浅析高校声像档案管理工作中的问题及对策

余丹

(湖北科技学院档案馆，湖北咸宁437100)

声像档案、实物档案和文书档案是高校档案管理工作中不可缺少的重要组成部分。一般情况下，各高校都非常重视文书档案的收集、整理，同时文书档案的利用率也是非常高的。相对于文书档案，高校声像档案和实物档案的收集、整理就有所不足了。本人就声像档案在高校档案管理工作中出现的问题及解决办法，谈谈浅薄之见。

什么是声像档案?顾名思义，声像档案是指人们在各项活动中，通过拍照、录像等形式形成的，以底片、磁带、录影带、光盘等不同材料为载体的主要以影像、声音为主要反映形式，并辅以文字说明，能真实、客观的再现历史，具有保存价值、利用价值的历史记录。在高校，声像档案能够生动具体的再现学校教学、科研、学生管理等各方面的工作情况，比文书档案能更直接的反映历史，有一定的表现优势。大多数高校的声像档案的形成主要是由学校的组织、宣传部门和各院部负责。正因为声像档案形成的分散性特点，造成了声像档案收集、整理工作中存在以下困难和问题。

问题一:声像档案的创建人员的归档意识不强

学校和各院部、各部门参加的重大活动和发生的大事件中所产生的声像档案资料一般都存放在学校组织部、宣传部或各院部负责该活动的负责人手中。因此，经历的人员多，又没有收集、整理、归档的意识，导致活动结束后或事情发生后未及时移交学校档案管理部门，使声像档案资料遗失或不完整。还有一些是因为要方便本部门的工作，没有及时或不愿意向档案部门移交，因此时间一长，造成遗忘或遗失。还有一部分是因为人员变更或机构调整，相关人员没有及时移交声像资料，也造成了声像档案资料的流失。这些都增加了高校声像档案的收集的难度。

问题二:声像档案资料的不完整

高校声像档案有着较强的时效性和特殊的归档要求，一个活动的完成或一件事情的发生，要在相应的声像资料如照片、摄影带、底片等载体上注明时间、人物、地点、内容。在实际工作中，由于声像档案形成者个人素质或对声像档案归档要求不了解，往往造成一些声像档案形成后，没有注明声像档案产生的时间、地点、人物、基本内容等信息，进而影响利用者的需求。

问题三:声像档案管理不规范

声像档案在很多高校都没有统一的管理。很多高校有声像档案管理制度，但落实不到位。造成高校档案管理部门对声像档案缺乏统一的管理。声像档案资料的载体是以感光材料、化学磁性材料制成，很容易受光、热、潮等外部因素的影响，而失去其保存价值和利用价值。比如:照片档案必须存放于专用的照片档案册，录影档案保管必须用专门的防磁柜。而恒温、恒湿是必须的保存环境。在很多高校，声像档案材料一般是由学校组织部、宣传部和各院部产生，因此时间一长，就容易造成声像档案基本信息的遗失或不完整，学校组织部、宣传部和各院部都没有相应的管理条件，声像资料随处乱放。在学校档案管理部门收集文书档案材料的时候，这些声像档案材料应一起移交学校档案管理部门。但由于时间长，经手的人多，还有温度、湿度的变化等等原因，导致声像资料不全，或毁或遗漏。

问题四:声像档案的利用率少

声像档案保管、利用技术的缺失直接影响了声像档案的开发利用。随着档案数字化、信息化工作的推进，声像档案的开发利用也益发被重视。目前，高校档案部门都已基本配置了刻录机、扫描仪、数码相机、打印机等各项硬件设施，但软件的配置没有跟进，这就严重阻碍了声像档案的开发利用，造成了“重藏轻用”的问题。同时，高校档案管理人员对声像档案的利用意识不强，同时由于管理人员专业知识缺乏，造成接收的声像档案只限于保管和个别单位、人员的借用，大部分声像档案束之高阁，这也使声像档案的开发利用工作停滞不前，使声像档案失去了应有的价值。

如何解决高校声像档案管理工作中出现的问题，笔者从以下几个方面提出对策。

一、领导重视，加强制度建设

声像档案是高校档案管理工作的一个非常重要的组成部分，由于其形成的特殊性，收集、整理、保管等环境比文书档案(纸质档案)具有更高的要求，这就使声像档案管理比一般档案管理难度更大，要求更严。因此，高校档案管理部门应向学校领导反映声像档案工作的重要性，争取学校领导的支持、重视，以期在资金、设备、专业技术、人员等方面增加投入。同时，要以国家档案行政管理机关出台的声像档案管理办法、技术规范为基础，结合高校声像档案管理工作的实际情况，制定高校声像档案管理制度，为高校声像档案管理工作奠定坚实基础。

二、加强高校声像档案管理人员的归档意识

一是加大宣传高校声像档案的重要性，普及归档意识，要让手上持有高校声像档案资料的教工及时的将档案资料完整的移交到学校档案管理部门进行归档保存;二是实行专人专项负责制，避免声像档案资料的遗失，同时要做好声像档案资料的移交。一项活动或一件事情相对应的摄录人及摄录的所有的相关资料都要一一登记，做到无遗漏;三是学校档案管理部门的档案管理人员要主动积极的参与到学校各项重大活动中，及时的与摄录人员联系，直接拷贝他们手中的声像资料，确保在各项重大活动中产生的声像资料能够及时、完整的归档。另外，还要及时掌握学校发生的各项重大活动的资料的收集，对珍贵声像档案则要复制保存。如:筹备校庆及校庆活动中征集的老照片，照片，能够反应学校不同历史时期的有一定价值的图片、照片等，全部都应该复制保存。

三、对收集的高校声像档案资料进行科学的分类、整理保存

由于声像档案资料的载体的特殊性，也决定了它的重要性。高校档案管理部门应该对收集到的声像档案资料进行一个科学的分类。参照《高校档案实体分类法》，按声像档案资料载体的不同，分为照片资料、录影资料，再按年度分开。在整理的过程中要认真鉴别，重点存放。按照载体、类别、保管期限分别编目录排放。对照片、录影带、录音带、光盘等根据内容、数量进行编目。如照片档案资料的整理，按内容时间的顺序进行编目，同时标上文字说明。而其他载体的声像档案资料也应该在整理好后进行标示说明，并标注编号，方便查找利用。声像档案资料的保管环境也非常重要，由于声像档案的载体的特殊性，使其对保管的温度、湿度、磁场、尘埃等方面有特殊要求，按照国家有关声像档案保管的规定，要有专门的声像档案柜存放声像档案资料，并保持适宜的温度(14℃—24℃)和湿度(40%—60%)，磁带、磁盘要避开30奥斯特以上的磁场，要独立保存，尽量延长声像档案资料的保存时间。

四、加强高校声像档案的开发利用工作

高校声像档案的开发利用对于学校档案管理部门的档案管理的工作人员来说，也有非常高的要求。随着档案数字化、信息化、网络化工作不断推进，要求高校档案管理人员必须掌握扎实的档案管理理论知识、科技知识，还要有熟练运用现代化设备的能力。所以，加强对高校档案管理人员定期进行专业培训是非常重要的。需要通过各种形式的培训，让高校档案管理人员能熟悉声像载体的有关知识及防护措施。同时还要让高校档案管理人员提高运用现代化科学技术的能力:通过把声音、文字、图形、动画、影像视频等声像档案资料进行数字化加工、处理、编辑，形成声像档案信息，在校园网等网络上建立相关的网络链接，方便师生查找、了解学校的发展进程，发挥生声像档案的宣传作用。

高校的声像档案真实的记录了高校各个时期的发展面貌，是高校档案的重要组成部分，是高校档案不可或缺的珍贵资源和财富。做好高校声像档案的管理工作，使声像档案在高校档案管理工作中发挥重要作用，为宣传学校做出应有的贡献。