电大档案管理如何创新

晁瑞芬

1实现电大档案管理模式创新

创新是发展的灵魂，是事业前进与发展的标志。只有创新电大档案管理模式，才能适应时代与电大事业的发展。根据知识经济、信息社会和电大教学现代化建设发展的趋势。电大档案应当采取全员化、标准化、信息化的管理模式。所谓档案管理全员化，就是实行全员化档案管理，在全员化管理的基础上，搞好档案部门管理。所谓档案管理标准化。就是按照国家与地方标准实施管理。所谓档案管理信息化。就是在档案材料的归档、储存、提取与使用中实现网络化、超文本化、数据库化以及在安全、有偿基础上的开放化。档案管理信息化是档案管理工作的高层次、高境界，是在新思想、新观念指导下，对包括信息在内的所有智力资本进行综合决策并实施全面管理的一种全新的管理模式：它通过对档案信息资源的采集、组织、存储、检索、开发、利用和再生产过程，集中并利用一定的人力、财力和物力资源，通过计划、管理、协调、控制等来实现的管理活动。它要求档案信息资源管理在组织形式上高度集成，在管理对象上不再限于档案实体本身，而是建立于信息化的管理理念之上的更高层次的管理组配形式，是对管理要素潜质的发掘及高效运用。当然，创新电大的档案管理模式不可能一步到位，我们应当明确目标、逐步推进、不断深化。当前，可实行“两结合”、“五同步”管理模式。“两结合”就是实行专职档案管理与兼职档案管理相结合、电子档案与纸质档案相结合。“五同步”就是对于各类档案资料实行专职档案管理部门与兼职档案管理部门同步鉴定、同步归档、同步著录、同步整理与同步利用。

2实现电大档案管理机制创新

就是通过设计科学的电大档案管理流程，科学规制电大档案管理的各个环节，提高档案管理水平。比如，恰当规制收发文的登记、平时归档、按序整理。规制收发文的登记，要做到文件正本需有主管领导阅示。办理完毕后按时归档。否则，容易造成文件截留，甚至丢失，使收集的档案不完整。规制平时归档。要做到各类电大管理人员在日常工作中，要将已经办理完毕的文件材料随收集齐全，按照事先编好的类目归类，年终进行整理，正式归档。规制按序整理，要做到从档案的收集、分类、整理到计算机著录、编目等，每个环节都力求做到统一标准、整齐划一，以达到分类科学、编目清楚、装订美观的要求。同时，应严格做到文体格式的规范、行文规则的规范、档案用语的规范。电大档案只有经过按序整理。才能保持各部分之间的有机联系，体现档案的系统性和完整性，实现档案的价值。另外，我们还可以实施分类方法的创新。针对当前档案材料多样且文字材料和电子文本材料混杂，其整理分类的方法可将纸质文本和电子文本的档案实行一体化管理。全宗内的分类可采用年度——专业的复式分类法。即先按学年分类，再在学年中把各种专业分开、各课程分开。实行统一立卷。学籍档案管理也可根据远程教育的特色，采用计算机一体化管理。学籍档案计算机管理系统在开发时要充分考虑纸质版学籍档案的特点，在电子学籍档案数据采集时要与纸质版学籍档案以同一工作规范形式来进行。以纸质版学籍档案为数据源。所有的抄写工作均由计算机打印完成。

3实现电大档案载体创新

档案载体创新，就是提升与刷新现代化档案载体的运用水平。适应国家信息化社会、学习型社会建设的需要和学校教学管理现代化发展的需要，电大应快速实施档案载体的创新。实施电大档案管理的载体创新，要求我们大力提高电大档案载体及其管理的数字化水平。档案载体及其管理的数字化就是利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。第一，明确电大档案管理数字化的建设目标。提高电大档案管理数字化水平，应当逐步达到以下两个方面的目标与要求：一是实现电大档案目录的数字化；二是实现电大档案全文的数字化。第二，科学选择与运用电大档案信息储存、提取模式。从硬件、软件结合的层面提高电大档案管理的数字化建设水平。一是加强计算机硬件、计算机网络建设，要积极提升学校档案主管部门的计算机硬件装备水平，同时在学校网络平台上开辟档案管理平台：二是加强基础数据库建设：三是利用现代化技术对档案进行管理，如采用条形码自动识别技术，实现档案资料查询和检索的自动化；应用光盘技术，扩大信息存储量，减少库房压力；利用缩微和复制技术，延长档案使用寿命，运用指纹技术、水印技术、电子印章、电子签名等现代化技术手段对档案材料进行保护。