完善高校户籍管理方法探究——以河北农业大学为例

商 蕾， 程高峰

（河北农业大学 保卫处，河北 保定 071000）

户籍制度是中国最有效的社会管理制度之一，也是维护我国社会秩序的最基本的制度之一，在社会管理中起着举足轻重的作用。这种管理制度，一方面可以通过公民身份登记，证明身份并确立民事权利和行为能力，另一方面可以为国家制定国民经济和社会发展规划、劳动力合理配置等提供基础数据和资料［1］。

高校学生户口管理是当前高校安全保卫的一项基础性工作，按照公安部门对户口类别的划分，高校学生既不属于外来暂住人口，也不是流动人口，高校学生户口属于城镇集体户口的一部分，它与高校人才培养管理目标紧密相联。高校学生的户口除了表现有城镇集体户口的一般特点外，还由于与高校招生、教学、思想教育及毕业分配等工作相互关联而具有自身的管理要求。近年来，随着社会对人才需求的多样化，高校在办学模式、招生办法、学生结构、教学方式、就业管理诸方面的改革逐步深入，现有的户籍管理制度更加需要与时俱进。针对上述问题，通过分析高校户籍管理的现状，提出相应的方法对策。

一、高校户籍管理的现状

学校户籍室每年根据当年各学院出具的自愿迁入户口的新生名单及人事部门的新教职工名册，到当地的人口计划部门开具准入指标，凭指标数到公安机关派出机构将新生及入校的新教职工的户口报入；根据各院系统计的毕业生分配去向到公安派出机构迁出相应学生的户口［2］。

（一）新生户口迁入和毕业生户口迁出工作时间紧、任务重

由于新生入学和毕业生就业具有严格的时间性，因此，户籍工作的重点是新生入学和毕业生离校这两个高峰期，年年如是，周而复始。随着高校的发展以及招生人数的不断扩大，高校户籍管理任务越来越繁重［3］。一是9月份新生入学自愿迁入户口起，以河北农业大学为例，需要户籍室在短短一个月的时间完成新生《户口迁移证》造册存档和电子表格录入工作，并申报派出所批准，协助派出所输入《户口迁移证》，完成对户口页的打印、校对、装订成册、盖章工作。这项工作繁琐而责任重大，与每个学生的切身利益息息相关，为学生及时办理身份证、挂失乃至四、六级、考研报名都提供了方便。二是6月份毕业生户口迁出时，由于时间紧，提前一个月开始下发迁户统计表，统计各院迁户人数、迁户地址、本校升研、本校专接本的情况，在派出所输入户口迁移地址，打印户口迁移证，按院系、专业、班级装订成册，并盖章剪切，利用2天时间发放，确保毕业生的安全离校。怎样整合资源与各院系建立连接，在户口录入和迁出的过程中提高效率、节省人力，是急需解决的问题。

（二）身份证的办理和发放工作程序繁琐

身份证办理是户籍管理中最有效的方式之一。校内常驻人口的身份证办理是户籍管理的一个重要方面。我国1985年通过了《中华人民共和国居民身份证条例》。1985年至1999年间，我国居民身份证的管理以社会保障管理目标为主，是为解决改革开放以后外来暂住人口地激增而带来的社会保障的管理问题而出台得政策，主要针对16周岁以上的公民，设立按统一规则编制的公民社会保障号码的制度，由公安部门负责将公民社会保障号码印制在身份证上，此时的公民社会保障号又称身份证号，这是公民第一代身份证。身份证号制度的实行，为促进经济发展、维持社会稳定发挥了积极作用。到2005年，为适应现阶段对公民身份证的多元化需求，国务院决定颁布了《办理第二代公民身份证的通知》，以彻底保证一人一号，终身不变编号原则的实施。由于大部分高校的户籍管理是代管，不能直接为学生办理身份证，学生身份证的办理要通过“学校—派出所—公安分局—省公安厅制证中心—公安分局—派出所—学校”的环节，这意味着原本40天左右的制证期，到学生手中起码要90天，制证周期较一般居民户长。自2005年办理第二代身份证起，学校户籍室负责学生身份证的领取和发放工作，身份证发放工作已成为户籍工作中一项责任重大的日常工作。河北农业大学只一个校区一年内就发放身份证万余张，来人来电日咨询达到150多人次，平均每月两次领取身份证。在领取过程中必须认真做好：数清张数、按日期分类输入、打印造册的工作；在发放过程中，对因为照片不合格、上传不成功、身份证号错误、信息互换等原因逾期办不下来的情况，不厌其烦的为师生解答。对发放错误的居民身份证一一检出，及时送回；对发放错误的不同校区身份证及时查询告知。由于同一天、同一个宿舍、同一个班办理身份证办不下来的占发放的70%左右，每名学生领取一张身份证要来户籍室查询4到5次。未来需要把身份证信息最大化，积极和公安户籍部门配合，以便学校师生能够尽快领取到身份证。

（三）户籍日常管理工作任务量大

户口报入当地派出所后，公安机关会及时返回集体户口的常驻人口登记（卡）表。作为集体户口的存档依据，高校的户籍管理部门必须将这些资料进行整理、保存，作为户口迁移、户籍证明出具的原始依据。对于已迁出人员的户籍资料，予以立卷保存，以便查询。随着社会经济发展的需要，户籍服务的方式也出现多元化。河北农业大学每年借用户口本挂失、领取身份证、结婚登记、驾校报名、应聘工作、办保险、办贷款、办手机卡、政审证明、四六级考试、考公务员、办准生证、领卡、买房、取包裹、单独立户、补领户口迁移证等开证明的情况登记在册的有3 000多人次。

面对如此繁琐而责任巨大的工作，如何能以人为本热情的为师生服务，保证新生迁入和毕业生户口迁出，方便快捷的查询到户籍信息，及时领取到身份证，需要更加综合化、系统化地探讨。

二、完善高校户籍管理的方法

在现有户籍制度暂时无法改变的情况下，利用科学手段确保学生户籍信息的完整和准确是做好户籍管理工作的重中之重。现有的户籍管理模式越来越不适应社会及高校发展的需要，对现有户籍管理工作进行深入的改革探讨势在必行。因而高校户籍管理工作应努力实现“三化”，即“规范化、信息化、人性化”。

（一）户籍管理规范化

作为高校一名户籍员，在管理几万学生户口的工作实践中进行了下列3方面的尝试。

1．户籍室规章制度化、公示化、条文化 学生常问到的问题上墙，实行公示，让学生一目了然，为学生服务提供便利，提高工作效率；起草制定《挂失开证明》制度，杜绝诸如假挂失、替考等情况；编写《办理第二代身份证须知》，为学生办理身份证详细说明；参与户籍员其它如《岗位职责》、《新生入户迁户需知》、《单独立户需知》等一系列制度和程序。

2．户籍管理档案化 新生迁入、毕业生迁出的户口资料造册存档，同时在微机上按年份备份；户口迁移证存根、集体户口本、各种证明按院系、专业、班级编列号数，分院系立本，装订成册，按顺时针贴上标签，便于借阅、查询使用。

3．户籍管理程序规范 建立各种登记簿册，通过对规章制度的固旧创新，使户籍制度更加完善、合理有效。如《专本学生借用户口本登记表》和《教工及研究生借用户口本登记表》，方便查询，更好的保护集体户口的安全和完整；创设性的建立《值班日记》，由值班人员对退学、休学、转专业、死亡销户，以及各种临时通知、户口疑难问题、有关政策知识一一登记在册，以利于户籍工作的统一性和协调性，使户籍工作做到有章可循、有底可查，避免人为的纠纷。

（二）户籍信息网络化

目前，公安户籍管理部门通过计算机技术，已实现了户籍信息微机管理。高校可以借鉴公安部门的人口信息网络化管理模式的经验，构建学生信息管理系统，形成完整的高校户籍数据库。一是设立网络连接，把各校区的学生户口信息联网，让户籍在册的学生户口信息有籍可查询，如姓名、出生日期、身份证号、籍贯、院系专业等。在应用网络的发展上更进了一步，与各院系建立了网络连接。往年新生迁入户口的程序，都是先收户口迁移证，再通知各院以班为单位来户籍室抄写《迁入登记》，费时费力，而且场面混乱，占用会议室，影响正常办公。河北农业大学尝试将大一新生实行户籍信息网络化，与各院系建立网络连接，发送电子表格，改变原来人工手抄为现在的电脑输入，原来耗时而且混乱不堪的局面，现在只要在微机上敲敲键盘，发发E－mail就解决了，在入户环节上做到学院与户籍室分工合作，达到了信息共享。二是在二代身份证发放中，在校园网保卫处主页上张贴办理二代身份证流程方法，告知学生需携带阅览证、出入证等来户籍室借用户口本，然后凭学生证和户口本到派出所办理，避免使学生因证件不全而多跑腿、多费劲。公示最新办理领取身份证信息，方便学生查询。三是在当今的网络环境下，学生集体户口应该实现信息化管理，在公安机关“常住人口信息系统”的基础上构建学校自己的学生信息管理系统。该学生信息管理系统应该既可以与公安机关“常住人口信息系统”进行资源共享，又能够实现对高校范围内的单独管理，形成完整的高校户籍数据库。

（三）户籍服务人性化

窗口工作，是人对人面对面的服务，一旦脱离了人这个因素，窗口就成了无源之水无本之木。因此，高校户籍工作，直接反映保卫工作“以人为本、构建和谐校园”的服务宗旨和时代精神。户籍工作者是保卫工作与师生员工情感的纽带和相互沟通的桥梁。

1．以人为本，强化学生户籍意识 意识决定行为，只有转变学生户籍意识观念，才能从根本上改变现行高校户籍制度产生的部分毕业生长期把户口挂靠在学校的状况。高校户籍管理部门应充分利用网络、橱窗、报刊等媒介宣传与学生利益密切相关的各类户籍政策规定；广泛开展户籍知识宣传教育、户籍知识问卷调查；有的放矢地组织广大学生进行户籍知识学习，特别是发放“新生安全须知”加强户籍知识宣传教育，使学生自入学开始就能接触，并不断深入了解户籍政策，认识到户籍对自身工作生活的重要性，形成谨慎的户籍管理意识。

2．规范文明用语 文明窗口要有文明语言：“您好、请、稍等、抱歉、谢谢、慢走、再见”等13字文明用语。要求户籍员做到“四声”，即师生来有“迎声”、走有“送声”、询问有“应声”、处理问题有“回声”；在工作实践中深深地体会到“爱心是搞好窗口工作的前提，热心是搞好窗口工作的基础，细心是搞好窗口工作的要求，耐心是搞好窗口工作的态度，虚心是搞好窗口工作的捷径，忠心是搞好窗口工作的保证，放心是搞好窗口工作的目标”。让每一个有困难的师生如沐春风，倍感温暖，让户籍室充满欢声笑语，发挥好文明窗口的作用。

2．营造温馨、舒适的服务环境 让师生“少跑腿，少费劲”，为师生“办实事，办难事”。根据工作需要，在户籍室设了台式笔，增加了高脚椅、浆糊、剪刀、电话等常用的服务工具，并保证充足的开水供办事师生饮用，为每一位师生提供最大的便利。

作为一名高校的户籍员，不但要服务热情，还要能改革创新。现在户籍服务的方面呈现多样化、复杂化，在校生结婚、毕业生单独立户、出国、办准生证、入保险、办手机卡、应聘单位等都需要户籍室出具证明。随着学校招生越来越多，工作压力越来越大，在不增加人手的情况下，户籍管理工作更要从规范高效、科学管理方面进行探索，更好地为高校教育发展服务。

［1］陈晓刚．我国高校户籍管理研究［D］．江苏：苏州大学，2006．

［2］刘晓鲁．完善高校户籍管理方法浅析［J］．中国西部科技，2010（10）：59－60．

［3］邱迎春；高校户籍管理的主要问题及策略——以广西工学院为例［J］．黑龙江科技信息，2011（23）：108．