水电勘测设计院工程档案文档一体化系统

王 凡 朱良兵

(中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院,贵阳 550081)

所谓文档一体化就是将档案形成、归档、利用等各个相对分散独立的环节作为一个有机整体进行全生命周期管理。中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院(以下简称贵阳院)在实施企业信息化整体解决方案——“综合信息管理系统”建设过程中,结合本单位工程档案的形成和管理实际,成功开发了工程档案文档一体化系统,并在院生产、管理中得到了成功应用,较好地解决了工程档案文档一体化问题。工程档案在企业内部网上实现了产品计划、分解、设计、校核、审查、核定、批准、工程文件材料预立卷、归档清单、归档、查询、电子文档浏览下载、统计、鉴定、销毁等全过程电子流管理,有效地提高了院工程档案管理水平和管理效率。

1 文档一体化概述

1.1 文档一体化的理论基础

文档一体化工作的理论基础是文件生命周期理论。该理论是在 20世纪文件数量急剧增长的背景下提出的。1940年,美国档案学者菲利普◦布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。文件生命周期理论,是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案部门永久保存的整个运动过程。文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系,为文件的全过程管理奠定了理论基础;准确地揭示了文件运动的阶段变化,为文件的阶段式管理奠定了理论基础;准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响,为实现从现行文件到档案的一体化管理,提供了理论基础。

1.2 文档一体化的概念

文档一体化就是在文件和档案管理中运用文件生命周期理论把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用有机的联系在一起,按照统一的规范和标准,实施全面控制和有效管理,从而达到消除或减少重复劳动,提高工作效率和工作质量的目的。将文件管理与档案管理纳入一个统一的管理系统内,实行一体化管理的实质就是对文件运动过程的全面控制或管理,它体现了文件生命运动周期的内在规律性和要求,打破了档案管理体制的藩篱。文档一体化要求电子文件形成、归档、保管、利用等管理过程是连续的、不间断的,对电子文件的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。保证从文件材料形成部门到档案部门的数据流畅通、完整,实现文件材料形成、归档、立卷、整编、利用一条龙管理。文档一体化的作用突出地表现在可以加速档案工作的步伐,促进企业信息的发展,提高工程档案信息资源的有效利用。

2 贵阳院工程档案文档一体化系统

贵阳院于 2005年启动了综合信息集成系统建设工作,该系统主要包括行政综合办公系统、生产管理系统、图文产品电子设校审系统、文档一体化系统(包括工程档案和文书档案)、档案管理系统五大部分。所有系统集于一个平台,统一的数据库设计保证了各系统相互独立又相互关联。其中工程档案文档一体化系统是衔接生产管理系统、图文产品电子设校审系统与档案管理系统的桥梁。四个系统的集成实现了工程项目全过程管理,使得工程档案文档一体化管理成为可能,见图1。

2.1 设计产品的形成

生产管理系统、图文产品电子设校审系统是贵阳院开发的用于项目的生产组织管理的系统,该系统在实现了对项目全过程管理的同时,也实现了设计产品(文字类和图纸类)形成过程中各个环节产生的各种工程文件材料(包括最终产品、过程产品、电子校审卡、设计变更记录)的动态控制。包括设计产品策划、产品电子设校审、设计变更等产生的最终成果和所有过程记录文件,通过产品版本管理保证了产品的唯一性和准确性。产品在设计、校核、审查、审定等流程完成以后,自动在临时库中建立产品的条目档案信息、电子档案、产品电子校审卡、设计变更等三个电子附件。一套典型的 CAD设计图纸形成过程见图2。

2.2 工程档案文档一体化系统

通过审定后的设计产品在印刷、出版的同时自动进入“临时库”待归档(见图3)。临时库中设计产品信息包括不可更改信息和补充信息两部分。不可更改信息从产品设计过程中自动带入,主要包括项目名称、设计阶段、项目经理、题名、图号、设计人、校核人、审查人、审定人、产品形成时间、归档人条目信息,电子档案、产品电子校审卡、设计变更三个电子附件,不可更改信息保证了电子档案的真实、唯一及与纸质档案的一致性;补充信息主要是项目部综合管理员需补充的档案预立卷信息,包括原稿、正本和副本、归档时间等。综合管理员在临时库中完成档案预立卷信息补充后,待纸质档案预立卷后,自动打印归档清单,即可通过工程档案文档一体化系统自动实现从临时库到工程档案正式库的网上一体化归档工作。

图1 工程项目全过程管理示意图

在临时库中,归档属性分为“未归档”、“待归档”、“已归档”三类,通过审定后进行临时库的产品归档属性为“未归档”,当项目部综合管理员完成纸质档案预立卷、在临时库中补充“归档时间”等档案信息后,该产品归档属性变为“待归档”,当归档完毕产品的归档属性变为“已归档”。通过按归档属性查询、统计,项目经理可实时、动态地了解本项目各专业的归档情况,敦促本项目及时、完整、准确、系统地完成归档工作。

图3 临时库页面

图3左上部分为待归档分类树,左下部分为待归档条目信息,右上部分为档案接收员补填的字段,如档案分类、档案编号等;右下部分为预归档条目信息。

归档过程如下:归档双方对纸质档案验收后,档案接收员从归档页面中选择归档属性为“待归档”的档案条目,点击“待归档”按钮后将档案条目从归档页面转入预归档页面中(在预归档页面中,点击“撤销”按钮档案条目从预归档页面转回归档页面);选中需要归档的档案条目点击 “归入正式库档案库”按钮即完成档案的归档,同时提示归档完成的信息。

图4 归档页面

归入正式库后,项目名称、设计阶段、项目经理、题名、图号、设计人 、校核人 、审查人、审定人 、产品形成时间、归档人、原稿、正本和副本、归档时间等条目信息,电子档案、产品电子校审卡、设计变更三个电子附件自动转入正式库,档案管理人员在档案管理系统中通过整编模块,仅需补增档案分类号、档案号、保管期限等信息后就完成工程档案的整编工作,设计人员即可在档案查询模块中进行工程档案检索、查询,提出浏览和下载申请,审批流程通过后,实现电子档案的浏览和下载。通过档案鉴定、档案销毁等模块完成档案的鉴定、销毁工作。

3 总结

贵阳院从2005年开始开展综合信息集成系统建设以来,工程档案文档一体化系统作为该集成系统的一部分,已成功投入运用,经过这几年的运行证明系统设计科学、合理,运行稳定、可靠,通过生产管理系统、图文产品电子设校审系统、工程档案图档一体化系统与档案管理系统的整体应用,贵阳院实现了工程档案从设计产品策划、形成、变更、归档、利用、鉴定、销毁全生命周期网络化管理,规范了设计人员、项目综合管理员、档案管理人员的工作业务流程,极大地提高了工程档案的归档率、完整率和准确率,有效地促进了工程档案信息资源的利用。

[1]刘云.水利行业电子文件归档管理面临的问题与对策研究.甘肃水利水电技术,2009 Vol.45No.04.

[2]陈华宇.对电子图纸档案管理流程的规范.中国档案,2005 No.08.

[3]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动.中国档案,2003 No.12.

[4]何振.信息化环境下企业文档一体化探讨.档案学通讯,2005 No.03.