营管理提供有力支持。例如，铁路维护和运营管理人员可以从铁路工程档案中及时获取相关资料与信息，从而更好地开展铁路维护和运营管理工作。

三、铁路工程档案与铁路工程建设同步管理的方法

（一）加强沟通与协作

档案管理机构需要与建设单位、监理单位及相关政府单位加强沟通，明确他们对档案信息的要求，并根据他们的要求来确定留存资料的内容和份数。另外，档案管理机构需要加强与各部门、各单位之间的协作，以确保铁路工程建设各阶段档案编制的有效衔接。

（二）加强两个流程的融合

档案管理机构需要根据铁路工程建设的实际情况，优化铁路工程档案管理流程，并将优化后的流程与铁路工程建设管理流程融合，以确保档案管理工作与建设管理工作之间的协调和配合。例如，在工程竣工阶段，各部门应准备相关竣工资料，以确保竣工档案的编制及审核工作与工程竣工验收同步进行。

（三）加强信息技术的应用

档案管理机构需要应用现代信息技术，实现铁路工程档案与铁路工程建设同步管理的信息化，以工程档案与工程建设同步管理的效率和质量。例如，档案管理机构可以搭建一个大型数据库，整合铁路工程档案数据和铁路工程建设数据，以便各部门、各单位共享和查询相关信息。

（四）确保档案编制进度与铁路工程建设进度一致

档案管理机构需要在铁路工程建设过程中，开展工程资料的编制、收集、整理等工作，以确保铁路工程档案编制进度与铁路工程建设进度保持一致，防止出现补档的情况。

（五）分类组卷

分类组卷是指将若干互有联系的资料文件编立成案卷的过程，其是实现铁路工程档案与铁路工程建设同步管理的重要方法。因此，在铁路工程项目文件归档前，各单位需要按照不同文件之间的内在联系进行分类组卷，具体要求如下。

（1）铁路工程建设单位。铁路工程建设单位文件的组卷要求如下：立项审批阶段文件应根据审批事项的内在联系整理组卷；招投标和合同管理文件应分别按照招投标工作程序及合同类别、内容整理组卷；工程准备阶段文件应按审批事项及相关手续办理过程整理组卷；工程管理文件应按问题并结合时间进行整理组卷；与质量监督部门的往来文件应按时间组卷；工程初期运营及竣工验收阶段文件应按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容进行组卷；实物档案应按件进行整理。

（2）铁路工程勘察、设计单位。铁路工程勘察、设计单位文件应按照不同阶段和专业分别整理组卷。

（3）铁路工程监理单位。铁路工程监理单位文件的组卷要求如下：监理单位文件应以监理合同段为单位进行组卷；监理活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件等文件分别整理组卷；平行试验、原始数据记录本、独立抽检的文件应按施工合同段分别进行组卷；监理旁站记录、监理日志、计量支付报表、监理指令及监理指令处理结果等应按施工合同段整理组卷。

（4）鐵路工程施工单位。铁路工程施工单位文件的组卷要求如下：施工单位文件应以施工合同段为单位进行组卷；施工管理文件应按问题结合时间进行组卷；原材料质量保证文件、试验检测文件应按进场材料种类、批次进行分类组卷；单位、分部和分项工程质量评定表（或分项工程质量评定汇总表）应组专卷；原始施工记录应以单位、分部和分项工程整理组卷；原始数据记录本原则上应按单位、分部和分项工程进行组卷；设备文件应按专业及用途分别整理组卷；竣工图原则上应按原施工图分类整理组卷；计划进度报表应按时间整理组卷；工程变更文件应按变更最终审批文件编号整理组卷。

（六）加大资金投入和人才培养力度

一方面，档案管理机构需要加大资金投入力度，为铁路工程档案与铁路工程建设的同步管理提供充足的经费，并配备相应的管理设施设备，以满足档案管理人员的工作需要。

另一方面，档案管理机构需要加强人才培养，打造一支既具备工程档案管理能力又具备工程建设管理能力的人才队伍，为实现铁路工程档案与铁路工程建设的同步管理提供人才支持。

（七）提高重视程度

如果只重视铁路工程建设管理，而忽视铁路工程档案管理，就会导致工程信息不完整，无法及时查询和利用，进而影响工程质量和安全。因此，档案管理机构需要提高对工程档案与工程建设同步管理的重视程度，全面履行工程档案与工程建设同步管理的责任，并采取有针对性的措施来解决工程档案与工程建设同步管理过程中存在的问题。同时，档案管理机构需要加强铁路工程施工现场管理人员与铁路工程档案管理人员的协同，以提高铁路工程档案与铁路工程建设同步管理的水平和效率。

四、结语

综上所述，作为铁路工程建设结果的重要体现，铁路工程档案记录了铁路工程建设全过程，包括项目管理、施工方案、质量控制、安全生产、环境保护等各方面信息。同时，铁路工程档案与铁路工程建设同步管理能够有效确保铁路工程档案的准确性和完整性，为铁路工程施工和管理提供重要依据。因此，档案管理机构需要同步进行铁路工程档案管理与铁路工程建设管理，以保证档案质量，为铁路工程的顺利完工和铁路运营提供有力支持。

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（作者单位：中铁二十二局集团第二工程有限公司）