编目业务外包的理性思考——以石家庄铁道大学图书馆为例

石家庄铁道大学图书馆〔河北省石家庄市 050043〕 唐淑娟

业务外包（Outsourcing），也称资源外包、资源外置，20世纪80年代被西方国家图书馆界采用，20世纪90年代引入我国图书馆界。所谓编目业务外包是指图书馆编目部门把原来完全由自己从事的编目流程外包给书商来完成，是当前图书供应商向图书馆提供的一个特色服务。目前主要有两种形式，一种是编目业务全部外包，即图书采购完成后到图书加工结束期间的所有工作都交给承包商来完成，最后达到能入库流通的水平。另一种是编目业务部分外包，即所有的物理加工，如盖馆藏章、粘磁条、粘条码等工作都交给承包商来做，编目数据承包商只提供基础数据，由图书馆自己的编目人员加最后的馆藏字段，并对数据进行检查校对。笔者所在的石家庄铁道大学图书馆实行的是第一种模式。

一、编目业务外包模式产生的背景

（一）网络平台的发展使编目业务外包成为可能

网络技术的发展为编目业务外包提供了一个可以实施的平台，使编目业务外包中数据的传递和信息的交流顺利开展。同时，CALIS联机编目的发展为编目业务外包奠定了基础，使编目信息处理的社会化、标准化程度越来越高，实现了资源共享。联机编目的发展给图书外包公司提供了坚强的书目文献信息后盾，也为编目业务外包服务商制作编目数据提供了标准化的蓝本；同时图书馆管理软件的通用性为编目业务外包的实现提供了一个可靠应用平台和服务环境，促使图书馆的编目业务外包在规模和技术上成为可能。

（二）图书购买量剧增带来编目工作的压力

为缓解高校扩招带来的文献需求压力，满足高校本科教学水平评估所需文献量的要求，各高校相应增加购书经费。图书购买量成倍增长，图书积压待编现象日趋严重，新书同读者见面周期增长，编目业务工作繁重。在这种形势下，各高校图书馆不得不将这项传统的业务性极强的工作进行外包，以此来缓解编目工作的压力。我校本科教育评估工作在2006年完成，此项工作刚刚完毕，硕士、博士点建设工作相继展开。我馆编目人员不足（只有两名），于是借鉴兄弟馆做法，在2009年上半年开始尝试编目业务外包模式，以缓解编目人员的工作压力，力求达到评估要求。

（三）联机编目经费开支增多

我馆虽于2003年实现了CALIS联机编目，但编目数据基本上处于下载数据的状态，达不到上传级别，只能是共享用户，不具备参与共建的能力。在实施联机编目以后，共享数据似乎是节省了人力，但实际上并没有因为实行联机编目而节省人力资源。另外一点，从经费开支上算，从CALIS联合编目中心套录数据，以前每种图书0.1元，现在0.3元，分编1种图书的费用大概是5元（其中包括人工费、基础加工耗材费等）。所以，每本入藏图书的成本在逐年增加，而实现编目业务外包后，大部分数据与图书的加工工作都是书商免费提供的。从这一点上来看，不仅减轻了图书馆编目人员和库房的压力，也在很大程度上节省了图书馆开支，提高了图书经费的使用效率。

（四）市场竞争加剧，书商增加服务项目

随着市场经济的发展及社会化、专业化分工的不断深化，在市场激烈竞争中诞生了一些外包承接机构，如书刊代理商、信息技术公司等。出现了一大批经营状况良好、信誉较佳的书商和中介机构，如中国教育图书进出口公司、北京新华书店首都发行有限公司、武汉三新书业有限公司、辽宁北方出版物配送有限公司等。国有新华书店和出版社也迅速从单纯订单式服务转变为图书分类、编目、加工一条龙服务的提供者。这种国营、民营之间的激烈竞争，导致各服务商不断创新，在图书馆技术服务方面衍生了大量的服务功能，从简单的手工加工业务到承担起复杂的技术业务，如图书分类、编目等专业性很强的业务工作，这一切为高校图书馆编目外包的实现提供了可能。

（五）编目业务外包模式具有较大优势

传统的图书编目工作既有技术含量高的分类、编目，又有贴磁条、条码、打印馆藏号、加盖馆藏章等简单的基础加工工作，而这部分工作机械性、重复性强，造成人力资源的浪费。编目业务外包后可以将工作人员从简单重复的工作中解脱出来，全身心投入到馆藏数据维护、开展高层次咨询服务工作中去，在很大程度上缓解了编目人员的工作压力。同时，外包单位具有规模经济、效率高、经营成本低等特点，提供服务的价格也比较优惠，大大降低了编目成本，提高了工作效率，缩短了从进书到入库流通的时间。在经费开支上也省去了联机编目下载数据的费用，提高了购书经费的使用率，所以图书馆选择编目业务外包也是一种必然趋势。

二、编目业务外包模式存在的问题

目前，编目业务外包模式还处在一个成长阶段，还有很多不健全、不成熟的地方，在实际操作过程中仍存在以下问题。

（一）编目业务外包书目质量问题

由于提供编目业务的中标商，承包了多家图书馆的分类编目业务。其员工不可能完全了解各个图书馆的分类差别来进行个别化服务，一条数据供多家图书馆使用，其编目质量不能做到个别图书馆书目数据体系的连续性、统一性。因此，各图书馆的具体分类要求不可能真正得到实现。

我馆实现编目业务外包模式已经有两年多时间，在运行过程中发现了不少问题。首先，在基础加工上，个别图书馆藏章盖的不规范；书标、条码粘贴不统一、不规范，甚至张冠李戴；还有些图书磁条加工粗糙甚至缺失，个别图书在学生翻动过程中磁条会从书中掉下来；在书配盘上也存在张冠李戴，还有书商为节省成本多片光盘满满塞在一个盘盒内。其次，在图书著录的条目上，因分类不当，主题标引和分类标引不一致，套书、丛书著录不统一，造成同类图书归不到一起。对于一些交叉主题的文献，往往不能针对我馆的收藏习惯给出正确的类号，不符合我馆实际馆情和学校专业特点，严重影响读者使用。

（二）外包商编目人员业务素质问题

我馆实现编目业务外包模式发现数据质量问题的同时，也折射出了外包商编目员的业务素质问题。现在图书采购大多采用招标形式，在激烈的市场竞争中，书商迫于竞争压力都向图书馆免费提供图书的编目业务。以我馆中标商为例，他们的编目人员大多属于招聘雇佣关系，所雇用的人员很不稳定，人员流动频繁，素质良莠不齐，没有经过必须的专业培训，就直接上岗投入满负荷的分类编目工作中去。他们缺乏对图书馆编目的系统性认识以及对《中西文机读目录格式著录标准》理解不够，如此的人员队伍状况和用人机制导致了编目数据的质量问题很多。

（三）外包商追求经济利益最大化问题

为了尽快完成任务求得利益最大化，书商往往采取急功近利的方法，采取一些机会主义的行为，实行定额管理。为了完成任务，外包编目人员不会花费时间和精力去深入了解图书馆的编目细则，外包商也把数量作为衡量雇员业绩的惟一尺度，采用计件工资、按量奖励的办法给员工发放酬金，造成编目质量下降。还有的书商为了争取中标，最大限度地让利于图书馆，对编目业务采用免费赠送的形式。“天下没有免费的午餐”，在外包商追求经济利益最大化的今天，可想而知，我们接受的赠送品的质量来如何保证，无形中增加了图书馆潜在的成本风险。

（四）编目业务外包机制问题

由于我国编目外包业务起步较晚，没有成熟的制度、法规来规范这种外包行为。各图书馆也只是被动地去接受书商带来的这种新业务、服务新模式，对这项业务工作外包还缺乏一个可行性研究。在这种模式实施过程中，图书馆也很难对这些外包对象进行编目业务水平的摸底，更难对其进行长期的行政监督。外包商与图书馆是合约关系，尽管合约中存在相关细则，但由于外包合同的短期性和松散性，图书馆难以对外包商作适当的管理和约束，尤其是后续的质量问题涉及到的违约赔偿责任的认定问题，执行起来存在一定难度。同时由于编目业务出错的隐蔽性较强，往往都是图书入馆流通后工作人员排架和学生借阅过程中才会被发现。而这时候，随着书商的更替，做完一批书结完书款后合同终止，无法对出现问题的书商进行及时有效地处罚。后续的数据维护、更正责任只能由图书馆承担。违约处罚赔偿制度就成了一纸空文，缺乏实际效率。

三、编目业务外包存在问题的解决措施

（一）外包商的选择

外包商选择的好坏是关系到外包业务成功与否的关键。由于外包商的业务和管理水平参差不齐，一定要经过正规招标合理选择专业的外包商。在招标过程中，除了考虑价格因素之外，还应实地考察其工作流程、质量控制与管理状况，重点对投标商的资金实力、管理水平、员工技术素质、技术实力、工作效率、服务态度、社会信誉以及从事编目业务的历史等多方面进行调研和评估，建立相关的评价指数，在招投标的时候将其作为选择书商的硬性条件。因此，图书馆在实施编目业务外包过程中必须要对外包商进行全面的了解，考察其是否有足够的实力来竞标、承担此项外包业务，结合本馆的馆情，制定出适合自己的外包公司，在源头上把好书目数据制作的质量关。

（二）外包细则的制定

编目业务外包整体实施方案的制定应从本馆的馆情出发，分析本馆编目业务外包的需求，制定一系列适合本馆的著录细则，列出详尽的加工方案和加工要求。明确本馆业务外包的目的、所要达到的目标，分清核心业务与非核心业务，充分考虑外包后的主动权，以及如何进行质量控制。在确定书商之后，必须签订详细的技术合同来约束外包商，合同内容包括：（1）为保证书目数据库的质量，要求严格按照国家图书馆或CALIS数据进行套录，并在MARC格式中另外生成1个801字段，并注明数据来源。（2）对于没有数据可套录，由书商编目员自编的数据，要求书商按照我馆所提供选择的字段进行著录，并在801字段里加以标注。（3）手工加工部分，规定好馆藏章、条形码、书标的位置以及书标打印的格式、字体、尺寸等等。

（三）外包质量过程控制

编目业务外包以后，并不意味着本馆编目员完全退出或不参与这项业务工作。恰恰相反，为了规范和约束书商的行为，本馆编目员必须承担起书目质量控制的责任。必须始终如一地实施外包书目进度的控制和质量的监督，对于每个加工环节严格把关和回验。质量控制包括：图书书标以及馆藏章等基础加工是否与合同约定有出入，文献著录是否标准和规范，复本是否漏查，不同出版社出版的同种图书所取的分类号是否前后一致，同类图书出现重号所加的区分号是否正确，是否符合规定的标准等等。对加工质量不合格、不符合订购要求的图书坚决退货。每批书验收完成后加以总结，对审校后发现的错误如实做好统计和分析，对外包图书的编目情况进行综合评估，评出优劣，排出名次。并把审校结果以分析报告的形式通知外包商，对评估出的最后一名第一次给出警告，第二次就解除合作关系。使书商之间保持良性竞争，不断地改进和提高业务水平和服务质量。这样更有利于编目业务外包的顺利开展。

（四）加强合同约束力

加强合同约束，建立健全奖赏和处罚制度是行之有效的管理制度。尤其对于把经济利益看得很重的书商来说，违约处罚制度在实际工作中往往更能带来直接的效果。具体操作：比如对于结款问题，先预付一部分，然后商定最后结款期限，要限定在书目入馆半年或者一年后，没有发现书目质量问题时，再结清全部书款。对于出现的问题比对合同条款，把出错条目一一列出，当书商的编目质量超过双方约定的“允错率”时，必须根据合同约定做出相应的处理，才能有效控制书商的外包行为。

四、结束语

综上所述，图书馆编目业务外包有效带动了图书馆的发展，但暴露出的问题也引发我们更多的思考。作为图书馆工作人员应更新观念，转变思维方式和管理方法，不断探索，找出一条符合中国国情、本馆馆情的高校图书馆编目业务外包的道路，要把风险防范机制贯穿于编目业务外包的始终，使编目业务外包工作不断完善。

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