基于WEB2.0的建筑企业信息资源管理初探

成如刚 成 超

(1.黄冈职业技术学院,湖北黄冈 438002;2.武汉美的精品电器销售有限公司,湖北武汉 430032)

1 引言

早期的互联网信息交流技术,如 BBS、ICQ、E-mail等应用虽然为企业内外的信息交流提供了便利的工具,但都未有效地解决企业隐性知识的组织与共享问题。随着以“博客(Blog)”为代表的 WEB2.0应用的出现和初步发展,其所展示的知识组织与管理能力成为企业在知识管理层面加强信息资源管理的新方向[1]。

2004年 WEB2.0的出现,可以很好的弥补传统企业信息资源管理系统的不足。WEB2.0不仅仅是一次技术上的升级,它更多的是一种观念上的革命。它所特有的“以人为本”,集合大众智慧的思想,以及参与性、自组织性、真实性、开放性、去中心化、聚合性、创新性、不断更新、信息传播以微内容为基础等特征,鼓励全体用户参与知识的创造,每个人都可以向平台贡献自己的知识,使得知识内容更为丰富和深刻,知识的共享、交流沟通和加工更为顺畅和富有成效[2]。

要使得企业信息资源管理摆脱对少数人的依赖,依靠大众智慧,借助长尾优势,达到企业的最底端,就必须要充分吸收 WEB2.0的理念和技术,并将 WEB2.0与企业运营过程紧密的结合起来,真正实现对信息资源的有效挖掘和交流。

2 WEB2.0的典型应用

WEB2.0理念:以人为本,以用户为中心,用户既是知识和信息的使用者,也是知识和信息的提供者和加工者。博客、维基、网摘、内容聚合等具体技术应用则体现和实现了这一理念,并深刻影响着经济、文化、思想理念和社会生活等各方面。其典型应用如下:

2.1 博客(Blog)

对知识管理和创造而言,Blog提供了新的形态和途径。对汉语为母语的人而言,Blog写作既接续了汉语笔记文学的优秀传统,更充分鼓励了个人表达。从交往形态考察,网志空间(Blogosphere)设定了积极的读者、作者、编者互动转换关系,“言者互重,阅者相惜”。Blog主要起到了以下的三个作用:发布想法、获取反馈、查找网友[3]。

2.2 维基(Wiki)

作为面向社群的协作创作系统,维基提供了基于 WEB形式的超链结构,可以对内容进行创建、浏览、修改、补充。维基通过对不同版本内容的有效控制管理,来支持网络的面向社群的协作式共同创作活动,维基简单易用,有效打破了网络上信息技术人员垄断信息管理的更新维护发布工作的局面,使得普通人可以参与进来,导致基于维基创作的自组织社群更容易形成和发展。

2.3 社会化软件(SNS)

通过使用 SNS,人们可以实现个人数据处理、个人社会关系管理、可信的商业信息共享,可以安全地对信任的人群分享自己的信息和知识,利用信任关系拓展自己的社会性网络,达成更加有价值的沟通和协作。人们的社会性资本(Social Capital)可以累积,这样的体系未来可以服务于各种社会活动,并带来巨大的商业和社会价值。SNS将有望与电子商务相结合,将电子商务带来的渠道、价格、管理优势与 SNS自身的人脉网络优势相结合,带来更为广阔的发展空间[4]。

2.4 标签(Tag)

标签(Tag)总的来说是一种分类系统,有人把他称为大众分类(Folksonomy)。但是 Tag又不同于一般的目录结构的分类方法,它能以较少的代价细化分类。Tag体现了群体的力量,使得日志之间的相关性和用户之间的交互性大大增强。

2.5 网摘(Social Bookmark)

从信息服务的角度来讲,网摘提供的是一种收藏、分类、排序、分享互联网信息资源的方式。它使用存储网址和相关信息列表,再用标签(Tag)对网址进行索引使网址资源有序分类,使网站、网页信息的社会性分享成为可能,在此过程中网址的价值被评估,显著降低了人们挖掘网络信息的成本,并通过标签技术使具有相同兴趣的用户更容易彼此分享信息和进行交流。

以上五种基本技术应用构成了 WEB2.0的服务体系,实际上是充分利用个人能量对整个社会信息的组织和创造,整个社会的庞大信息和知识的最终都是来自于个人,虽然个人的见解难免片面,但是将博客、维基、RSS组织起来再用网摘、SNS加以读者评价,就出现了一种空前有效的新型的信息组织方法,这种组织方法的全面性和高效性可以说是任何传统信息组织都无法比拟的。

3 基于 WEB2.0的建筑企业信息资源

从情报学的角度来看,信息包括事实、数据、信息、知识(智慧)、情报。它们之间形成一种链,成为信息链。在信息链中,根据 K-Popper的三个世界理论,信息的上游是面向客观物理领域的,下游是面向客观知识领域的,中游则面向主观精神领域,是上下游之间转化的桥梁。

按照企业信息管理对信息资源开发和利用的程度的不同,所涉及的信息资源的具体层次的不同,以及为企业管理所提供的信息保障层次的不同,企业信息资源管理的发展可以大致划分为数据管理、信息管理和知识管理三个阶段或层次。目前企业信息管理模式正在经历这样一种变化,即从数据管理转变为信息管理,正在向知识管理过渡。可以说数据管理、信息管理都是以资源为中心的,而知识管理是面向知识载体─以人或用户为中心的,是对更深层的企业信息资源的挖掘与利用,如图1[5]所示。

图1 WEB2.0所关注的企业信息资源管理层面

在 WEB2.0中,信息传播以微内容为基本单元,微内容可以是用户生产的人合数据:一个标签、一幅图片、一篇博客等,经过自组织、重聚合后,微内容又对用户产生新的效用;所有 WEB2.0应用都遵循“以用户为中心”的关键性原则,吸纳了“长尾理论”去中心部分的用户群体,用户不再是单纯、被动地“读”、“索取 ”而是自主参与到“写”和 “贡献”中来;在信息内容的交互过程中,分散的用户得以勃合、结成社群,从而能更大程度地发挥群体智慧,更为有效地促进潜在信息资源或隐性知识的开发与利用[1]。

基于 WEB2.0的现代企业信息资源管理以集成为特色、以人本思想为指导,从企业战略、体制到业务层面,对建筑企业的信息资源管理理念转变、组织体系、管理体制、技术集成和服务整合等方面,将起到极大的促进和革新作用。

WEB2.0的信息资源组织具有“自组织”的特点,包括用户和资源两方面的自组织。在 WEB2.0环境下,从个人网站到企业博客、从在线大英百科全书到维基百科站点、从门户式标题目录到个性化标签,无不体现着 WEB2.0信息自组织的特征和功能。[6]由于 WEB2.0网络信息语义环境的变化,信息组织和流通从他组织或被组织向开放、自由、从下到上的信息生产方式转变,使各种网络信息服务真正体现大众参与的思想,为高效的信息交流渠道的产生和网络信息自组织创造了条件。

从管理层面上看,企业信息资源管理体制包括信息资源组织模式、运行机制、激励机制和效果评价,以及企业内部的信用机制和信息共享文化建设等。构建基于 WEB2.0的建筑企业信息资源组织与集成管理的运行模式,是将学习与创新活动也纳入管理视野,从企业文化和企业战略的高度进行全方位的信息管理。这种运行模式是以分布式的互联网为技术平台的信息组织机制,以开放的个人为主体的信息生产机制,以自组织超链接为主要连结方式的信息传播机制和以企业创新文化与制度为主要驱动力的激励机制所形成的信息资源管理运行机制。

这种自下而上的网络状和分散式自组织的信息资源管理运行模式,需要企业的信息组织、信息生产、信息传播和信用机制协同作用,营造有利于信息交流与共享的企业文化,将分散于企业各个层面的信息资源有机集成,通过各种信息资源的互补、竞争和协同,促进企业信息的活化和创造,从而推动知识创造,提高企业运营过程中的知识含量,提升企业信息资源管理活动整体的经济效能。

WEB2.0在企业中的关键驱动力在于发现机制,即在开放、共享与协作的环境下,企业通过WEB2.0服务更好地了解员工以更快地发现处理问题的最佳人选。

4 基于 WEB2.0的建筑企业信息资源管理的前景

知识或信息,越容易被更多的人获得并使用才会具有越大的价值。使知识资产得以增值的关键就是尽可能让更多的人便捷地获得它。知识的“积累一使用一再积累一再使用”循环是确保知识增值的唯一途径还认为,对于建筑行业来说,三个因素制约了知识或信息的持续性增值即有效地、最大限度地利用,即易使用性、工具或方式、有序性。事实上,利用现代化的技术如技术及其与数据库系统、文件服务系统的交互能力,完全可以解决这三个方面存在的问题[7]。

知识的创造及利用能力,己成为支撑企业发展的核心竞争力所在。“人”是能动的知识主体,知识的创造离不开“人”的认知活动以及与之相关的社会因素,知识的重用、传播和维护,也有赖人们共同支持与参与。现有知识管理方法所面临的最大障碍在于,知识主体不愿主动地贡献其自身拥有的知识;知识管理平台的相关研究,也更多地是从技术提升与应用的角度,探讨如何促进组织知识的获取与利用,对“用户参与”的关注则始终处于边缘境地[7]。我们认为,人文及社会因素在知识管理平台构建中的缺失,使得知识的生成、交流与共享举步维艰,难以畅通。

WEB2.0时代的到来,为增强知识管理平台与用户的良性互动,促进知识的创新与应用,带来了全新启示。WEB2.0的特征集中体现在以用户为中心,利用集体智慧结成“社会性网络”,它对“人”这一主体的重视,能够帮助知识管理活动实现人文及社会因素的回归。此外,知识管理平台作为知识在组织内外个体与团体间的传播的重要媒介,恰好也为 WEB2.0这一互联网新模式与知识管理的集成融合提供了一个极佳的“切入口”[6]。

在建筑企业中整合应用 WEB2.0技术中的BIog、wiki、Tag、RSS、SNS等服务 ,以轻松耦合的方式构建非正式、低成本、简便的企业信息资源集成服务系统,将信息交流、知识管理、企业竞争和学习创新的过程合而为一,发挥企业群体智慧,提高企业知识管理与信息资源管理水平,从而提升企业的核心资源竞争能力[12]。更好地支持企业信息战略的决策与实施。

基于 Internet技术,整合应用 WEB2.0技术,构建建筑企业信息资源门户,可以实现知识的统一归类和集成、共享、利用和创新。并且,通过此门户,企业既可以向内部员工统一灌输必备的知识(例如建筑专业知识、相关法律法规、规范规程标准以及企业内部的规章制度、工作程序、进度计划等),也可以对外推介、汇告或建立知识联盟,还有利于历史项目建设经验数据的收集与提取[9]。

对于一个成功的企业来说,不主张记录所有的知识,尤其对于隐性知识,最好的办法就是能够找到拥有知识的人。因此,可以基于 WEB2.0技术的企业知识博客,由于知识博客的个人化特性,能够自动或手工生成准确的员工黄页,通过访问黄页上的元数据(如个人简档、联系方式等),就可以找到拥有隐性知识的企业员工。此外,通过知识博客门户,可以将 Blog进行系统整理归类,施行推荐机制,更加有利于知识的传递[9]。

建筑企业信息资源门户加上企业信息管理系统,再加上其他运用软件及操作系统所形成的建设项目运用软件系统,再加上由计算机及网络系统组成的硬件系统,构成了建筑企业信息管理控制系统平台。

WEB服务器提供的请求——应答服务程序与数据的存储是彼此独立的,应用程序只需要了解数据存储的基本结构,而不必了解数据存储的细节,这可以有效解决数据“冻结”的现象,大大增强了该系统的灵活性和可扩充性。从而可以最大程度的发挥组织知识的价值,同时还可以便捷地对该系统进行维护,这同时也是一个使知识增值的过程[7]。

知识的传递是指找到正确的收件人,即将合适的知识传递到合适的人手中。随着完成项目的逐渐增多,建筑企业也将积累越来越多的知识财富,但是,目前很多的建筑企业要么就是让这些财富“沉睡”在档案库里,要么就是关注于将这些财富进行“过分”预结构化后存于数据库中,结果是降低了传递效力,缩小了传递范围并且还导致了知识的丢失。在建筑生产中,利用建筑企业信息管理控制系统平台,快速应用企业内部和外部积累的大量案例、注意事项和经验总结等宝贵知识来降低成本、提高质量、改进工艺和减少事故,是的信息资源管理在建筑企业中增值能力的体现。同时,应用个人对核心文档的评价来支持建议系统,可以通过过滤掉不需要的文档从而提高搜索效率[9]。

[1]王知津,宋正凯.WEB2.0的特色及其对网络信息交流的影响[J].新世纪图书馆,2006.3

[2]秦铁辉.企业信息资源管理研究[M].北京:北京大学出版社,2006:98-112

[3]马费成等.信息管理学基础[M].武汉大学出版社,2002:246-289

[4]王伟军,熊瑞.WEB 2.0与知识管理平台的集成研究[J].情报资料工作,2007.5

[5]孔武,王晓敏.信息系统分析与设计[M].清华大学出版社,2006:126-186

[6]孙晶.基于WEB2.0的企业信息资源管理研究[D].华中师范大学硕士学位论文.2008

[7]陈建国,秦立永.基于 WEB的历史项目建设经验数据库系统[J].建筑 2003.3

[8]WEB 2.0在企业层面的应用[OE/DB].http://hi.baidu.com/tigerchen/blog/item/45097522b32909a54623e8e0.html.2007

[9]周茂森.基于博客的建筑企业知识管理的策略分析[J].中国管理信息化(综合版).2005.10