加强会计档案管理工作的思考

马英

(河北广播电视大学，河北 石家庄 050071)



加强会计档案管理工作的思考

马英

(河北广播电视大学，河北 石家庄 050071)

会计档案管理具有形成范围广泛、类别稳定、形式多样的特点。随着新时期社会主义市场经济的发展和会计工作的深入，会计档案管理显示出日益重要的作用。会计档案是反映经济业务的历史纪录，在工作中要采取多项措施，加强会计档案管理工作，提高档案管理水平。

会计档案；管理；经济；财务档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录经济业务的重要史料和证据，是检查企事业单位经济活动的重要依据。同时，会计档案还可以为国家提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策提供参考，是国家档案的重要组成部分。

一、会计档案的基本特点

一是形成范围广泛。会计档案范围的广泛性反映在两个方面：一方面，会计档案在社会的各领域无处不在。凡是具备独立会计核算条件的单位，都要形成会计档案。另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料，而且产生的数量也很大。

二是档案类别稳定。会计工作内容与种类繁多，如工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，且形成的量大，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的基本成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、会计报表等三个方面。会计档案内容成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志，也是其他门类档案无可比拟的，这一特点使其便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范和统一。

三是内在联系紧密。一方面，会计凭证、会计账簿和会计报表等，相互之间密切联系，不可分割，具有鲜明的整体性。另一方面，一个会计年度中所形成的会计账簿、会计凭证、会计报表等，在反映某一项经济业务活动时，可以从业务发生到结束上报，连续不断地进行记录，环环相扣、紧密联系，便于对经济业务活动进行正确的计算和综合分析。这种整体性和规律性的特点，远远超过其他档案。

四是外在形式多样。会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目，与一般文件资料不同。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化：会计凭证在不同行业，外形更是大小各异、长短参差不齐；会计账簿有订本式账、活页式账、卡片式账之分；会计报表由于有文字、表格、数据而出现了16开或8开等纸张规格以及计算机打印报表等。

二、会计档案的重要作用

首先，会计档案是预测、决策经济情况，开展会计分析的重要依据。真实、完整的会计档案是财务工作的基础依据，是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源。会计档案传递出管理规划、控制决策过程中所发生的会计信息，对经营管理有重要的支持和参考作用。利用会计电算化会计档案的数据可以预测本单位甚至某一地区的经济发展情况与趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的经营策略。

其次，会计档案是会计监督的基础资料。会计档案在社会审计和工商、海关、税务等行政机关的检查过程中利用率极高。这些部门通过对会计凭证、财务报告、账簿等原始资料的审核，可以评价被审查单位会计处理是否真实、公允，单位经济业务是否合法；通过对企业会计流程和业务处理的审核，可以发现内部控制和管理方面的问题，提出改进建议。

最后，会计档案还是总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据。会计档案客观地记录了各项活动中的情况，可以为经济科学研究提供各种可靠的数据和可比性资料，发挥着史料价值的重要作用。在打击经济犯罪活动中，会计档案可以为之提供重要证据，揭穿经济犯罪事实，为打击经济犯罪提供重要帮助。

三、加强会计档案管理的具体措施

第一，从基础做起，规范会计档案的立卷和保管工作。首先，装订会计凭证要使用统一的会计凭证装订封皮，封粘装订线，封皮表面的有关栏目要逐项填写齐全，并在封粘处加盖会计人员印章。装订完毕要按时间顺序依次放入会计档案盒中，并认真填写档案盒面上的内容。其次，年度终了要封账，活页账簿应将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。会计报表要逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。年终时，会计档案应移交综合档案室保管或者财会部门暂管。已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门，不得自行保管。

第二，建章立制，依靠完善的规章制度规范会计档案管理工作。要明确会计档案管理的责任主体，建立健全会计档案管理的规章制度，使会计档案规范化。要将档案管理工作纳入日常工作的总体计划，制定档案工作管理目标，明确责任。对纳入会计核算中心集中核算的单位，应根据资产所有权不变、财务管理自主权不变、资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案管理的主体是各行政企事业单位，而不是会计核算中心。要严格按照《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》《会计电算化工作规范》等法律和有关规定，建立和完善会计档案管理制度，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序。会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理部门提出销毁意见，经与财会部门共同鉴定、严格审查后，编造会计档案销毁清册，按照有关规定进行销毁。

第三，加强对新的会计管理体制下会计档案的监督管理。财会部门应当与档案部门密切配合，加大力度，共同做好对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管工作。财会部门要在工作中做好会计凭证、会计账簿和会计报表的经常性监督管理；档案部门要侧重做好会计档案收集、整理、保存和利用等环节的监督管理。在具体工作中，不仅要遵循传统的原则，还要了解瞬息万变的资本市场及财务管理发展趋势，及时掌握最新的策略与技术，以便更好地发现和纠正会计档案管理中存在的问题。

第四，注重会计人员的业务培训，提高会计管理人员的综合素质。高素质的会计人员是做好会计档案管理工作的第一要素。会计档案管理人员的政治素质、业务素质和职业道德决定了会计档案管理工作的水平。因此，做好会计档案管理工作，必须首先做好会计人员的培训，不断提高他们的综合素质。在培训内容上，既要注重会计知识、档案管理知识的培训，也要注重相关法律、规章制度的培训；既要注重理论知识、基本原理的培训，也要注重实际操作能力的培训。在学习培训的方式上，要将有组织的培训与个人自学结合起来，以取得最佳培训效果。

[1]梁胜.依法加强会计档案管理[J].现代会计，1997，(6).

[2]王航.会计档案管理中的问题及对策分析[J].兰台内外，2013，(2).

[3]王秋华.浅谈会计档案管理工作规范化[J].现代经济信息，2009，(12).

Reflections on Strengthening the Management of Accounting Archives

MA Ying

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Accounting archives management has such characteristics as a wide range, stable categories and various forms. With the development of the accounting work in depth and the socialist market economy in the new period, the management of the accounting records shows an important role. Accounting file is the historical record to reflect the economic operations A number of measures should be taken in the daily work to strengthen the accounting records management work and improve the level of archives management.

accounting archives; management; economy; financial records

2013-05-14

马英(1966-)，女，河北石家庄人，实验员，主要从事财务管理研究。

G275.9

A

1008-469X(2013)04-0101-02