这样的档案分类方案可以吗

翟赏远

我是一个集团公司的档案管理员，曾经从事8年的档案工作，并一直做机关事业单位的档案目标管理认定工作。并取得了一定的成绩，现刚进入一家集团公司进行档案室的筹建。根据这家企业的特点，我整理出一个档案分类方案，不知可否，望前辈能指点一二。我把综合档案室的档案分为五类：一为文书档案类，以A表示，下设：1，党群管理类：2，行政管理类；3，经营管理类；4，生产技术类。二为科技档案类，以B代表，下设：1，科学技术研究类；2，基本建设类；3，生产产品类；4，设备仪器类。三为会计档案类，以C表示，下设：1，报表类：2，账簿类：3，凭证类；4其他类。四为特种载体类，以D表示，下设：1，照片类；2，磁光介质类；3，实物类。五为人事档案类，以E表示，人事档案按姓氏来划分。

《档案界》会员a1976211

从上述背景材料看，笔者初步推断会员所服务的集团公司为一家工业企业。该公司档案分类方案的编制要符合国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)的基本要求。

一般地说，档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。从分类方案的体系结构看，a1976211会员整理的该公司档案分类方案，没有标示编制说明、分类表、使用说明三个部分。

对照《规则》，笔者认为a1976211会员整理的分类方案还有不妥。一是a197621l会员将其综合档案室档案的一级类目分为文书档案类、科技档案类、会计档案类、特种载体类、人事档案类的做法，有违《规则》第4条“工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类”的规定。二是《规则》第9条规定“声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号”，而a1976211会员在分类方案中错误地将照片类、磁光介质类、实物类档案归入特种载体类档案，并将其单独设置为一级类目。三是a1976211会员在分类方案中将人事档案类的二级类目按姓氏来划分的做法与《规则》有关规定不符。

根据《规则》，笔者对该公司档案分类方案提出以下建议：一是严格按照分类方案体系结构的要求，编制该公司的档案分类方案。档案分类方案应由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。编制说明包括分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。分类表是分类方案的主体部分，它是将立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来。使用说明，主要说明档号标示和案卷排列方法，二是遵循以全部档案为对象的分类原则，按照工业企业档案分类一级类目的设置要求，取消其原分类方案中将其综合档案室档案的一级类目分为文书档案类、科技档案类、会计档案类、特种载体类、人事档案类的做法，将其档案设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类，如果该集团公司是特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。如果该集团公司是规模小且每年形成的文件材料数量又过少的街道、乡镇工业企业和非工业企业可在不违背分类原则的基础上，结合本企业的情况减少一级类目。三是声像、照片或其他非纸质载体形式档案应该视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管。特殊载体档案，如，照片、录音带、录像带、计算机软盘、缩微胶片(胶带)等非纸质载体形式的档案不单独设置类目，应根据其内容特征同纸质档案统一分类、整理，并做到分箱或分库保管。其管理要求、方法可参照中华人民共和国国家标准(GB/T11821—89)《照片档案管理规范》的规定执行。四是科学合理地设置干部职工档案类的二级及二级以下类目。干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，其中干部档案类目设置要按《干部档案工作条例》有关规定执行。干部档案的排架方法按干部、职工、退休职工、死亡职工排列。

档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范，也是档案分类、组卷、编目、排架的依据性文件。工业企业在制订档案分类方案时，应遵循以企业全部档案为对象。依据企业管理职能。结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用的原则。

(作者单位：河南省档案局)