浅谈基层财政电子档案的定义特点与维护

●郑少华

电子档案是今后基层财政档案管理发展的趋势，也是工作学习中不可缺少的电子工具，它有哪些特点？如何维护？现结合湖北省当阳市坝陵办事处财政所工作实际加以说明。

一、基层财政电子档案的定义和内容

基层电子档案是指乡镇财政工作中形成的具有保存价值的，按一定的方法整理成的电子文件及其相适应的软件、参数和相关数据。具体来讲包括四大类：一是财政所工作人员在工作中利用计算机Word和Excel格式形成的报告、总结、请示、工资花名册、党员花名册等等电子表格、文书版电子文件；二是村账所管会计、预算会计、资金会计、惠农补贴会计、家电下乡会计利用计算机系统导出的含有村级财务资料数据、预决算会计资料、经费数据、各项惠农补贴数据、家电（摩托车）下乡资料等用Word和Excel格式保存的电子文件；三是购买新世纪科怡档案管理软件、一事一议财政奖补项目管理、村账所管财务软件等装有专用软件程序的光盘。四是外出学习考察拍摄的视频、照片制作成的光盘。

二、现实中基层财政电子档案的特点

（一）储藏容量大，记录范围广

一张小小的DVD光盘的储存量可达10G，不仅可以满足当年文书、会计、惠农补贴、一事一议财政奖补等文件材料储存量，也可以满足以后几年的工作量。在财政日常工作中，每年的惠农补贴工作是全所工作重点，它产生的资料种类最多。它的资料种类一般由以下种类组成：粮食直补农作物种植面积统计表、综合补贴面积统计表，玉米小麦棉花油菜良种种植面积统计表等及其上述补贴的银行发放表和退耕还林补助银行发放表、农民补贴和负担发放监督卡、农户基本信息资料等。其中，全处粮食直补面积统计表容量一般有5.3MB大，其余资料大小容量在4.1MB左右。所以全年惠农补贴资料约有52MB。这样计算一张10G的光盘可装19年的全处惠农资料，如是其打包压缩则可装30年工作量。

（二）保存方便，随时可用可查

每年档案员将按照预算会计、村账所管会计、惠农补贴会计、资金会计手中的计算机有关数据导出刻录成光盘一式三份，其中四位会计分别刻录自己所管理的事项种类光盘，返回各位会计手中各自保存，再把四位会计手中业务事项数据综合刻录同年度的光盘二份，一份交市财政局档案室存档，一份由财政所档案室存档。2013年9月10日，档案员接到精耀村四组的马某某打来电话，说明天来所查当年油菜补贴面积是多少，档案员告诉他不必要到财政所来查，在自己智能手机上打开“当阳市财政与政务编制公开网”直接查询“油菜良种补贴”栏目即可，因为财政所所有的补贴数据是按严格程序审核后打包上传终端服务器的，最终他准确查到所需数据。

（三）重要档案保存期不受时间限制

随着无纸化办公系统深入，电子文件、电子档案可通过网络变得更加便携方便实用。一旦纸质档案丢失，便可以通过电子文件、电子档案进行查询，如是异地备份保存的，只要对原始电子文件进行恢复，便可起到不可替代的作用。如今年5月20日，一户李姓市民，因要重新办理土地证，来当阳市坝陵办事处财政所查1993年7月10日河滩占地建房所交纳的土地占用费收据，由于当时是财政所、土管所、办事处工作人员分别开票收取，但收费记账联各单位入账做账务处理，到现在早已过了15年会计档案保存期，事隔20年，物是人非，他连跑两个单位都无结果，可能会计档案已被销毁，抱着最后一线希望来到财政所。档案员一听，便把他的名字输入电脑，电子表显示有他的名字、开票日期、金额、会计凭证号。然后直接按图索骥，找出原始件。原来，档案员把有关的历年会计档案中重要的、关系民生的原始凭证，在档案鉴定销毁中单独抽出来加以保存，并制成Excel表格，便宜检索和查找，极大方便了档案员和来访者。

三、基层财政电子档案的保存与维护

（一）坚持对基层财政电子档案载体进行有效的检测与维护

电子档案载体，易受到保存环境的影响，所以必须把装有电子档案的光盘放入专用档案盒中，置放在温度15-25度、湿度40-60%的档案库房中加以维护和保养。对所保存的电子档案载体，要进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性，可每两年检查一次，采用随机抽样的方式进行，样品数量以不少于5%为宜。一是进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。二是进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，进行有效的修正或更新。三是对原来的软盘、小容量的VD光盘进行翻录成DVD光盘，并建立电子档案检测、维护、拷贝等操作记录表。

（二）坚持保持基层财政电子档案内容逻辑上的准确性和还原性

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。当阳市坝陵办事处财政所有6台电脑装有不同版本的财务、一事一议财政奖补、土地流转、惠农补贴软件，它们内容编程都不一样，技术上存在着差异。而当年的电子档案在形成时所依赖的技术，往往是当时先进的技术，随着科技的飞速发展，先进会变得落后落伍，如90年代初，4.5M软盘、小容量256M的移动U盘很流行，到了21世纪初则在市场上消失了，取而代之的是大容量10G的光盘、16G的移动U盘。这是科技发展的必然结果。因此，为了便于数据还原，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数，如压缩文件格式winrar、数据库格式is_archive.db等加以保存。最简便实用的方法，尽可能地用软件专用数据格式表格即转化成Excel格式保存。

（三）坚持基层财政电子档案与纸质档案三备份制

电子档案是档案管理发展的趋势之一。如随着会计电算化技术的不断深化发展和会计实践的需要，对会计档案信息的要求将越来越高，会计电子档案的出现是财政档案工作发展的突出体现。而作为电子档案的前身——电子文件，由于其自身的特殊性，再加上计算机网络带有一定的局限性，如数据库的饱和、网络病毒、被盗干扰等，势必对电子文件造成一定的影响，从而危及电子档案的安全。因此，为保证电子档案的安全性，避免由于档案的丢失而造成不必要的损失，在平时工作中必须坚持电子档案与纸质档案同时保管的办法，具体方法是各位会计把每月导出财务元数据程序，拷到电脑、移动U盘上等其他硬盘上，年终进行光盘刻录成多份，还要收集这些电子文件制成纸质文件档案，将纸质文件按照市财政局关于文书、会计档案管理的要求进行分类、立卷、保管和存档，同时将数据光盘报送一份给市财政局档案室存档，以达到多重保险的目的。

对电子档案的有效保存与维护，是—项考验耐心的工作。应充分考虑环境、技术及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠且能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在财政工作中发挥更大的作用。