现代企业档案管理模式的创新研究

周琼

摘要：我国企业档案管理模式发展到现在，经历了从集中到分散，最后又到集中统一管理的格局。但是，随着市场经济体制的建立，各种所有制结构的出现，原有的管理模式已难以完全适应现代企业制度下企业生产经营的发展。因此，寻找一种适合市场经济环境下的企业档案管理模式已成为现代企业的必然要求。本文即分析了现代企业档案管理模式创新的切入点，并提出了现代企业档案管理模式创新的举措。

关键词：现代企业；档案管理；模式；创新；信息化

中图分类号：G27文献标识码：A

一、现代企业档案管理模式分析

（一）集中管理模式

集中管理模式是企业所设立的档案机构(企业档案馆、企业档案室或企业档案信息中心等)和档案工作者对本单位档案实行集中统一管理的模式。集中统一管理是我国长期以来档案工作基本原则的核心。

1、集中管理模式的优势

这种模式的优势在于能够保证企业档案的整体性和安全性，便于企业档案工作的全面建设，能够有效发挥企业档案的整体功能。采用这种管理模式，档案管理系统权利集中、制度规范，在档案整理过程中能够及时发现缺档漏档现象，便于形成统一的档案信息中心，能够最大限度地体现档案的整体性，对优化企业内档案的管理和利用效果明显。

2、集中管理模式的不足

集中管理模式属于单一的档案管理模式。在当今社会，尤其是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式因为所存储档案的单一性、所显示信息的滞后性、所提供资料的局限性，已很难适应企业进一步变革的需要和满足企业对各类信息的渴望。

（二）分散管理模式

分散管理模式是企业没有为档案管理设立一个专门的管理部门，企业档案掌握在企业各机构或职员个人手中的一种档案管理模式。

1、分散管理模式的优势

在分散管理模式下，企业能够对档案的归属方和责任方进行清晰划分。其优势表现在：一是多元化的管理方式简捷又简单，只需要根据档案的来源进行分类、编目等简单的管理程序即可便于利用。二是充分利用企业的人力、物力、财力等资源。

2、分散管理模式的不足

企业对自身产生的档案不能行使高度的控制权，对企业自身档案的整体性了解得不够透彻，企业内没有形成一个统一的平台使档案资源能够高效运转，企业也就无法形成一个档案信息中心，难以淋漓尽致地体现档案的作用。

（三）分布管理模式

分布管理模式是指企业的档案由档案部门和业务职能部门分别保管的管理模式，分布管理也称“集中—分散式”、“网点式管理”和“联邦制”。

1、分布管理模式的优势

分布管理模式的优点主要表现在管理高效、便利，更适合各办公机构协作等方面，具体体现在：一是档案部门和其他办公部门都可以保管档案，所以在档案移交这个程序上可以任意选择最终对象，展现了分布管理模式的便利性特点；二是由于分布管理模式具有档案中心机构集中领导的特性，所以档案部门和各办公部门在保管档案方面能够有一个统一的、标准的程序和制度，避免了重复与分歧，提高了工作效率。

2、分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之处在于，第一，对于怎样清晰划分档案部门和其他办公部门在档案管理、保存方面的先决权利是一个很难解决的问题；第二，会使许多企业渐渐忽视档案部门，因为此模式下档案部门的作用和权利都被削弱了。[1]

二、现代企业档案管理模式创新的切入点

（一）工作平台的切入

企业为提高自身在国内、国际的市场竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大;参与应用岗位人员众多;处理流程繁琐多变;数据库功能强大;信息传递迅速，易于交流;信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台:

一是快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与因特网邮件互通。

二是协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

三是公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

四是信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

（二）创新流程的切入

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，企业文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念“，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”。文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。

在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程;意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：一是减少流程的中间环节；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳转、分流工作流程；四是建立循环工作流程；五是建立交叉、条件等工作流程。

三、推动现代企业档案管理模式的创新的举措

（一）观念创新是创新企业档案工作的基础

创新是时代的要求，观念创新是各方面创新的基础。现在已进入信息时代，档案工作要适应新时期经济社会发展的需要，服务经济建设，服务企业发展，档案工作者就必须作为创新主体，主动迎接挑战。

档案工作的创新来自于对档案管理的创新想法和欲念，没有创新的认识，档案创新就无从谈起。网络经济时代是一种全新的经济时代，档案工作要适应这种新时代的要求，就应当有创新的意识和思想，档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂，在档案工作网络化方面，渗透创新思想，开展创新实践。

（二）信息化是创新企业档案工作的重要内容

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势企业档案部门应争取领导支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来，如何依托计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服从、服务于企业的发展是档案工作面临的重要课题。但档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本条件，因此，如何取得领导的重视与支持，为档案信息化建设创造一个良好的环境显得尤为重要。

（三）管理创新是创新企业档案工作的重要手段

1、采用“兵团协战”策略

充分利用国内外多方协作的机会，和同行业或跨行业企业精兵强将合作，攻克未来企业档案事业发展过程中的高新科技难关。

2、采用“优势互补”策略

利用网络的潜能，吸纳国内外企业档案信息和相关知识，建构档案信息库，利用光盘等高新技术“海量”存贮，以满足本企业全方位利用需求，实现信息和知识共享。

（四）创新学习是创新企业档案工作的关键

信息时代的到来，给我国档案工作既带来难得的发展机遇，又提出严峻的挑战，迫切要求用信息技术开展档案工作，以提高档案工作服务的效率和质量。档案工作者应掌握如何使用计算机网络，如何利用计算机处理信息等信息处理技术，使用网络的应用成为每一位档案工作者的基本功。档案工作者还应学会利用网络进行档案信息的应用开发，最好还能根据工作实际独立开发档案网络信息资源，在管理方面实现计算机网络管理，做到档案信息资源共享。

（五）创新服务机制，改善服务方式

市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，笔者认为，档案部门可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”。以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。[2][3]

参考文献

[1]于晓泳.现代企业创新档案管理的思考[J].经济研究导刊，2011.17.

[2]王彦芳，王金财.关于现代企业档案管理创新的思考[J].机电兵船档案，2012.6.

[3]马红.要创新企业档案管理模式[J].浙江档案，2009.6.