《核电档案分类准则及编码规则》的修订建议

纪红卫

(台山核电合营有限公司,广东 台山 529228)

《核电档案分类准则及编码规则》的修订建议

纪红卫

(台山核电合营有限公司,广东 台山 529228)

《核电档案分类准则及编码规则》的实施解决了国内核电企业档案分类与编码的行业标准有与无的问题，固化了国内核电企业档案管理对文件分类与编码成果的继承要求，拓展了国内核电企业档案分类与编码的实践空间。面对核电行业信息化及职能管理变化趋势，后续修订需进一步体现档案类目设置的扁平化，强化二级综合类的设置,保证职能分类的一致性，容纳文件编码与档案编码的同一性做法。

核电档案;分类准则;编码规则;行标修订

国家能源局于2011年7月发布了《核电档案分类准则及编码规则》(NB/T 20042-2011)(以下简称《规则》)，并决定同年10月起在国内核电企业实施。这一标准的实施，是国内核电企业档案工作发展的重要标志，对国内核电企业档案管理规范化有着积极的推动作用。

首先，《规则》解决了国内核电企业的档案分类与编码行业标准有和无的问题。虽然国内核电企业在档案业务方面有交流机制，从业人员可以互通有无，但因为缺乏行业标准的统一指导，导致各单位的档案类目设置和编码规则存在差异。直到2008年，作为国内核电档案分类与编码实践先行者的大亚湾核电运营管理有限公司开始酝酿发起相关行业标准的编制，最终于使该标准在2011年得以颁布、实施，在行业标准上实现了核电档案分类与编码从无到有的转变。

其次，《规则》固化了国内核电企业档案管理对文件分类与编码成果的继承要求。为了控制核电站的质量与安全，各核电企业都对其质量和安全的管理工具之一核电站文件进行严格控制，在文件形成之前就建立了针对文件的种类、技术文件的封面格式与编码要求、通信渠道管理、工程文件索引(IED)、生产记录报告编码规则等相关程序进行约定，从而保障了文件形成过程得到规范。同时，在档案编码的结构中，突出核电企业特征码的作用。“特征码作为可选字段，用以实现和表示各类文件的关键熟悉。特征码为可不定长的数字或字母代码，可分别表示机组、建/构筑物、系统、设备等”[1]。在标准中固化了档案管理对文件分类与编码成果的继承要求，实际是顺应核电企业各类编码管理科学化要求和文档一体化趋势的必然结果。

第三，《规则》拓展了国内核电企业档案分类与编码的实践空间。在《规则》实施前，核电企业中存在所谓的“中间档案”一说[2]，一直以文件控制的方法管理某些类别档案，或者说档案管理暂时没有向某些类别文件延伸。该标准对所谓“中间档案”的处理方法约定，实际上是抓住核电企业档案分类的主要矛盾和矛盾的主要方面，在一定程度上拓展了国内核电企业档案分类与编码的实践空间。

面对核电行业信息化及职能管理变化趋势，后续修订需进一步体现档案类目设置的扁平化，强化二级综合类的设置,保证职能分类的一致性，容纳文件编码与档案编码的同一性做法。

一、进一步体现档案类目设置的扁平化

在《规则》的编制过程中，外部咨询专家提出，随着核电行业信息化的进展以及组织机构扁平化管理所带来的管理职能变化，建议在核电档案分类过程中也将档案类目进行一些扁平化处理。主要做法是将核电企业的档案一级类目增多，档案的类目层级减少，达到层级优化之目的。即“档案类目的设置应考虑档案归类的可操作性和检索的便利性，兼顾档案管理信息化的需要，优化分类层级设置，包括控制分类深度”[1]。比如说，在一级类目中设置时，将过去各单位档案分类中本属于二级的人力资源、工程设计、质量与安全分离出来，作为一级类目处理；将过去各单位的档案类目深度由五级简化为三级，将核电企业档案分类进行扁平化处理。

问题在于，核电档案类目设置扁平化的创新仍有进一步深化的空间和挖掘的可能，我们不能因为上位法规、标准中针对档案分类扁平化的具体描述就停止在这方面的探索。核电档案分类扁平化的程度主要取决于核电企业职能扁平化的状况和信息化的步伐。作为行业标准，《规则》的修订首先要研究核电企业的职能情况，考虑好职能的类别和层级后就可以动手修订档案类别的扁平化问题。事实上，当我们组织核电领域相关人员，将核电企业的职能进行抽丝剥茧般的分析，今后设置二十、三十个档案一级类目不仅成为一种可能，更应是一种档案管理简化的需要。在档案一级类目增多后，在信息化手段的支持下，将二、三级档案类目进行进一步的合并、裁剪就相对容易多了。

二、强化二级综合类的设置保证职能分类的一致性

《规则》的分类有“核电档案分类体系应以核电企业从事的主管业务活动的职能分工为基础，密切结合核电企业主要业务活动的工作过程及管理方式，采取从总到分的逻辑体系”的“从总到分”的要求[1]，实际上就是坚持进行档案职能分类的标准。但是，由于对职能概念理解的不同以及对上位标准的理解不同，将本来应该属于某一档案一级类目下的综合管理类档案全部抽出，归入到B13部门管理类这一二级类目下。实际上是对已有核电站档案分类历史和现状的迁就，“担心”某些科技档案、专业档案的内容不纯，将科技档案、专业档案类别中的部分管理文件人为划出，这一做法与职能分类的本意产生了一定的冲突，也是对科技档案、专业档案内涵的曲解。

笔者认为，要做好《规则》中关于档案分类内容的修订，就应该承认核电职能活动的复杂性，按照来源导向的原则维护同一来源核电档案的有机联系，不能简单地理解成科技档案就是针对科技本身的档案、专业档案就是针对专业本身的档案，把科技活动中没有科技内容的科技管理活动、专业活动中没有专业内容的专业管理活动档案排除出科技档案、专业档案的范畴。所以，在修订该标准的时候，应该明确规定撤销B13部门管理类，将部门管理的内容分别划分到相关大类下设置二级综合类，并且综合类不应以带“0”的数字为代码，应以带“1”的数字为代码更为合适。这样一来，财务会计、商务管理、工程设计、基本建设、电力生产、设备管理、质量与安全、科技与信息等专业档案、科技档案的内容因包含部门管理的内容而更能反映职能活动本身。

三、容纳文件编码与档案编码的同一性做法

出于文档一体化的内容要求，核电企业的档案管理中一个明显的特点是：在文件编码与档案编码方面存在一体化的做法。纵观国内核电文档一体化的历史，文件、档案编码一体化的具体做法各不相同，但最核心的是文件编码与档案编码的同一性做法。

因为文件编码与档案编码的同一性做法对传统的核电档案分类与编码体系冲击性最大，并且也对文件编码体系、信息化有着独特的要求，故而目前的《规则》中没有提及文件编码与档案编码的同一性做法。但在核电行业信息化的实施过程中，业内人员普遍感觉文件编码与档案编码的同一性做法还将有进一步拓展的趋势，对于实行成熟的文件编码体系的文件，如果还按传统的办法重新编制档案编码，是事实上的重复劳动，也不利于核电各领域专业人员整理和利用。作为约定核电行业档案分类与编码规则的行标，《规则》应该容纳文件编码与档案编码的同一性做法，在修订中增加允许文件编码与档案编码的同一性做法的操作办法和限制条件，不能因为存在争议就将此排除在外。

[1] 国家能源局.核电档案分类准则及编目规则.NB/T-20042-2011[S].北京：原子能出版社，2011.

[2] 昝云龙.组织与管理[M].北京:原子能出版社,2003:293-294.

(责任编辑：沈建新)

The Revising Suggestions on ClassificationCriteria and Coding Rules for Nuclear Power Archives

JI Hongwei

(Taishan Nuclear Power Joint Venture Co., Ltd; Postal Code 529228, China)

The Implementing significance of Classification criteria and coding rules for nuclear power archives includes filling the void of occupation standard on archives classification and coding in Chinese nuclear power enterprise, solidifying the requirements for inheriting of document classification and code from the archives, and expanding the space for archives classification and coding in Chinese nuclear power enterprise. Facing the trend of informatization and change in function, Subsequent suggestions are as follows: flattening the configuration of archive category, strengthening the second category of comprehensive in order to keep the consistency in function classification, and accepting the integrated coding system in management of documents and archives.

Nuclear power archives; Classification criteria; Coding rules; Occupation standard revising

2014-08-26

纪红卫(1974-)，男，江苏响水人，档案馆员，研究方向:档案管理。

G275.6

A

1671-5322(2014)04-0088-02