信息数字化对高校档案管理的影响分析

王丽勇

（赤峰学院 院办综合档案室，内蒙古 赤峰024000）

信息数字化对高校档案管理的影响分析

王丽勇

（赤峰学院 院办综合档案室，内蒙古 赤峰024000）

当今社会，计算机信息技术和网络已经普及并深入到我们现代生活的各个方面，同时也变更了现代企业和公司的工作方法和模式.信息技术传递的高效性和方便性，使得现代行业领域的工作效率和效益都得到极大的提升，为了不落后于市场，迎合时代的需求，现在高校的档案管理活动也要打破以往传统的理念和模式，并加以改进，使得高校的档案管理体系进一步信息数字化、先进化.文章主要就信息数字化对高校档案管理工作带来的影响进行探讨，希望能够同仁带来参考借鉴作用.

信息数字化；高校档案管理；影响；帮助

高科技的发展和信息技术的进步，使得现代社会工作和生活都发生了深刻的变革，现代社会的娱乐方式、获取信息方式、工作形式以及日常生活都有了显著的改变，我们已经离不开各种电子信息化设备和软件，而我们日常工作中引进的各种各样的信息软件和平台，也迅速提高了现代市场的发展效率，信息数字化系统已经被广泛的应用到各个管理机制.数字信息时代的来临，使得现代高校的档案管理工作内涵发生了巨变，也使得档案管理工作的职能和作用得到了进一步扩展，从侧面减轻了档案管理的工作压力，对高校档案管理事业带来了很大的影响.文章首先分析了高校过去传统的档案管理的问题及信息化对高校档案管理带来的影响和优势，然后就加快高校档案管理信息化进程，提高其管理水平提出有效的建议和对策.

1 高校传统的档案管理

在各个行业领域中，由于档案管理工作无法给企业公司单位带来直接的经济利益，尤其是一些教育机构，其档案管理工作经常都不被重视，自然也存在一些问题.我国高校档案管理工作有以下几个问题：

首先，高校传统的档案管理工作人员的专业水平都不太高，大多数高校领导都把其档案管理工作视为一种轻松的、悠闲的工作，因此，其工作待遇相对而言也不是很高，所以大多数管理工作者都是年纪偏大、身体状况不佳和一些关系护，这种潜在不利思想和行为造成了高校档案管理工作人员的专业程度和管理水平整体偏低.

其次，众做周知，虽然档案管理工作比较简单，也不用花费太多脑力，但是其工作内容比较多，也很杂，其程序也很繁琐，相当考验工作人员的耐心和细心，尤其是很多高校的档案都是纸质的，在校对、分类、收集以及查询信息时都会十分消耗工作人员的精力和时间，其工作效率极为偏低，同时也很容易出现失误.

接着，高校的传统档案管理工作并不系统，也不够整体全面化.大多部门的相关档案都是自己部门来进行管理，而很多部门的档案信息中无疑有些信息是相通的，也就是说可以共享，但是由于管理机制的不科学和不系统，使得每个管理部门都分别收集和记录信息，极大的浪费了人力和财力.

最后，很多高校的档案信息并不齐全，主要是由于我国很多高校都经过整合和合并，而在此过程中，档案管理工作没有做好，使得大量信息流失，也严重影响了其档案工作整理和交接.

2 信息数字化对高校档案管理工作的影响

信息数字化无疑对高校档案管理工作方式和工作效率带来了巨大的影响，下面文章就对其进行分析.

2.1 精简了高校档案工作程序和内容，提高了工作效率

首先，高校档案的信息数字化能够利用计算机信息存储的方便高效性，使得很多档案信息都能够用信息数字存储起来，节省了大量的信息存储空间，也保证了存储信息的完整性和全面性.而纸质档案长时间保存和查询必然会受损，从而影响其资料保存的质量的；其次，精简了档案信息程序，减少了其信息传递和加工时间，进而提高了档案信息管理的失效性.传统的档案信息管理的工作都是人工完成，所耗时间长，也影响了其信息的有效性，而利用信息数字化储存资料就能够利用计算机软件功能加快其储存工序，有效提高了信息管理工作的效率和水平；最后，档案管理的信息化只需要通过数据库和收索信息功能平台就能够精确而迅速的查找所要资料信息，大大方便了人工查询档案工作.

2.2 推动了高校校务管理工作的公正化、清晰化建设

高校档案信息化建设通过在校园校务管理平台上设立相关档案系统和公告栏，对于学校的办学条件、招生条件、教师聘任条件、就业和出国条件等等所有相关信息都可以通过信息平台来通知，学生和老师也可以借此便利，来了解其切身信息，这不仅扩大了高校档案信息管理功能，还促进了高校校务管理的公开化及透明化，也使得高校的档案管理工作的服务性和专业性更强，有利于提高高校档案管理工作的服务水平和能力.

2.3 加快了高校档案管理工作的信息共享建设

现在社会信息量急剧增多，信息范围也急剧扩大，使得现代社会人们逐渐表现出来对信息共享的需求.高校档案信息化的建设，不仅能够使得其校内的档案信息资源得以共享，还能够把我国所有高校的档案信息系统联系起来，使得我国各大高校、各个单位、区域之间互通有无，从而形成全国范围内的高校信息共享服务系统和平台，大大方便了我国高校学生、老师及科研人员的需求和工作，也有助于节省资源.

3 加快高校档案管理工作信息化建设的方法

通过上文分析，我们可以看出信息数字化对于高校档案管理工作来说有着很大的优势，它不仅能够节省高校大量的人力、物力及财力，还能够促进高校档案管理工作的有序化、系统化及全面化，也使得高校档案管理工作高效的发挥了其职能.因此，我国高校很有必要强化其档案管理的信息化建设.

3.1 提高高校档案管理工作人员的专业素养和水平

市场上信息技术管理软件和档案管理理念日益增多，各种先进的管理知识和模式也都层出不穷，因此，高校档案管理工作人员就要定时更新其业务知识结构，不断学习并进修，了解其他先进的管理知识和方法，整合其管理机制，并充分引进先进的管理技术和模式，从而全面提高其专业素养和管理技术水平，实现高校档案管理工作的先进化、科学化及信息化.

3.2 加大高校档案管理工作的建设力度

高校档案管理的信息化建设需要大量现代设备和先进技术软件，同时其又无法直接给高校带来收益，因此很多高校都不注重其档案管理工作的信息化改革和投资.但是要想全面提高高校档案管理水平，就必须要加快其信息化、科学化建设步伐，加强投资力度，确保高校档案的信息化建设工程能够顺利进行，虽然这项工程投入资金较多，但是从长远来看，这不仅能够使得其员工从大量的文本档案工作上解放出来，节省了大量的人力、物力，还能够扩大其档案管理工作的经营范围和利用价值，有助于高校的长远发展.

3.3 加强高校档案信息安全的建设

在加强高校档案信息化建设的同时，也要注意其信息安全问题，确保高校信息的安全性，使得高校的利益不受损.目前高校档案信息安全的主要威胁来自于网络攻击、病毒及高校自身系统，因此，高校档案管理工作人员就要在做好其信息备份的同时，也要做好相关安全防护措施.

4 结束语

随着计算机信息技术和网络技术的进一步提高和发展，信息数字化必将更加渗入到我们日常工作娱乐和生活，而高校的档案管理工作也一定会随着时间和市场的发展而不断朝着电子化、信息化的方向发展，因此可以预见未来的高校档案管理工作就会逐渐取消纸质档案，全面电子档案化.

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