对新时期档案管理工作的一些浅见

◇徐扬

档案是每个单位必不可少的资源，是各级机关、组织和个人在工作中形成的有保留价值的文字、图像等各种形式的历史记录。随着科技和信息化时代的到来，档案工作面临着非常大的挑战，许多从前没有遇到过和一些历史原因所遗留的困难需要我们来面对解决。这些问题对我们从事档案管理工作的人员来说是一项大的挑战，但也是一个机遇，我们应该接受挑战、把握机遇、改进工作方法、提高个人工作能力，使档案管理工作按照统一的程序和科学的方法进行，让之有章可循，走上规范化的道路。

一、目前档案管理工作存在的一些问题：

1.对档案管理工作的重视程度不够

档案管理工作是一项需要默默无闻、埋头苦干类似于老黄牛的工作。没有从事过这项工作的人往往认为档案管理没有多少事可干，更不用担多大的责任，无非是把几张纸放到该放的地方然后保存起来就完事了，不丢失不泄密就算是大功告成。部分领导和分管责任人都对档案管理工作没有足够的认识，认为档案管理只是简单的文件汇总，没多大用处，不需要太多的人手，对办公条件更用不了多高的标准。就连干部档案也只是表现在工资调整上才能起作用，更不要说其他方面的档案了，也谈不上对档案的开发、管理和利用作为一项重要的工作来对待，使其较好地服务于单位其他工作。

2.档案的质量不高

许多单位的档案普遍存在着质量不高、缺乏利用价值等一些问题。以人事档案为例，材料大都空洞、形式类的较多，如学历、工资、政治面貌等情况较多，而反映个人品质、能力工作专长等较少。反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述的少；而且只讲优点避免缺点，内容空乏。个人总结及组织意见全是空话套话，无法公正全面反映一个人的情况。这让组织在选拔干部及用人上无法通过人事档案来了解一个干部的情况，从而给工作上增加了难度。

3.工作人员在整理档案过程中存在不按要求不认真的情况

整理档案是一项需要耐心细致、对技术要求高的工作。在《档案整理工作细则》中曾明确要求“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐。”把档案装订成册是整理档案的基本前提，但是很多档案工作人员这方面做得并不认真，造成了材料混杂，散乱，有的连清理都没有清理，这给档案在今后的利用上带来了诸多的不便。

4.档案工作网络尚未形成

目前很多单位内部科室之间对档案工作不太了解和重视，认为档案仅是人事科或档案部门的事情，各科室的内部文件材料无人负责，不及时上交给档案部门，没有形成一个统一的档案体系。这对收集档案的工作人员带来了不小的难度，造成了有用的材料收集不上来，也就没法下一步装订成册，这就使档案的历史形成造成极大地损失。

二、目前形式下做好档案工作的几点意见。

1.提高认识、加强领导

领导和各科室人员都要充分认识档案这项工作的重要性，改变档案工作用起来顺手、忙起来不要的现状。从领导到工作人员都应该从思想上对档案工作加大重视，要意识到档案对于一个机关单位的重要地位和作用，切实加强管理，使之有效地服务于领导和各部门的其他工作。

2.健全制度、完善管理模式，提高档案的质量

档案工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。要保证档案的完整、安全和管理的高效，就要建立健全完善档案的管理模式。出台档案材料审检把关，材料转接、查阅登记，档案质量通报等一系列的管理制度，及时发现和纠正所出现的问题。确保文件材料按照制度要求予以归档，维护档案工作的严肃性。档案质量的提高才能有助于方便有效的管理和利用单位的档案资源。

3.增强档案管理人员的素质建设和能力建设

档案工作是一项复杂又相对严谨让人没有兴趣的工作。面对着卷宗、材料必须静下心来耐下性子像老黄牛一样默默无闻的工作。有时整理上几个月的档案不如搞行政后勤服务的可让领导看在眼里。这就需要我们档案工作人员提高认识，在思想上增强责任感和全心全意的服务意识。以贡献求支持，以效率求发展。努力在默默无闻的平凡岗位上创造出不平凡的工作成绩。

能力建设是指熟练了解档案工作的业务技能和规范化管理。确保所管理的档案具有完整性、真实性和实用性。所以档案工作者要立足于本职工作，强化自我学习的意识，提高自身的业务能力和工作水平。也要积极参加上级档案部门组织的业务培训并于其他单位的档案工作者交流工作方法和经验，取长补短、共同提高。

4.健全档案材料收集机制，形成档案工作网络

要完善材料审核把关、材料转接、查阅登记等管理手段，使档案有章可循、有章可依，及时与其他科室部门做好衔接，让档案随时更新，维护档案内容的真实性和可用性。做到接受的材料没问题，形成的材料入档时规范、正确。要收集整理经常化、不散失、不积压，对不属于档案存放的及时退回。

各单位档案管理部门要结合本单位的实际，制定材料收集归档的实施办法，与其他部室做好沟通协调工作，建立档案责任制，哪个环节出了问题哪个部门担责任，保证档案材料形成规范、收集齐全、归档及时，形成档案材料收集归档工作的长效机制。

以上是本人从事档案工作以来对目前档案工作存在问题的一些应对办法和浅见，肯定会有不完善的地方，需要在今后的工作中积累经验熟练业务，从中发现新的不足。总之，在新的历史环境与本单位实际工作条件下，档案工作应密切联系时代发展的新要求，更新观念、勇于创新，为单位的发展和壮大做出自己应有的贡献。