高校人事档案信息化管理初探

杨丽丽

（太原旅游职业学院，山西 太原 030032）

高校人事档案信息化管理初探

杨丽丽

（太原旅游职业学院，山西 太原 030032）

高校人事档案是高校的人才信息库，是高校进一步推进教育教学改革和人事制度改革的重要依据。为了适应高校和人事档案自身发展的需要，人事档案信息化建设势在必行。本文就档案信息化建设遭遇的瓶颈，分析了人事档案管理信息化进程中存在的主要问题，并从观念的转变、管理队伍建设、数据平台的开发等方面提出了加快信息化建设的对策措施。

高校；人事档案；信息化建设；问题对策

高校人事档案是人才信息的重要载体,是所有教职员工个人经历和社会实践的原始记录,是其思想品德、业务表现和工作情况的真实反映，也是组织人事部门开展人事工作进行人员管理的一个重要依据。而高校人事档案管理工作也间接地衡量着高校人事管理水平的高低。随着高校教育教学和人事制度改革的逐步推进,人事档案作为教职工个人成长的记录和高校发展轨迹的印证,其利用率不断提高,工作重要性也越来越凸现出来。但从目前各高校人事档案管理的状况来看,传统的管理理念和方法仍占着主导地位,档案管理的诸多环节上基本都是由手工完成,工作强度大,重复劳动多,工作效率低。归档、编目等基础性业务建设占据了档案工作人员的大部分精力,致使档案管理人员无暇无力顾及档案工作中最重要的后期的信息汇集、编研与开发利用，这样的档案工作状况显然己无法适应当今高校人事档案管理工作的需要。伴随着便捷、高效地现代信息技术的迅猛发展,信息技术介入人事档案管理已然成为人事档案工作改革和发展的必然趋势。

一、高校人事档案信息化建设的基本目标

根据国家档案局中央档案馆颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，高校人事档案信息化建设的基本目标就是运用现代化的电子计算机和信息网络技术，加强对人事档案信息资源的收集、整理、开发和利用，实现人事档案信息管理的标准化、人事档案信息存储的数字化和人事档案信息利用的网络化，全面提高人事档案利用率，从而优化高校人才资源配置,促进高校人才合理流动,最大限度发挥高校人才效益，为高校的人事管理工作提供高效、便捷的服务，进一步推进高校人事制度改革。

二、高校实施人事档案信息化管理的必要性

（一）高校人事档案管理现状及存在的问题

人事档案记载的信息与干部职工切身利益密切相关，具有证据性和法律性的特质，在职工的职称评定、工资晋升、人才选拔、离退休和人事纠纷等方面都发挥着重要的证据性作用。目前，多数高校人事档案仍然由馆藏档案、纸质档案等实物材料构成，数字化档案缺失，如果反复拆装、翻阅，纸质载体不堪重负，容易造成人事档案的损毁，不利于档案的保护和保存。此外，人事档案管理多采用手工归档、人工检索等传统方法，管理手段落后，工作效率低下，而且对人事档案信息开发利用严重不足，现有的档案的管理模式已经无法适应高等学校的发展，无法为其提供更为便捷高效的服务。

（二）高校实施人事档案信息化管理的意义

随着计算机应用的广泛普及和现代信息技术的快速发展，根据国家对实施档案信息化管理建设的要求，传统的手工人事档案管理方式由于其耗时多、工作量大及利用效率低等问题，已不能适应时代的发展。唯有把人事档案管理与现代信息技术紧密结合，转变以馆藏档案、纸质档案为中心的实体管理模式，实施以电子信息资源为主的档案管理模式，变被动管理为主动管理，使人事档案管理由手工化变为自动化、馆藏由纸质化变为数字化、检索由人工化便为智能化，才能最大程度地提高人事档案管理的工作效率和质量。而人事档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进,才能改变人事档案利用的种种局限,使人事档案管理从封闭走向开放,实现人事档案的现代化管理;也只有实现人事档案信息化,才能不断发挥人事档案的价值,提高人事档案工作的社会地位,实现人事档案事业的跨越式发展。

高校作为人才培养和科学研究的高端学府，集中着大量的优秀人才和专家学者。在高校进行人事档案信息化管理，建立真实全面的人才电子信息档案，汇编成库，并利用先进的计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析，把高校人事档案转化为“活”的信息，实现高校人才档案资源共享，实现人才的优化配置、合理流动及人才效益的最大化。

三、高校人事档案信息化管理存在的问题

（一）思想观念陈旧，管理模式落后

随着高校规模的不断扩大及人事制度改革的深入，高校人事档案的信息量也在不断增加。然而，受传统观念和管理模式等各种因素的影响，多数高校对人事档案的作用和功能认识不够，尤其是对其作为一种社会资源开发利用认识不够。很多高效的人事档案仍由单位内部的组织、人事档案部门进行封闭式管理，仅供领导或组织上使用，既不能有效地为查阅者提供服务，也不利于人才信息的共享和人才资源的优化配置。此外，档案管理人员的思想仍然停留在重保管轻利用、重接收轻优化的陈旧观念上，对档案信息化管理的认识不足，档案管理手段仍以手工接收、人工检索为主，工作量大，耗时长，工作效率低下。这些落后的思想和管理模式严重阻碍了各高校对人事档案信息的开发即高校人才的开发，同时也制约了人事档案事业的改革和发展。

（二）缺乏复合型档案管理人才

高校人事档案的信息化管理的实施，不仅需要知晓相关法律法规、精通档案业务，而且需要掌握现代信息技术的复合型档案管理人才。目前人事档案管理队伍中普遍存在着思想观念陈旧、知识结构老化和使用现代信息技术能力薄弱的现象。许多档案管理人员缺乏工作热情、学习意识和与时俱进的进取精神，在现代信息技术的学习和档案管理专业知识的更新上积极性不高，难以摒弃原有的、陈旧的、传统的档案管理方式，不能适应新时代环境下的高校人事档案信息化管理的需要。

（三）缺乏安全的、统一规范和标准的信息化档案平台

建立人事档案信息数据库是实现人事档案管理信息化的关键。2002年清华大学自主研发了网络版的人事档案管理信息系统THPAMIS。该系统是在档案馆内建立计算机局域网,在原有的单机Foxpro数据管理系统的基础上，运用计算机和数据库等现代信息技术管理手段,实现对人事目录和人事信息的统一管理，解决了因管理手段落后产生的很多遗留问题，大大改善了档案服务工作水平。比如，该系统根据馆藏档案的性质，将档案按照“在职”“离退休”“遗留（因特殊原因离职，但未将档案及时转出的）”进行了分类，这样既方便了对各类人员档案的管理，又能准确、快速地核查学校的各种遗留档案，并对其做出相应的处理，极大地改善了人工翻查、盘点，耗时耗力的状况，提升人事档案工作水平。尽管如此，受各高校信息化程度和各数据库之间无法兼容等技术手段的限制，目前在全国范围内还没有一套成熟的通用的软件系统，人事档案数据库建设还存在着许多值得思考的问题。首先，我国还没有统一规范和标准的档案数据平台，高校人事档案信息化的建设仍然以高校建立适合自身需要和发展的档案数据库和管理系统为主。数据平台之间的兼容性较差，给人事档案信息的转迁和更新带来了极大的不便。其次，数据平台的差异性，导致了各高校所采集的数据信息参差不齐，部分高校人事档案信息量少，数据不完整，准确度低，质量较差。再次，数据平台的安全性仍需提高。受现代信息技术水平和网络知识水平的限制，要进行人事档案数据平台的共享还存在着很大的风险。因此要加强对档案管理者、档案查阅者、档案管理制度和数据库软件的安全性管理，防止人事档案信息外泄，给个人、单位或组织乃至国家造成不必要的损失。

四、高校实施人事档案信息化管理的对策

（一）转变思想观念，增加资金投入

在现代信息技术飞速发展和高度运用的今天，档案信息化建设程度已成为衡量高校现代化水平的重要标尺。然而，很多高校只将工作重点放在招生、教学、科研等方面，对人事档案信息化的建设重视不够，资金投入不足。为了保障人事档案信息化建设的顺利进行，各高校要转变观念，正确认识人事档案信息化的价值、作用和意义，加大资金投入的力度，根据信息化建设的需要和档案管理的要求，合理配置档案库房，并配备先进的计算机、打印机、刻录机、扫描仪等信息技术装备，加强人事档案管理工作人员的培训，提升档案管理人员的综合素质，深化人事档案事业的改革与发展。

（二）提高档案管理工作人员的素质水平

高校人事档案信息化的实现不仅需要必备的现代化办公设备,而且更需要业务过硬的素质全面的管理队伍，因此，培养造就一支知识化、专业化的管理队伍成为当前开展档案信息化建设的重要任务。首先，高校人事档案管理工作者要破除陈旧迂腐的观念，摒弃平庸安逸、不思进取的消极思想，增强创新意识、服务意识，在工作中，积极研究探索档案工作的新理论、新技术、新方式和新手段,针对人事档案数据平台建设、档案资源结构、存储介质、信息安全等问题进行研究，提高人事档案工作的科研水平，推动人事档案信息化建设进程。其次，在管理队伍建设方面，一方面可以加大对现有档案管理人员的专业知识和现代信息技术培训以提高档案管理人员工作能力。另一方面，积极引进精通计算机技术、网络技术和档案管理的双重知识结构复合型人才，也成为优化档案管理队伍，提高档案管理队伍整体素质的重要方法。最后，可以在高校档案专业课程设置上，加大对计算机和网络技术的普及和推广，或者开发档案管理和现代信息技术相结合的边缘学科，同样也可以为档案信息化建设和实施培养专业化人才。

（三）开发建立安全、统一规范和标准的信息数据管理系统

1.建立统一规范和标准的数据平台，保证数据的真实性、准确性和完整性

首先，要建立严格科学的信息系统管理标准体系和政策法规，为档案信息化顺利进行提供理论依据和政策保证。制定一项规章制度不是某个单位自己可以独立完成的。这项工作必须得由人事、教育以及档案管理等部门协同，根据目前人事档案信息化管理的现状以及人事档案信息化建设的总体要求，来制定相应的完整的理论体系。在此基础上，再根据人事管理工作的实际需要，建立起一套操作性强的业务指导系统，使人事档案管理人员可以在此体系的指导下，更好更快地推进人事档案信息化建设。

其次，档案信息化管理实施的另一个核心任务就是数据库软件系统的开发。该系统的优劣决定着整个人事档案信息平台能否顺利运行，也将直接影响着档案信息的平台的有效性和服务性。目前，各高校开发和使用的数据库如软件差异性较大，数据库的信息筛选能力和反映水平参差不齐，导致了数据库信息不完整、准确度不高、相互之间无法兼容等问题，严重地制约了信息的网络共享。因此，在建立人事档案的信息系统时，一定要注意数据平台的标准化和规范化，采用国家统一制定的标准和规范，这是实现人事档案信息网络化最基本的要求，也是实现人事档案资源共享的根本所在。首先，人事档案的信息系统要统一格式，字段设定要规范。全面准确的字段设定不仅有利于人事档案的检索查询，更有利于信息系统的更新升级和兼容共享。其次，要开发信息覆盖全面的管理软件。格式统一、信息覆盖全面的软件系统，是保证著录信息的完整和系统间相互兼容的最基本的要求。

最后，在数据库系统开发完成后，最重要的工作就是人事信息的著录。人事档案是对个人学习、工作和成长经历的真实客观反映，因此，在进行数据信息的录入时，一定要保证数据信息与人事档案的一致性，保证录入的信息数据真实性，只有如此电子档案才能全面准确完整地展现教职工的个人经历和表现，只有如此电子档案才能发挥其真正的作用。

2.加强数据系统的网络化建设，维护人事信息的安全

人事档案是具有特殊价值的档案材料，不仅关系着个人的发展，同时也对单位、组织和国家起着重要的作用。因此，在进行高校人事档案信息化建设的时候，要注意保证人事信息的安全，即人事档案信息系统要防止由于非法侵入而导致人事信息的丢失、篡改和泄露等情况的发生。高校人事档案信息化建设必须建立相应的安全保障体系。各高校在强化档案信息安全意识、制定人事档案管理和保密制度的同时，也可以通过建立权限控制机制等一些技术手段，实施系统分级管理，加强数据系统网络安全建设，在保证人事档案信息安全的前提下，为高校的发展提供最大化的服务。

总之，随着科学技术的不断发展，实现档案的信息化管理，已成为当前和今后一个时期档案部门和档案工作者面临的一项重要任务，也是档案工作的发展方向和必然趋势；而且，信息化的档案管理模式对实现高校人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案管理人员要积极创造条件，努力实现人事档案管理的信息化，实现高校人事档案管理的根本变革。

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1673-0046（2012）6-0119-03