提高档案管理工作水平促进煤炭企业科学决策

文/陈爱瑾

面对新时期档案工作的新要求、新变化，煤炭企业只有积极推进档案管理的现代化和信息化建设进程，强化档案管理人员的技能培养，提高档案部门的服务水平，才能更好地促进煤炭企业科学决策。

强化源头管理，夯实档案资源基础

大同煤矿集团档案处把国家、社会和集团公司具有保存价值的档案资料接收入馆，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等，实行集中统一管理，为档案的收集、整理工作奠定基础。

一是档案处摸清企业档案资源现状以及工作的薄弱环节，确保制度规范的针对性和可操作性。从档案管理业务规范、档案管理制度、二级立档单位和职能部门业务工作考核标准和办法，大力开展建章立制工作，制定了《同煤集团公司文件材料归档范围和保管期限表》等文件，并摘录了档案管理有关法律法规，汇编成册，为档案工作的规范管理提供了可靠依据。

二是在档案工作的环节管理上，坚持“源头上立档”的原则，牢牢抓住各部室兼职档案员源头收集的关键，定期召开会议，了解重点工作形成档案资料后的管理情况，根据情况补充归档范围，及时收集归档。严格制定兼职档案员业务考核方案，开展业务竞赛，根据收集归档情况打分评奖，对收集归档工作达不到要求的，进行处罚通报，保证了档案齐全完整归档。为了整体推进档案管理工作，编印月度 《档案管理工作简报》，上传下达，沟通档案管理工作，通过“工作动态”“工作平台”两个栏目，对业务部室和各立档单位档案工作考核情况进行通报，畅通了信息，拓展了思路，形成了有效的竞争和激励机制。

三是围绕发展中心，抓住关键求突破。为了确保安全生产、科技工程档案能够及时齐全归档，确立了变被动接收档案材料为主动收集档案材料，变被动保管档案为主动上门指导文件编制并优先提供服务的指导思想。一方面，结合大同煤矿集团工程档案管理实际，制定出台了《大同煤矿集团重大工程建设项目档案验收实施细则》，围绕落实制度，制定办法、措施，工程项目档案验收实行一票否决，即若工程档案不验收，则工程不可以进行竣工验收，确保档案管理部门全方位了解和参与并及时规范工程档案管理工作。另一方面，根据大同煤矿集团确定的工程建设工作方案，就所列重大工程和重点项目进行任务目标分解和条块分割，明确文件档案编制、移交的责任单位、责任人、完成时间和档案部门责任人以及工作标准。针对已经流失的部分工程档案，制定追收计划，实行任务、时间、责任三定，最大限度地提高归档率。同时，加强对二级立档单位档案室的业务指导及监督考核，形成档案收集归档的良性运行机制，为工程科技档案资料及时完整归档提供了保证。

加强档案现代化管理，提升档案服务水平

一是坚持资源信息化。通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库。

二是坚持档案保护现代化。随着新型存储介质的不断出现和广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，不仅要研究有效保护和保管档案载货的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。

三是坚持管理手段现代化。管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。通过借鉴和利用当代管理中的理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，在实践中加以应用，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次，先进技术手段的应用。要不断将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

四是坚持档案管理标准化。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据，保证各项档案工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立种类档案管理标准，形成档案管理标准体系，确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

五是加强编研工作，提高服务水平。大同煤矿集团档案处认真总结分析档案查借阅的规律和特点，针对档案利用频率较高及重大事件形成的文件资料管理的特殊重要性，创新工作思路，拓展服务方式。在收集管理上，增设了特色档案门类，配备专门库房，对利用频率较高、重大事件档案资料进行专门管理；建立特殊档案和加强编研工作，提高了档案的齐全完整和档案信息资源的利用；集中服务安全发展，通过实地调研，确立煤矿生产企业侧重于地质档案、现场技术档案和安全管理档案，重中之重是督导检查档案记载是否与井下一线实际情况相对应、生产规程及安全管理规定等资料登记是否齐全完备、保管是否安全规范、借阅使用是否履行相关手续，确保技术档案在任何时候特别是紧急情况下随调随用、安全可靠，井上井下各类安全管理制度门类齐全、无缝对接；新的领导带班下井制度实施以来，各煤矿迅速建立了《带班下井档案》，对督促落实带班制度发挥了良好作用。

加强队伍自身建设，提供人力资源保障

一是提高档案人员的业务素质。充分发挥档案工作人员的主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。建立教育培训的运行机制和继续教育的约束和激励机制，促使档案工作者主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

二是明确学习方向。从煤炭企业档案管理的实际要求出发，按岗位、分层次、多形式地进行，切实遵守学以致用的原则。以继续教育给档案工作人员提供全面、系统的学习专业档案知识的机会，弥补一次性教育不足。学习煤矿安全生产专业知识，掌握安全生产上的常识和专业术语，明白矿井安全生产工作中的重点，对档案管理做到有的放矢。加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为档案的数字化、现代化管理创造条件。